PROCEDIMIENTO PARA RECIBO Y ENTREGA DE BIENES

Transcripción

1 PROCEDIMIENTO PARA RECIBO Y ENTREGA REGISTRO DE CAMBIOS FECHA DE VIGENCIA/ VERSIÓN No /V1 NUMERAL DESCRIPCION U ORIGEN DEL CAMBIO Se especifica que cuando se trate de activos fijos, el Jefe de Inventario, participa en la inspección del mismo, cuando se recibe. Se especifica que cuando se trate de activos fijos, el Jefe de Inventario es el responsable de realizar el ingreso del activo al software correspondiente. Página 1 de 5

2 1. OBJETIVO Establecer el procedimiento de recepción y entrega de bienes que asegure la calidad de los bienes adquiridos y la satisfacción del cliente mediante una entrega oportuna. 2. ALCANCE Este procedimiento inicia con el recibo de los bienes adquiridos por la Institución y termina con la entrega de los mismos a las dependencias solicitantes. 3. RESPONSABLE El Jefe de Almacén es el responsable directo de cumplir y hacer cumplir este procedimiento. 4. DEFINICIONES 4.1 Remisión: Documento que se emplea para el envío de artículos a los clientes, según lo estipulado en la orden de compra. 4.2 Orden de Compra: Documento que se envía al proveedor donde se autoriza el envío de un pedido. 4.3 Producto No conforme: Bien que no cumple con las especificaciones o requisitos. Página 2 de 5

3 5. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES 5.1 Disposición de espacio para los bienes: El Jefe de Almacén verifica diariamente las Órdenes de Compra y se cerciora de la fecha prevista de llegada de los pedidos con el fin de coordinar la disposición del espacio para su ubicación en el Almacén. 5.2 Recibo de Bienes: El Jefe de Almacén verifica la existencia de la Solicitud de Pedido y la Orden de Compra para poder recibir el bien. Seguidamente confronta que los bienes recibidos concuerden con los relacionados en estos documentos, y en la Factura de venta o Remisión del proveedor. 5.3 Inspección de bienes: Al momento de recibir los bienes, el Auxiliar de Almacén inspecciona las cantidades y la calidad. Si existen bienes no conformes o que no cumplen con las características de calidad establecidas, se apartan y se identifican con la tarjeta de Producto No conforme, para evitar su entrega no intencional al usuario; luego se informa al proveedor para que proceda según sus políticas de devoluciones. Nota: Cuando se trata de activos fijos, en la inspección del mismo participa el Jefe de Inventario o su delegado. 5.4 Entrada de Almacén: La realiza el Jefe de Almacén y para esto debe contar con todos los documentos soporte de la compra y con la factura de venta del proveedor. Nota: Cuando se trate de Activos fijos, el Jefe de Almacén realiza la Entrada de Almacén en el formato físico; e identifica el activo mediante un stiker o plaqueta en la que relaciona un número consecutivo; luego informa al Jefe de Inventario para que realice el ingreso del bien al inventario de activos fijos, de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento de Administración de Activos Fijos. Página 3 de 5

4 5.5 Almacenamiento de los bienes: El Auxiliar de Almacén, almacena los bienes, de manera organizada teniendo en cuenta las recomendaciones o las hojas de seguridad que proveen los fabricantes, de igual manera vela por la limpieza del sitio y preservación de los bienes, hasta la entrega a los usuarios finales. 5.6 Entrega del bien al usuario final: Al entregar los bienes, sea en el almacén o en la oficina del usuario, se debe mostrar el cumplimiento de las especificaciones, verificando su estado, la cantidad y la referencia. En constancia de esto, el usuario firma el recibido a satisfacción, en la Salida de Almacén, en este formato además, el responsable del bien se compromete a informar oportunamente sobre cualquier traslado del bien, mediante la tramitación de los formatos respectivos, y sobre cualquier situación que ponga en inminente riesgo el activo. 5.7 Registro de seguimiento a Proveedores: El Auxiliar de Almacén realiza el seguimiento a cada Orden de Compra en el formato Seguimiento a Proveedores según lo establecido en el Procedimiento de Evaluación, selección y revaluación de proveedores. 6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Procedimiento de Evaluación, Selección y Reevaluación de Proveedores Procedimiento para la Administración de Activos Fijos 7. REGISTROS Orden de Compra Solicitud de pedido Entrada de Almacén Salida de Almacén Producto No Conforme Seguimiento a Proveedores Página 4 de 5

5 Elaborado por Aprobado por Nombre Javier Romero Anaya Piedad Martínez Carazo Cargo Jefe de Almacén Rectora Firma Original Firmado Original Firmado Página 5 de 5