ACCESS Novedades y Características mejoradas. Manual del Participante:

Transcripción

1 Manual del Participante: ACCESS 2007 Novedades y Características mejoradas Centro Nacional de Capacitación y Calidad IMSS-SNTSS Coordinación de Informática Material de Apoyo Didáctico para el Participante

2

3 Tabla de Contenido Objetivo General:... 4 Introducción... 5 La nueva interfaz de Access... 6 Novedades en los formatos de archivos de Access Diseño de Datos Tablas Formularios Consultas Informes Protección de Bases de datos Empaquetar, firmar y distribuir bases de datos Panel de Control Configuración de Bases de datos... 65

4 Objetivo General: Al finalizar este curso, el participante utilizará los objetos elementales de Access 2007 (tablas, formularios, consultas, informes) en la creación de un sistema de base de datos, actividad que le permitirá idear e implementar soluciones alternativas a los problemas que enfrente con frecuencia en su centro de trabajo. Dirigido a: Personal que requiera implementar y/o mejorar sistemas de bases de datos informáticos, mismos que se traduzcan en soluciones efectivas en su área laboral. Requisitos: Para obtener la inscripción a este curso, debe adquirir previamente los conocimientos que le brinda el programa de capacitación Access 2003, con lo que el participante podrá obtener un aprovechamiento óptimo del contenido temático contemplado en este proceso de enseñanzaaprendizaje.

5 Introducción Como es sabido, cada vez que un fabricante de software lanza al mercado nuevas versiones de un programa, el usuario encuentra habitualmente una interfaz muy parecida a la de la versión anterior, sólo que con una cantidad mayor de herramientas y con procedimientos más simples para utilizarlas. En esta ocasión, toda la familia de aplicaciones de la suite Office, en la versión 2007, rompe esta tradicional tendencia. Microsoft Office System 2007, como le llaman ahora a la suite, ha suprimido las barras de menús y las barras de herramientas, que durante todo este tiempo representaron dos alternativas para ejecutar cualquiera de los comandos de uso frecuente dentro de la aplicación activa; ahora sólo contamos con una vía de acceso a las instrucciones propias de estos programas, desde un panel denominado Cinta de opciones, que contiene y muestra los accesos directos de las herramientas disponibles en la aplicación, agrupadas o clasificadas en distintas fichas, de acuerdo a la función o tarea que permiten realizar (algo similar a la función que desempeñaban los menús). Este hecho pretende significar para el usuario, una operación más sencilla de cada programa, sólo tendremos que acostumbrarnos a la nueva distribución y localización de sus componentes. El Instituto Mexicano del Seguro Social conjuntamente con el Sindicato Nacional de Trabajadores del Seguro Social comprometidos con la superación y actualización del personal, impulsan la Capacitación en materia de Informática, Humanística, Promocional y de Programas Institucionales que se vinculen a la solución de los problemas de la operación, favoreciendo el otorgamiento de servicios de calidad. Bajo estas circunstancias, llenas de cambios y con nuevas maneras de trabajar, la Coordinación de Informática del Centro Nacional de Capacitación y Calidad, ha diseñado el presente material de apoyo didáctico, que lleva por nombre Manual del Participante: Access 2007, el cual ha sido elaborado con información de último día y los sustentos pedagógico y didáctico que le permitirán lograr el propósito para el cual fue concebido, orientar el aprendizaje de los trabajadores, consolidando así, su autosuficiencia en la operación de aplicaciones para el procesamiento de grandes volúmenes de datos.

6 La nueva interfaz de Access Si has utilizado alguna de las versiones anteriores de Access (97, 2000, XP y 2003) trabajaste en una ventana muy parecida a la que se muestra en la siguiente imagen: Al ejecutar Access 2007 te encontrarás una ventana como esta:

7 Las secciones en esta nueva y más que intuitiva ventana son las siguientes: 1. Barra de título 2. Botón de office 3. Barra de herramientas de acceso rápido 4. Botón de ayuda 5. Panel de exploración 6. Página de introducción a Microsoft Access 7. Barra de estado Barra de título Como en las versiones anteriores de Access, esta sección muestra el nombre del archivo de base de datos seguido de la descripción del formato con el que se encuentra almacenado, además del mismo nombre de la aplicación. Cuando se abre cualquier objeto de la base de datos, preferentemente en el modo diseño, la barra de título oculta el nombre del archivo, manteniendo el nombre de la aplicación, pero se acompaña ahora por una ficha o pestaña que incluye el texto Herramientas de objeto, de acuerdo al tipo de elemento que haya sido seleccionado. Botón de Office Esta herramienta despliega un menú de opciones que posee una apariencia y un comportamiento similares a lo que seguramente estás acostumbrado a manejar en el menú inicio de Windows XP; al hacer clic sobre este botón, te encontrarás con los comandos que pueden utilizarse en la administración de cualquier archivo de base de datos y de Access en general. Así mismo, ofrece un panel donde se muestran las bases de datos abiertas recientemente, un botón de acceso a la pantalla de configuración de Access 2007 y un botón para terminar la sesión de trabajo. Con este botón se inicia la creación de una base de datos en blanco, es decir sin datos ni objetos. Este botón ejecuta el comando para abrir cualquier archivo de base de datos creado en Access, de la versión 2007 o anteriores. Este botón permite almacenar los cambios realizados en cualquier objeto de la base de datos (tabla, formulario, informe, consulta, macro ) que se encuentre abierto. Este botón podrá ser utilizado para guardar el archivo de

8 base de datos en algún otro formato de Access (2003, 2002 o 2000), además de permitir guardar algún objeto de la base de datos con otro nombre y como otro tipo de objeto. Este botón presenta tres opciones de impresión: Imprimir, útil para seleccionar el dispositivo de impresión a utilizar, el número de copias y el intervalo de páginas a imprimir del objeto seleccionado; Impresión rápida, que dirige inmediatamente el objeto seleccionado a la impresora sin configuración especial; Vista preliminar, que muestra la forma en que las páginas terminarían impresas de mantener la configuración actual. Este botón nos da acceso a tres diferentes utilerías que permiten gestionar fácilmente la optimización del espacio ocupado en disco por la base de datos, su respaldo y la definición de las propiedades elementales del archivo de base de datos. Esta utilería permite ejecutar rápidamente Microsoft Outlook para enviar a cualquier destinatario el objeto de la base de datos que seleccionado adjunto a un mensaje de correo electrónico en formato txt, rft, html o xls. Esta opción permite publicar el archivo de base de datos en un servidor de administración de documentos, o bien; empaquetar la base de datos y firmarla electrónicamente. Barra de herramientas de acceso rápido Este botón cierra el archivo de base de datos, sin salir de Access Esta sección puede contener los iconos utilizados con mayor frecuencia en la gestión de archivos, así como en el diseño y edición de objetos en la base de datos. Puede decirse que la barra de herramientas de acceso rápido es el sustituto de la barra de herramientas Base de datos, que se mostraba en las versiones anteriores de Access. Originalmente, la barra de acceso rápido sólo muestra los botones Guardar, Deshacer y Rehacer; pero en cualquier momento se pueden agregar más comandos. Botón de Ayuda ó Este botón ejecuta el sistema de ayuda de Access 2007, como una alternativa adicional a la tecla F1. Inicialmente, Access trata de conectarse al sitio Office Online para mostrar novedades temáticas, no obstante, es posible sólo mostrar la ayuda sin conexión a Internet, que contiene descripciones conceptuales, procedimientos, etc.

9 Panel de exploración Es el área situada a la izquierda de la ventana donde se muestran los objetos de la base de datos. El panel de exploración facilita el acceso a todos los objetos y reemplaza la ventana Base de datos en las versiones anteriores de Access; permite organizar los objetos por tipo, fecha de creación, fecha de modificación, tabla relacionada (según las dependencias) o en grupos personalizados creados por el usuario. Y en caso de necesitar más espacio para trabajar en el diseño de algún formulario o informe, el panel de exploración se acopla a la izquierda de la ventana de Access y se contrae fácilmente ocupando un espacio mínimo. Cuando no hay base de datos abierta, solamente se muestra en el panel de exploración el menú de plantillas disponibles en Access Página de introducción a Microsoft Access Esta sección sólo estará disponible cuando ejecutes Access 2007 desde el menú Inicio o desde algún otro acceso a la aplicación; también se muestra al cerrar la base de datos en uso. Básicamente, la página de introducción a Microsoft Access ofrece, entre otras cosas, algunas opciones para comenzar a trabajar con una nueva base de datos, ya sea, en blanco, o basada en alguna de las plantillas de Access 2007; presenta también algunos hipervínculos relacionados con las novedades y el sistema de ayuda en línea de Office 2007; finalmente, muestra vínculos hacia los archivos de Access que han sido utilizados recientemente, como podrá observarse en la imagen de junto.

10 Barra de estado Ubicada en la parte inferior de la ventana de Access 2007, como en otras versiones, muestra información sobre las vistas activas en cada objeto de la base de datos y cuenta con un grupo de botones en el extremo derecho de la misma, desde los cuales podrás cambiar de una vista a otra fácilmente. Una vez que abres alguna base de datos, la ventana de Access 2007 oculta automáticamente la Página de Introducción a Microsoft Access y en su lugar muestra un nuevo y útil componente, no mencionado antes, la Cinta de opciones. Cinta de Opciones Este es el elemento más significativo de la nueva interfaz de usuario en Access 2007, que es la cinta que se muestra a lo largo de la zona superior de la ventana de Access. Esta contiene grupos de comandos organizados en fichas. La cinta de opciones proporciona una ubicación única para los comandos y reemplaza fundamentalmente los menús y barras de herramientas de las ventanas clásicas. En Access 2007, las principales fichas de la cinta de opciones son: Inicio, Crear, Datos externos y Herramientas de base de datos. Cada ficha contiene grupos de comandos relacionados y estos grupos incluyen algunos de los demás elementos de la nueva interfaz de usuario. Nombre de la Ficha Inicio Crear Datos externos Seleccionar una vista diferente. Copiar y pegar del Portapapeles. Acciones que se pueden realizar Configurar las actuales características de fuente. Configurar la actual alineación de fuente. Aplicar formato de texto enriquecido a un campo memo. Trabajar con registros (Actualizar, Nuevo, Guardar, Eliminar, Totales, Ortografía, Más). Ordenar y filtrar los registros. Buscar registros. Crear una nueva tabla vacía. Crear una nueva tabla mediante una plantilla de tabla. Crear una lista en un sitio de SharePoint y una tabla en la base de datos actual que se vincule a la lista recién creada. Crear una nueva tabla vacía en la vista Diseño Crear un nuevo formulario basado en la tabla o consulta activa. Crear una nueva tabla dinámica o un nuevo gráfico dinámico. Crear un nuevo informe basado en la tabla o consulta activa. Crear una nueva consulta, macro, módulo o módulo de clase. Importar o Vincular a datos externos. Exportar datos. Recopilar y actualizar datos a través de correo electrónico.

11 Herramientas de base de datos Trabajar con listas de SharePoint sin conexión. Crear importaciones y exportaciones guardadas. Mover algunas o todas las partes de una base de datos a un sitio de SharePoint nuevo o existente. Iniciar el Editor de Visual Basic o ejecutar una macro. Crear y ver relaciones entre las tablas. Mostrar u ocultar dependencias de objetos o la hoja de propiedades Ejecutar el Documentador de base de datos o analizar el rendimiento. Mover datos a Microsoft SQL Server o a una base de datos de Access (Sólo tablas). Ejecutar el Administrador de tablas vinculadas Administrar los complementos de Access. Crear o editar un módulo de Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Los comandos de la cinta de opciones se comportan de acuerdo al objeto que se encuentre abierto o activo en la ventana de la base de datos, estableciendo relaciones de dependencia entre ellos; por ejemplo, si hay una tabla abierta en la vista Hoja de datos y se hace clic en la opción Formulario de la ficha Crear, del grupo Formularios, Access 2007 creará automáticamente un formulario utilizando como origen de datos los registros de la tabla activa. Se pueden utilizar métodos abreviados de teclado para ejecutar las fichas y comandos de la cinta de opciones; Access 2007 conserva las combinaciones de teclas de las versiones anteriores, sólo que incorpora un sistema de acceso de teclado que emplea indicadores de una sola letra o par de letras, mismos que se muestran en la cinta de opciones junto a la ficha o comando al que se refiere cada uno, como podrá observarse en la imagen de la página siguiente.

12 La cinta de opciones, además, puede mostrar recursos adicionales: fichas de comandos contextuales y galerías. Fichas de comandos contextuales Según el contexto, es decir, el objeto con el cual estés trabajando en Access 2007, puede ser que aparezca una o varias fichas de comandos más, junto a las fichas estándar. Estas fichas contienen comandos y características que pueden utilizarse en un contexto específico; por ejemplo, cuando se abre una tabla en la vista diseño, aparecerá la ficha contextual Diseño, que mostrará comandos para modificar la estructura y las propiedades de la tabla y los campos. Otro ejemplo, cuando se tiene abierto un formulario en la vista Diseño, Access mostrará un par de fichas contextuales, Diseño y Organizar, que presentan comandos y controles que pueden utilizarse exclusivamente en el formulario activo. Galerías Un nuevo control que aparecerá en las fichas de comandos, dentro de la cinta de opciones. En lugar de mostrar simplemente el nombre o icono de un comando u opción, la galería muestra el resultado a obtener (vista previa) en caso de utilizar el comando seleccionado. El propósito de esta clase de control consiste en proporcionar al usuario una alternativa visual de exploración, para observar lo que Access 2007 puede hacer. Mostrar u ocultar la Cinta de Opciones Algunas ocasiones tal vez desees ganar un poco de espacio en el área de trabajo de Access 2007, para ello tendrías que ocultar la Cinta de Opciones; sólo haz doble clic en la ficha de comandos activa, así permenecerá contraída la Cinta de Opciones. Cuando necesites mostrarla nuevamente, repite el doble clic en la ficha de comandos en uso.

13 Novedades en los formatos de archivos de Access Archivos de base de datos ACCDB y MDB Este apartado describe las diferencias entre el nuevo formato de archivos de Microsoft Access 2007 ACCDB y la versión más reciente del formato de arcchivos MDB. En Access 2007, el motor de base de datos, Microsoft Jet, ha sido configurado para las aplicaciones del sistema Microsoft Office Esta versión de Jet, llamada el Motor de Bases de datos de Access, permite la integración con los servicios de Microsoft Windows SharePoint 3.0 y con Microsoft Office Outlook 2007, la creación de campos de valores múltiples y otras mejoras. Campos Multivalor Campos de Valores Múltiples. La mayoría de los programas de bases de datos, incluyendo las versiones anteriores de Access, solamente permiten almacenar un tipo específico de dato en cada campo. En Access 2007, sin embargo, ahora puedes crear un campo de asignación que te permita almacenar más de un valor en cada campo. En efecto, esto crea una relación de muchos a muchos dentro del campo y oculta los detalles de la implementación utilizando el sistema de tablas. Por ejemplo, supongamos que tienes una tabla de tareas con un campo específico que utilizas para asignar cierta tarea a un empleado. Qué sucedería si tienes que asignar una misma tarea a varios empleados? En las versiones anteriores de Access, necesitarías diseñar una nueva tabla de referencia cruzada para almacenar cada combincación tarea-empleado, después tendrías que revisar y modificar tus formularios e informes para utilizar la nueva estructura de datos. En Access 2007, esto puede realizarse con mayor facilidad implementando un campo de valores múltiples. En lugar de seleccionar solamente una opción de una lista desplegable, ahora cada ítem en la lista posee una casilla de verificación, de esta forma, puedes seleccionar tantas opciones como necesites. Las opciones seleccionadas se muestran en el campo separadas con comas. Tipo de datos Documento Adjunto. El nuevo tipo de datos Documento adjunto te permite almacenar fácilmente cualquier tipo de documento o archivo binario en la base de datos sin que esta aumente considerablemente en tamaño. Los documentos adjuntos son comprimidos automáticamente para maximizar el uso del espacio. Puedes adjuntar un documento de Microsoft Office Word 2007 a un registro, o guardar una serie de imágenes digitales. Puedes, además, añadir múltiples documentos adjuntos a un solo registro. Integración con Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 y Microsoft Office Outlook 2007 En el pasado, los archivos de Access habían permanecido bloqueados para Windows SharePoint Services 3.0 y para Outlook 2007 debido a que las expresiones o macros no seguras podrían agregarse a la base de datos. Access 2007 implementa un nuevo formato que permite que el código pueda guardarse en la base de datos o inhabilitarse. Este hecho hace posible la integración de las bases de datos de Access de manera más completa con Windows SharePoint Services 3.0 y Outlook 2007, además de brindar la posibilidad de que los programas antivirus inspeccionen con mucha facilidad los archivos de base de datos. Gestión de datos de SharePoint en línea Ahora puedes utilizar tus listas de datos de SharePoint sin conexión con un solo clic desde Access Trabaja tus datos en Access y después sincroniza los cambios o reconéctate con el sitio SharePoint más tarde. Historial de Campos Memo Los campos Memo son útiles para almacenar grandes cantidades de información. En Access 2007 puedes establecer la propiedad Sólo anexar que forza a Access a retener un historial de todos los

14 cambios realizados en el campo Memo. Con esto, podrás visualizar el registro de todos esos cambios. Esta característica es compatible con la versión que posee Windows SharePoint 3.0, así que podrás utilizar Access 2007 para realizar el seguimiento de los cambios en un campo de texto multilínea almacenado en la lista de SharePoint (siempre y cuando la propiedad Anexar cambios al texto existente, del campo en cuestión, tenga el valor Sí). Extensiones de archivos Access 2007 introduce unas cuantas nuevas extensiones de archivos: ACCDB. Es la extensión para el nuevo formato de archivos de Access 2007; esta sustituye la extensión de archivos MDB. ACCDE. Es la extensión para los archivos de Access 2007 que se encuentran en el modo Ejecución solamente. Los archivos ACCDE no contienen ninguna fuente de código de Visual Basic para Aplicaciones. El usuario de un archivo ACCDE solamente puede ejecutar el código Visual Basic, mas no modificarlo. La extensión ACCDE reemplaza la extensión de archivos MDE. ACCDT. Es la extensión de las plantillas de bases de datos de Access. ACCDR. Es una nueva extensión de archivos que te permite abrir una base de datos durante el modo ejecución. Con sólo cambiar la extensión de un archivo de base de datos de.accdb a.accdr puedes crear una versión protegida de la base de datos en Access Puedes cambiar de nuevo la extensión del archivo a.accdb para restaurar completamente su funcionalidad. Archivos de Información de Grupos de trabajo Los Archivos de Información de Grupos de trabajo contienen información de bases de datos protegidas. No se han realizado cambios al formato de archivo.mdw para Access El Administrador de Grupos de trabajo de Access 2007 creará archivos.mdw que son idénticos a los creados desde Access 2000 hasta Access 2003, mismos que pueden ser utilizados en las bases de datos de Access Bloqueo de Archivos Cuando una base de datos es abierta, la protección del archivo es controlada por un archivo de bloqueo. Cuando abres un archivo.mdb Access crea y abre un archivo de bloqueo.ldb. Esto ocurre aún si utilizas Access 2007 para abrir un archivo de base de datos.mdb. Por ejemplo, si abres el archivo DB1.mdb, Access crea y abre un archivo llamado DB1.lbd (este archivo.lbd es el que controla la protección). Para los archivos creados en el formato de Access 2007 (archivos.accdb), Access controla el bloqueo creando y abriendo un archivo con extensión.laccdb. Por ejemplo, si abres el archivo DB1.accdb, Access crea y abre un archivo de bloqueo llamado DB1.laccdb. Como ocurre con los archivos.ldb, los archivos.laccdb se eliminan automáticamente cuando la base de datos ha sido cerrada por todos los usuarios. Manteniendo la existencia independiente de archivos de bloqueo para los archivos de Access 2007 y los archivos creados en las versiones anteriores, es posible tener a los archivos, DB1.mdb y DB1.accdb, abiertos simultáneamente en Access 2007, sin crear ninguna clase de conflicto en los archivos de bloqueo, puesto que habría dos archivos de bloqueo distintos. También es posible tener abierto un archivo.mdb simultáneamente en Access 2007 y en alguna otra versión, sólo que, en ese caso, ambas versiones de Access utilizarían el mismo archivo de bloqueo.ldb. Archivos ACCDE Un archivo.accde es la versión de Access 2007 para los archivos.mde en las versiones anteriores de Access. Es una versión protegida del archivo.accdb original. Si el archivo.accdb contenía código de Visual Basic para Aplicaciones, solamente el código compilado es incluido en el archivo.accde (como resultado, el código de Visual Basic para Aplicaciones no podrá ser

15 visualizado o modificado por el usuario). Además, los usuarios de los archivos.accde no tienen permisos para realizar cambios en el diseño de formularios e informes. Es posible crear un archivo.accde a partir de un archivo.accdb utilizando el siguiente procedimiento: En Access 2007, Abrir la base de datos que se desee guardar como archivo.accde. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Herramientas de base de datos, haz clic en el icono Crear ACCDE. En el cuadro de diálogo Guardar como, busca y abre la carpeta donde deseas almacenar el archivo; escribe un nombre para el archivo en el campo Nombre de archivo y después haz clic en el botón Guardar. Tablas Vinculadas Puedes vincular una tabla desde de un formato reciente de Access a una base de datos de una versión anterior, pero no puedes vincular desde una versión más antigua hacia una base de datos de versión posterior. Por ejemplo, puedes vincular tablas desde una base de datos.accdb hacia otra base de datos.accdb, o hacia tablas de bases de datos.mdb; pero no es posible vincular tablas desde una base de datos.mdb a una base de datos.accdb. Replicar Bases de datos La creación de réplicas no es posible en el formato de archivos de Access Puedes utilizar Access 2007 para crear réplicas de bases de datos creadas en formatos de archivo anteriores, pero no de un archivo con el formato de Access 2007.

16 Diseño de Datos Introducción a las bases de datos Una base de datos es una colección de datos que se refieren al mismo asunto o tema y se encuentran almacenados de forma sistemática en algún dispositivo. Las bases de datos están compuestas por distintos tipos de objetos que se crean y tratan de manera independiente (los objetos son medios que se utilizan para insertar, mostrar y consultar información, siendo los más comúnes: tablas, formularios, consultas e informes). Las bases de datos habitualmente son el componente esencial de los sistemas de información; un conjunto de elementos y recursos complejos que son utilizados para satisfacer las necesidades de información de una organización. En cualquier sistema de este tipo, los datos (hechos, cifras, nombres, magnitudes ) son almacenados, procesados e interpretados para generar información, que se define como el resultado del tratamiento de los primeros. Como tal, la información debe poseer al menos las siguientes cualidades: Precisión: la información debe ser clara y concisa. Oportunidad: se debe disponer de la información en el momento requerido. Significado: la información debe ser real. Integridad: la información debe tener coherencia. Seguridad: la información debe estar protegida. En el área informática, al grupo de aplicaciones, procedimientos y lenguajes que suministran los medios para estructurar, controlar y manipular el contenido de una base de datos se les conoce como sistemas gestores de bases de datos. En términos generales, puede decirse que hay dos clases de gestores de bases de datos, en función de la capacidad que poseen para compartir sus recursos: gestores de bases de datos de red, que permiten que varios usuarios hagan operaciones sobre ella al mismo tiempo (Oracle, PL4, DB2, SQL Server ) y gestores de bases de datos personales (FileMaker, Approach, Access ). Estos últimos, originalmente pensados para uso personal, tienen capacidades de red que hacen de ellos programas aptos para su empleo en organizaciones pequeñas, que no necesitan un número de accesos simultáneos muy alto. Modelos de Bases de datos Un modelo de datos es básicamente una descripción de algo conocido como contenedor de datos (algo en donde se guarda la información), así como de los métodos para almacenar y recuperar información de esos contenedores. Los modelos de datos no son elementos físicos: son abstracciones que permiten la implementación de un sistema eficiente de base de datos; por lo general se refieren a algoritmos, y conceptos matemáticos. Algunos modelos con frecuencia utilizados en la construcción de bases de datos son: Bases de datos jerárquicas Éstas son bases de datos que almacenan su información en una estructura jerárquica. En este modelo los datos se organizan en una forma similar a un árbol (visto al revés), en donde un nodo padre de información puede tener varios hijos. El nodo que no tiene padres es llamado raíz, y a los nodos que no tienen hijos se los conoce como hojas. Las bases de datos jerárquicas son especialmente útiles en el caso de aplicaciones que manejan un gran volumen de información y datos compartidos permitiendo crear estructuras estables y de gran rendimiento. Una de las principales limitaciones de este modelo es su incapacidad de representar eficientemente la redundancia de datos.

17 Base de datos de red Éste es un modelo ligeramente distinto del jerárquico; su diferencia fundamental es la modificación del concepto de nodo: se permite que un mismo nodo tenga varios padres (posibilidad no permitida en el modelo jerárquico). Fue una gran mejora con respecto al modelo jerárquico, ya que ofrecía una solución eficiente al problema de redundancia de datos; pero, aun así, la dificultad que significa administrar la información en una base de datos de red ha significado que sea un modelo utilizado en su mayoría por programadores más que por usuarios finales. Base de datos relacional Éste es el modelo más utilizado en la actualidad para modelar problemas reales y administrar datos dinámicamente. Tras ser postulados sus fundamentos en 1970 por Edgar Frank Codd, de los laboratorios IBM en San José (California), no tardó en consolidarse como un nuevo paradigma en los modelos de base de datos. Su idea fundamental es el uso de relaciones. En este modelo, el lugar y la forma en que se almacenen los datos no tienen relevancia (a diferencia de otros modelos como el jerárquico y el de red). Esto tiene la considerable ventaja de que es más fácil de entender y de utilizar para un usuario esporádico de bases de datos; la información puede ser recuperada o almacenada mediante consultas que ofrecen una amplia flexibilidad y poder para administrar la información. El lenguaje más habitual para construir las consultas a bases de datos relacionales es SQL, Structured Query Language o Lenguaje Estructurado de Consultas, un estándar implementado por los principales motores o sistemas de gestión de bases de datos relacionales. Durante su diseño, una base de datos relacional pasa por un proceso al que se le conoce como normalización de una base de datos. Bases de datos orientadas a objetos Este modelo, propio de los modelos informáticos orientados a objetos, trata de almacenar en la base de datos los objetos completos (estado y comportamiento). Una base de datos orientada a objetos es una base de datos que incorpora todos los conceptos importantes del paradigma de objetos: Encapsulamiento - Propiedad que permite ocultar la información al resto de los objetos, impidiendo así accesos incorrectos o conflictos. Herencia - Propiedad a través de la cual los objetos heredan comportamiento dentro de una jerarquía de clases. Polimorfismo - Propiedad de una operación mediante la cual puede ser aplicada a distintos tipos de objetos. En las bases de datos orientadas a objetos, los usuarios pueden definir operaciones sobre los datos como parte de la definición de la base de datos. Una operación (llamada función) se especifica en dos partes. La interfaz (o signatura) de una operación incluye el nombre de la operación y los tipos de datos de sus argumentos (o parámetros). La implementación (o método) de la operación se especifica separadamente y puede modificarse sin afectar la interfaz. Los programas de aplicación de los usuarios pueden operar sobre los datos invocando a dichas operaciones a través de sus nombres y argumentos, sea cual sea la forma en la que se han implementado. Esto podría denominarse independencia entre programas y operaciones.

18 Diseño de bases de datos relacionales El diseño o diagramación de datos es la forma en que usted organiza sus datos en tablas y determina cómo las tablas se asemejan a los componentes de una actividad comercial en la vida real. Sin una previa diagramación de datos, una aplicación puede resultar totalmente ineficaz. En algunos casos, una diagramación de datos incorrecta puede incluso producir errores cuando los usuarios ejecutan informes o visualizan los datos. La diagramación de los datos es un proceso complejo e incluye varios pasos de planificación; consideremos de forma elemental las siguientes tres etapas: 1) Diseñar el modelo lógico de datos. 2) Normalización de datos. 3) Diseñar el modelo físico de datos. Modelo lógico. Diseñar el modelo lógico de una base de datos es la primera fase en el proceso de diagramación de datos; esta etapa es la que requiere una mayor cantidad de tiempo invertido. Para determinar el diseño lógico de los datos deben formularse y responderse muchas y muy diversas preguntas, como ejemplos se muestran las siguientes: Que necesidades debe satisfacer el nuevo sistema de base de datos? Qué fortalezas ofrece el sistema de bases de datos actual, si lo hay? Qué carencias evidencia el sistema de base de datos actual, si lo hay? Qué información es relevante en el sistema de base de datos? Qué entidades o categorías de información deben administrarse en la base de datos? Qué datos son necesarios en cada categoría de información? Cómo se relacionan las categorías de información entre sí? Cómo se almacenará la información en la base de datos? Cómo será ingresada y extraída la información? De este análisis lógico, se determina qué tablas deberán crearse en la base de datos, puede decirse que cada categoría de información será una tabla; y los campos que las conformarán, que se refieren a los datos necesarios en cada categoría de información. Normalización. La segunda parte del proceso de diagramación de los datos consiste en aplicar las reglas de normalización. Básicamente, las estas determinan la eliminación de la redundancia y la dependencia inconsistente en el los datos. Normalización es un conjunto de reglas que sirven para ayudar a los diseñadores a desarrollar un esquema que minimice los problemas de lógica. Cada regla está basada en la que le antecede. La normalización se adoptó porque el viejo estilo de poner todos los datos en un solo lugar, como un archivo o una tabla de la base de datos, era ineficiente y conducía a errores de lógica cuando se trataba de manipular los datos. La normalización también hace las cosas fáciles de entender. Las guías que la normalización provee crean el marco de referencia para simplificar la estructura. Una base de datos normalizada puede ocupar menos espacio en disco que una no normalizada. Hay menos repetición de datos, lo que tiene como consecuencia un menor uso de espacio en disco. Primera Forma Normal La regla de la Primera Forma Normal establece que las columnas repetidas deben eliminarse y colocarse en tablas separadas. Eliminar grupos repetidos en tablas individuales. Crear una tabla diferente para cada conjunto de datos relacionados. Identificar cada conjunto de datos relacionados mediante una clave principal.

19 Segunda Forma Normal La regla de la Segunda Forma Normal establece que todas las dependencias parciales se deben eliminar y separar dentro de sus propias tablas. Una dependencia parcial es un término que describe a aquellos datos que no dependen de la clave de la tabla para identificarlos. Crear tablas independientes para conjuntos de valores que se apliquen a varios registros. Relacionar dichas tablas mediante una clave externa. Tercera Forma Normal La regla de la Tercera Forma Normal señala que hay que eliminar y separar cualquier dato que no sea clave. El valor de esta columna debe depender de la clave. Todos los valores deben identificarse únicamente por la clave. Eliminar los campos que no dependan de la clave. Los valores de un registro que no forman parte de la clave de dicho registro no pertenecen a esa tabla. En general, siempre que el contenido de un grupo de campos se puede aplicar a más de un registro de la tabla, debe tener en cuenta la posibilidad de incluir dichos campos en una tabla independiente. Excepción: seguir la tercera forma normal, aunque teóricamente es deseable, no siempre resulta práctico; algunas veces la utilización de un gran número de tablas pequeñas puede perjudicar el rendimiento o superar la capacidad de memoria y de archivos abiertos del sistema. Una posibilidad es aplicar la tercera forma normal únicamente a los datos que cambien con frecuencia. Si aún quedan campos dependientes, diseñe la aplicación de forma que solicite al usuario que compruebe todos los campos relacionados cuando se produzca un cambio en cualquiera de ellos. Diseño Físico. La creación del modelo físico de datos es bastante simple en relación con el modelo lógico. En esta parte del proceso de diagramación de datos, se crean las tablas, se asignan nombres a campos, se establece los campos que son claves principales, se crean las relaciones de la base de datos y se incluyen los datos iniciales para el modelo. En este caso utilizaremos Microsoft Access 2007 para construir el modelo físico. Relaciones Una vez que han sido creadas las tablas de las diferentes categorías de información en la base de datos será necesario determinar cómo se podrá combinar toda esa información. El primer paso de este proceso consiste en definir las relaciones, que se refiere a la asociación de campos comunes (o columnas) entre dos tablas. Las relaciones pueden ser uno a uno, uno a varios o varios a varios; una vez realizada esta operación, podremos crear consultas, formularios e informes para mostrar información de varias tablas a la vez. En una base de datos, las relaciones evitan la redundancia de datos. Por ejemplo, si en una biblioteca se diseña una base de datos que realiza un seguimiento de la información sobre libros, dispondrá de una tabla, denominada Títulos, que almacene toda la información sobre cada libro: por ejemplo, el título, la fecha de publicación y el editor. Puede que también desee almacenar información sobre el editor, por ejemplo, el número de teléfono, la dirección y el código postal. Si desea almacenar toda esta información en la tabla títulos, el número de teléfono del editor y su direción se duplicarían por cada uno de las títulos que este publique. La mejor solución es almacenar la información del editor una sola vez en una tabla exclusivamente para Editores. Para asegurarse de que los datos están sincronizados, exija la integridad referencial entre las tablas Títulos y Editores. Las relaciones de integridad referencial garantizan que la información de una tabla coincide con la información de otra. Por ejemplo, cada título de la tabla Títulos debe

20 estar asociado con un editor específico de la tabla Editores. No se podría agregar un título a un Editor que no existe en la base de datos. Tipos de Relaciones Una relación hace coincidir los datos de los campos llave (normalmente, se trata de columnas con el mismo nombre en ambas tablas). En la mayoría de los casos, la relación hace coincidir la clave principal de una tabla, que proporciona un identificador único para cada fila, con una entrada de la clave externa de la otra tabla. Por ejemplo, se pueden asociar las ventas a títulos específicos creando una relación entre la columna Idtítulo de la tabla Títulos (la clave principal) y la columna Idtítulo de la tabla Ventas (clave externa). Existen tres tipos de relaciones entre tablas. El tipo de relación que se crea depende de la definición de las columnas relacionadas. Relaciones uno a varios La relación uno a varios es el tipo de relación más común. En este tipo de relación, la fila de una tabla A puede coincidir con muchas filas de una tabla B, pero una fila de la tabla B sólo puede coincidir con una fila de la tabla A. Por ejemplo, las tablas editores y títulos poseen una relación uno a varios: cada editor publica muchos títulos, pero cada título sólo corresponde a un editor. Una relación uno a varios se crea sólo si una de las columnas relacionadas es una clave principal o posee una restricción única. El lado de la clave principal de una relación uno a varios está indicado mediante un símbolo de clave. El lado de la clave externa de una relación está indicando mediante un símbolo de infinito. Relaciones varios a varios En las relaciones varios a varios, la fila de una tabla A puede coincidir con muchas filas de una tabla B y viceversa. Para crear una relación de este tipo hay que definir una tercera tabla, denominada tabla de unión, cuya clave principal se compone de las claves externas de la tabla A y de la tabla B. Por ejemplo, las tablas autores y títulos poseen una relación varios a varios definida mediante una relación uno a varios de ambas con la tabla autorestítulos. La clave principal de la tabla autorestítulos es una combinación de la columna idautor (la clave principal de la tabla autores) y la columna idtítulo (la clave principal de la tabla títulos). Relaciones uno a uno En las relaciones uno a uno, la fila de una tabla A sólo puede coincidir con una fila de una tabla B y viceversa. Se crea una relación uno a uno si las dos columnas relacionadas son claves principales o tienen restricciones únicas. Este tipo de relación no es habitual debido a que la mayoría de la información relacionada de esta forma estaría en una sola tabla. Utilice una relación uno a uno para: Dividir una tabla con muchas columnas. Aislar parte de una tabla por razones de seguridad. Almacenar datos con una vida muy corta que podrían eliminarse fácilmente con sólo eliminar la tabla. Almacenar información que sólo se aplica a un subconjunto de la tabla principal. El lado de la clave principal de una relación uno a uno está indicado mediante el símbolo de una llave. El lado de clave externa también está indicado mediante el símbolo de la llave.

21 Tablas Las tablas son el componente esencial sobre el cual se construye la base de datos. Es el lugar donde se almacena la información que se captura. Las tablas que usted cree y utilice contendrán toda la información que desee filtrar, consultar, analizar, mostrar e imprimir. La tabla contiene datos en registros, los cuales en Access se organizan en filas. Los distintos tipos de información se encuentran ubicados en campos. Dicho de otra manera, un Campo es una columna en donde puede almacenarse un tipo especial de Datos. Al conjunto de datos que pertenecen a una misma entidad (persona, suceso, objeto, producto, cosa ) se le denomina Registro; el conjunto de registros relacionados con un tema o finalidad da como resultado una Tabla. Campos Registros Clave principal La clave principal suele conformarse por uno o varios de los campos de la tabla. El contenido de este campo identifica a cada registro de manera única. De modo que no sea posible duplicar registros o almacenar valores nulos en los campos de la clave principal. No se tiene que definir obligatoriamente una clave principal, pero normalmente es conveniente hacerlo. Cuando no se defina una clave principal, es posible que su manejador de bases de datos le muestre alguna advertencia al respecto al intentar guardar o cerrar cualquier tabla. Access 2003 permite utilizar tres distintos tipos de clave principal: 1. Claves principales de Autonumérico. Puede establecerse para que el programa introduzca automáticamente un número secuencial cuando se agrega un registro a la tabla. Designar un campo de este tipo como clave principal de una tabla es la forma más sencilla de crear una clave principal. 2. Claves principales de Campo Simple. Si se tiene un campo que almacena valores exclusivos, como números de serie, RFC s, CURP s, etc., se puede designar ese campo como la clave principal. Si el campo seleccionado como clave principal tiene valores duplicados o Nulos, Microsoft Access no establece la clave principal. 3. Claves principales de Campos múltiples. Tabla En situaciones en las que no se puede garantizar la exclusividad de un solo campo, se pueden designar dos o más campos como clave principal. La situación más común en la que surge este problema es en la tabla utilizada para relacionar otras dos tablas en una relación varios a varios. Si no se está seguro de poder seleccionar una combinación de campos apropiada para una clave principal de campos múltiples, pruebe agregando un campo Autonumérico y desígnelo como la clave principal.

22 Tipos de Datos Al diseñar una tabla, es conveniente determinar el tipo de datos que se utilizará en cada campo, de ello dependerá la flexibilidad de la Base de Datos, el uso eficiente de espacio en la memoria RAM y la agilización de su funcionamiento. Los tipos de datos que podemos emplear en Access 2003 son los siguientes: Texto Se utiliza para almacenar textos: nombres, apellidos, combinaciones de texto y números: como RFC s, CURP s, direcciones ; o para números que no tengan que utilizarse en operaciones de cálculo, como números de teléfono, números de serie o códigos postales. Almacena hasta 255 caracteres. Memo Se utiliza para almacenar textos extensos, tales como notas, descripciones o comentarios sobre el registro. Almacena hasta 65,536 caracteres. Número Se utiliza para los datos que se van a incluir en cálculos matemáticos, exceptuando los cálculos monetarios (en este caso se utiliza el tipo Moneda). Almacena 1, 2, 4 u 8 bytes. Fecha/Hora Se utiliza para fechas y horas. Almacena 8 bytes. Moneda Se utiliza para valores de moneda y para evitar el redondeo durante los cálculos. Almacena 8 bytes. Autonumérico Se utiliza para números secuenciales exclusivos (con incremento de una unidad) o números aleatorios que se insertan automáticamente cuando se agrega un registro. Almacena 4 bytes. Sí/No Se utiliza para datos que pueden ser uno de dos valores posibles, como Sí/No, Verdadero/Falso, Activado/Desactivado. Los valores Nulos no están permitidos. Almacena 1 bit. Objeto OLE Se utiliza para objetos OLE (como documentos de Microsoft Word, hojas de cálculo de Microsoft Excel, imágenes, sonidos u otros datos binarios) que se crearon en otros programas mediante el protocolo. Almacena hasta 1 gigabyte (está limitado por el espacio de disco). Hipervínculo Se utiliza para hipervínculos. Un hipervínculo puede ser una dirección web o una dirección URL (Localizador de recursos uniforme): dirección que especifica un protocolo (como HTTP o FTP) y la ubicación de un objeto, documento, página World Wide Web u otro destino en Internet o una intranet, (por ejemplo: Almacena hasta 64,000 caracteres. Asistente para búsquedas Se utiliza para crear un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro combinado. La elección de esta opción en la lista de tipos de datos inicia un asistente que ejecuta la definición automáticamente. Requiere el mismo tamaño de almacenamiento que la clave principal que corresponde al campo de búsqueda, normalmente 4 bytes.

23 Propiedades de los Campos Todos los campos de las tablas creadas en Access 2007, poseen una serie de atributos especiales, cuya utilidad y comportamiento dependen directamente del tipo de datos seleccionado para ellos; el número de atributos especiales también varía, en función del tipo de datos del campo. En este apartado, se describen las propiedades más significativas. Tamaño del campo. Esta propiedad se refiere particularmente a la longitud de los datos que permitirá el campo durante la captura de información. Sólo dos tipos de datos permiten personalizar el tamaño del campo: número y texto. El tipo numérico permite utilizar 1 de 7 tamaños predeterminados: Tipo de Número Longitud Tamaño Byte De 0 a byte Entero De -32,768 a 32,767 2 bytes Entero largo De -2,147,483,648 a 2,147,483,647 4 bytes Simple De E10 45 a E bytes Doble De ,769,313,486, a +-494,065,645,841, bytes Los campos de texto, aceptan desde 1 hasta 255 caracteres alfanuméricos. Los campos tipo moneda pueden almacenar cantidades de hasta 15 dígitos enteros y cuatro posiciones decimales; ,337,203,685, como valor máximo, ocupando un espacio en disco de 8 bytes. Formato. Esta propiedad permite personalizar la forma en la que los datos almacenados en los campos se muestran o imprimen; en otras palabras, permite configurar su presentación. En los campos de texto y memo, puede utilizarse la siguiente simbología para personalizar su formato: Símbolo Significado > Convierte los caracteres ingresados en el campo a mayúsculas. < Convierte los caracteres ingresados en el campo a Exige un carácter en el campo, espacio, letra, número Para los campos numéricos y de moneda, Access 2007 provee una serie de formatos predeterminados: Nos obstante, utilizando los símbolos de la siguiente tabla, usted podrá crear formatos numéricos y de moneda personalizados: Símbolo abc Significado Muestra el contenido de las comillas como caracteres literales en el

24 campo.! Alinea al contenido del campo a la izquierda. * Rellena el espacio disponible en el campo con el siguiente carácter. \ Muestra el siguiente carácter como literal, igual que las comillas., Funciona como separador de miles.. Actúa como separador decimal. 0 Exige y marca la posición de un dígito. # Sugiere la posible existencia de un dígito. $ Muestra el símbolo de moneda, como literal. Se utiliza para cifras decimales, que son multiplicadas por 100; al % resultado se agrega el %. Para los campos de fecha y hora, Access ofrece los siguientes formatos predeterminados: Para crear formatos de fecha y hora personalizados, emplee los siguientes símbolos: Símbolo Significado : Separador de hora. / Separador de fecha. c Como el formato de fecha general. d Día del mes con 1 o 2 dígitos, según sea necesario (del 1 al 31). dd Día del mes en 2 dígitos (del 01 al 31). ddd Tres primeras letras del día de la semana (Lun Vie). dddd Nombre completo del día de la semana. s Día de la semana (del 1 al 7). ss Semana del año (del 1 al 53). m Mes del año con 1 o 2 dígitos, según sea necesario (del 1 al 12). mm Mes del año con 2 dígitos (del 01 al 12). mmm Tres primeras letras del mes (Ene Dic). mmmm Nombre completo del mes. a Número de día del año. aa Año en 2 dígitos (del 01 al 99). aaaa Año completo (del 0100 al 9999). h Hora en 1 o 2 dígitos, según sea necesario (de 0 a 23). hh Hora en 2 dígitos (de 01 a 23). n Minuto en 1 o 2 dígitos, según sea necesario (del 1 al 59). nn Minuto en 2 dígitos (del 01 al 59). s Segundo en 1 o 2 dígitos, según sea necesario (del 1 al 59). ss Minuto en 2 dígitos (del 01 al 59). Máscara de entrada. Esta propiedad permite definir un modelo especial o plantilla para la captura de datos en un campo. El manejo de máscaras de entrada es muy frecuente en campos de fecha y hora, en campos numéricos o campos de texto, dentro de los cuáles deban utilizarse arreglos especiales. La manipulación de esta propiedad favorece, además, la reducción de errores durante la captura, puesto que pueden diseñarse modelos de datos muy estrictos, impidiendo valores nulos o caracteres no válidos en los campos. Para un campo de texto, Access 2007 sugiere diversas máscaras de entrada preestablecidas, para visualizarlas haga clic en el botón examinar.

25 Seleccione el tipo de máscara a aplicar en el campo correspondiente y verifique la apariencia del modelo de datos en el cuadro de texto Probar. Después de realizar estas acciones presione el botón. Para campos de Fecha y hora, los formatos predeterminados son los mismos que se muestran para los campos de texto, exceptuando el formato de contraseña Access 2007 únicamente provee máscaras predeterminadas para campos de texto, fecha y hora. Para el resto de los tipos de datos, deberá emplear parte de la simbología siguiente para crear máscaras de entrada personalizadas. Símbolo Significado 0 Dígito (0 a 9, entrada obligatoria, signos [+] y [ ] no permitidos). 9 Dígito o espacio (entrada no obligatoria, signos [+] y [ ] no permitidos). Dígito o espacio (entrada no obligatoria; los espacios se muestran en # blanco en el modo Edición, pero se eliminan cuando se guardan los datos; signos más y menos permitidos). L Letra (A a Z, entrada obligatoria).? Letra (A a Z, entrada opcional). A Letra o dígito (entrada obligatoria). a Letra o dígito (entrada opcional). & Cualquier carácter o un espacio (entrada obligatoria). C Cualquier carácter o un espacio (entrada opcional). Título. Esta propiedad se utiliza para mostrar una descripción más clara de los campos en las hojas de datos y preestablece la leyenda de las etiquetas que acompañan a los campos en formularios e informes.

26 Valor predeterminado. Con esta propiedad es posible preestablecer valores específicos en los campos para nuevos registros; piense en aquellos datos que puedan repetirse con mayor frecuencia en el campo en cuestión; si maneja valores predeterminados, ahorrará tiempo durante la captura de información. En la imagen siguiente se preestablece el valor =Fecha(), que devuelve la fecha de sistema, en un campo cuyo contenido tiene que relacionarse con la fecha de ingreso de una persona a cierta empresa, misma que debe ser idéntica a la del día de la captura, es decir la fecha actual, (campo Empleado_FechaIngreso). Con ello, cada nuevo registro contendrá por default ese valor en dicho campo. Pensando en que hoy fuese 2 de agosto de 2007, en la fila de cada nuevo registro, en la columna del campo Empleado_FechaIngreso se visualizaría tal fecha Los valores predeterminados no pueden utilizarse en campos autonuméricos y de objetos OLE. Regla de Validación. Esta propiedad permite especificar límites para los valores introducidos en los campos; en este caso deben crearse expresiones condicionales o criterios para la entrada de datos, ello implica el uso de los operadores de relación y los operadores lógicos. Operador Significado o Función > Valor mayor que < Valor menor que >= Valor mayor o igual que <= Valor menor o igual que <> Valor distinto de = Valor igual que Como Valor que contenga o se parezca a (para campos de texto, pueden emplearse los comodines * y?).

27 Entre Y O Valor ubicado en un rango o intervalo de datos (para campos numéricos, fecha y hora). Une o conjunta dos expresiones condicionales. Bifurca una expresión condicional. En la imagen siguiente, se establece como regla de validación para el campo Empleado_Edad, que el valor que se introduzca en este campo debe ser un número mayor o igual a 18. Cuando la regla de validación se infringe, Access notifica al usuario del error cometido tan sólo al intentar cambiar a otro campo o registro en la tabla. Deberá introducirse un valor que no infrinja la regla de validación para poder continuar con la captura o modificación de datos, de no ser así, Access no permite cambiar de campo o registro; en el mejor de los casos se borra el dato y listo. Texto de Validación. Esta propiedad se refiere al mensaje de error personalizado que Access mostrará al usuario de la aplicación de base de datos cuando infrinja la regla de validación, al insertar un dato no válido en el campo seleccionado. Habiendo insertado el texto de validación personalizado, si consideramos el mismo ejemplo de validación anterior, en caso de infringir la regla, Access mostraría el siguiente mensaje:

28 Requerido. Esta propiedad identifica a un campo como obligatorio, es decir, como un campo que no puede quedarse vacío o con valores nulos. Requerido es una propiedad lógica, sólo permite dos alternativas: Sí o No. Por defecto, todos los campos muestran No, permitiendo la omisión de datos durante la captura; evidentemente, habrá campos en sus tablas en los que la información resulte imprescindible, por lo que se verá en la necesidad de establecer esos campos como obligatorios o requeridos. Cuando se ha establecido como obligatorio un campo, al omitir el valor correspondiente e intentar desplazarse a cualquier otro registro, Access 2007 mostrará un mensaje de error; en la imagen siguiente, el campo Empleado_Nombre se determina como campo obligatorio En caso de omitir el valor del campo Empleado_Nombre, Access lo notifica. Indexado. El índice es un identificador numérico (0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, ) que distingue valores similares o distintos dentro de un campo; los índices asocian igualdad de valores dentro de un campo. Estos permiten que las consultas, así como las operaciones de ordenamiento y de agrupación basadas en campos indexados, se generen de manera más rápida. Si pretende buscar personal en una nómina, basándose en alguno de los apellidos o la escolaridad, podría indexar estos campos para hacer más rápida su búsqueda. Comparar números siempre resultará más sencillo que comparar cadenas de texto, por ejemplo. Esta propiedad permite establecer, entonces, si el campo seleccionado contendrá valores únicos o duplicados. Por defecto, ningún campo está indexado; sólo cuando usted establece las claves principales o campos llave en sus tablas, Access activará el indexado, impidiendo filas o registros duplicados en tales campos. Siendo previsores, valdría la pena aplicar el indexado a aquellos campos que, aún no siendo campos llave, nos permitiesen ejecutar búsquedas o extracciones rápidas de información. Creación de tablas en Access ) Ejecute Access ) En la Página de Introducción a Microsoft Office Access, haga clic en el icono Base de datos en blanco.

29 3) En la misma pantalla, sólo que en el costado derecho, en el apartado Base de datos en blanco, en el campo Nombre de archivo: escriba el nombre de la base de datos, PERSONAL. Por defecto, la base de datos se almacenaría en Mis Documentos, si desea establecer otra ubicación para el archivo nuevo, haga clic en el icono Buscar ubicación 4) Presione el botón Crear. Access 2007 mostrará las cuatro fichas básicas de la cinta de opciones: Inicio, Crear, Datos externos y Herramientas de base de datos y también, de manera predeterminada, una ficha adicional de nombre Hoja de datos, que es la vista ordinaria de las tablas. Ésta se empleará en la creación de la primera tabla de la base de datos. También se muestra el Panel de exploración en el costado izquierdo de la ventana, con el objeto Tabla1. Access 2007 está configurado para dar estas opciones al iniciar cada nueva base de datos. Crearemos un primer sistema de base de datos para administrar personal en un centro de trabajo, por lo que las tablas que diseñaremos tendrán relación con esa temática: Empleados, Puestos, Departamentos, entre otras. La vista actual de la Tabla1 en Access 2007 es similar al modo Crear tabla introduciendo datos, que se tenía disponible en Access Cambiaremos a la vista diseño, para determinar de buena forma los nombres de los campos y los tipos de datos a utilizar en ellos.

30 5) Haga clic en el botón Vistas, para cambiar a la Vista diseño. 6) En ese momento, Access 2007 solicitará el nombre de la nueva tabla; ingrese el texto Empleados en el apartado correspondiente y enseguida oprima el botón Aceptar. Ahora se visualizará la ficha Diseño en la Cinta de opciones; el Panel de exploración muestra el icono y nombre de la tabla activa. El único campo existente, preestablecido por Access 2007, tiene por nombre Id y se encuentra seleccionado, es Autonumérico y además es la clave principal en la tabla. 7) Haga clic en el nombre del campo para modificarlo; agrega Empleado_ antes del texto Id. Defina las siguientes propiedades en este campo: tipo de datos Autonumérico; nuevos valores Incrementalmente; formato Emp 000; título Id de Empleado, indexado Sí (Sin duplicados), alineación del texto Centro.

31 El panel de propiedades quedará así: 8) Haga clic en la segunda fila de la ventana de Diseño de la tabla, para ingresar el nombre del segundo campo; escriba el texto Empleado_Nombre, en la columna Tipo de datos, seleccione Texto, el resto de las propiedades son: 10) El cuarto campo en la tabla es Empleado_FechaNacimiento, del tipo Fecha/Hora. Ajuste las propiedades adicionales como sigue: 11) Ahora, demos de alta el campo Empleado_RFC, de tipo Texto 9) Diríjase a la tercera fila de la columna Nombre del campo, para agregar el siguiente campo; el nombre deberá ser Empleado_Apaterno, del tipo Texto. Las propiedades complementarias son: 12) El siguiente campo es Empleado_CURP, también del tipo Texto.

32 13) El campo número ocho lo destinaremos para almacenar la fecha de ingreso del trabajador a la empresa, el nombre es Empleado_FechaIngreso. El resto de propiedades se muestran a continuación. 15) Guarde la tabla utilizando cualquiera de los siguientes procedimientos: ejecute la combinación de teclas Control + G, o bien, haga clic en el icono Guardar, de la barra de herramientas de acceso rápido. 16) Cierre la tabla combinando las teclas Control + F4 o haga clic derecho sobre la ficha que indica el nombre de la tabla y seleccione el comando Cerrar. 14) El último campo en esta tabla tendrá como nombre Empleado_Fotografia y el tipo de datos para este será OLE. Las propiedades complementarias son La tabla de EMPLEADOS está lista para recibir información, lista para guardar registros, sin embargo, antes de ingresar cualquier dato, será conveniente crear 2 tablas más, una para Categorías o puestos de trabajo y otra para Departamentos, para así establecer las relaciones correspondientes entre estas. 17) En la Cinta de opciones, haga clic en la ficha Crear. 18) Enseguida haga clic sobre el icono Diseño de tabla. Se mostrará en pantalla le ventana de Tabla1, en espera de establecer la información de los campos que esta contendrá. 19) El campo 1 se llamará Categoria_Id, tipo Autonumérico y el resto de propiedades queda así: 21) Agregaremos un campo más, de nombre Categoria_SalarioDiario, de tipo Moneda 20) El siguiente campo llevará por nombre Categoria_Descripcion, tipo Texto...

33 22) Ahora, indicaremos a Access 2007 cuál de estos campos será la Clave principal en la tabla; en la lista de campos, haga clic derecho en la fila donde se ubica el campo Categoria_Id. 27) Los campos que agregaremos a la nueva tabla son: Departamento_Id, tipo Autonumérico 28) El siguiente campo es Departamento_Nombre, tipo Texto 23) Seleccione del menú contextual Clave principal. 24) Guarde la tabla con el nombre CATEGORIAS. 25) Cierre la tabla. 26) Nuevamente haga clic en la ficha Crear y vuelva a seleccionar el icono Diseño de tabla. 29) Seleccione la fila del campo Departamento_Id y defínalo como Clave principal. 30) Guarde la tabla con el nombre Departamentos. 31) Cierre la tabla. Contamos ya con tres tablas en esta base de datos y puesto que intentamos generar una base de datos relacional (que es el modelo de bases de datos que puede crear Access 2007), tenemos que establecer las relaciones correspondientes entre estas. Para determinar cómo se relacionarán nuestras tablas en esta base de datos, hagamos lo siguiente: 1. En la Cinta de opciones, haga clic en la ficha Herramientas de base de datos. 2. Haga clic en el icono Relaciones. Se visualizará en pantalla la ventana Relaciones y sobre ella aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla, que presenta los nombres de las tablas de que se compone hasta el momento la base de datos.

34 3. Seleccione los tres nombres de las tablas y presione el botón Agregar; enseguida oprima el botón Cerrar. Se visualizarán tres listas de campos, estas representan a las tres tablas en la base de datos. Los campos que relacionan tablas deben contener el mismo tipo y tamaño de datos, además de poseer, preferentemente, nombres similares para ser identificados con mayor rapidez; si observamos cuidadosamente las listas de campos que aparecen en la ventana Relaciones, nos daremos cuenta de que entre las tablas no existen campos con nombres similares o que puedan guardar los mismos valores. La información de las categorías o los departamentos no puede incluirse en la tabla de empleados, ni viceversa. Por lo tanto, no sería posible en este momento asignar trabajadores a una categoría o departamento. Para que ello pueda realizarse, es necesario agregar a la tabla Empleados, dos campos más, uno para almacenar la categoría (Categoria_Id, que es la clave principal en Categorías) y otro para guardar el departamento (Departamento_Id, la clave principal en Departamentos), hasta entonces tendremos campos coincidentes y estaremos en posibilidad de crear las relaciones entre las tablas; los campos que son llave en sus respectivas tablas, se vuelven claves externas en otras tablas. (Véase el apartado Tipos de Relaciones en la página 20 de este material).tipos de Relaciones 4. Momentáneamente cierre la ventana Relaciones, Access preguntará si desea o no guardar los cambios efectuados en esta ventana, a lo que responderá Sí. 5. Haga clic derecho sobre el icono de la tabla Empleados y seleccione la opción Vista diseño.

35 6. El primer campo a agregar a la tabla Empleados, será el que almacene la categoría del trabajador, y debido a que cada categoría se distingue de las demás a través de su Clave o Id, utilizaremos el nombre del campo Categoria_Id para facilitar la creación de la relación correspondiente con la tabla CATEGORIAS; el tipo de datos que contendrá este nuevo campo es Número, y deberá ser de tamaño Entero largo, ya que el campo Categoria_Id en la tabla CATEGORIAS es un campo Autonumérico, y posee ese tamaño 7. El segundo campo tendrá por nombre Departamento_Id, que guardará la Clave o Id del departamento al que corresponderá el trabajador. Será también un campo Número, tamaño Entero largo 8. Guarde los cambios en la tabla y ciérrela. 9. Abra nuevamente la ventana Relaciones (Ficha Herramientas de base de datos, icono Relaciones). 10. De la lista de campos de la tabla CATEGORÍAS, arrastre con el puntero el campo Categoria_Id hacia la lista de campos de la tabla EMPLEADOS y suelte el puntero cuando éste se localice encima del campo que lleva el mismo nombre. Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones. En este cuadro de diálogo se podrán observar, en la parte superior del mismo, los nombres de las tablas y los campos por relacionar; en la zona inferior puede leerse el tipo de relación a establecer entre los campos: uno a varios. 11. Active la casilla Exigir integridad referencial.

36 12. Presione el botón Crear. Se mostrará en pantalla una línea (Relación) que une o vincula al campo Categoria_Id en ambas tablas. Al comienzo y al término de la línea, se observan dos símbolos: 1, que se encuentra pegado a la tabla CATEGORIAS e indica que en esa tabla, cada registro, cada categoría aparecerá solamente en una ocasión, no se repetirá;, que se interpreta como infinito o muchos y está junto a la lista de campos de la tabla Empleados, sugiriendo de esta forma, que cada categoría puede ser utilizada varias veces en la tabla Empleados, la misma categoría puede ser aplicada a distintos trabajadores. 13. Debemos relacionar también el campo Departamento_Id; para ello arrastre el nombre de este campo desde la lista de campos de la tabla Departamentos hacia el mismo nombre de campo en la lista que corresponde a la tabla Empleados; en el cuadro de diálogo Modificar relaciones active nuevamente la casilla Exigir integridad referencial y presione el botón Crear. No olvide que en la creación de Relaciones, la integridad referencial determina que sólo podrán ser utilizados datos que existan en las tablas relacionadas, lo que garantiza el uso de información real en la base de datos. 14. Guarde los cambios efectuados en la ventana Relaciones y ciérrela. La captura de registros se realizará hasta tener los formularios para cada una de las tablas.

37 Formularios Los formularios son objetos de mucha utilidad en la administración de registros en una aplicación de base de datos; son superficies o pantallas conformadas por distintos elementos gráficos, llamados controles, a través de los cuales es posible realizar operaciones muy diversas como agregar, modificar, eliminar, buscar, filtrar u ordenar registros. Creación de formularios en Access Abra la base de datos Personal. 2. Haga clic en la ficha Crear. 3. En el panel de exploración seleccione el icono de la tabla Empleados, ya que el formulario que estamos a punto de crear contendrá la información de esa tabla. 4. Ahora, en el grupo de comandos Formularios, haga clic en el icono Formulario. Esta acción dará como resultado un formulario listo para ser utilizado en la gestión de registros. Microsoft Access 2007 coloca todos los campos de la tabla que fue seleccionada y los distribuye automáticamente en esta nueva pantalla. En el costado izquierdo del formulario y de arriba hacia abajo, Access 2007 muestra grupo de Etiquetas, que contienen los títulos de los campos (definidos previamente en el diseño de la tabla, en la propiedad Título) y en el costado derecho se pueden observar algunos Cuadros de texto, en donde se insertarán o desplegarán los datos que correspondan a cada registro en la tabla. En este momento no es posible ingresar datos en el formulario ya que se encuentra en el modo Presentación, este funciona como la vista preliminar de un documento que está a punto de ser impreso, permite verificar si la distribución de los elementos en pantalla es la más conveniente; de hecho, en la cinta de opciones puede verse la ficha contextual Herramientas de presentación de formulario, compuesta por dos fichas de comandos: Formato y Organizar. La ficha Formato es la que se muestra activa por default.

38 5. Para activar el formulario y comenzar la captura de datos, haga clic en el icono Ver, que se localiza en el extremo izquierdo de la ficha Formato y seleccione Vista formulario. Desde este momento podría ya ingresar datos a la tabla, utilizando el formulario como interfaz, pero los campos Categoria_Id y Departamento_Id, que son campos relacionados y requeridos, necesitan datos de sus respectivas tablas, las cuales por el momento se encuentran vacías. Si en este momento intentamos dar de alta un trabajador, tendríamos que asignarle una categoría y un departamento, pero, al estar vacías esas tablas, Access 2007 no podría agregar el registro a la tabla Empleados porque se viola la integridad referencial de las relaciones entre las tablas. En casos así, Access muestra avisos de error como los siguientes: Por el momento no agregaremos trabajadores utilizando el formulario, hasta contar con categorías y departamentos en las tablas correspondientes. 6. Cierre el formulario. Al ejecutar esta orden, Access 2007 preguntará si queremos guardar o no, los cambios efectuados en el formulario activo, a lo que responderemos Sí. 7. Al hacer clic en el botón Sí, Access 2007 esperará a que determinemos el nombre del formulario y sugerirá el nombre de la tabla. Presione Aceptar al tener listo el nombre.

39 El Panel de exploración debe mostrar, en este momento, los nombres de las tablas existentes en la base de datos y el nuevo formulario, distinguiéndolo con un icono especial Enseguida crearemos los formularios para las tablas Categorías y Departamentos. 8. En el Panel de exploración haga clic en el icono de la tabla Categorías. 9. Seleccione la ficha Crear y haga clic en el icono Formulario. Aparecerá el segundo formulario en la vista Presentación. A diferencia del formulario anterior, que presenta exclusivamente los campos correspondientes a la tabla Empleados, este formulario muestra además de los campos de la tabla Categorías, la información que pertenece a la tabla Empleados, en una zona especial denominada Subformulario o Subinforme. En las versiones anteriores de Access, los Subformularios debían ser insertados o creados por el usuario; en Access 2007, la inserción de Subformularios es una operación automática cuando se crean formularios mediante este procedimiento. Los Subformularios contienen los registros relacionados entre las tablas y funcionan como una especie de filtro en el formulario activo. El formulario actual se utilizará para agregar, modificar, eliminar o buscar categorías, y el subformulario podría ser utilizado para dar de alta a los trabajadores que serán asignados a cada categoría, sin tener que ir a la tabla de Empleados; o bien, para verificar quienes pertenecen a cada categoría, si ya están dados de alta. 10. Guarde el formulario (combinando las teclas Control + G) con el nombre Categorías. 11. Cierre el formulario (combinando las teclas Control + F4). Ahora genere el formulario de Departamentos repitiendo la secuencia de pasos anterior, desde la actividad 8 a la actividad 11. Al terminar, agregue registros a las 3 tablas.

40 Consultas De manera ordinaria, puede decirse que una consulta es una selección especial de registros contenidos en una tabla, en una base de datos. En los sistemas manejadores de bases de datos, la consulta es una instrucción, una sentencia, que al ser ejecutada, devuelve cierta información de la base de datos. Esa información, por lo general debe cubrir ciertos parámetros, tiene que cumplir con un perfil específico; recordará la manera en que funcionan los filtros avanzados o los autofiltros en Microsoft Excel; las consultas de bases de datos operan bajo esos principios, pero con la singular característica de permitirnos la manipulación de datos almacenados en dos o más tablas, lo que las hace mucho más potentes que los filtros en una hoja de cálculo. La gran mayoría de consultas se codifican en un lenguaje especialmente desarrollado para la ejecución de tales: el SQL (Structured Query Language Lenguaje Estructurado de Consultas). Creación de consultas en Access Abra la base de datos Personal. 2. Haga clic en la pestaña Crear. 3. Haga clic en el icono Asistente para consultas Se mostrará el cuadro de diálogo Nueva consulta 4. Seleccione Asistente para consultas sencillas y presione el botón Aceptar. Ahora se mostrará la ventana del Asistente para consultas sencillas.

41 En el costado izquierdo de este cuadro de diálogo se puede ver el cuadro combinado Tablas/Consultas que contiene los nombres de las tablas de nuestra base de datos; por defecto se muestra el nombre de la tabla Empleados, por ser el primero en orden alfabético. Debajo de este cuadro combinado se visualiza la sección Campos disponibles, donde se muestran los nombres de los campos que conforman la tabla: Empleado_Id, Empleado_Nombre, Empleado_Apaterno, etc. A la derecha de la columna Campos disponibles, se localizan cuatro botones, que utilizaremos para mover los campos entre la columna Campos disponibles y la columna Campos seleccionados, que se visualiza en el costado derecho. En esta primera consulta, mostraremos la Id del trabajador, su nombre y apellidos, en total cuatro campos que agregaremos a la sección de Campos seleccionados. 5. Seleccione el campo Empleado_Id, en la columna de Campos disponibles. 6. Haga clic en el botón Agregar campo. 7. Seleccione el campo Empleado_Nombre. 8. Haga clic en el botón Agregar campo. 9. Seleccione el campo Empleado_Apaterno. 10. Haga clic en el botón Agregar campo. 11. Seleccione el campo Empleado_Amaterno. 12. Haga clic en el botón Agregar campo. El cuadro de diálogo mostrará los siguientes elementos en las columnas Campos disponibles y Campos seleccionados. 13. Presione el botón Siguiente. El asistente preguntará ahora, por el nombre de la nueva consulta Access 2007 sugiere como nombre posible EMPLEADOS Consulta, al ser Empleados el nombre de la tabla desde la cual mostrarán los registros que resulten de la consulta. Si fuese necesario utilizar otro nombre para la consulta, bastará con escribir cualquier otro texto en el apartado respectivo. 14. Presione el botón Finalizar. Observará el resultado de la consulta en una tabla.

42 Este es el resultado de la consulta generada por el asistente; vale la pena dar un vistazo a la instrucción SQL que la genera 15. Haga clic en la ficha Inicio. 16. Seleccione el icono Ver. 17. Haga clic en la opción SQL Vista SQL Se mostrará una ventana como la siguiente: 18. Para regresar a la vista normal de la consulta, seleccione nuevamente el icono Ver. 19. Ahora haga clic en la opción Vista Hoja de datos, 20. Cierre la consulta. Al cerrar la consulta Access 2007 no preguntará por el nombre del nuevo objeto, ya que fue creado a través del Asistente para consultas. Tendríamos que guardar los cambios en la consulta de haber modificado su diseño, mas no fue así. El Panel de exploración deberá mostrar, en este momento, los iconos y nombres de las tablas existentes (3), de los formularios (3) y de la consulta recién creada.

43 Trabajar en el diseño de una consulta es fundamental, ya que a partir de ello, podremos determinar las características específicas que los registros de la tabla o tablas seleccionadas, deben cubrir para ser devueltos en el resultado del resumen de datos. En el siguiente procedimiento, veremos cómo crear una consulta utilizando el modo diseño, que es el que nos permite personalizar con detalle la selección de registros en las consultas y no solamente excluir ciertos campos, que es lo que el asistente realiza. 1. Haga clic en la ficha Crear. 2. Haga clic en el icono Diseño de consulta. Se mostrará en pantalla la ventana Diseño de consulta, y sobre esta, el cuadro de diálogo Mostrar tabla, donde tendremos que seleccionar la(s) tabla(s) que utilizaremos para generar nuestra consulta. En este caso, únicamente tomaremos la tabla Empleados, para lo cual 3. Seleccione el nombre de la tabla Empleados. 4. Haga clic en el botón Agregar. 5. Haga clic en el botón Cerrar. Deberá cerrarse el cuadro de diálogo Mostrar tabla y se mostrará en la zona superior de la ventana Diseño de consulta, la lista de campos que contiene la tabla Empleados. La consulta deberá mostrar a los trabajadores de la categoría 1, describiendo su Id, Nombre, Apellido Paterno, Apellido Materno y el Id_Categoría respectivo.

44 Agregaremos los campos de la siguiente manera: 6. En la lista de campos de la tabla Empleados, haga doble clic en los nombres de los campos antes mencionados: Empleado_Id, Empleado_Nombre, Empleado_Apaterno, Empleado_Amaterno y Categoria_Id. La zona inferior de la ventana Diseño de consulta tendrá el siguiente aspecto: 7. Haga clic en el icono Ver, de la ficha Inicio. En este momento la consulta arrojará todos los registros, sin distinguir entre las categorías: 8. Regrese a la Vista Diseño, dando clic en el icono Ver de la ficha Inicio. 9. Lleve el cursor al cruce de la 5ª columna, donde se muestra el nombre del campo Categoria_Id, y la fila Criterios, para especificar qué categoría deseamos mostrar 10. Escriba la expresión =1, para que únicamente se muestren los trabajadores que pertenezcan a esa categoría. Este será el criterio o parámetro de las consulta. 11. Haga clic en el icono Vista Hoja de datos. Podrá comprobar que, en esta ocasión, los registros que se muestran corresponden a los trabajadores cuya Id de categoría es la Id 1, misma que requerimos como criterio en el campo Categoria_Id. 12. Regrese a la vista diseño, haciendo clic en el icono Vista Diseño 13. Cambie el criterio en el campo Categoria_Id, para que ahora se muestren los trabajadores con Categoría 2.

45 14. Ejecute la consulta para verificar el resultado. 15. Regrese a la vista Diseño. Por ahora, la consulta devuelve a los trabajadores cuya categoría coincida con la clave o valor escrito por usted en la fila criterios, en la columna del campo Categoría_Id. Ahora, haremos que la consulta sea un poco más abierta, de manera que, al ejecutarla, Access 2007 pregunte por la Id de Categoría que deseamos consultar. Esto implicará utilizar otra clase de parámetros o criterios de selección. Realice lo siguiente: 16. Borre el texto situado en la fila Criterios: del campo Categoria_Id. 17. En su lugar escriba [Ingrese la Id o Clave de la Categoría que desea consultar]. 18. Ejecute la consulta (puede dar clic en el botón Vista hoja de datos, o bien, en el icono Ejecutar) 19. Ahora, Access 2007 esperará a que ingrese la Clave o Id de categoría que desee consultar: 20. Escriba alguna de las Claves o Ids que haya asignado a sus trabajadores. Access mostrará como resultado, la lista de trabajadores cuya categoría coincida con la clave que usted ingresó en el cuadro de entrada. En la definición de parámetros especiales en el diseño de una consulta, utilice los operadores de comparación: =, >, <, >=, <=, <>, Entre, Como; puede apoyarse también en los operadores lógicos Y, O. Los puede utilizar para filtrar datos en campos numéricos, campos de texto, campos de fecha y hora y campos lógicos preferentemente. 21. Cierre la consulta. Access 2007 preguntará si desea guardar los cambios realizados en el diseño de la Consulta1NK, a lo que responderá Sí. 22. En el cuadro de diálogo Guardar como, escriba EMPLEADOS POR CATEGORÍA Consulta. 23. Presione el botón Aceptar. La ventana de la consulta será cerrada y su icono se mostrará en el Panel de exploración.

46 Informes En Access 2007, el informe es un reporte o documento electrónico que se prepara para ser impreso; la información que usted tiene en sus tablas o la información que le devuelven sus consultas puede ser impresa con un formato profesional y con una apariencia mejorada. En lugar de ver la tabla o la consulta en papel, con la típica distribución de los datos en las columnas y filas puede confeccionar un reporte con encabezados, pies de página, números de página, etc. Access 2007 ofrece diferentes maneras para crear Informes, de las cuales, utilizaremos los que pueden considerarse más simples y rápidos: Informe básico, que incluye todos los campos de la tabla/consulta seleccionada; Asistente para informes, que permite personalizar el diseño de los mismos y nos deja utilizar algunas de las plantillas de informes que incorpora Access En primer lugar, elaboraremos un informe considerando los campos de la tabla Categorías. 1. Selecciona el nombre de la tabla Categorías, en el Panel de exploración. 2. Haga clic en la ficha Crear. 3. Haga clic en el icono Informe. 4. Listo. Access 2007 ya tiene el informe preparado para impresión. La vista predeterminada en la que Access 2007 presenta el nuevo informe se llama Vista Presentación. En esta vista pueden observarse los límites de texto que dan los márgenes a la página activa; puede modificarse la posición y el tamaño de los componentes visibles en las distintas secciones del informe. El título del informe, la imagen, la fecha y la hora, ubicados en la sección Encabezado del informe; los títulos de los campos Id de Categoría, Descripción de Categoría y Salario Diario, localizados en la sección Encabezado de página; la información específica de cada categoría, Id, descripción y salario, situados en la sección Detalle; la suma total de los salarios, colocada en la sección Pie de informe; y los números de página, expuestos en la sección Pie de página.

47 Es fundamental identificar cada una de las secciones mencionadas, para efectos de realizar modificaciones posteriores en el diseño del informe. Para observar el diseño actual de este informe, y la distribución de los datos en cada sección, realice las siguientes acciones: 5. Haga clic en el icono Ver, de la ficha Diseño, de la ficha contextual Herramientas de diseño de informe. 6. Seleccione de la lista de opciones, el icono Vista Diseño. La ventana Diseño de informe, se mostrará en pantalla; dentro de esta podrás ubicar perfectamente las 5 secciones generales del informe. En esta vista, Access 2007 muestra una cuadrícula, a partir de la cual es posible alinear a los distintos objetos contenidos en el informe. Cada columna y cada fila ocupan 1 cm de ancho y alto respectivamente, dato que puede verificarse dando lectura a las reglas en la ventana. Ocultaremos la cuadrícula para que la lectura del diseño del informe resulte más clara: 7. Haga clic en la ficha Organizar, de la ficha contextual Herramientas de diseño de informe.

48 8. Del grupo de controles Mostrar u ocultar, haga clic en el icono Cuadrícula. El informe se verá así: Usted puede desplazar a otras ubicaciones los objetos visibles en el diseño del informe; además de modificar el formato de los mismos; la fuente, el tamaño de los caracteres, el color del texto, la alineación del texto; el color de relleno, el estilo, color y grosor de los bordes de los controles; puede añadir algún efecto especial, sin relieve, con relieve, sombreado, grabado, cincelado, etc. Sólo tiene que seleccionar el control del informe al que desea modificar, y utilizar las herramientas que ofrece la ficha Diseño en esta vista. 9. Cierre la ventana del informe. Al hacerlo, Access 2007 le cuestionará si desea o no guardar el nuevo informe en la base de datos. 10. Elija la opción Sí. Enseguida se mostrará el cuadro de diálogo Guardar como; agregue al nombre que sugiere Access 2007 el texto Informe. 11. Haga clic en el botón Aceptar. Ahora veremos cómo crear un informe comenzando desde 0, en la vista diseño. En esta ocasión utilizaremos la tabla Empleados. 1) En el panel de exploración selecciona el icono de la tabla Empleados. 2) De la ficha Crear, en la Cinta de opciones, haga clic en el icono Diseño de informe.

49 Como se puede ver en pantalla, inicialmente sólo se muestran tres de las cinco secciones descritas anteriormente en el informe: Encabezado de página, Detalle y Pie de página. Para activar el Encabezado y el Pie del informe, haga lo siguiente: 3) Haga clic derecho en cualquiera de las secciones activas del informe y seleccione, del menú contextual, la opción Encabezado o pie de página del informe. Con ello podrá visualizar las dos secciones faltantes en el diseño del informe. Antes de colocar datos en el informe, tenemos que verificar el tamaño de papel, seleccionar la orientación de las páginas y establecer el tamaño de los márgenes, como parte de las acciones de rutina durante la preparación de un informe que en Access Realice las siguientes acciones: 4) Haga clic en la ficha Configurar página. 5) Seleccione del grupo de botones que se muestran en esta ficha, el icono que lleva el mismo nombre. Se mostrará el cuadro de diálogo Configurar página. Dentro de este, trabajaremos básicamente con las alternativas que ofrecen las pestañas Opciones de impresión y Página.

50 6) En la pestaña Opciones de impresión, en la sección Márgenes, establezca los cuatro márgenes Superior, Inferior, Izquierdo y Derecho en 25 milímetros. 7) En la pestaña Página, en la sección Orientación, seleccione la opción Horizontal, y en la sección Papel verifique que el tamaño sea Carta. 8) Presione el botón Aceptar. El papel tamaño carta, mide cm de ancho y cm de alto, en orientación vertical, al haber seleccionado el formato horizontal, evidentemente las dimensiones quedaron invertidas, ahora las páginas tendrán cm de ancho por cm de alto. Debemos ajustar la longitud de las secciones en el informe de manera tal que se pueda aprovechar al máximo el espacio disponible en cada página; considerando que el ancho actual es de cm y que los márgenes laterales ocupan 2 cm cada uno, el área para diseñar el informe se reduce 4 cm a lo largo, quedando cm, aproximadamente para trabajar en él. 9) Lleve el puntero al extremo derecho de la superficie del informe, el puntero cambiará su forma habitual de flecha al de una cruz. 10) Haga un clic izquierdo sostenido y arrastre el puntero hasta llegar a la marca del centímetro 23.5, aproximadamente, de la regla horizontal. Ahora debemos insertar la información que incluirá el informe; para iniciar, determinaremos qué tabla y qué campos de esa tabla serán utilizados en el informe. 11) De la ficha Diseño, en el grupo de botones Herramientas, en la Cinta de opciones, haga clic en el botón Agregar campos existentes. Se mostrará en pantalla el cuadro de diálogo Lista de campos.

51 12) Haga doble clic en el nombre de la tabla Empleados; se desplegarán los nombres de los campos contenidos en esta tabla. 13) Arrastre el nombre del campo Empleado_Id hacia el interior de la sección Detalle. El resultado es un par de controles en el informe: una Etiqueta cuyo texto es el título del campo, definido en el diseño de la tabla, Id de Empleado y un Cuadro de texto, que contiene el nombre del campo que se ha agregado al informe, Empleado_Id. 14) Haga clic en el icono Vista informes, de la ficha Diseño. Esto nos dará una vista previa del informe según los avances y modificaciones que implementemos en su diseño.

52 Únicamente se puede observar la etiqueta con el título del campo, que se repite por cada registro que hay en la tabla, y la Id del trabajador. 15) Regrese a la Vista diseño del informe. En la sección Detalle, tanto la etiqueta como el cuadro de texto están acompañados de un punto de control (tirador o nodo) ubicado en la esquina superior derecha de cada objeto; este se utiliza para mover de manera independiente, a la etiqueta o al cuadro de texto, según se requiera; cuando no se toma el punto de control ambos objetos son desplazados. Cuando se da clic en el interior de la etiqueta o el cuadro de texto, estos pueden ser modificados en su formato y tamaño, también de manera independiente; lo que haremos enseguida es cortar la etiqueta de la sección Detalle y llevarla a la sección Encabezado de página, para que esta no se repita por cada registro en el informe. 16) Haga clic en el interior de la etiqueta Id de Empleado 17) Corte la etiqueta (combinando las teclas Control + X). 18) Haga clic en el interior de la sección Encabezado de página. 19) Pegue la etiqueta (combinando las teclas Control +V). 20) Ahora, trate de alinear el cuadro de texto con la etiqueta, de forma vertical, llevando el cuadro de texto hacia el costado izquierdo de la sección Detalle. 21) Ahora arrastre, de la lista de campos, el campo Empleado_Nombre a la sección Detalle. 22) Seleccione y corte la etiqueta de este campo y péguela nuevamente en el Encabezado de página. 23) Alinee la etiqueta Nombre del Empleado con su respectivo cuadro de texto a la derecha del campo Empleado_Id. 24) Realice las mismas acciones para los campos Empleado_Apaterno, Empleado_Amaterno, Categoria_Id y Departamento_Id. Al concluir, el diseño del informe lucirá así: 25) Vuelva a ejecutar la Vista informes para verificar la visualización de los datos en el informe. La vista informe no cumple la misma función que la Vista preliminar, es decir, no muestra el informe como se supone que se verá impreso. Únicamente presenta datos; es similar a la Vista Normal de Microsoft Word.

53 26) Haga clic en el botón Ver, de la ficha Inicio y seleccione Vista preliminar del menú de opciones. 27) Cierre la vista preliminar, haciendo clic en el icono del mismo nombre, de la ficha Vista preliminar. 28) Regrese a la Vista Diseño del informe. 29) Cierre momentáneamente la Lista de campos. En este momento, tanto el Encabezado de página como el Detalle tienen 2 cm de alto, aproximadamente; ello implica espacio sobrante en ambas secciones, por lo que las vamos a reducir para aprovechar al máximo el papel utilizado en la impresión del informe. 30) Para reducir la superficie (la altura) del Encabezado de página, empuje la barra horizontal que pertenece al Detalle, hacia arriba, tratando de acercarla lo más posible con la barra del Encabezado, sin que se oculten los títulos de los campos. Para ello, lleve el puntero al borde superior de la barra del Detalle y cuando cambie de forma al de una cruz 31) Haga clic sostenido y arrastre en dirección a la barra del Encabezado. 32) Repita esta acción, llevando el borde de la sección Pie de página, hacia la sección Detalle.

54 33) Ejecute la Vista Preliminar o la Vista Informes para verificar los cambios. 34) Regrese a la Vista Diseño y corrija la ubicación de las etiquetas y los cuadros de texto, además de la altura del Encabezado de página y del Detalle, si lo cree conveniente. Ahora insertaremos un título para el informe. 35) En la ficha Diseño, en el grupo de herramientas Controles, haga clic en el icono Etiqueta. 36) Trace un rectángulo en el interior de la zona del Encabezado del informe. 37) Escriba el texto Reporte de Personal por Categoría y Departamento y presione la tecla Enter. 38) Cambie el tamaño de fuente a 24 y aplique el estilo Negrita. La etiqueta lucirá así: 39) Del grupo de herramientas Controles, seleccione Línea. 40) Trace una línea recta horizontal que cubra todo el ancho del Encabezado del informe, debajo del título del informe. 41) Aumente el grosor de la línea a 4 y aplique el estilo de línea puntos, utilizando las herramientas respectivas del grupo Controles. 42) Seleccione la etiqueta y la línea y empújelos hacia el extremo superior del Encabezado del informe.

55 43) Ajuste la altura del Encabezado del informe a 1.5 cm aproximadamente, llevando el borde superior del Encabezado de página hacia arriba. Enseguida insertaremos la fecha y los números de página del informe en el Pie de página. 44) En la ficha Diseño, en el grupo de herramientas Controles, haga clic en el icono Insertar número de página. Se mostrará en pantalla el cuadro de diálogo Números de página. 45) Seleccione el formato Página N de M. 46) Seleccione la Posición Final de la página. 47) Mantenga la alineación Centro y la casilla Mostrar el número en la primera página activa. 48) Presione el botón Aceptar. El Pie de página del informe contendrá un cuadro de texto con la expresión siguiente: 49) Ahora haga clic en el icono Fecha y Hora de la sección de herramientas Controles. Se mostrará en pantalla el cuadro de diálogo Fecha y Hora. 50) Mantenga activa la casilla Incluir fecha y elija cualquiera de los formatos de fecha preestablecidos en el cuadro de diálogo (fecha larga, fecha mediana, fecha corta).

56 51) Desactive la casilla Incluir hora, para que esta no se muestre en el informe. 52) Haga clic en el botón Aceptar. 53) Aparecerá, de manera predeterminada, un nuevo cuadro de texto con la expresión =Fecha() en el encabezado del informe; corte el cuadro de texto y péguelo en el Pie de página, justo debajo del cuadro de texto que contiene los números de página. 54) Ahora, copie la línea que insertó en el encabezado del informe, debajo del título. 55) Haga clic en la sección Pie de página y pegue la línea. De acuerdo a las acciones desarrolladas hasta el momento, el diseño del informe debe lucir de la siguiente forma: Para concluir, insertaremos un objeto en la zona del Pie de informe, un cuadro de texto que indique el número de registros incluidos en el informe. 56) Haga clic en el icono Cuadro de texto localizado en el grupo de herramientas Controles. 57) Trace un rectángulo en el interior del Pie de informe. Al igual que en los formularios, esta clase de objetos siempre son acompañados por una etiqueta, que puede utilizarse para describir la leyenda, rótulo o título, que haga referencia al contenido del cuadro de texto. 58) Haga clic en el interior de la etiqueta, que se ubica del lado izquierdo y presione la tecla F2. 59) Borre el texto actual y en su lugar escriba: Número de Trabajadores. 60) Presione la tecla Enter. Posiblemente sea necesario mover o separar a la etiqueta del cuadro de texto, para que no luzcan amontonados. 61) Haga clic en el cuadro de texto y presione también la tecla F2. 62) Escriba en el control: =cuenta(empleado_id), fórmula matemática que contará el número de Id s incluidas en el informe; enseguida presione la tecla Enter. 63) Desplace ambos controles para dejarlos ubicados en el extremo derecho del pie del informe.

57 64) Ejecute la Vista preliminar para comprobar los cambios realizados en el informe. 65) Cierre la vista preliminar y guarde el informe, combinando las teclas Control + G; se mostrará el cuadro de diálogo Guardar como, donde deberá introducir el nombre del informe: Informe de Trabajadores por Categoría y Departamento. 66) Presione el botón Aceptar. Para finalizar el proceso de diseño del este informe, aplicará combinaciones de color y estilos de texto predeterminados a los objetos incluidos en el informe, se llaman Autoformatos. 67) Haga clic en la ficha Organizar, de la ficha contextual Herramientas de diseño de informe. 68) Localice y presione con el botón primario del ratón, el icono Autoformato. Esta herramienta le da acceso a una galería que contiene distintos modelos de formato aplicables a los informes que usted diseña. 69) Haga clic en el Autoformato que le parezca más atractivo o más adecuado para el informe que está terminando en esta larga práctica. (le recomiendo los autoformatos de nombre Intermedio y Papel). 70) Ejecute la vista preliminar para verificar la nueva apariencia de su informe. Si no le convencen los autoformatos, entonces, elija la opción Ninguno de la galería; o bien, utilice el Asistente de autoformato para configurar un estilo propio. 71) Guarde los cambios y cierre el informe.

58 Protección de Bases de datos Cifrar o Encriptar una base de datos La herramienta de cifrado en Access 2007 hace que tus datos sean ilegibles con otras herramientas y obliga al usuario a introducir una contraseña para poder utilizar la base de datos. Toma en cuenta las siguientes consideraciones: Las nuevas características de cifrado sólo funcionan únicamente en bases de datos con formato.accdb. La herramienta de cifrado de Access 2007 emplea un algoritmo más poderoso que aquel utilizado en las herramientas de encriptado anteriores. Si desea codificar una base de datos anterior (un archivo.mdb) o crear una contraseña, Access 2007 utiliza las características de Codificación y Contraseña de Access Los pasos siguientes describen cómo crear y aplicar una contraseña a una base de datos de Access 2007: Cifrar la base de datos 1) Abre la base de datos que desees cifrar, en modo exclusivo; para ello i) Haz clic en el botón de Office y selecciona la opción Abrir. ii) En el cuadro de diálogo Abrir, localiza el archivo que deseas abrir y selecciónalo. iii) Haz clic en la flecha ubicada junto al botón Abrir y selecciona Abrir en modo exclusivo. 2) En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Herramientas de base de datos, haz clic en el icono Cifrar con contraseña. Se mostrará el cuadro de diálogo para establecer y confirmar la contraseña 3) Escribe tu contraseña en el campo que lleva el mismo nombre y confírmala en el campo correspondiente; finalmente presiona Aceptar. Utiliza contraseñas seguras, que combinen caracteres en mayúsculas y minúsculas, números y símbolos. Las contraseñas débiles no mezclan estos elementos. Un ejemplo de contraseña segura es: Y6dh!et5. Una contraseña poco segura es, por ejemplo: superman. Las contraseñas

59 deberían tener 8 o más caracteres de longitud. Una frase que utilice 14 o más caracteres es una buena contraseña. Es vital que recuerdes la contraseña. Si la olvidas, Microsoft no tiene manera de recuperarla. Conserva las contraseñas que utilices en un lugar seguro y lejos de la información que te ayudan a proteger. Abrir y descifrar una base de datos Como recordatorio, es importantísimo que recuerdes tu contraseña (si la olvidas, no habrá forma de recuperarla). Abrir la base de datos cifrada 1) Abre la base de datos cifrada de la misma forma en que abres cualquier base de datos. El cuadro de diálogo Solicitud de contraseña aparecerá en pantalla. 2) Escribe la contraseña para abrir la base de datos y haz clic en Aceptar. Eliminar la contraseña de la base de datos Cuando remueves la contraseña de una base de datos, puedes restaurarla en cualquier momento (o utilizar una nueva contraseña) repitiendo los pasos del cifrado de bases de datos, ya descritos. 1) Abre la base de datos en modo exclusivo 2) En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Herramientas de base de datos, haz clic en el icono Descifrar base de datos. Se mostrará en pantalla el cuadro de diálogo de anulación de contraseña para la base de datos: 3) Escribe la contraseña en el campo correspondiente y presiona Aceptar.

60 Empaquetar, firmar y distribuir bases de datos Access 2007 hace más fácil y rápido el proceso de firma y distribución de una base de datos. Cuando creas un archivo.accdb o un archivo.accde, puedes empaquetar el archivo, firmarlo digitalmente y distribuirlo a otros usuarios. La herramienta de empaquetado y firma, sitúa la base de datos en un archivo de implementación de Access, firma el paquete y lleva el paquete firmado a la ubicación que tú determines. Cualquier usuario puede extraer la base de datos del paquete y trabajar directamente sobre esta, no en el archivo de paquete. Toma en cuenta los siguientes hechos antes de proceder: Empaquetar una base de datos y firmar digitalmente el paquete son mecanismos que transmiten confianza y seguridad. Cuando tú, o lo usuarios de tus bases de datos reciben el paquete, la firma confirma que la base de datos no ha sido violada o alterada. Si confías en el autor, podrás habilitar su contenido sin mayor problema. La herramienta de empaquetado y firma actúa sólo en bases de datos con el formato de Access Access 2007 ofrece las anteriores herramientas para firmar y distribuir bases de datos que hayan sido creadas en un formato antiguo. Además, no es posible utilizar las herramientas anteriores para firmar e implementar archivos creados en el nuevo formato de archivos. Solamente puedes agregar una base de datos en cada paquete. El proceso de codificación firma todos los objetos en las bases de datos excepto las macros o los módulos Visual Basic. El proceso también comprime el archivo de paquete para reducir los tiempos de descarga. Puedes extraer bases de datos de paquetes ubicados en servidores para Windows SharePoint 3.0. Services. El procedimiento siguiente explica cómo crear un archivo de paquete firmado digitalmente y cómo utilizar la base de datos en el paquete. Esto implica la necesidad de disponer de un certificado de seguridad. Si no posees ningún certificado, puedes crear uno utilizando la aplicación SelfCert de Microsoft Office, mediante las siguientes acciones: 1. Abre el explorador de windows y localiza la carpeta Office12... Sigue la ruta: C:\Archivos de programa\microsoft Office\Office12\ 2. Localiza y ejecuta el archivo SelfCert, se mostrará el cuadro de diálogo Crear certificado digital. 3. En el cuadro de texto Nombre del certificado, ingresa el nombre que desees asignar a tu firma o certificado digital y presiona Aceptar. Aparecerá un cuadro de mensaje confirmando la creación correcta del nuevo certificado.

61 Creación de un paquete firmado digitalmente 1. Abre la base de datos que deseas empaquetar y firmar. 2. Haz clic en botón de Office, después selecciona la opción Publicar y haz clic en la opción Paquete y firmar. Se mostrará el cuadro de diálogo Seleccionar certificado. 3. Elije uno de los certificados digitales y presiona el botón Aceptar. El cuadro de diálogo Crear paquete firmado de Microsoft Office Access aparecerá en pantalla. 4. En el cuadro combinado Guardar en, selecciona una ubicación para tu paquete de base de datos firmado. 5. Ingresa un nombre para el archivo de paquete firmado en el cuadro de texto Nombre de archivo y después presiona el botón Crear. Access crea el archivo.accdc y lo guarda en la ubicación que elegiste. Extraer y utilizar el paquete firmado 1. Haz clic en el botón de Office y selecciona la opción Abrir 2. En el cuadro de diálogo Abrir, selecciona Paquetes firmado de Microsoft Office Access como tipo de archivo. 3. Localiza y abre la carpeta que contiene tu archivo.accdc 4. Localiza y abre el archivo.accdc 5. Aparecerá un aviso de seguridad como el que se muestra en la imagen de la derecha 6. Si la base de datos es confiable, haz clic en el botón Abrir; si el autor de la firma electrónica es también de confianza, tal vez desees seleccionar Confiar en todo el contenido del editor, para otros archivos. En ambos casos, se mostrará el cuadro de diálogo Extrae base de datos a. 7. Selecciona la carpeta donde será extraído el archivo de base de datos y si lo deseas modifica el nombre del archivo; finalmente presiona Aceptar. Activar el contenido inhabilitado en una base de datos De forma predeterminada, Access 2007 inhabilita todo el contenido ejecutable en una base de datos a menos que confíes en el archivo de base de datos, o bien, éste se localice en una

62 ubicación de confianza. Al abrir la base de datos, Access, además de inhabilitar el contenido, despliega la Barra de mensajes. A diferencia de Access 2003, Access 2007 no muestra los habituales cuadros de diálogo al abrir una base de datos (cuadros de diálogo que te solicitan tomar una decisión antes de realizar alguna otra acción). Aún cuando Access 2007 actúa de esta manera al abrir una base de datos, si la base de datos proviene de un editor confiable, puedes habilitar los componentes ejecutables en el archivo. 1. En la Barra de mensajes, haz clic en el botón Opciones; se mostrará el cuadro de diálogo Opciones de seguridad de Office. 2. Selecciona la opción Habilitar este contenido y presiona el botón Aceptar. En caso de no mostrarse la barra de mensajes, en la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, activa la casilla Barra de mensajes. Cuando reabras la base de datos, la Barra de mensajes aparecerá nuevamente. En este punto, puedes cerrar la barra de mensajes manteniendo el contenido en su estado deshabilitado o sencillamente ocultando la barra. Cualquiera de las dos acciones tiene el mismo efecto (mantienen todo el contenido deshabilitado). Desactivar el contenido habilitado en una base de datos 1. En la barra de mensajes, haz clic en el botón Opciones; se mostrará el cuadro de diálogo Opciones de seguridad de Office. 2. Selecciona la opción Ayudar a protegerme contra contenido desconocido y presiona el botón Aceptar. Access descativa todo el contenido potencialmente peligroso para la base de datos.

63 Panel de Control El panel de control es un formulario destinado a ofrecer al usuario de una base de datos, accesos directos, en forma de botones de comando, a los objetos dentro de los cuales deberá trabajar: otros formularios para realizar operaciónes de alta, edición o baja de registros; informes; cerrar la base de datos, etc. Este formulario se crea automáticamente, bastando indicar cuáles serían las acciones específicas que realizaría cada botón incluido en el panel. El siguiente procedimiento describe qué pasos llevar a cabo para crear y utiizar un Panel de Control en Access En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Herramientas de base de datos, haz clic en el icono Administrador del Panel de Control. Se mostrará un cuadro de mensaje con el mismo nombre, notificando la inexistencia de algún objeto similar y preguntando si deseamos crear uno. 2. Haz clic en el botón Sí. Enseguida se mostrará en pantalla un cuadro de diálogo Administrador del panel de control. Por defecto se muestra una sola página con el nombre Panel de control principal para el nuevo panel de control en el cuadro de lista Páginas del panel de control. 3. Haz clic en el botón Modificar. Aparecerá un cuadro de diálogo más, Modificar página del panel de control, donde podrás establecer qué comandos o acciones estarán disponibles para el usuario de la base de datos desde este formulario nuevo. 4. Modifica o adecua el nombre de la página del panel de control, en el cuadro de texto Nombre del panel de control.

64 5. Haz clic en el botón Nueva, para comenzar a añadir acciones al panel de control. Esta acción dará como resultado el cuadro de diálogo, Modificar elemento del panel de control. 6. En el apartado Texto:, escribe el texto que contendrá la etiqueta que acompañará al elemento a insertar en el panel de control. Este texto, normalmente se refiere al nombre y tipo de objeto a mostrar como resultado, por ejemplo, si la opción ejecutará otro formulario, puedes escribir el nombre de ese formulario; si se trata de un informe, inserta el nombre del informe, o, si se trata de una macro, resume el resultado de la macro. 7. En el cuadro combinado Comando, selecciona la acción que desees ejecutar. 8. Posteriormente elige el nombre del objeto a ejecutar como parte de la acción seleccionada, si ésta requiere de un objeto, de lo contrario presiona directamente el bbotón Aceptar. Repite del paso 5 al paso 8 según la cantidad de alternativas que necesites mostrar en el panel de control. 9. Finalmente, presiona el botón Cerrar de los dos cuadros de diálogo abiertos (Modificar página del panel de control y Administrador del panel de control). Otra manera de configurar una pantalla principal en una aplicación de base de datos es, crear, siguiendo el procedimiento tradicional, un formulario que funcione como panel de control. A este se le agregan botones de comando o botones de opción, por ejemplo, que ejecuten macros o procedimientos de evento codificados en Visual Basic para Aplicaciones.

65 Configuración de Bases de datos Cuando no resulte conveniente o necesario que el usuario final de la aplicación de base de datos tenga acceso a todos los componentes de diseño de objetos en el archivo de base de datos, puedes realizar una serie de adecuaciones en el comportamiento de la aplicación para limitar al usuario al procesamiento básico de datos (altas, bajas, cambios, presentación de informes ) Predeterminar una pantalla o formulario de inicio 1. Haz clic en el botón de Office 2. Selecciona el botón Opciones de Access, se mostrará en pantalla un cuadro de diálogo con un nombre similar. 3. En el panel izquierdo de este cuadro de diálogo selecciona Base de datos actual. 4. Enseguida selecciona el cuadro combinado Mostrar formulario, que presenta el texto ninguno, como valor predeterminado y elige el nombre del formulario que deseas mostrar al ser abierto el archivo de base de datos. Enseguida haz clic en el botón Aceptar. 5. Se mostrará un aviso de Access, indicándote la necesidad de reiniciar tu base de datos para que los cambios efectuados surtan efectos. Presiona Aceptar. No mostrar el Panel de exploración al iniciar la aplicación de base de datos 1. Haz clic en el botón de Office 2. Selecciona el botón Opciones de Access

66 3. En el cuadro de diálogo Opciones de Access, en el Panel de opciones, selecciona Base de datos actual; en la sección Exploración desactiva la casilla Mostrar panel de exploración y presiona el botón Aceptar. 4. Aparecerá la sugerencia de Access de cerrar y abrir nuevamente la base de datos para verificar los cambios realizados. Presiona Aceptar. Inhabilitar las fichas estándar la Cinta de opciones 1. Haz clic en el botón de Office 2. Selecciona el botón Opciones de Access 3. En el cuadro de diálogo Opciones de Access, en el Panel de opciones, selecciona Base de datos actual y en la sección Opciones de barra de herramientas y de la cinta de opciones, desactiva la casilla de verificación Permitir el uso de menús no restringidos; por último presiona el botón Aceptar. 4. Al concluir, Acepta el mensaje de cierre y apertura de la base de datos. Inhabilitar los menús contextuales 1. Haz clic en el botón de Office 2. Selecciona el botón Opciones de Access 3. En el cuadro de diálogo Opciones de Access, en el Panel de opciones, selecciona Base de datos actual y en la sección Opciones de barra de herramientas y de la cinta de opciones, desactiva la casilla de verificación Permitir el uso de menús contextuales predeterminados; por último presiona el botón Aceptar. 4. Acepta el aviso de cierre y apertura de la base de datos.