Qué es una tabla dinámica? Para qué sirve una tabla dinámica?

Transcripción

1 Gracias a las múltiples solicitudes de alumnos, me he propuesto realizar este manual a modo de entregar una guía base y una ayuda de memoria para todos aquellos que trabajan con esta herramienta. He decidido exponer cada una de las preguntas que me han realizado y complementarlo con un ejemplo práctico, el manual esta en constantes revisiones a modo de ir mejorando su contenido. Este manual contiene solo una parte del contenido general de tablas dinámicas que muy pronto expondré en la pagina. Qué es una tabla dinámica? Las tablas dinámicas son agrupaciones de datos que permiten al usuario de una forma mucho más cómoda y amigable, trabajar y modificar el aspecto de la información en forma interactiva. Es dinámica porque nos permite realizar un conjunto de acciones como filtros funciones, obtener totales, etc. Todo esto de un modo muy sencillo e intuitivo. Para qué sirve una tabla dinámica? Una tabla dinámica sirve para obtener informes resumidos a partir de los datos de una hoja de cálculo además sirve para: 1. Consultar grandes cantidades de datos. 2. Agrupar y cruzar información de maneras diferentes. 3. Calcular subtotales y agregar datos numéricos. 4. Resumir datos por categorías y subcategorías. 5. Resúmenes de datos específicos y segmentados 6. Crear cálculos y fórmulas personalizados. 7. Combinar elementos entre los campos de datos. 8. Expandir y contraer niveles de datos. 9. Cambiar y combinar campos de datos. 10. Filtrar, ordenar, agrupar 11. Dar formato condiciona a la información relevante. 12. Utilizar algunas funciones. 13. Generar Informes. Cuando son útiles las tablas dinámicas? Las tablas dinámicas son útiles solo cuando existe información que se puede agrupar si la planilla de datos no cumple esa característica las tablas dinámicas no se pueden utilizar ya que estas consisten en utilizar múltiples criterios de agrupación. Además es recomendable utilizarlas cuando las planillas o cantidad de información es amplia.

2 Ejercicio paso a paso Abrir el ejercicio Computadores.xlsx El cual contiene una planilla de datos relacionada a la venta de computadores por tienda, por marca y las características de cada computador. Como se puede preciar en algunos campos de datos como el campo Tienda existen datos repetidos que podemos agrupar. Campo: Es la información contenida en las columnas de la base de datos. Ej: Tienda Para crear un informe de tabla dinámica primero, seleccione la pestaña Insertar, luego en el menú Tablas, Clic en Tabla dinámica, para, desplegar el menú y a continuación Tabla dinámica.

3 De esta forma habremos creado nuestra Tabla dinámica. En dónde queremos colocarla?, En la misma hoja?, En otra hoja? Posteriormente tenemos que definir cuáles serán las fuentes de datos a analizar. De la misma hoja?, De otra hoja?, Hay que establecer otro Origen de Datos? ** Escogeremos las opciones por defecto y luego aceptar ** Importante: Verificar que este bien seleccionado el rango A1:A32

4 Al Crear nuestra tabla dinámica, en una nueva Hoja, podemos distinguir la * Lista de campos de tabla dinámica * Cada Campo Corresponde a uno de los títulos de la columna de la base de datos. Para agregar campos al informe haremos Clic en el campo Tienda y luego clic al campo Valor el cual aparecerá en el área de diseño:

5 Ya tenemos creada nuestra primera tabla dinámica la cual por defecto agrupa los valores totales de ventas por tienda. Excel por defecto agrega los campos que contienen valores en el área Valores y los campos que contienen textos los asigna al área rótulos de fila. Las tablas dinámicas cuentan con 4 áreas distintas: Filtro de Informe: Permite filtrar la información de toda la tabla dinámica. Área Rótulos de Fila: Clasifica los campos de datos y la información por filas. Área Rótulos de Columna: Clasifica la información por columnas de datos. Área de Valores: Por defecto toma los campos de valores para incluirlos en el área de diseño. Formatos en las tablas dinámicas. Para aplicar formatos a una tabla dinámica tales como formato fuente o alineación se aplica directamente en la pestaña inicio como a cualquier celda de forma normal. Se le puede agregar formato moneda para representar los valores con el signo $

6 Configuración de Campos de Valor Hacemos clic en uno de los campos de valor en este caso haremos clic con el segundo botón del Mouse sobre el campo llamado Valor y luego en el menú contextual Configuración de campo de Valor. Por defecto nos mostrara las opciones relacionadas al campo, como un nombre personalizado en el cual pondremos Ventas y además nos da la opción de escoger la función con la cual queremos realizar el resumen de datos la cual por defecto es Suma. Funciones resumen de campos de valor Las funciones más utilizadas en el área de gestión para resumir datos en campos de valor son : Suma = (Función por defecto) obtiene el resumen de datos por cada agrupación del campo. Cuenta = Cuenta cuantas fueron las operaciones realizadas por cada campo de datos. Promedio= Obtiene la media aritmética de los valores agrupados de cada campo. Máx. = Obtiene el valor más alto del campo de datos. Min = Obtiene el valor más bajo del campo de datos. Producto = Obtiene la multiplicación agrupada de los campos de información

7 Ejemplo: Cambiaremos el nombre del campo valor a VENTAS y la función por defecto a CUENTA. Trabajo con tablas dinámicas El trabajo con tablas dinámicas no implica mayor complejidad en cálculos de información, pero si es importante y hay que saber realizar un buen diseño y presentación de la información ya que al crear una tabla dinámica basta con arrastrar en forma muy simple campos de información en las áreas de diseño. *Las tablas dinámicas se pueden separar en tablas de 2 dimensiones y de 3 dimensiones * 1-. OBTENER LOS TOTALES DE VENTAS POR TIENDA. (Tabla 2D) En el ejemplo al seleccionar el campo tiendas y valor automáticamente me crea un resumen de datos de las ventas realizadas.

8 Gráficos Dinámicos Lo que diferencia a un grafico dinámico de uno normal es que la información en un grafico dinámico se puede modificar y varía según varía la información. Un gráfico dinámico se realiza de forma muy simple de la misma forma en la cual se realiza cualquier gráfico con datos normales no representa mayor complejidad, solo hay que tener cuidado con los tipos de gráficos y las series de datos, como esta guía está más orientada al desarrollo y análisis de las tablas dinámicas dejaremos para después el tema de los gráficos. Comenzaremos por utilizar un gráfico de torta para una serie de datos. 2-. GRÁFICO DINÁMICO DE VENTAS DE MARCAS POR TIENDA

9 Haremos clic en los datos de la tabla dinámica y luego vamos a la pestaña insertar gráficos luego circular 3D y obtendremos el gráfico dinámico agrupado por tiendas. 3-. CANTIDADES DE MARCAS VENDIDAS POR CADA TIENDA. (2d) Este es un informe de 2 dimensiones en el cual se utiliza tanto rótulos de fila como el campo valores. En cada área de la lista de campos se puede agregar uno o más campos por rotulo.

10 Por qué no hacer el informe por rótulos de columna? Las tablas dinámicas son básicamente un diseño estructurado de información por lo tanto hay que presentarlo de la mejor forma posible, para la lectura de otras personas un informe por columna no sería recomendable ya que las personas por lo general trabajan por filas. Afecta el orden de los campos en los rótulos? La orden de los campos afecta directamente al informe, al cambiar el orden de los campos en el ejercicio nos está respondiendo a otra pregunta como muestra la imagen: Este representa un informe de Marcas vendidas por tienda y sus valores. 4-. CANTIDADES Y TOTALES DE VENTAS DE COMPUTADORES CON 1, 2,3,4 GB DE RAM. Al diseñar una tabla de 3 dimensiones o tablas que utilizan rótulos de fila y columna lo que se produce es un cruce de datos o referencias cruzadas, en el cual se contabilizan cuantas fueron las operaciones o ventas realizadas de las memorias RAM de 1,2,3,4 GB por cada MARCA.

11 Cabe destacar además que este informe nos muestra información adicional, Qué información se puede visualizar?, responderemos con esta pregunta De qué marcas de computadores no se vendió nada?, Ej : Apple de 1G 5-. EN QUE TIENDAS SE VENDIERON COMPUTADORES PACKARD BELL Y CUANTOS SE VENDIERON.

12 6-.RESUMEN GENERAL DEL COMPUTADOR MAS VENDIDO. Como se aprecia en este ejercicio hemos utilizado la función cuenta de operaciones realizadas por marca.

13 Para obtener el resumen de datos completo del computador más vendido y las operaciones realizadas debemos hacer doble clic en el número 8, entregara el siguiente resumen de datos. 7-.ENTRE QUE PRECIOS Y MARCAS FLUCTUAN LOS COMPUTADORES DE 2.7 GHZ.

14 En este caso hemos utilizado un filtro de columna por procesador. 8-. Entre que velocidad de procesadores se venden en el Mall alameda y plaza Vespucio y cuál es el promedio de esas ventas.

15 9-.CALCULAR EL TOTAL DE IVA A PAGAR POR CADA TIENDA.(Campos Calculados) 10-. GENERAR LA LISTA RESUMEN DE IVA A PAGAR POR MARCAS EN CADA TIENDA.

16 11-.OBTENER EL TOTAL DE VENTAS REALIZADAS EN LAS TIENDAS DEL MISMO SECTOR (MALL PLAZA VESPUCIO Y FLORIDA CENTER).

17 12-. EVALUAR LAS TIENDAS QUE REALIZARON VENTAS SOBRE $ Y OTORGARLES UN PREMIO DE UN 10% SI VENDIO MENOS DE 2 MILLONES 0% EN OTRA COLUMNA COLOCAR EL PORCENTAJE DE PREMIO A PAGAR.