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1 GASTOS CASA Archivo Excel (Control de Gastos Mensual y Anual) El archivo GASTOS V2003.xls ó GASTOS V2007.xlsm, está pensado para llevar los gastos, que tenemos cada mes, durante todo el Año. Entre los componentes tenemos Lista Compra, Teléfonos y Cálculo de Hipoteca. Nota: Las Imágenes de este manual son de versiones anteriores Versión 2015, Actualmente Completa, pero puede que la actualice antes de Fin de Año. En la Versión 2015, mantenemos algunos componentes, entre ellos el Panel de Control, que nos ayudara a acceder a todos los componentes de este archivo Excel. Desde el Panel de Control podremos acceder a todos los meses del Año, Actualizaciones, otras opciones como las Herramientas, buscar un teléfono o hacer la Lista de la Compra, además de la información básica de los gastos totales de cada Mes. También podrás buscar un teléfono ó correo electrónico. Antes que nada tendremos que aceptar las macros. Pulsa en Opciones y en la ventana que aparece Selecciona habilitar este contenido y pulsa Aceptar (Office 2007) Visita Página 1

2 Ahora vamos a preparar los datos que necesitamos para el control mensual, tenemos 2 opciones: Una para los que lo utilicen por primera vez o no quieran actualizar la versión anterior. Otra para los que ya utilizan la versión anterior. Opciones: Primera vez que lo utilizas: Lo primero que debemos hacer es rellenar los datos de los Gastos Mensuales que tenemos. Pulsa en Hoja Prueba (Informa) RELLENAR DATOS, te llevara a una hoja con toda la explicación de cómo rellenar los datos de los Gastos. (Explicado más abajo en este Manual) Ya utilizas Gastos 2014: Para actualizar los datos de este año con los del año pasado pulsa en Actualizar Gastos (Hoja Información), te ayudara a actualizar todos los datos con los que tenias en Gastos (Explicado más abajo en este Manual) Partes del Panel de Control: Ahora veremos las partes que componen el panel de control. Selecciona un Mes: Acceso a las hojas mensuales para el control de los gastos Pulsa en uno de los Meses para acceder a su hoja mensual Visita Página 2

3 Actualizar Datos: Opciones para Rellenar los Datos o Actualizar desde el Excel Gastos 2014 Opción Archivo Nuevo: Pulsa en el Botón para rellenar los datos de los Gastos de Casa. Sigue la información que encontraras dentro de la Hoja 00Prueba. Opción Actualizar desde Gastos 2014: Pulsa en el Botón para copiar los datos de Gastos 2014 en la nueva versión. Sigue la información que encontraras dentro de la Hoja Actualizador Nota: Para Actualizar o Rellenar los datos, se utilizan Macros, debes permitir su funcionamiento. Herramientas: En esta versión he puesto algunas herramientas que nos puedan ayudar en la labor de llevar el control de los gastos de casa. Opción Calcular: Abre la Calculadora de Windows, por si necesitamos hacer cuentas. Opción Bloc Notas: Abre el Bloc de Notas por si necesitamos guardar algún dato. Opción Teléfonos: Abre Hoja Teléfonos. Pequeña Agenda de datos. Opción Calendario: Abrirá una Hoja de Calendario con todos los meses del año. Opción Hipoteca: Abre una hoja Excel que nos servirá para calcular un Préstamo hipotecario. **Nota: Esta Hoja esta sacada de una platilla Excel de Microsoft, la pongo como complemento. Visita Página 3

4 Busca Teléfono (Info Cumples): Una vez que tengamos rellena nuestra tabla de teléfonos, podremos utilizar Buscar Teléfono Solo tendremos que seleccionar el Nombre para que nos dé el teléfono, los Cumples y Lista de la Compra: Otro de los componentes es la Lista de la Compra. Lo utilizaremos para hacer nuestra lista de la compra y una vez lista poder imprimirla. Pulsa en Ayuda (Lista Compra), para ver como se utiliza. Y para terminar el Panel de Control, Cuadro informativo de los gastos del Año. Donde podrás ver los resultados mensuales de todo el año. Una vez que hemos visto los Elementos del Panel de Control Vamos a rellenar los datos nuestros. El Primer Proceso se divide en dos Partes: Según Actualices o sea Nuevo 1ª - Rellenar los Datos. Utilización por primera vez. Proceso para rellenar los datos de todas las hojas del Libro. 2ª Actualización desde Gastos Casa 2014 Proceso de Actualización desde el archivo Gastos Casa 2014 Visita Página 4

5 Opción 1ª - RELLENAR DATOS Hoja 00Prueba Para rellenar los datos utilizamos la hoja 00Prueba, a la que accedemos a través del botón Información de Gastos Casa: El archivo está Distribuido por Hojas de cada Mes y una Anual que recoge los datos de las hojas mensuales. Cada Hoja lleva los gastos de ese mes y controla los totales a pagar y el resto de lo que nos queda en ese mes. Para Rellenar el Libro tendremos que rellenar los datos de nuestros gastos en la hoja de prueba. A través de unas Macros se rellenaran los datos en todas las hojas del Libro Como comprenderéis, una vez que termine el proceso, tendréis que Ajustar a los gastos que tengáis en vuestra casa, pues quizá paguéis una cosa cada tres meses, ejem. Seguro del coche, entonces tendríamos que quitarlo del mes que no lo pagamos. Otro ejem. Sería que la cantidad que pagamos ese mes ha subido, tendremos que rectificar la cantidad. En dos palabras tendremos que hacerle un pequeño mantenimiento. Para intentar explicar cómo funciona he puesto una primera hoja llamada 00Prueba. En la que podéis probar a cambiar cantidades y veréis como se va actualizando. La distribución de la hoja mensual es la siguiente: Datos a Rellenar: En BANCO: Escribe el Banco, Empresa o persona a quien pagas. En NOMBRE: Escribe el tipo de pago Ejem. Pago Muebles. En EUROS: Escribe el valor del pago. En FECHA: Escribe el día que hay que pagarlo (Solo el día no cambies el Mes ni el Año XX/12/2015) DAT: Lo Utilizo para convertir Euros en Pesetas. (PROTEGIDA) Cambia el valor por el de otra moneda y en PTS os dará el cambio a esa moneda. En PAGO: En estas celdas marcaremos si esta pagado, poniendo un 1, una A, etc. Si lo dejas en blanco, entiende que no está pagado. PTS: Convierte a Ptas. La cantidad de Euros. (PROTEGIDA) Esto lo podríais modificar y poner la moneda de otro País, cambiando la Celda F2 y ponéis el valor de la otra Moneda. PAGADO: Controla las cantidades pagadas para decirte cuanto te queda por Pagar y lo que has pagado ese Mes, que se refleja en PAGADO y POR PAGAR. (PROTEGIDA). Una vez que lo tengas claro, rellena la hoja con los datos Reales, para actualizar el Libro. **Para Cambiar de Moneda ve al final del Manual Nota: Como veréis algunas cosas no se pueden cambiar, esto es porque la hoja está protegida para evitar que se borren las formulas y que no funcione bien. Para poder cambiar la estructura de la hoja, habrá que desprotegerla. (Explicado más abajo en el Manual) Visita Página 5

6 Baja un poco en la Hoja y Encontraras un botón RELLENAR DATOS, pulsa en él para iniciar la Copia. Te Pedirá la Confirmación para copiar los datos. Pulsa en Sí para continuar el Proceso. Imagen de una hoja copiada en el proceso. Durante el Proceso, leerá los datos que has escrito, abrirá cada hoja de Mes y copiara los datos en su sitio. Una vez copiados Cambiara el Mes: /12/ por el mes que corresponda. Ejem. Enero: /01/ Y el Año: 2012 por 2013 que es el año en que lo utilizaremos. Al Finalizar volveremos a la Hoja de Prueba. Comprueba los resultados y los pagos. Guarda el Libro. Visita Página 6

7 2ª Actualización desde Gastos Casa 2012 En la segunda opción, se supone que ya estamos utilizando Gastos Casa 2014, y lo que haremos es copiar los datos del año 2014 en Gastos Casa Durante el Proceso Copiara los Datos que tenemos en Teléfonos y en todas las hojas del Año. Una vez copiados actualizara el Año, como ya hemos explicado Antes. Para poder realizar la actualización de datos es imprescindible 2 cosas: 1º - Los dos Libros tienen que estar en la misma Carpeta Ejem. C:/Gastos Casa/ 2º - El archivo de 2014 tiene que llamarse: Para Excel 2003: GASTOS V2003.xls Para Excel 2007: GASTOS V2007.xlsm Si le has cambiado el Nombre o no se llama así, renómbralos según la versión de Excel que utilices. Una vez que estén preparados los archivos en la misma carpeta, vamos al Panel de Control Pulsamos en Actualizar Gastos (Hoja Información) Se Abrirá la Hoja para Actualizar los Libros. Veras una descripción de los datos que se Actualizaran. Pulsa en Actualizar Gastos 2015 con Gastos 2014 Aceptar la Actualización, SI Fin de la Actualización, Aceptar Una vez que aceptes, el proceso es Continuo, Abrirá Gastos 2014, copiara los datos, te dirá que ha finalizado la actualización, Acepta. Cerrara los dos archivos para guardar los cambios. Cuando termine abre Gastos 2015 y comprueba que todo esté bien. Listo Fin de la Actualización. Visita Página 7

8 Opciones adicionales Opciones de conversión de Moneda Hay algunos ajustes en la actualización del libro, como es la recolocación de las columnas, y la información de utilización de la hoja 00PRUEBA donde se explica cómo rellenar el libro y la utilización de las Macros Además he puesto otro botón (Macro), para cambiar la moneda que utilizas en el Libro. La Macro está preparada para cambiar la moneda nueva y su conversión. Si tienes que cambiar la Moneda Ejem. Pesos/Euros, Pesos/Dólares, Euros/Marcos Sigue las instrucciones, también explicadas en la Hoja 00 PRUEBA Convertir con otras monedas. En el caso de tu Moneda sea otra, sigue los pasos para cambiarla. Nota: Piensa que el valor de las Monedas cambia, es decir la conversión será relativa a los datos En el Caso de querer convertir tu Moneda a Euros o Dólares: En la Columna EURO - C Cambia el Nombre por el de tu Moneda (Celda C1) En la Columna PTS - F Cambia el Nombre a EURO ó DÓLAR (Celda F3) Escribe el valor de tu Moneda en EUROS ó en su caso DOLARES En la Celda "H3" Ejecuta el Botón "CAMBIAR MONEDAS" Complementos : CAMBIAR MONEDAS Calendario - Modificación de una Plantilla de Excel: La Imagen es del 2013 Calendario con los meses y los días de este Año Solo tiene marcados los domingos, pues las fiestas varían según el lugar donde vivimos. Selecciona las fiestas de tu lugar y marca la letra en color rojo. Visita Página 8

9 Hipoteca Modificación de una plantilla de Excel: Nos servirá para averiguar la cuota a pagar en una hipoteca. Modulo de una plantilla de Microsoft que nos ayuda a conseguir los datos de una hipoteca. Desde la Cuota Mensual al control de los gastos durante el tiempo que dura la hipoteca. Para que funcione introduce: Cantidad Prestada: Dinero que te presta el Banco Tipo de interés anual: Interés que te pide el Banco Periodo del préstamo años: Tiempo, en años, para pagar el préstamo. Fecha inicio préstamo: Día en que comienza el Préstamo. La hoja calculara la cuota Mensual y reflejara los pagos hasta que termine el Préstamo. Espero que os sirva para informaros antes de pedir el préstamo. Visita Página 9

10 Lista Compra - Modificación de una plantilla de Excel: Nos Ayudara a realizar nuestra lista de la compra con más de 500 artículos Hoja Excel que nos ayudara a crear nuestra Lista de la Compra y después imprimirla. Hay una Hoja de Ayuda para la Lista de Compra en el mismo Archivo. Utilización. La opción es sencilla en Marca escribimos: A Articulo a comprar esta vez S Articulo que compramos cada Semana M Articulo que compramos cada mes. Una vez que tengamos marcados nuestros productos seleccionamos en el filtro lo que queremos comprar esta semana Ejemplo: A y S Nos dará como resultado solo los artículos marcados. Solo quedara imprimir y Listo tu Lista de la Compra Terminada. Visita Página 10

11 Nota: Fijaros en el botón VOLVER AL PANEL DE CONTROL, está en todas las Hojas. Teléfonos: Listado tipo Agenda para tener los datos de Amigos y Familiares. Desde la Hoja Teléfonos podremos rellenar los datos de nuestros amigos y familiares, una vez rellenos los utilizaremos cuando busquemos un teléfono o necesitemos una dirección. Cuando termines de añadir contactos pulsa en el Botón ORDENAR, Ordenara por Nick, para poder utilizarlo. Una vez rellena la Hoja Teléfonos podremos utilizar Buscar Teléfono Funciona cuando rellenemos Teléfonos (Control de Teléfonos, Cumples, Santos y Correo electrónico) Pulsa en la casilla del nombre y veras una flechita que abre la lista de nombres. Selecciona un Nombre de la Lista Cuando selecciones un nombre te dará Los datos de teléfonos Cumpleaños y Santo El Correo Electrónico de esta persona si lo tiene. Como ya os digo cuanto mejor la tengáis rellena mejor os funcionara. Visita Página 11

12 Ahora veremos algunas opciones de Excel y Información de los Módulos VBA utilizados Proceso para desproteger las Hojas Desproteger Hoja 2003: Las Hojas están protegidas, para desproteger una hoja: En el Menú Herramientas/Proteger/Desproteger Hoja. Cuando termines de cambiar, vuelve a proteger la hoja para que no se borren las fórmulas. Desproteger hoja 2007: Pulsa en el Menú Revisar y en la opción desproteger Hoja. Ahora os pongo la forma de Ver las Macros (VBA), de este Proyecto Ver la Macro en 2007: Pulsa en la Pestaña Vistas / Macros / Ver macros Visita Página 12

13 Ver Macros en 2003 Tienes dos las Opciones: 1ª - Acceder a la Macro y utilizar las diferentes Opciones 2ª Acceder a través del editor de Visual Basic. (Programación en VBA) Nota: Si no tienes claro lo que haces no cambies nada. Si quieres probar cosas, te aconsejo que copies todo el libro en otro archivo Ejem. GastosCopia.xls por si acaso. 1ª - Acceder a la Macro y utilizar las diferentes Opciones El la Pantalla podéis ver el nombre de la Macro. Ejecutar: Ejecuta la Macro Pasó a Paso: Ejecuta la Macro paso a paso hasta terminar. Modificar: Para poder cambiar la Macro o su funcionamiento. Los demás se ve que hacen ó para que sirven. Entras en el Editor VBA 2ª Acceder a través del editor de Visual Basic. (Programación en VBA) Aquí os dejo una Imagen Mezclada con el código de la VBA, donde está el botón para ejecutar la Macro y su código. Y el código escrito en el modulo 1 que es el que contiene el funcionamiento de la macro. Nota: Esta imagen cambia en la nueva versión. Visita Página 13

14 Bueno y por ultimo deciros que para que funcione la Macro Código VBA necesita que, al abrir el Excel, aceptes que se ejecuten Macros para que puedan funcionar. Nota: La Macro solo se utiliza para copiar los datos, Actualizar el Libro, cambiar la Moneda y utilizar los botones. Una vez que hemos terminado de actualizar nuestro Libro, procederemos a comprobar que los datos están tal y como los queremos y actualizando los pequeños cambios que vieras necesarios como quitar pagos que no se produzcan en un Mes determinado. Nota: Esta información que sigue, de Borrar Macros y Módulos, no lo utilizaremos en la nueva versión, ya que el Panel de Control, utiliza Macros para funcionar. Solo Informativo: Esta opción no se utiliza en 2015, HAZLO SI ERES UN USUARIO AVANZADO. Puede producir errores si borras algún modulo necesario. Lo pongo para el que quiera aprender un poco más. Para Terminar podemos borrar los datos de las Macros y la Hoja de Prueba. Esto lo podemos hacer para que no nos pida activar el Libro. (Ahora necesitas Activar el libro por funcionamiento) Para eliminar las macros haremos dos procesos. 1º - Eliminar el Módulo1 que contiene las Macros: Pulsa en la Pestaña Vista /Pulsa en el Botón Macros /Pulsa en Ver Macros /Pulsa en Modificar / Se Abre el Editor de VBA Haz Clic Derecho encima de Modulo1 / Quitar Modulo1 / NO Visita Página 14

15 2º - Eliminar Esta Hoja (00 PRUEBA) Pulsa con el botón derecho encima de la hoja 00 PRUEBA, pulsa en Eliminar y Acepta. Una Vez Listo, Cierra y guarda los Cambios. Bueno Pondremos una imagen para ver el contenido de las Hojas 00 Prueba. Hoja 00 PRUEBA Esta Hoja la he puesto para que veáis un poco el funcionamiento cuando esta rellena, Podéis probar a cambiar, quitar, actualizar cantidades para ir viendo el resultado. Como veis tiene pequeñas explicaciones del contenido y explicaciones del funcionamiento de los Botones (Macros), que utilizaremos para rellenar los Datos. Los Colores reflejan el Estado del Pago: ROJO: Pendiente de pagar, no ha llegado el día de Pago Verde: Hoy es el día de Pago. Blanco: Pendiente de pagar - Se ha pasado el día de pago. Una vez que ya lo tenemos claro, procederemos a rellenar los datos que vamos a utilizar, después Ejecutaremos el Botón RELLENAR DATOS, para copiar los datos en todas las Hojas de Nuestro Libro. Visita Página 15

16 . Por qué las Macros? Al Preparar la Hoja, y quitarle todos los datos para que quede limpia, he visto que para rellenar todos los Nombres, Datos y Cantidades de las 12 Hojas, lleva un trabajo grande. Para Ahorrar ese Trabajo he puesto Macros que copiaran los datos en todas las hojas, sin tener que repetirlos en cada una de ellas. Así escribiendo en la Hoja 00PRUEBA, todos los datos y pulsando en el botón RELLENAR DATOS, los datos que has escrito en la Hoja 00PRUEBA, se copiaran en todas las demás hojas sin que tengas que escribir más. Después, como os he dicho antes, deberíais pasar por los meses y ajustar los datos. En la Columna FECHA, tendremos que cambiar la fecha que hay por la fecha en que realizamos cada gasto. Yo he puesto el día 1, en todas las fechas para que quede relleno. Deberás cambiarlo al día que sea el gasto. Recuerda no borres el mes ni tampoco el Año /12/2015. Los necesita la macro para la actualización. Ejemplo, pagamos el día 10, la fecha quedaría 10/12/2015, SI NO QUEDA ASI DARA UN ERROR. En el caso de que no tengas tantos gastos: Las Filas que te sobren o no utilices, puedes borrar el contenido de: BANCO NOMBRE EUROS FECHA Así queda vacía esa Fila. No Elimines la Fila, provocaras errores de funcionamiento. Las Filas 20, 21 y 22, las he dejado para gastos varios y se suman en SubVarios En la Ultima Hoja ANUAL, está el resumen de los gastos de todo el Año. El Funcionamiento es simple una vez que tenemos todos los datos en condiciones, la hoja ira sumando el gasto que tendremos en cada mes. Para Marcar un gasto como Pagado Escribiremos 1 en PAGO. Una vez le marquemos a un Gasto como pagado se cambiara el color de su estado y se restara de lo que nos falta por pagar ese Mes. Cuando entramos en otro mes sabremos, más ó menos, lo que tendremos que pagar. Nota: Mas o Menos, porque los gastos pueden variar de un mes a otro Ejem. Pago Luz. Si algún gasto varia, actualízalo para guardar el resultado real. Hay más información dentro del propio archivo Excel. Bueno solo queda probarlo y si tenéis dudas preguntármelas. Bueno espero que os guste y os funcione bien. Si tenéis alguna duda, mándame un correo. Este Manual se actualiza desde la versión 2011/12 a la versión 2015 Fin del Manual Bueno espero que os guste y os funcione bien. Si tenéis alguna duda, Mándame un correo a Un Saludo, Fjweb Mi Web Informática a nivel Usuario: Visita Página 16