PROCEDIMIENTOS AREA TECNICA OFFICEBANKING

Transcripción

1 PROCEDIMIENTOS AREA TECNICA OFFICEBANKING USO TOOLKIT PAGOS MASIVOS Enero 2012

2 Guía de Operación Toolkit OfficeBanking 1.- Ingreso a toolkit Para comenzar a operar con toolkit, el usuario deberá ingresar su Rut y una clave, la cual anteriormente el supervisor de la empresa deberá entregar, esta calve contiene como mínimo 6 caracteres y 8 como máximo, la aplicación discrimina entre mayúsculas y minúsculas, por lo tanto se debe considerar lo anterior si existiera algún inconvenientes al ingreso de esta, de lo contrario solicitar al supervisor el cambio de clave. Aceptada la autentificación aparecerá la siguiente pantalla, en la cual el usuario o controller podrán generar nóminas de pago, ya sea, digitando importando datos desde un archivo con formato Excel o texto. Para comenzar a utilizar se debe presionar el signo (+), que aparece bajo la opción RAIZ CONSOLA.

3 Presionado el signo (+), se desplegara la rama de servicios, en la cual el usuario o controller seleccionará la opción Servicios de Pagos, donde deberá elegir el servicio que desea utilizar, la siguiente imagen muestra lo mencionado. Barra de Herramientas que permite la configuración de templetas e importación de archivos, como también la digitación de nóminas. 2.- Digitar nueva nómina vacía En esta opción el usuario tiene la posibilidad de generar una nómina de pago, digitando los datos, sin necesidad de importar algún tipo de archivo, esta opción es utilizada cuando la cantidad de beneficiarios no es de gran volumen. Las siguientes imágenes muestran como utilizar la opción digitar nueva nómina vacía. Deberá ingresar un nombre para la nómina Acá deberá seleccionara la fecha de pago, teniendo en cuenta que están deben ser generadas 48 horas, antes de su pago efectivo

4 Luego de ingresar el nombre y fecha de pago, ingresara a la siguiente pantalla en donde la aplicación mostrara una nueva barra de herramientas, con la cual el usuario podrá ingresar los datos de los beneficiarios para generar una nómina de pago. Barra de herramientas, que el usuario utilizara para enviar nóminas de pagos De la barra de herramientas que se muestra en la imagen anterior los botones que más se utilizan son los siguientes: Adicionar Registro : Este botón permite ingresar datos de los beneficiarios que tendrá la nómina de pago, tales como; Rut, nombre, nº de cuenta, banco, forma de pago y monto. Cuadratura de nómina : Este botón mostrara un detalle de los pagos que contendrá la nómina, es decir un desglose de las distintas formas de pago. Provisión de fondos : Con este botón se seleccionará la modalidad o forma en la cual la empresa cargara a la cuenta el total de la nómina, existen 3 modalidades que se pueden utilizar: Cargo Automático en Cuenta Corriente Carta de instrucción de Cargo Documento Banco Santander Visación de la nómina : Este botón es utilizado por el controller para verificar y confirmar la modalidad o forma que utilizara la empresa para cargar el monto total de la nómina a la cuenta. Enviar Nómina : Al presionar este botón, toolkit grabara y validara la nómina antes de proceder a enviarla al Banco, al momento de enviar preguntara que tipo de envió utilizara, Transmisión por el Canal o Generación del Archivo de la Nómina.

5 En el envió de nómina la opción que se utiliza normalmente es Transmisión por el Canal, la cual se muestra en la siguiente imagen. Al presionar el botón aceptar toolkit desplegara un mensaje en el cual confirma la modalidad de pago a utilizar, verificado esto el usuario deberá presionar el botón aceptar para iniciar el proceso de envió de la nómina, como lo muestra la imagen. Cuando en la ventana de envío de nómina muestre la barra de progreso en un 100 % y el estado indique terminado, el usuario presionara el botón terminar, para que toolkit despliegue en pantalla un informe con el Nº de folio, el cual indicara que la nómina fue recepcionada en el Banco, lo cual no significa que el proceso esta terminado, debido que faltaría la autorización del apoderado para terminar el ciclo, si así lo requiere. Nº de folio, con el cual el cliente identificara la nómina

6 3.- Importar Nómina En esta opción el usuario realizara la importación de archivos, ya sean de tipo TEXTO, EXCEL, ACCSESS o LOTUS, esto se realizara solo si anteriormente ha sido configurada la templeta correspondiente al archivo a utilizar por parte de la empresa. Al presionar el botón importar nómina, toolkit desplegara la siguiente pantalla. Acá seleccionar la templeta que desea utilizar para realizar la importación Al presionar este botón, buscara el archivo que desea importar Acá el usuario indicara la fecha de pago de la nómina, teniendo en cuenta las 48 hrs., de anticipación con que esta debe enviarse al Banco. Después de elegir la templeta, seleccionar el archivo a importar e indicar la fecha de pago, deberá presionar el botón DATOS EMPRESAS, donde registrara datos tales como Dirección, Región, Comuna, Ciudad y Teléfono, esto se realiza solo la primera vez que ingresa a toolkit

7 Luego de haber ingresado los datos de la empresa y presionado el botón aceptar, regresara a la pantalla anterior donde se eligió la templeta, ahora deberá presionar el botón ACEPTAR, para que toolkit acepte estos datos y capture los registros que contiene el archivo, para luego mostrar la cantidad de registros y el monto de la nómina. Si los datos que muestra toolkit están correctos se debe presionar el botón VOLVER, e ingresara al menú edición de la nómina, en el cual se validara, provisionara de fondos, visara y enviara la nómina de pago al banco, tal como lo muestra la siguiente imagen. Barra de herramientas, que el usuario utilizara para enviar nóminas de pagos

8 De la barra de herramientas que se muestra en la imagen anterior los botones que son utilizados en la importación de nóminas son los siguientes; Validar Nómina : Este botón es utilizado para verificar que la nómina importada no contenga errores y si así fuera mostrara los errores que contiene, como también su ubicación en toolkit. Cuadratura de nómina : Este botón mostrara un detalle de los pagos que contendrá la nómina, es decir un desglose de las distintas formas de pago. Provisión de fondos : Con este botón se seleccionará la modalidad o forma en la cual la empresa cargara a la cuenta el total de la nómina, existen 3 modalidades que se pueden utilizar: 9 Cargo Automático en Cuenta Corriente 9 Carta de instrucción de Cargo 9 Documento Banco Santander Visación de la nómina : Este botón es utilizado por el controller para verificar y confirmar la modalidad o forma que utilizara la empresa para cargar el monto total de la nómina a la cuenta. Enviar Nómina : Al presionar este botón, toolkit grabara y validara la nómina antes de proceder a enviarla al Banco, al momento de enviar preguntara que tipo de envió utilizara, Transmisión por el Canal o Generación del Archivo de la Nómina. En el envió de nómina la opción que se utiliza normalmente es Transmisión por el Canal, la cual se muestra en la siguiente imagen. Al presionar el botón aceptar toolkit desplegara un mensaje en el cual confirma la modalidad de pago a utilizar y deberá presionar el botón aceptar para iniciar el proceso de envió de la nómina, como lo muestra la imagen.

9 Cuando en la ventana de envío de nómina muestre la barra de progreso en un 100 % y el estado indique terminado, el usuario presionara el botón terminar, para que toolkit despliegue en pantalla un informe con el Nº de folio, el cual indicara que la nómina fue recepcionada en el Banco, lo cual no significa que el proceso esta terminado, debido que faltaría la autorización del apoderado para terminar el ciclo, si así lo requiere. Nº de folio, con el cual el cliente identificara la nómina

10 4.- Problema con el envió de Nóminas Si por efecto de la configuración de algún Firewall o Proxy que este presente en la red del cliente se debe realizar un cambio en el protocolo de comunicación que utiliza Toolkit para el envío de nómina. Este cambio se debe realizar a nivel de registro ingresando por el comando regedit, dentro seleccionar la llave / key_local_machine / software / bsantiago / cia, en esta carpeta elegir el frame derecho y cambiar el valor que presenta la cadena del servicio a utilizar, es decir de 0 a 1, esto se realizada editando la cadena. Las siguientes imágenes muestran el proceso para realizar este cambio. Cambiar valor de la cadena de 0 a 1