NIVEL 2. Andrés Castillo Martín. Curso TICs Colegio Sagrado Corazón Granada

Transcripción

1 NIVEL 2 Andrés Castillo Martín Curso TICs Colegio Sagrado Corazón Granada

2 Índice Libros y hojas Referencias relativas y absolutas Clonación de hojas Fórmulas que relacionan distintas hojas Hipervínculos entre hojas: inicio Creación de gráficos: iniciación Insertar imágenes Datos: ordenar Inmovilizar paneles Ejercicio para practicar Curso TICs. Colegio Sagrado Corazón de Granada 2

3 Libros y hojas El programa trabaja con libros, que sería lo mismo que archivos de Excel. Su extensiones son xls (versiones anteriores) y ahora en versión 2007, xlsx Dentro de cada libro, tenemos varias hojas, pestañas en la parte inferior izquierda de nuestra pantalla Curso TICs Colegio Sagrado Corazón de Granada 3

4 Celdas: referencias relativas y absolutas La pantalla está dividida en una cuadrícula. Cada cuadrícula o celda está definida por una letra y un número. La letra identifica la columna, y el número la fila. Por tanto, la celda B5 es la que se encuentra en la columna B, fila 5 Una referencia absoluta en una fórmula es referirnos a una celda por su letra de columna y número de fila. Una referencia relativa en una fórmula, sin embargo, es referirnos a una celda en función de la posición con respecto a otra, indicando cuantas columnas a derecha o izquierda nos encontramos, y cuantas filas arriba o abajo. El aspecto de una referencia absoluta es B$5$, utilizando el prefijo $, el cual podemos escribirlo mediante el teclado o seleccionando la referencia relativa y pulsando F4 Referencia relativa B5 Referencias mixtas B$5 ó B5$ Curso TICs Colegio Sagrado Corazón de Granada 4

5 Clonación de hojas I La clonación de hojas es una solución ideal cuando debemos crear hojas iguales, pero que nos permite hacer modificaciones masivas en varias hojas a la vez. La clonación debe realizarse una vez que el diseño de la hoja, fórmulas, encabezamientos y formatos los hemos dado por buenos. Para clonar una hoja, situamos el cursor sobre la pestaña de la hoja, y con el botón derecho seleccionamos la opción Mover o copiar. En la nueva ventana emergente, seleccionamos la opción Crear una copia, y elegimos donde queremos crear la copia, que puede ser incluso en otro libro. Damos aceptar. Curso TICs. Colegio Sagrado Corazón de Granada 5

6 Clonación de hojas II Podemos realizar esta opción varias veces, obteniendo varias hojas clónicas Una vez terminado, y cambiado el nombre a las nuevas hojas de nuestro libro, podemos comprobar cómo se puede hacer un cambio a la vez en varias de las hojas clonadas Teniendo pulsada la tecla Control, podemos seleccionar con el ratón varias pestañas de hojas a la vez. Nos situamos en una celda cualquiera de una de las hojas seleccionadas, y lo que cambiemos o escribamos en esa celda, se hará en todas las que hemos seleccionado simultáneamente. Curso TICs. Colegio Sagrado Corazón de Granada 6

7 Fórmulas que relacionan distintas hojas Las fórmulas que se crean en Excel pueden hacer referencia a celdas de la misma hoja, de hojas del mismo libro, o de libros distintos. La única precaución que se ha de tener si utilizamos referencias a libros distintos (libros vinculados), es que el programa pueda tener acceso a los demás libros cuando queramos tener actualizados los datos. Curso TICs. Colegio Sagrado Corazón de Granada 7

8 Hipervínculos entre hojas: inicio Para tener organizado nuestros datos y mejorar la presentación de nuestro Libro, podemos crear una primera hoja índice, y crear hipervínculos al resto de las hojas. Para crear un hipervínculo, seleccionamos el texto de una celda, botón derecho, opción Hipervínculo. Se abre una nueva ventana. Seleccionamos la opción Vincular a: Lugar de este documento. Seleccionamos la hoja y celda a la que queremos ir cuando se pulse el hipervínculo. Como se ve, las opciones son muy variadas. Para volver al Índice desde cualquier hoja, podemos crear otro hipervínculo sobre una imagen o botón insertado. Una vez creado el botón con hipervínculo, se copia y pega en el resto de las hojas. Curso TICs. Colegio Sagrado Corazón de Granada 8

9 Creación de gráficos: iniciación Los gráficos son una herramienta fundamental para la presentación y análisis de datos. Dependiendo mucho de la versión del Office que se tenga, la forma de insertar un gráfico cambia. Seleccionar el rango de datos (incluir los encabezamientos de las tablas) Menú Insertar Gráfico. Se abre un asistente que en cuatro pasos nos guiará en la elaboración de los gráficos. Seleccionar tipo de gráfico Seleccionar Rango de Datos/Serie En el paso tercero, posibilidad de insertar título, modificar las líneas de división, etc. Elección de situar el nuevo gráfico como imagen dentro la hoja actual, o en una nueva hoja Curso TICs. Colegio Sagrado Corazón de Granada 9

10 Creación de gráficos: iniciación II Una vez que tenemos el gráfico creado, ahora podemos moficarlo o cambiar el diseño del gráfico, que incluye fuentes, tamaños de fuente, colores, fondo de la gráfica, etc. Para cambiar el formato del gráfico, seleccionamos con el ratón la parte del gráfico que se desea editar, líneas, fondo, bordes, eje horizontal., y pulsamos botón derecho del ratón y seleccionamos la opción Formato Curso TICs. Colegio Sagrado Corazón de Granada 10

11 Insertar imágenes En Excel podemos insertar imágenes, videos, audio y muchos otros objetos OLE (Object Linking and Embedding). Tecnología de Microsoft para compartir información entre distintas aplicaciones de Windows. Permite la creación de documentos o programas incorporando elementos de otros. Curso TICs. Colegio Sagrado Corazón de Granada 11

12 Datos: ordenar Aunque Excel no es una base de datos tipo Access o SQL server, tiene funciones que permite manejar, organizar, y gestionar datos. Una de las más fáciles y usadas es la de ordenar datos según distintos criterios que podemos definir (esto ha mejorado mucho en las actuales versiones) Una vez seleccionado el rango de celdas sobre las cuales queremos realizar el cambio, en la barra de Menús seleccionamos Datos, y dentro de ésta, Ordenar. Se nos abre nueva ventana, en la cual seleccionamos la columna en función de la cual vamos a realizar el ordenamiento. Luego elegimos el criterio, de menor a mayor, orden alfabético, etc. Curso TICs. Colegio Sagrado Corazón de Granada 12

13 Inmovilizar paneles Cuando son muchos los datos que se han de mostrar en una hoja, suele ocurrir que al desplazarnos por la hoja, perdamos los encabezamientos de filas y columnas, haciendo más difícil la lectura de los datos. Para evitar este problema podemos inmovilizar paneles, o los comentados encabezamientos. Para inmovilizar paneles, Menú Vista, opción Inmovilizar Paneles. Nos situamos con el ratón sobre la celda que hace esquina entre encabezado de fila y de columna que queremos que siempre aparezca cuando nos desplazamos por la hoja, y damos Aceptar. Curso TICs. Colegio Sagrado Corazón de Granada 13

14 Vamos a practicar!! Vamos a crear una hoja de cálculo para calcular las notas medias de alumnos de nuestra clase, por trimestres, final y gráficos. Los pasos serán los siguientes: Abrimos una nueva hoja de cálculo Abrimos un documento de Excel con las listas de nuestros alumnos Seleccionamos el grupo de alumnos a copiar y las pegamos en la nueva hoja Rellenamos escribiendo los encabezados de las columnas Deberíamos obtener algo parecido a lo siguiente: Curso TICs Colegio Sagrado Corazón de Granada 14

15 Ejercicio Curso TICs Colegio Sagrado Corazón de Granada 15

16 Ejercicio Rellenamos, inventándonos los valores numéricos, Prueba 1, 2 y 3, Actitud, Cuaderno y Examen1 y 2. Curso TICs Colegio Sagrado Corazón de Granada 16

18 Ejercicio Ahora hay que introducir las fórmulas Nos colocaremos sobre el primer alumno en la celda Media Introducir la fórmula Promedio. Arrastraremos las celda hasta abajo, de forma que se copie la misma fórmula para todos los alumnos. Curso TICs Colegio Sagrado Corazón de Granada 18

19 Ejercicio Vamos a crear la fórmula Nota, que será una media ponderada de las notas anteriores. Le daremos el valor 30% a cada uno de los exámenes, 10% a la conducta, 10% a la libreta, y 20% a la media de las pruebas. La fórmula que debemos escribir será: +G9*,2+H9*,1+I9*,1+J9*,3+K9*,3 Aceptar Arrastrar para copiar Curso TICs Colegio Sagrado Corazón de Granada 19

21 Ejercicio Damos un formato agradable a nuestra hoja. Menú Diseño Opción autoformato. Seleccionaremos uno que nos guste. Quitaremos las líneas de división. Formato de número dos cifras decimales Nos situamos sobre la pestaña hoja, botón derecho, opción Cambiar nombre Escribimos 1ª evaluación. Aceptamos Curso TICs Colegio Sagrado Corazón de Granada 21

23 Ejercicio Nos situamos de nuevo sobre la pestaña, botón derecho, Mover o copiar. Seleccionamos Crear una copia y elegimos Después de la anterior. Sobre la nueva copia, renombramos 2ª evaluación. Hacemos lo mismo para 3ª evaluación Creamos una hoja llamada Final y otra Índice Nos situamos en la hoja Índice e introducimos los textos para que tenga una apariencia como la que muestro. Curso TICs. Colegio Sagrado Corazón de Granada 23

24 Ejercicio Curso TICs. Colegio Sagrado Corazón de Granada 24

25 Ejercicio Nos situamos en la casilla con el texto Datos del 1er trimestre, botón derecho opción Hipervínculo. En la ventana emergente seleccionamos Lugar del documento, y marcamos 1ª evaluación Hacemos lo mismo con los otros textos Insertamos Imagen Prediseñada En cualquiera de las otras hojas, insertamos una imagen prediseñada, y una vez seleccionada, botón derecho, hipervínculo, lugar del documento hoja Índice. Copiamos la imagen y volvemos a pegarla en cada una de las hojas donde queramos que exista la posibilidad de volver al índice Curso TICs. Colegio Sagrado Corazón de Granada 25

27 Ejercicio Vamos ahora a hacer un gráfico. Nos situamos en la hoja Final, seleccionamos el rango de celdas que utilizaremos como fuente de datos, incluyendo los encabezados de la tabla, y seleccionamos del menú la opción Insertar gráfico. Seleccionaremos el tipo de gráfico, formato, título y otras opciones del menú. Ubicaremos el gráfico en hoja Gráficos Curso TICs. Colegio Sagrado Corazón de Granada 27

29 Y con esto hemos terminado el ejercicio Si quieres probar algo más avanzado, abre los apuntes Excel nivel 3 y trata de realizarlo. SUERTE Curso TICs. Colegio Sagrado Corazón de Granada 29