Modelo de Términos de Referencia para Auditorias en Proyectos NEX o de ONG

Transcripción

1 Edición: Enero 2005 Pág. 1 de 5 Modelo de Términos de Referencia para Auditorias en Proyectos NEX o de ONG Descripción del Informe Financiero Combinado y de los Anexos de Soporte El informe a ser auditado se denomina Informe Financiero Combinado (CDR, su sigla en inglés). Es preparado por el PNUD utilizando un paquete de software interno denominado FIM. Según se describe en mayor detalle más abajo, este CDR combina los gastos de tres fuentes de desembolso por año calendario. Estas tres fuentes incluyen: 1. La Agencia de Ejecución (ya sea el Gobierno o una ONG) En el caso de adelantos de fondos a la agencia de ejecución (ejecución nacional plena), los procedimientos del PNUD exigen que ésta presente a la oficina de campo del PNUD, en forma trimestral, un informe financiero que incluya (1) el estado del anticipo, (2) una lista de los desembolsos efectuados desde la presentación del informe financiero anterior, y (3) una solicitud de un nuevo adelanto. A través de todo el año, la oficina de campo del PNUD ingresará los desembolsos en el FIM a medida que reciba los informes financieros. Estos desembolsos de la agencia de ejecución se registrarán en la columna de gastos del CDR que lleva el nombre Gobierno. 2. PNUD (oficina de campo, sede y otras oficinas de campo) La oficina de campo del PNUD ingresará en su FIM los desembolsos efectuados por el PNUD desde sus propias cuentas bancarias. Estos desembolsos del PNUD se registrarán en las columnas de gastos del CDR denominadas PNUD. Pueden clasificarse en pagos directos o servicios de apoyo del PNUD. Esta distinción que es importante a los fines de una auditoría, no surge en forma aparente del CDR y solamente podrá ser proporcionada por la oficina de campo del PNUD como anexo de soporte. A continuación se describe brevemente cada categoría. a) Pagos Directos Es el caso en que la agencia de ejecución es la responsable de los gastos pero solicita al PNUD efectuar el pago al proveedor / consultor en su nombre y representación (solicitud de pago directo). La agencia de ejecución rendirá cuentas por dicho desembolso y mantendrá toda la documentación de respaldo. El PNUD simplemente efectuará los pagos sobre la base de una solicitud debidamente autorizada y le entregará a la agencia de ejecución una copia del voucher de desembolso que corresponda como comprobante del pago realizado. b) Servicios de Apoyo del PNUD (ejecución nacional parcial) Es el caso en que la agencia de ejecución y el PNUD han acordado que el PNUD ha de brindar servicios de apoyo al proyecto. Estos servicios de apoyo se describirán en el documento de proyecto o en un anexo a dicho documento. El PNUD es plenamente responsable y rendirá cuentas por dichos gastos y por ende, mantendrá toda la documentación que respalde el desembolso. 3. Agencias de las Naciones Unidas La agencia de las Naciones Unidas informará sus gastos al PNUD y al gobierno. La oficina de campo del PNUD ingresará los gastos en el FIM. Estos gastos de la agencia de las Naciones Unidas se registrarán en la columna de gastos del CDR llamada Agencia de Implementación. A fin de año, luego de recibir de la agencia de ejecución el informe financiero del cuarto trimestre y de la agencia de las Naciones Unidas el informe de gastos de fin de año, el PNUD preparará el CDR y lo presentará para su firma a la agencia de ejecución. EL PNUD le entregará al auditor el CDR firmado junto con la siguiente

2 Pág. 2 de 5 documentación de respaldo: 1. Los informes financieros trimestrales presentados por la agencia de ejecución. 2. Un listado de los pagos directos procesados por el PNUD a solicitud de la agencia de ejecución. 3. Una lista de desembolsos efectuados por el PNUD como parte de los servicios de apoyo provistos a la agencia de ejecución. 4. El estado de gastos de la agencia de las Naciones Unidas para el año en cuestión Alcance del Trabajo Alcance de la Auditoria El alcance de la auditoría indicado seguidamente, tiene por objeto definir claramente lo que se espera de un auditor pero no limitará de modo alguno los procedimientos o las técnicas de auditoría que el auditor desee utilizar para emitir su dictamen: Una definición de la entidad o parte de la entidad que será sometida a la auditoría (En general, será la oficina del proyecto ubicada dentro de un departamento de gobierno o en un edificio independiente). Que la auditoría se llevará a cabo de acuerdo con las normas de auditoría ISA 1 o INTOSAI 2. Que el período abarcado será entre el 1º de enero y el 31 de diciembre de 20XX. Que el alcance de la auditoría quedará limitado a los gastos de la agencia de ejecución que incluyen (1) todos los gastos enumerados en los informes financieros trimestrales presentados por la agencia de ejecución y (2) los pagos directos procesados por el PNUD a solicitud de la agencia de ejecución. Que el auditor verificará la precisión matemática del CDR al asegurarse que los gastos descriptos en la documentación de respaldo (informes financieros trimestrales, la lista de pagos directos procesados por el PNUD a solicitud del gobierno, la lista de desembolsos realizados por el PNUD como parte de los servicios de apoyo, y el estado de gastos de la agencia de las Naciones Unidas) se puedan conciliar con los gastos, por fuente, que figuran en el CDR. Que el auditor estipulará en el informe de auditoría los gastos del CDR no incluidos en el alcance de la auditoría ya que fueron efectuados por el PNUD como parte de los servicios de apoyo así como los gastos totales excluidos pues fueron realizados por una agencia de las Naciones Unidas. Que el auditor expresará en el informe de auditoría si la fiscalización no se hizo en conformidad con alguno de los sistemas arriba mencionados y, en tal caso, las normas o procedimientos alternativos que se siguieron. 2.- El Informe de Auditoría El contenido que se espera encontrar en el dictamen del auditor es el indicado en el Anexo, Modelo de Informe de Auditoría y deberá incluir al menos lo siguiente: Que es un informe con un objetivo especial y la aplicación que se le dará. 1. International Standards of Auditing (Normas Internacionales de Auditoría, ISA) publicadas por el Comité Internacional de Prácticas de Auditoría de la Federación Internacional de Contadores. 2 International Organization of Supreme Audit Institutions (Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores - INTOSAI)

3 Pág. 3 de 5 Las normas de auditoría que se utilizaron (normas INTOSAI, ISA o normas nacionales que cumplen con algunas de las arriba mencionadas en cuanto a los aspectos sustanciales) El período que abarca el dictamen. La restricción de alcance para aquellos gastos que son responsabilidad del PNUD (como parte de los servicios de apoyo) o de una Agencia de las Naciones Unidas. SI el CDR presenta en forma transparente los gastos del proyecto y que los fondos fueron utilizados para los propósitos descritos en el documento de proyecto y en los planes de trabajo. 3.- Carta a la administración El auditor ha de presentar una carta a la administración al finalizar la auditoría. Los temas/ problemas a ser incluidos en la carta a la administración, como mínimo abarcará lo siguiente: Una revisión de progreso del proyecto y del cumplimiento en tiempo y forma de los objetivos delineados en comparación con la fecha planificada de cumplimiento, ambos a ser incluidos en el documento de proyecto. La intención aquí no es abordar el cumplimiento de criterios específicos en relación con determinados criterios de desempeño o resultados. Sin embargo, el cumplimiento generalizado con criterios amplios tales como la implementación del proyecto con economía y eficiencia podrá ser objeto de comentario pero no dentro de la fuerza vinculante de un dictamen de auditoría. Una evaluación del sistema de control interno del proyecto con énfasis parejo en lo siguiente (i) la efectividad del sistema en brindar a la dirección del proyecto la información útil y oportuna que requiere para el gerenciamiento adecuado del proyecto y (ii) la efectividad general del sistema de control interno para proteger los bienes y recursos del proyecto Una descripción de las debilidades específicas de control interno que se observaron en la gestión financiera del proyecto y los procedimientos de auditoría que se siguieron para abordar o compensar dichas debilidades. Se incluirán recomendaciones para resolver / eliminar las debilidades de control interno. Comentarios en cuanto a la implementación de las recomendaciones efectuadas en la anterior carta a la administración y, de lo contrario, el estado de dicha implementación. A continuación se brinda una orientación más detallada para cada una de las categorías generales mencionadas más arriba. Revisión de progreso del proyecto Como parte de la revisión general del progreso del proyecto, entre las medidas específicas a tomar se incluirán las siguientes: Revisión anual y trimestral de los planes de trabajo, informes financieros trimestrales y solicitudes de pago directo y evaluación en cuanto a su ejecución en tiempo y su cumplimiento con el documento de proyecto. Revisión de los Informes de Proyecto Anuales preparados por la agencia de ejecución y evaluación del cumplimiento con los lineamientos del PNUD y de la responsabilidad de monitoreo de la agencia de ejecución según lo descrito en el documento de proyecto y en los planes de trabajo. Revisión sobre el seguimiento por parte de la agencia de ejecución de las decisiones y/o recomendaciones sobre las actividades arriba mencionadas.

4 Pág. 4 de 5 Revisión del ritmo de progreso del proyecto y comentarios sobre las causas de las demoras. Comentario respecto de los servicios de implementación de la/s Agencia/s de las Naciones Unidas y si fueron provistos conforme a lo establecido en el documento de proyecto y plan de trabajo. Evaluación del control interno Se espera que el auditor realice una evaluación general de los controles internos conforme a lo establecido en las normas de control interno. Podrá obtenerse un ejemplo de estas normas ya establecidas de la Organización de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI). El objetivo es que las normas del INTOSAI sean utilizadas por los administradores del gobierno como marco para establecer estructuras de control interno que sean efectivas. Además de la evaluación general arriba mencionada, las medidas adicionales podrán incluir lo siguiente: Revisión de los gastos efectuados por la agencia de ejecución y evaluación de su alineación con el documento de proyecto, planes de trabajo y presupuestos. Revisión del proceso de adquisiciones / contrataciones y evaluación de su transparencia y competitividad. Revisión del uso, control y enajenación de equipamiento no fungible. También se considerará si el equipamiento adquirido cumplió con las necesidades identificadas y si su uso estuvo en conformidad con los propósitos propuestos. Revisión del proceso de reclutamiento de personal de proyecto y consultores y evaluación de la transparencia y competitividad del mismo. Revisión de los registros contables de la agencia de ejecución y evaluación de su idoneidad para mantener registros precisos y completos de los recibos y desembolsos en efectivo; y como respaldo de la preparación del informe financiero trimestral. Revisión de los registros de pedidos de pago directo para asegurarse que fueron firmados por funcionarios de gobierno autorizados. Recomendaciones de mejora Las recomendaciones deben dirigirse a una entidad específica para que no haya confusión en cuanto a la parte responsable de su implementación. La respuesta de la entidad se incluirá en la carta a la administración, inmediatamente a continuación de la recomendación. El auditor podrá también comentar sobre las buenas prácticas (si las hubiese) que desarrolló la agencia de ejecución y que deberían compartirse. Infraestructura Disponible y Derecho de Acceso Se incluirá una descripción de la naturaleza y ubicación de todos los registros pertenecientes al proyecto. Este listado especificará aquellos registros que se mantienen en la sede de la agencia de ejecución y aquellos ubicados en otras oficinas. El auditor tendrá acceso sin restricciones y en cualquier momento a todos los registros y documentos (incluyendo libros contables, acuerdos legales, actas de las reuniones de comisión, registros bancarios, facturas y contratos, etc.) y a todos los empleados de la entidad. El auditor tendrá el derecho de acceder a bancos, consultores, contratistas y otras personas o empresas contratadas por la dirección del proyecto.

5 Pág. 5 de 5 Anexo: Modelo de Informe de Auditoría Informe del Auditor al: Director Nacional del Proyecto y al Representante Residente Hemos auditado el Informe Financiero Combinado del Proyecto ABC para el año finalizado el 31 de diciembre de 20XX. Estos estados financieros son responsabilidad de la dirección del proyecto ABC. Nuestra responsabilidad es emitir el dictamen sobre los estados que acompañan a la presente en base a nuestra auditoría. Realizamos la fiscalización en conformidad con (las Normas Internacionales sobre Auditoría promulgadas por la Federación Internacional de Contadores o las Normas de Auditoría promulgadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores). Estas normas requieren que planifiquemos y realicemos la auditoría a fin de obtener un aseguramiento razonable de que los estados financieros no presentan falencias sustanciales. Una auditoría incluye analizar, en forma aleatoria, las pruebas que respaldan los montos y lo volcado en los estados financieros. Una auditoría también incluye la evaluación de los principios contables utilizados y de las estimaciones importantes realizadas por la gerencia así como la evaluación de la presentación general de los estados financieros. Creemos que nuestra auditoría proporciona una base razonable para nuestro dictamen. El Informe Financiero Combinado se prepara sobre la base de los desembolsos en efectivo realizados en conformidad con los requisitos del PNUD. Sobre esta base, los gastos en efectivo se reconocen al pagarse y no al incurrirse. En nuestra opinión, el CDR adjunto al que se hace referencia más arriba brinda una visión verdadera y transparente (o presenta en forma clara y sustancial) los gastos en efectivo del proyecto durante el año finalizado el 31 de diciembre de 20XX conforme con los requisitos contables del PNUD. Este informe se emite solamente con un propósito informativo y para su utilización por parte del PNUD y del Gobierno del país XYZ. Fecha FIRMA DE LOS AUDITORES DOMICILIO