Procedimiento para la Captación de Ingresos Propios Referencia a la Norma ISO 9001:

Transcripción

1 Página 1 de 6 1. Propósito Captar de manera oportuna, los ingresos propios ya sean en efectivo, cheques, depósitos bancarios o transferencias electrónicas, por los servicios educativos, rembolsos de viáticos de empleados, remesas de equipo o donaciones necesarias para la operación del 2. Alcance Aplica a todos los usuarios de los servicios proporcionados por el 3. Políticas de operación 3.1 El Comité de Planeación levanta de manera anual una acta administrativa donde estipulan las cuotas de cobro por los servicios que ofrece el Instituto y la autorizan para su publicación. 3.2 El Jefe del en el Instituto Tecnológico debe publicar las cuotas de cobro de servicios autorizada por el Comité de Planeación del Instituto con el visto bueno del Director. 3.3 El personal encargado de este procedimiento debe aplicarlo a todos los clientes del Instituto Tecnológico que requieran de algún servicio proporcionado por el 3.4 El personal encargado de la aplicación de este procedimiento debe apegarse a los lineamientos del Manual del Sistema de de los Institutos Tecnológico dependientes de la Subsecretaría de Educación e Investigación Tecnológicas y del Manual de Administración de Recursos Financieros en el Sistema de Institutos Tecnológicos vigentes. CONTROL DE EMISIÓN ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ Lic. Elma Chávez Olivares Subdirectora de Servicios Administrativos L.C. Gabriela Rojas Luján Jefa del Ing. Juan Armando Hurtado Corral Director Firma: Firma: Firma: 26 de marzo de de abril de de abril de 2015

2 4. Diagrama del procedimiento del Instituto Tecnológico Página 2 de 6 Cliente Inicio Publica Cuotas de Servicios autorizada por el Comité de Planeación. Verifica solicitud Consulta lista y solicita servicio NO Es correcta? SI Paga cuota de servicio Recibe cuota de servicio solicitado y expide recibo de oficial de cobro Recoge recibo oficial de cobro Prepara corte de caja y póliza de Ingresos. Deposita y elabora reporte mensual de ingresos Término

3 Página 3 de 6 5. Descripción del procedimiento. Secuencia de etapas Actividad Responsable 1. Publica Cuotas de Servicios. 1.1 Pública lista oficial de cuotas de servicios que ofrece el Institutos Tecnológicos aprobada por el Comité de Planeación y con el Visto Bueno del Director. del 2. Consulta Lista y Solicita Servicio. 2.1 El Cliente que requiera cubrir el pago de un servicio, se presenta en la caja del del 2.2 Consulta lista oficial de cuotas de servicio y 2.3 Solicita cobro de un servicio en base a solicitud escrita por el departamento correspondiente. 3. Verifica solicitud. 3.1 El cajero, verifica el tipo servicio a cobrar. SI es correcta la solicitud y el monto publicado continúa en la etapa 4 (No deben cancelarse recibos oficiales). Salvo caso extremo como puede ser: error en el registro federal de contribuyentes, error en datos fiscales ó error en concepto de cobro, el Cajero deberá cancelar el recibo oficial de cobro en el CONTPAQ y dar aviso electrónico a Secretaria de Hacienda y Crédito Público. NO es correcta la solicitud con la cuota de pago, informa al Cliente y regresa a la etapa 3 4. Paga Cuota de Servicio 5. Recibe Cuota de Servicio Solicitado y Expide Recibo Oficial de Cobro. 6. Recoge Recibo Oficial de Cobro. 4.1 El Cliente realiza el pago correspondiente del servicio que solicitó y solicita el Recibo Oficial de Cobro. 5.1 Recibe Cuota de Servicio Solicitado y 5.2 Expide el Recibo Oficial de Cobro foliado mediante el sistema SIATEC, en caso de que no requiera el Recibo Oficial de Cobro en Factura electrónica personalizado y al día siguiente se facturen en un comprobante global en el sistema CONTPAQ. En caso contrario, si requiere factura electrónica personalizada al momento del cobro debe indicárselo al Cajero y traer consigo su cedula de identificación fiscal para la alta del cliente y se le emite una factura electrónica del sistema de facturación CONTPAQ. 5.3 Entrega al Cliente Recibo Oficial en original y copia. Recoge el original y copia del Recibo Oficial de Cobro del pago de servicio que solicito. Clientes del Cliente del Cliente. 7. Prepara Corte de Caja. 7.1 Archiva copia del Recibo Oficial del Cobro realizado del sistema SIATEC y CONTPAQ en su póliza de ingresos correspondiente, en el del

4 Página 4 de 6 8. Deposita y Elabora Reporte Mensual de Ingresos. del 7.2 Prepara la información de los ingresos captados en el día para realizar el corte de caja. 7.3 El cajero realiza el corte de caja de los ingresos captados del día y revisa el reporte global para su facturación electrónica. 7.4 El Cajero emite reporte diario de facturación de CONTPAQ, respaldado de todas las facturas electrónicas del día. 8.1 El Cajero realiza depósito bancario en la cuenta de cheques correspondiente a más tardar al siguiente día hábil al de su captación de los ingresos propios y registra la póliza de ingreso diario al sistema de SIATEC. 8.2 Concilia los registros contables de ingresos con los movimientos del Estado de cuenta bancario de cheques correspondiente y dicha conciliación la envía al cierre del mes a la Jefatura del departamento de recursos financieros para su visto bueno. 8.3 El Cajero imprime el Reporte de Ventas por Producto mensual del sistema de CONTPAQ y valida con los totales del Informe Real de Ingresos propios del mes. 8.4 El Cajero llena el Formato de Ingresos del ejercicio correspondiente en hoja de cálculo de Excel y lo envía mensualmente para su visto bueno a la Jefatura del departamento de recursos financieros. 8.5 La Jefatura del departamento envía a la Dirección General de Educación Superior Tecnológica por vía correo electrónico el Formato de Ingresos y Egresos del mes a más tardar el día 10 de cada mes. Cajero y/o Jefe del. 6. Documentos de referencia: Documentos Manual del Sistema de de los Planteles Educativos dependientes de la Subsecretaría de Educación e Investigación Tecnológica. Manual de Administración de en el Sistema de Institutos Tecnológicos. 7. Registros Registros Tiempo de retención Responsable de conservarlo Código de registro Recibo Oficial de Cobro. 10 años Folio de recibo

5 Página 5 de 6 Póliza de Ingreso Diario. 10 años Por día Reporte de Ventas por Producto mensual 10 años Emisión electrónica Lista Oficial de Cuotas de Servicios. Un semestre Por semestre 8. Glosario INGRESOS PROPIOS. Recursos económicos captados en los Institutos Tecnológicos, por los servicios que se ofrecen. SIATEC. Sistema Integral de Administración de Tecnológicos. CLIENTE. Estudiante, Docente, Usuario externo y personal administrativo. 9. Anexos N/A

6 Página 6 de Cambios de esta versión Número de revisión Fecha de actualización Descripción del cambio 6 24 de abril del de mayo de 2014 Revisión total 5 31 de agosto de 2009 Se realizó revisión de procedimiento y formatos, por lo cual no sufrieron cambios y se conservan igual. Se realizan modificaciones para desincorporar del modelo por multisitios. Se cambia el logo institucional. Se cambia el termino ORGANIZACIÓN por el de 4 22 de marzo de 2007 Institutos Tecnológicos y Centros. Se modifica el Diagrama del Procedimiento y se cambia el concepto de Estudiante por el de clientes por la incorporación de los CRODES al SGC. Se modificó el código del procedimiento Se modificó la redacción de la política de operación 3.3 Se modifican el diagrama y la descripción del 3 16 de junio de 2005 procedimiento. Se eliminó la columna de códigos en los documentos de referencia y se anexó el Manual de Administración de en el Sistema de Institutos Tecnológicos como referencia de octubre de 2004 Revisión total 1 24 de mayo de 2004 Revisión total