CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO HSEQ MGI-CP-HSEQ Rev. 00

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1 CARACTERIZACIÓN DEL HSEQ MGI-CP-HSEQ MACRO RESPONSABLE POLITICA DE GESTION INTEGRADA OBJETIVOS ESTRATEGICOS APLICABLES Satisfacer las necesidades y expectativas de las partes Aumentar la satisfacción de las partes interesadas con el propósito de interesadas, buscando el beneficio mutuo, con el fin de afianzar afianzar el posicionamiento de la compañía a nivel nacional el posicionamiento de la compañía a nivel nacional.. SOPORTE HSEQ DIRECTOR HSEQ Cumplimiento de los requisitos legales, normativos y otros, que la Organización suscriba en materia de calidad, medio ambiente y prevención de riesgos laborales. Cumplir los tiempos planificados y los requisitos exigidos en materia de Calidad, Medio ambiente y prevención de riesgos laborales, optimizando los recursos asignados. Mejorar continuamente la eficacia de nuestro sistema de gestión integrado orientado a la prevención de la contaminación, el daño a la propiedad, las lesiones y enfermedades profesionales Integrar a nuestro personal, contratistas y asociados en el cumplimiento de los requisitos legales, normativos y otros, que Aumentar la competencia y asegurar las condiciones laborales de la Organización suscriba en materia de calidad, medio ambiente nuestro personal, contratistas y asociados. y prevención de riesgos laborales. OBJETIVO DE INDICADOR ÍNDICE META FRECUENCIA Cumplimiento del Plan de Trabajo 100% Mejora del Sistema de Gestión Integrado Ms= Acciones Correctivas cerradas 1 por Proceso Mensual Ms= Acciones Preventiva cerradas 1 por Proceso Mensual Cumplimiento de los requisitos legales y otros (siso y medio ambiente) 100% Tasa de Incidentalidad Asegurar con eficiencia que se implementa, mantiene y mejora el sistema <1 de gestión integrado garantizando el cumplimiento de los requisitos legales aplicables a la seguridad, la salud y el medio ambiente, logrando que las actividades ejecutadas en la organización minimicen las lesiones y enfermedades en sus trabajadores y los impactos ambientales negativos en Ausentismo por Incidentes con incapacidad 20% la ejecución de sus proyectos y sus actividades asociadas. Cumplimiento de los programas de gestión SySO y Ambiental. >xpuntos Ausentismo por enfermedad general 2% Impactos Ambientales Negativos No Conformidades ambientales en el Período Percepción de la comunidad periodo actual - Percepción de la comunidad periodo anterior 0 >2 puntos 1 de 5

2 CARACTERIZACIÓN DEL HSEQ MGI-CP-HSEQ ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTRO FRECUENCIA PLANEAR Requisitos, regulaciones, lineamientos, documentos, especificaciones, Normas, Leyes, Decretos, Resoluciones, Acuerdos. Identificar requisitos Se identifican los requisitos del Cliente y demás partes interesadas (requisitos Legales) asociados SySO y medio ambiente. MPS-PIRLA-C, MPS-PIRLA-C02 Identificación Requisitos Legales Aplicables GERENCIA Directrices Organizacionales Apoyar procesos Apoyar a los procesos en la eliminación de las causas de las deficiencias reales o potenciales que se puedan presentar Observaciones y asignación de tareas. procesos Identificar y apoyar la caracterización de los procesos del SGI proceso MGI-CP-XXX proceso Elaborar plan de trabajo Con base en las actividades HSEQ a desarrollar se establece un plan de trabajo detallado. Plan de trabajo Elaborar programa auditoría Se elabora el programa y los planes de auditorias. Formatos: FAI-, FAI-02, FAI- 03. Anual Programa de auditorias internas Generar programas Se identifican oportunidades de mejora y se generan programas de gestión SySO y ambientales, en base a estas oportunidades y a las Matrices de priorización de riesgos e impactos Programas de gestión SySO y ambientales Programas de gestión Realizar panorama de riesgo Se identifican los peligros SySO y se genera el panorama de riesgos de la organización, de acuerdo con lo establecido en el "Procedimiento de Identificación de Peligros, valoración de riesgos y determinación de controles" MPS - PIVR. Delegada HSEQ FIVR-, FIVR 02 Necesidades de capacitación y divulgación de los procesos del SGI Programar actividades de promoción y divulgación Se programan las actividades de los diferentes programas SySOMA y de divulgación y motivación promovidas por el SGI, para crear conciencia en todo el personal sobre el Sistema de Gestión Integrado Planes de acción Mensual Actividades programadas Programar de inspecciones Se elabora el programa de inspecciones SySO y ambiental requeridas, de acuerdo a lo estipulado en el "Procedimiento Para Las Inspecciones De Seguridad, Salud Ocupacional, Medio Ambiente Y Calidad - HSEQ" MPS-PI Cronograma de Inspecciones de Seguridad Industrial, Salud Ocupacional y Medio Ambiente. Anexo 1 MPS-PI Anual 2 de 5

3 CARACTERIZACIÓN DEL HSEQ MGI-CP-HSEQ Elaborar Matriz de Aspectos Se identifican, valoran y definen los aspectos e impactos de la organización y se determinan sus controles de acuerdo con el "Procedimiento Para Identificación De Aspectos Y Evaluación De Impactos Ambientales" MPS - PIAIA Formatos: FIAIA-, FIAIA-02, FIAIA-03, FIAIA- 04 Según necesidades HACER Se debe realizar seguimiento a las tareas asignadas a los procesos, Hacer seguimiento a los producto de la revisión por la gerencia, a Según plan de procesos. la implementación de los cambios del trabajo SGI y a la efectividad de las acciones de mejoramiento. Generar indicadores Se asesora a los procesos en el diseño y establecimiento de indicadores de gestión mediante los cuales se pueda verificar el desarrollo e implementación del Sistema de Gestión Integrada. Indicadores de gestión Indicadores de gestión Documentos del SGI Oficializar cambios Se controla la oficialización y cambios de los documentos y registros de los diferentes procesos del Sistema de Gestión Integrado y se divulgan dichos cambios. Cuadro de revisiones - Listado maestro de documentos FDC-, comunicación registros actualizados Necesidades de documentación procedimental Elaborar documentos Asesorar a los procesos del SGI en la elaboración de los documentos y/o registros, con el fin de dar cumplimiento a las normas (ISO 90, ISO 140 y OHSAS 180). registros del SGI registros nuevos Controlar de documentos y registros Se ejerce control tanto de los documentos y registros tanto externos, como los del SGI Formatos: FCD-, FCD-02, FCD-03, FCR- Ejecutar programa de auditorias Se realizan auditorias internas al SGI, con el fin de evaluar la conformidad de los procesos con respecto a las normas. Auditor interno Informe de auditoría Según programa de auditoría No conformidades No conformidades, oportunidades de mejora, productos no conformes, reportes de accidentes e incidentes Realizar acciones de mejoramiento Orientar y hacer seguimiento al levantamiento de las acciones de mejoramiento. Formatos: mejoramiento FCNC- Líderes de proceso,, Estado de ingenieros residentes, reportes de acciones de mejoramiento FAI- 04 Acciones de mejoramiento 3 de 5

4 CARACTERIZACIÓN DEL HSEQ MGI-CP-HSEQ Acciones de mejoramiento, oportunidades de mejora, desempeño de los indicadores, informes de auditorias internas y externas, informes de asesorías y consultorías externas Informar a gerencia Se presentan informes de gestión a la Gerencia sobre el desempeño y necesidad de mejora del SGI. Informes de gestión y Cada vez que se Informes Gerencia CONSTRUCCIÓN Planes de Gestión Integral Revisar PGI Se revisan los Planes de Gestión Integrada de los proyectos con el fin de verificar que cumplan con los requerimientos del SGI Cuando se genera o se modifica un PGI Observaciones y/o cambios en el PGI CONSTRUCCIÓN CONSTRUCCION REQUISITOS DEL Requisitos legales, requisitos del cliente Fichas Ambientales Control documental por proyecto Inspección HSEQ Verificar y archivar la documentación HSE por proyecto Gestionar y verificar el cumplimiento de los requisitos HSE en obra., Ingeniero residente, Ingeniero residente Actas de recibo y retiro y vales de limpieza de los baños portátiles, Cronograma de actividades HSEQ, Recibos de suministro de agua potable, Resultados del análisis de laboratorio del vertimiento de la prueba hidrostática Diario Documentación soporte Interventoría Ejecutar programas Se llevan a cabo las actividades de los diferentes programas de gestión SySO y Ambiental, realizando seguimiento a los planes de acción. Planes de acción Diario Actividades SySO y ambientales Incidentes y/o accidentes Reportar accidentes Se informar y/o reportar la ocurrencia de accidentes laborales ante la ARP y se realizar la investigación respectiva., Ingeniero residente, líder de proceso, representante de COPASO Formato FCNC-03 - Reporte ARP, Incapacidad médica Realizar inspecciones de SySOMA Realizar inspecciones de Seguridad Industrial, Salud Ocupacional y Medio Ambiente, representante de COPASO, Ingeniero residente, Gerente Formatos: FI-, FI- 02, FI-03, FI-04, FI- 05, FI-06, FI-07, FI- 08 Según cronograma de Inspecciones Observaciones Realizar simulacros Se establece la logística del evento y se realizan simulacros para la respuesta ante emergencias SySO y ambientales de acuerdo con el "Plan de Emergencias" MPS-PE FGRH-06 De acuerdo con el Plan de trabajo Queja o reclamo Atender quejas Atender peticiones, quejas y reclamos de las partes interesadas, de acuerdo con lo establecido en el "Procedimiento de Comunicaciones" MPS-PCOM. Delegada HSEQ, Ingeniero residente, Director de área, gerente Formato del cliente, Acción de mejoramiento FCNC-, carta, formato, fax o correo electrónico impreso PQR cerrada Interventoría 4 de 5

5 CARACTERIZACIÓN DEL HSEQ MGI-CP-HSEQ VERIFICAR Registrar las no conformidades Identificar no identificadas de acuerdo a las conformidades y generar actividades ejecutadas, definir acciones las acciones pertinentes y dar tratamiento a la no conformidad. identifiquen incumplimientos. HSEQ Informe de auditoria Realizar el informe de gestión del proceso Establecer acciones correctivas, preventivas o de mejora según sea el caso Se realiza la medición de los indicadores del proceso y se elabora el informe de gestión para presentarlo a la Gerencia. Se toman acciones correctivas para eliminar la causa de las no conformidades reales, y se toman acciones preventivas para eliminar las causas de las no conformidades potenciales o riesgos. ACTUAR Informe de Gestión Trimestral Informe de Gestión Gestión Gerencial Inmediatamente después de que se identifique se debe registrar la acción y definir fecha de plazo para su ejecución. + Gerente Financiero + Técnico + Infraestructura RECURSOS HUMANOS FISICOS CONTROL DE REVISIONES DOCUMENTOS DE REFERENCIA + Norma NTC ISO 90 + Norma NTC ISO Norma NTC ISO Políticas HSEQ + Procedimiento de comunicaciones MPS-PCOM + Procedimiento de Identificación de Peligros, valoración de riesgos y determinación de controles MPS - PIVR. + Procedimiento Para Las Inspecciones De Seguridad, Salud Ocupacional, Medio Ambiente Y Calidad - HSEQ" MPS-PI REV. No. FECHA DESCRIPCION ELABORO REVISO APROBO 00 31/07/2009 ORIGINAL A.L.C.C/ D. HSEQ A.L.C.C/ D. HSEQ G.S.L. / GERENTE 5 de 5