Suite Administrativa Módulo de Inventarios. Ficha Técnica. Código: DS-03. Suite Administrativa Módulo Inventarios FICHA TÉCNICA.

Transcripción

1 Suite Administrativa Módulo de Inventarios Ficha Técnica 1 Página 1 de 13

2 Contenido Contenido Control de versiones Control de revisiones Autorización del documento Introducción Alcance Descripción del producto Descripción general del software Objetivo Descripción funcional Requerimientos adicionales Clientes del producto Requerimientos del producto Requisitos del sistema (Servidor) Hardware Software Otros Instalación Página 2 de 13

3 2 Control de versiones Nombre No. Versión Modificaciones Fecha Tania Martínez Lino 1.0 Versión inicial del Documento 3 Control de revisiones Nombre No. Revisión Observaciones Fecha Abel Hernández /02/ Autorización del documento Nombre Puesto Firma Fecha Mary Quiahua Gerente de Desarrollo Página 3 de 13

4 5 Introducción El módulo de inventarios está diseñado para llevar al usuario paso a paso en la creación de los diferentes Catálogos que se manejan, realizar Movimientos tales como cargar el Inventario Inicial, Traspasos entre sucursales y almacenes, Ajustes, realizar el inventario físico de la empresa para adecuar existencias lógicas contra existencias reales de la empresa por otra parte incluye una pequeña parte de compras(entradas y salidas a inventario sin crear cuentas por pagar al proveedor si no solamente afectar al inventario) estas opciones se utilizan únicamente si no se cuenta con el módulo de Compras y generar distintos tipos de Reportes para administrar más eficientemente la información. 6 Alcance Facilita la manipulación de las entradas y salidas a inventario, además de poder manipular multi-almacenes permite la creación, cancelación e impresión de los diferentes Movimientos que el Módulo maneja, genera distintos reportes para un ágil manejo de la información y otorga herramientas para configurar la aplicación, respaldar información, consultar inventarios físicos contra reales. Página 4 de 13

5 7 Descripción del producto. 7.1 Descripción general del software. Modulo Inventarios. Este Módulo perteneciente a la Suite Administrativa permite la manipulación de diferentes almacenes por medio de entradas salidas de material, manejando el método de costeo promedio únicamente además de poder habilitar la opción de lotes y pedimentos. 7.2 Objetivo. Orientar al usuario para poder llevar un mejor manejo de sus inventarios en sus diferentes empresas y así poder manejar sus costos promedios, tener al día sus pedidos, mantener sus stocks mínimo y máximo mediante una orden de pedido. 7.3 Descripción funcional. 1. Catálogos Permite habilitar el menú para poder tener acceso a las opciones de ese menú en el módulo Inventarios. a. Almacenes Permitirle al usuario la creación, modificación, cancelación, búsqueda e impresión de Almacenes dentro del Módulo Inventarios. b. Familias de Productos Permitirle al usuario dar de alta nuevas Familias de Productos, además de modificar, cancelar y realizar búsquedas e impresiones de las Familias ya existentes dentro del Módulo Inventarios. c. Tipos de Productos Permitirle al usuario dar de alta nuevos Tipos de Producto, además de modificar, cancelar y realizar búsquedas e impresiones de los Tipos ya existentes dentro del Módulo Inventarios. Página 5 de 13

6 d. Unidades de Medida Permitirle al usuario dar de alta nuevas Unidades de Medida, además de modificar, cancelar y realizar búsquedas e impresiones de las Unidades de Medida ya existentes dentro del Módulo Inventarios. e. Tazas de IVA Permitirle al usuario dar de alta nuevas Tasas de IVA, además de modificar, cancelar y realizar búsquedas e impresiones de las Tasas ya existentes dentro del Módulo Inventarios. f. Proveedores Permitirle al usuario dar de alta nuevos Proveedores, además de modificar, cancelar y realizar búsquedas e impresiones de los Proveedores ya existentes dentro del Módulo Inventarios. g. Productos Permitirle al usuario dar de alta nuevos Productos, además de modificar, cancelar y realizar búsquedas e impresiones de los Productos ya existentes dentro del Módulo Inventarios. h. Clientes Permitirle al usuario dar de alta nuevos Clientes, además de modificar, cancelar y realizar búsquedas e impresiones de los Clientes ya existentes dentro del Módulo Inventarios. i. Armado de Kits Permitirle al usuario crear Kits de Productos, cancelar aquellos que se consideren que ya no se venderán más y modificar los datos de un Kit siempre y cuando no haya sido vendido, además de realizar búsquedas e impresiones de los Kits ya existentes dentro del Módulo Inventarios. j. Catálogo de Sucursales Página 6 de 13

7 Permitirle al usuario dar de alta nuevas Sucursales, además de modificar, cancelar y realizar búsquedas e impresiones de las Sucursales ya existentes dentro del Módulo Inventarios. k. Catálogo de Operadores Permitirle al usuario dar de alta nuevos Operadores, además de modificar, cancelar y realizar búsquedas e impresiones de las Operadores ya existentes dentro del Módulo Inventarios. 2. Movimientos Permite habilitar el menú para poder tener acceso a las opciones de ese menú en el módulo Inventarios. a. Inventario Inicial Permitirle al usuario generar su Inventario Inicial utilizando un archivo de Excel para cargar todos sus productos a la base de datos del Sistema. b. Entradas Por Compras Permitirle al usuario la Entrada de Material de manera directa, además de modificar y cancelar aquellas Entradas que considere necesarias y realizar búsquedas e impresiones de las Entradas de Material existentes dentro del Módulo Inventarios. c. Entradas por Devolución de Material Permitirle al usuario la Entrada de Material al almacén por Devolución de mercancía, además de realizar búsquedas, cancelaciones e impresiones de las Entradas de Material existentes dentro del Módulo Inventarios. d. Salida por Venta Permitirle al usuario la salida de material del almacén por concepto de venta, además de realizar búsquedas, cancelaciones e impresiones de las Salidas de Material por Venta existentes dentro del Módulo Inventarios. e. Salida por Devolución Página 7 de 13

8 Permitirle al usuario la salida de material del almacén por concepto de devolución al proveedor, además de realizar búsquedas, cancelaciones e impresiones de las Salidas de Material existentes dentro del Módulo Inventarios. f. Traspasos Traspasos entre sucursales Permitirle al usuario traspasar material entre las distintas Sucursales que tenga dadas de alta en el Módulo Inventarios. Traspasos entre almacenes Permitirle al usuario traspasar material entre los distintos Almacenes que tenga dados de alta en el Módulo Inventarios. g. Ajustes Permitirle al usuario realizar Ajustes de material, ya sean de entrada o salida, sobre cualquier Almacén registrado dentro del Módulo Inventarios. h. Inventario Físico (Listas de Conteo) Permitirle al usuario la impresión de hojas para realizar el conteo de sus productos dentro del Módulo Inventarios. Inventario Físico (Capturar Conteo) Permitirle al usuario realizar la captura de los conteos obtenidos anteriormente para realizar los ajustes de entrada o salida necesarios dentro del Módulo Inventarios. Inventario Físico (Ajustes después de Inventario) Permitirle al usuario generar los ajustes de entrada y salida necesarios dentro del Módulo Inventarios. i. Cambio de Precios Por línea Permitirle al usuario modificar el precio de una familia completa en base a su costo promedio, a su último costo o al precio de la propia lista, aumentándolo o disminuyéndolo introduciendo una cantidad fija o indicando un porcentaje dentro del Módulo Inventarios. Página 8 de 13

9 De manera directa por el Usuario Permitirle al usuario modificar los precios de los productos que él seleccione pertenecientes a la familia señalada previamente dentro del Módulo Inventarios. j. Reevaluación de Costos Permitirle al usuario modificar los costos de los productos que se han adquirido dentro del Módulo Inventarios. k. Cierre de Periodo Permitirle al usuario realizar el cierre del periodo actual y marcar el inicio del nuevo dentro del Módulo Inventarios. 3. Informes Permite habilitar el menú para poder tener acceso a los reportes del módulo de Inventarios. a. Listados Permitirle al usuario generar un reporte de los diferentes listados que presenta este menú dentro del Módulo Inventarios. b. Cardex Permitirle al usuario generar un reporte que presente una vista previa dentro del menú de Módulo Inventarios. c. Reporte de ajustes al Inventario Permitirle al usuario generar un reporte de los movimientos o ajustes que se han realizado sobre un almacén en específico dentro del Módulo Inventarios. d. Movimientos al Inventario Permitirle al usuario generar un reporte que presente una vista previa de todos los movimientos realizados a un producto en específico dentro del menú de Módulo Inventarios. e. Reporte de Inventarios Página 9 de 13

10 Permitirle al usuario generar un reporte que presente una vista previa de todo el inventario de la empresa en cuento a sus costos y existencias dentro del menú de Módulo Inventarios. f. Listas de Precios Permitirle al usuario generar un reporte que presente una vista previa de las diferentes listas de precios que fueron asignadas a cada producto Módulo Inventarios. g. Reporte de Productos Sobre Existencia Permitirle al usuario generar un reporte que presente una vista previa de aquellos productos en donde su existencia es mayor al máximo requerido en el almacén en Módulo Inventarios. h. Reporte de Productos Obsoletos Permitirle al usuario generar un reporte que presente una vista previa de aquellos productos que casi no tiene una rotación en el inventario de la empresa en Módulo Inventarios. 4. Herramientas Permite habilitar el menú para poder tener acceso a las opciones de ese menú en el módulo Inventarios. a. Configuración Permitirle al usuario visualizar la configuración de la Aplicación y de ser necesario modificarla dentro del Módulo Inventarios. b. Re cálculo de Máximos y Mínimos Permitirle al usuario generar un reporte que presente una vista previa de los máximos y mínimos de una familia de acuerdo a los meses establecidos por el usuario en Módulo Inventarios. c. Re cálculo de Costos Página 10 de 13

11 Permitirle al usuario calcular el costo promedio de un producto de acuerdo a todos sus movimientos realizados a la fecha por el usuario en Módulo Inventarios. d. Modificar Claves a Productos Permitirle al usuario cambiar la clave actual por una clave nueva un producto en todos los movimientos que se hayan realizado a la fecha en Módulo Inventarios. e. Respaldo de Información Permitirle al usuario crear un respaldo completo de la base de datos de la Suite Administrativa (incluidas las tablas que el Módulo de Inventarios utiliza), para posteriormente poder llevar a cabo una restauración del sistema a partir de él en caso de pérdida de información. 7.4 Requerimientos adicionales. Requiere de licencias adicionales siempre y cuando se vaya a instalar en un quinto equipo cliente o un segundo servidor. Cabe mencionar que el sistema utiliza multiempresas es decir puede ser una misma licencia para atender las diferentes empresas que tenga el cliente siempre y cuando se den de alta en la misma base de datos. Si requiriera de manejo de información separada es decir empresa-base de datos entonces serian tantas licencias como empresas se tengan. 7.5 Clientes del producto. Actualmente el sistema es utilizado por Ferreterías, Refaccionarias, Farmacias, Tiendas de Abarrotes, Grupos llanteros, Tlapalerías, Venta de Autopartes en general todo negocio que se dedique a la compra-venta de productos para llevar un control interno de su empresa ya que solo maneja impuesto federal del IVA trasladado y retenido. Página 11 de 13

12 8 Requerimientos del producto. 8.1 Requisitos del sistema (Servidor). N/A 8.2 Hardware. Memoria RAM del equipo mínimo 512 MB Disco Duro de 40 GB En caso de tener varias estaciones de trabajo es necesario tener configurada una red local para poder tener conexión con el servidor. 8.3 Software. El módulo de Compras se ejecutan bajo la plataforma de Windows en las siguientes versiones (Windows XP, 7, 8, Windows Server 2003 y 2008 y Vista). Instalación de Dlls de Crystal Reports 10. Instalación del manejador de base de base de datos SqlYog. Instalación del conector ODBC para poder conectar con la base datos. Instalación de Mysql donde se crea la base datos (Se instala en servidor solamente ya que es el que tiene la base de datos.) 8.4 Otros. Se recomienda la red sea de manera alámbrica ya que en ocasiones se tiene perdida de conexión con la base datos cuando la conexión es inalámbrica. Verificar con anterioridad si tiene instalado el Mysql para evitar que se afecte alguna otra base de datos del cliente. Verificar si tiene activado su firewall de Windows y agregar excepciones al puerto 3306 que es que maneja mysql para poder accesar a la base datos que se encuentra en el servidor (en el servidor). Checar el Antivirus que tiene el equipo ya que en ocasiones impide la ejecución del exe así que también hay que crear exenciones en el antivirus para el ejecutable del módulo de compras Inventarios.exe (en el servidor). Se recomienda que el usuario que maneja el sistema cuente con permisos de administrador. Página 12 de 13

13 8.5 Instalación. Tiempo aproximado de instalación (en horas) 00:30 hora Quién ejecuta? Indique con una X Usuario Desarrollo X Soporte técnico X Página 13 de 13