El sistema está formado de un programa para Windows y un sitio de Internet llamado Transparencia.

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1 01 01/Feb/ /Feb/ de 12 Administración de Condominios Windows Objetivo del Sistema El sistema está formado de un programa para Windows y un sitio de Internet llamado Transparencia. El programa captura y visualiza los datos del condominio. El sitio de Internet permite imprimir los movimientos y reportes. Además permite compartir la información con quien usted decida. Alcance del documento Otros documentos Este manual explica como configurar y poner en funcionamiento al sistema. Se explican los primeros pasos para la puesta en marcha del sistema, se muestran las funcionalidades del sistema y se explican los puntos relevantes del sistema Es recomendable explorar la documentación en el sitio para complementar este manual.

2 01 01/Feb/ /Feb/ de 12 Tabla de Contenido Administración de Condominios Android... 1 Objetivo del Sistema... 1 Alcance del documento... 1 Otros documentos... 1 Tabla de Contenido Antecedentes Modelo del Sistema Instalación y Puesta en Marcha Programa para Android Entrar al programa Pantalla Principal Siguientes pasos Botón Menú La Administración Financiera de su Condominio La Administración Financiera: Saldos de cada Condómino y Resultado de la Administración Saldos de cada Condómino Resultado de la Administración Intereses Cancelar Recibos, Pagos e Ingresos, Intereses y Egresos Recibos y Pagos que no corresponden a cuotas de mantenimiento Pagos extemporáneos Transparencia Sitio en Internet Impresión Transparencia Alta de su sitio en Internet Enviar la base de datos Entrada al sitio Acceso como Administrador y como Usuario... 12

3 01 01/Feb/ /Feb/ de 12 1 Antecedentes 1.1. Modelo del Sistema Tanto el programa para Windows como el sitio de Transparencia son gratuitos. La opción gratuita del programa permite obtener todos los reportes y visualizar todos los datos de su condominio, pero cuando se imprime el nombre de su condominio indica Condominio No Registrado! Para poder personalizar el nombre de su condominio debe registrarlo. El registro se hace con pago único de $499 pesos mexicanos. Para registrar el nombre de su condominio envíe un correo a ventas@apisistemas.com y le mandaremos las opciones de pago.

4 01 01/Feb/ /Feb/ de 12 2 Instalación y Puesta en Marcha 2.1. Programa para Windows El programa está disponible en El proceso de instalación es: 1. Bajar el instalador a su computadora PC. 2. Ejecutar el instalador. Para facilitar la puesta en marcha del programa en su condominio se define un periodo por omisión. Puede usar ese periodo para realizar pruebas iniciales. Y después generar un nuevo periodo ya con datos definitivos Entrar al programa Para entrar al programa seleccione el icono creado en el escritorio de su computadora durante la instalación Pantalla Principal En la pantalla principal del programa puede usar el menú que se muestra en la parte superior de la pantalla o presionar los cuadros que muestran la información en la misma.

5 01 01/Feb/ /Feb/ de Siguientes pasos Los pasos recomendados para poner en funcionamiento la administración de su condominio son: 1. Dar de alta los condóminos con el menú [Condóminos] 2. Dar de alta el periodo con el menú [Periodo] 3. Generar los recibos con el menú [Recibos] 4. Capturar los pagos de los condóminos con el menú [Ingresos(Pagos) 5. Calcular intereses moratorios en caso de que su condominio así lo maneje, con el menú [Intereses] 6. Capturar los egresos o gastos del condominio, con el menú [Egresos] 7. Publicar los resultados a Transparencia en Internet, con el menú [Administración]/[Transparencia publicar en Web] 2.5. Menú y botones Muchas de las pantallas del programa muestran un menú en la parte superior y una serie de botones en la parte inferior. En general, el menú de la parte superior hace referencia a funcionalidades para crear nuevos movimientos, exportar todos los movimientos o regresar a la pantalla anterior. Los botones de la parte inferior tienen que ver con el renglón seleccionado en la lista que presenta la pantalla. Por ejemplo, la impresión o cancelación de lo que se presenta en el renglón seleccionado.

6 01 01/Feb/ /Feb/ de 12 3 La Administración Financiera de su Condominio 3.1. La Administración Financiera: Saldos de cada Condómino y Resultado de la Administración 3.2. Saldos de cada Condómino La Administración Financiera del condominio se lleva con: - Los saldos de cada condómino y - El resultado de la administración Para calcular el saldo de cada condómino se hace lo siguiente: 1. Los condóminos deben pagar una cuota mensual de mantenimiento. Por eso se debe indicar las cuotas para los condominos y su saldo inicial al iniciar el periodo. 2. El programa genera los recibos de mantenimiento cada mes. 3. Los condóminos pagan sus recibos y se captura cada pago. 4. El programa calcula el saldo de cada condomino.

7 01 01/Feb/ /Feb/ de Resultado de la Administración Para calcular el resultado o saldo de la administración se hace lo siguiente: 1. La administración del condominio inicia su periodo con un saldo inicial en Caja y Bancos. El programa permite capturar ese saldo para el periodo actual. 2. El programa suma los pagos de los condóminos como ingresos para la administración 3. Para su operación la Administración hace gastos o egresos que se capturan en el programa 4. El programa calcula el resultado de la administración a partir del saldo inicial de caja y bancos sumando los ingresos y restando los egresos.

8 01 01/Feb/ /Feb/ de Intereses En el caso en que su condominio genere intereses moratorios a los condóminos debido al retraso o no pago de sus recibos, el programa permite generar intereses automáticamente. 1. Capture el cargo de intereses de cada condómino 2. El programa genera los intereses para los condóminos que hasta el momento tienen saldo negativo. Es decir que la suma de sus pagos es menor que la suma de los recibos de mantenimiento Cancelar Recibos, Pagos e Ingresos, Intereses y Egresos 3.6. Recibos y Pagos que no corresponden a cuotas de mantenimiento Es posible cancelar recibos, pagos e ingresos, intereses y egresos en cualquier momento y el programa calcula los saldos y el resultado de manera automática. También es posible quitar la marca de cancelado de cualquier movimiento cancelado. En algunos casos que se presentan durante la administración de un condominio se tienen recibos y pagos que no corresponden a cuotas de mantenimiento. Es posible que usted no tenga nunca la necesidad de usar esta facilidad pero se incluye por si se presenta la necesidad de este tipo de recibos y pagos. Por ejemplo si hay un salón de fiestas en su condominio y hay que pagar cierta cantidad por su uso, se debe generar un recibo manual que no corresponde a mantenimiento, por el uso de ese salón. Para pagar ese recibo se hace un pago que no corresponde a mantenimiento. Este tipo de recibos pueden o no ser considerados para el cálculo de la deuda que genera intereses moratorios, lo cual se indica cuando se captura el recibo. Esto solo es relevante si su condominio genera intereses moratorios Pagos extemporáneos Este punto solo es relevante si en su condominio se generan intereses moratorios y hay un día límite de pago. Si el pago se hizo en el mes del recibo pero después de una fecha límite se puede marcar ese recibo como extemporáneo para que no se considere como pago en el mes. Entonces se van generan intereses moratorios como si no hubiera sido pagado.

9 01 01/Feb/ /Feb/ de 12 5 Transparencia 5.1. Sitio en Internet El programa se complementa de manera importante con el sitio de Internet de Transparencia. Gracias a este sitio usted puede si así lo quiere compartir la información de su condominio.

10 01 01/Feb/ /Feb/ de Impresión El sitio permite la impresión de los documentos, resultados, estados de cuenta de su condominio Transparencia Gracias a que la información puede ser compartida en el sitio de Internet, entonces usted puede hacer transparente su administración dando acceso a los usuarios que usted quiera. Por ejemplo al comité de vigilancia, o a otros integrantes de la mesa directiva.

11 01 01/Feb/ /Feb/ de Alta de su sitio en Internet Para darse de alta de Transparencia debe tener acceso a Internet. 1. En la pantalla principal ir a [Administración][Cambiar Correo del Condominio] Es importante indicar un correo al que tenga usted acceso pues ahí se va mandar la contraseña 2. Después presionar [Administración][Transparencia publicar en Web] 3. Presionar el botón [Darse de alta en Transparencia] Listo, ya se dio de alta. Recibirá un correo indicando su contraseña de acceso al sitio. En el correo se indican dos contraseñas, la de Administrador y la de Usuario. Se recomiendo mucho cambiar las contraseñas una vez que se ha entrado al sistema la primera vez.

12 01 01/Feb/ /Feb/ de Enviar la base de datos Para enviar la base de datos: 1. Indique el la constraseña para entrar al sitio que se indicó en el correo que recibió al dar de alta su condominio. 2. Presione el botón [Enviar base de datos a Transparencia] Entrada al sitio La dirección del sitio de Transparencia es: Acceso como Administrador y como Usuario Existen dos tipos de acceso a su sitio: - Administrador - Usuario La diferencia es que la clave de Administrador puede cambiar las contraseñas de acceso, y la clave de usuario no. Todo lo demás es igual. El sitio determina si se accesa como Administrador o como Usuario dependiendo de la contraseña usada al entrar al sistema. Se recomienda que solo una persona tenga acceso como Administrador y las demás personas accedan como Usuario.

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