Mejorando el Desempeño de tu Cartera de Proyectos. Marzo 2016

Transcripción

1 Mejorando el Desempeño de tu Cartera de Proyectos Marzo 2016

2 Sobre los Presentadores Aarnoudt Oskam Director Ejecutivo Aarnoudt es Director Ejecutivo de Initiativa, Business Partner de Planview para Chile y Perú, con amplia experiencia en Consultoría de aplicaciones Enterprise. Luis Alvear Gerente lalvear@deloitte.com Luis es Gerente de Deloitte para la línea de consultoría de Gestión Corporativa de Proyectos. Carlos Fuentealba M. Director cfuentealba@deloitte.com Carlos es Director en Deloitte y líder de la línea de servicios de Gestión Corporativa de Proyectos. GoPMO - Mejorando el desempeño de tu cartera de proyectos 2

3 Agenda Mejorando el desempeño de tu cartera de proyectos Madurez vs Performance Cómo? Conclusiones GoPMO - Mejorando el desempeño de tu cartera de proyectos 3

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5 Madurez vs Performance 5 GoPMO - Mejorando el desempeño de tu cartera de proyectos

6 Madurez vs Performance El mejor indicador del valor futuro de una empresa, es su Cartera de Proyectos. Daniel Echeverría. Optimizado: benchmarking Gestionado: mejora continua 0% 8% 5% Definido: se cuenta con procesos Repetible: se reconoce el valor de los procesos 29% % Inicial: el punto de partida El Valor de las Oficinas de Proyectos en las Organizaciones 2015 GoPMO - Mejorando el desempeño de tu cartera de proyectos 6

7 Madurez vs Performance La madurez apalanca el desempeño El Valor de las Oficinas de Proyectos en las Organizaciones 2015 GoPMO - Mejorando el desempeño de tu cartera de proyectos 7

8 Madurez vs Performance Performance: Resultado de los proyectos llevados a cabo en relación al cumplimento de sus objetivos (plazo, presupuesto, estándares de calidad, satisfacción del cliente, utilización de recursos, etc.) Distribución de la Inversión Presupuestada de la Cartera de Proyectos Base USD 1 MM Performance Inicial Nivel de Madurez Definido Nivel Desviación % Desviación USD Desviación USD Alta <= 5% Media-Alta <= 10% Media-Baja <= 30% Baja > 30% GoPMO - Mejorando el desempeño de tu cartera de proyectos 8

9 Madurez vs Performance Dimensiones de la Madurez Definición de los procesos a ser aplicados en las actividades con la gestión de Portafolios y la dirección de Proyectos y Programas. Características y atributos de la Oficina de Gestión de Proyectos. Herramientas de software que apoya la gestión de portafolios y la dirección de proyectos y programas. Procesos y Metodologías Servicios PMO Capacidades, habilidades, conocimientos y experiencia de los miembros de la organización respecto de la gestión de portafolios y la dirección de proyectos y programas. Herramientas Personas GoPMO - Mejorando el desempeño de tu cartera de proyectos 9

10 Madurez vs Performance Dimensiones de la Madurez PMO 27 Herramientas Metodologías Año 2015 Año 2014 Año Personas El Valor de las Oficinas de Proyectos en las Organizaciones 2015 GoPMO - Mejorando el desempeño de tu cartera de proyectos 10

11 Dimensiones de la madurez en Gestión Corporativa de Proyectos Madurez vs Performance El camino de mejora Alineamiento Mejora Estratégico de la de Madurez Proyectos en Gestión Corporativa de Proyectos Diseño de un Plan de Mejoras Diagnóstico Oportunidades de Mejora Plan de Mejoras Meses Ejecución y seguimiento del Plan de Mejoras Mejora Continua Diseño de un Plan de Mejoras Oficina de Proyectos Misión y Servicios Estructura y Gobierno Roles y Responsabilidades Estrategia de Despliegue Asesoría en el Diseño e Implementación de la Oficina de Proyectos Asistencia en la Operación de la Oficina de Proyectos Procesos y Metodologías Metodología KPIs Procedimientos Roles y Responsabilidades Diseño e implementación de metodologías para la gestión de proyectos y programas Metodología KPIs Procedimientos Roles y Responsabilidades Diseño e implementación de metodologías para la gestión de portafolios Competencias 1 Diseño de Perfiles 2 Evaluación de Competencias 3 Desarrollo de Competencias Diseño y Desarrollo de Carrera para profesionales de la Gestión Corporativa de Proyectos Ejecución del Plan de Desarrollo de Competencias Herramientas 1 Estudio de la Organización 2 Requerimientos 3 Recomendación Herramientas EPM Configuración y habilitación de herramientas EPM 4 Habilitación de EPM Soporte para herramientas EPM GoPMO - Mejorando el desempeño de tu cartera de proyectos 11

12 Cómo?

13 Cómo? Podemos acelerar el proceso optimizando los tiempos basados en las buenas prácticas y en los aspectos de mayores impactos Optimizado: benchmarking Gestionado: mejora continua Definido: se cuenta con procesos Repetible: se reconoce el valor de los procesos Inicial: el punto de partida GoPMO - Mejorando el desempeño de tu cartera de proyectos 13

14 Cómo? GoPMO: Solución Integral en base a componentes predefinidos Metodología de Gestión de Proyectos enfocada en los procesos claves que aportan más valor a las organizaciones en estados iniciales. PMO Colaborativa enfocada en lograr el desarrollo de los Jefes de Proyecto y la adherencia a los definidos. Herramienta preconfigurada para apoyar el registro y gestión de la información de los procesos definidos. Procesos y Metodologías Servicios PMO Capacitaciones enfocadas en la metodología definidida y el uso de la herramienta, separado en tres roles: Miembros de la PMO, Jefes de Proyecto y Ejecutivos. Herramientas Personas GoPMO - Mejorando el desempeño de tu cartera de proyectos 14

15 Cómo? Propuesta GoPMO M0 Despliegue de la Configuración M1 Monitoreo y Control M2 Fin Despliegue Inicio Monitoreo S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 S8 S9 S10 S11 S12 Metodología Definir Clase de Proyecto Levantar y Clasificar Cartera de Proyectos Priorización de Proyectos Planning Workshops Monitoreo y Control PMO Despliegue de la PMO estándar Herramienta Despliegue de Configuración GoPMO Personas Personalización de Parámetros Carga de la Cartera de Proyectos Capacitación de Jefes de Proyecto y PMO Capacitación de Ejecutivos Definición de Carrera de Jefe de Proyecto Ejecución del plan de desarrollo de competencias Gestión del Cambio GoPMO - Mejorando el desempeño de tu cartera de proyectos 15

16 Definición de Procesos Estándar de Gestión Cómo? Metodología de Administración de Proyectos MATRIZ DE TRAZABILIDAD DE REQUISITOS NOMBRE DEL PROYECTO Líder del Proyecto ESTADO ACTUAL NIVEL DE ESTABILIDAD GRADO DE COMPLEJIDAD Estado Abreviatura Estado Abreviatura Estado Abreviatura Activo AC Alto A Alto A Cancelado CA Mediano M Mediano M Diferido DI Bajo B Bajo B Adicionado Aprobado AD AP ATRIBUTOS DE REQUISITO TRAZABILIDAD HACIA: NECESIDADES ALCANCE CRITERIO, ESTADO FECHA DE NIVEL DE GRADO DE OBJETIVOS DEL SUSTENTO DE PROPIETARI DE OPORTUNIDAD CÓDIGO DESCRIPCIÓN FUENTE PRIORIDAD VERSIÓN ACTUAL (AC, CUMPLIMIENT ESTABILIDAD COMPLEJIDA DEL PROYECTO SU INCLUSIÓN O ACEPTACIO ES, METAS Y CA, DI, AD, AP) O (A, M, B) D (A, M, B) PROYECTO /ENTREGABL N OBJETIVOS E DEL WBS DEL NEGOCIO Determinar la ficha tecnica para la contratacion del TI La Empresa Entrevista Muy Alta proveedor que facilite la Mejorar el 2. Compra de Aprobacion Cumplir con el proceso de solucion movil, del Plan del alcance del distribucion y equipos y Proyecto proyecto venta suministros R001 solucion movil 1,0 AC A M Determinar la ficha tecnica para la contratacion del TI La Empresa Entrevista Muy Alta proveedor de equipos y Mejorar el 2. Compra de Aprobacion Cumplir con el proceso de solucion movil, del Plan del alcance del distribucion y equipos y Proyecto proyecto venta suministros R002 suministros 1,0 AC A M Proceso de Monitoreo y Control de Planes de Proyecto Plan de Gestión Financiera Plan de Gestión de Recursos Gestión de Control de Proyecto (Riesgo, Problemas, Alcance, Controles de Cambio) GoPMO - Mejorando el desempeño de tu cartera de proyectos 16

17 Personas - Especialización en Dirección de Proyectos Clase de Proyectos vs Perfil del Jefe de Proyecto Clase de Proyecto Complejidad Baja Complejidad Media Complejidad Alta Perfil de JP JP Junior JP JP Senior Atributos de Proyecto Atributo Descripción Evaluación El Nivel de competencia: Indica en qué grado una competencia se debe solicitar a un cargo específico. Las definiciones de estos niveles son: Impacto Estratégico Costo Visibilidad estratégica del proyecto. Impacto en costo del proyecto en cantidad de USD. Alto : Alta visibilidad. Medio : Media visibilidad. Bajo : Baja visibilidad. Alto : Mayor a USD $ Medio : Entre USD $ y USD$ Bajo : Entre USD $ y USD$ Nivel 0 Nivel 1 Nivel 2 No se evidencia la competencia Demuestra conocimiento de la importancia de la competencia. La identifica en un nivel teórico, su aplicación es débil. Aplica la competencia requerida para el cargo bajo supervisión directa. Duración Impacto en duración del proyecto en meses. Alta : Mayor a 12 meses. Media : Entre 3 meses y 12 meses. Baja : Entre 1 mes y 3 meses. Nivel 3 Nivel 4 Aplica la competencia de forma autónoma e independiente. Aplica la competencia y evidencia capacidad para enseñarla o formar 17 a otros.

18 Despliegue de la PMO Estándar Cómo? Servicio PMO Ficha de la PMO Catálogo de Servicios Modelo de Gestión y Governance Calendario PMO GoPMO - Mejorando el desempeño de tu cartera de proyectos 18

19 Cómo? Personas Capacitación de Jefes de Proyecto Capacitación en miembros de la PMO Visión General de la gestión de Proyectos Proceso de planificación de planes de trabajo Proceso de Seguimiento y control de planes de trabajo Proceso de Gestión Financiera Proceso de Gestión de Recursos Proceso de gestión Compromisos, Riesgos y Problemas Proceso de Control integrado de Cambios Capacitación en la Herramienta Visión General de la PMO Modelo de Gestión y Governance Calendario semanal de la PMO Capacitación en la Herramienta Capacitación para Ejecutivos Valor de la Gestión Corporativa de Proyectos Modelo de Gestión y Governance Capacitación en el uso de reportes y KPI en la Herramienta GoPMO - Mejorando el desempeño de tu cartera de proyectos 19

20 Cómo? Herramienta preconfigurada para procesos claves Enfoque Essentials GESTIÓN DE LA DEMANDA PLANIFICACIÓN INVERSIÓN GESTIÓN PROYECTOS Proyectos Planificación Financiera Gobernabilidad de Inversión Gestión Financiera Otros Proyectos Planeados Colaboración Ejecución Gestión de Cambios Gestión de Riesgos Soporte y Mantención Información Proyecto Planificación Inversión Planificación y Programación Gestión de Problemas GESTIÓN RECURSOS Tasas Demanda Recursos Gestión del Tiempo Información Recursos Capacidad Asignación Gestión Disponibilidad Capacidades en Alcance Capacidades Fuera de Alcance GoPMO - Mejorando el desempeño de tu cartera de proyectos 20

21 Cómo? Dashboard de estado de la cartera GoPMO - Mejorando el desempeño de tu cartera de proyectos 21

22 Cómo? Resumen de presupuesto GoPMO - Mejorando el desempeño de tu cartera de proyectos 22

23 Cómo? Ficha de proyecto con indicadores claves GoPMO - Mejorando el desempeño de tu cartera de proyectos 23

24 Cómo? Reporte de Estado de Proyecto (1/3) GoPMO - Mejorando el desempeño de tu cartera de proyectos 24

25 Cómo? Reporte de Estado de Proyecto (2/3) GoPMO - Mejorando el desempeño de tu cartera de proyectos 25

26 Cómo? Reporte de Estado de Proyecto (3/3) GoPMO - Mejorando el desempeño de tu cartera de proyectos 26

27 Cómo? Gestión de actividades GoPMO - Mejorando el desempeño de tu cartera de proyectos 27

28 Cómo? Gestión de Recursos GoPMO - Mejorando el desempeño de tu cartera de proyectos 28

29 Cómo? Gestión Plan Financiero GoPMO - Mejorando el desempeño de tu cartera de proyectos 29

30 Cómo? Gestión de Riesgos, Cambios y Problemas GoPMO - Mejorando el desempeño de tu cartera de proyectos 30

31 Cómo? Reportería GoPMO - Mejorando el desempeño de tu cartera de proyectos 31

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33 Conclusiones 33 GoPMO - Mejorando el desempeño de tu cartera de proyectos

34 Conclusiones Se puede mejorar el desempeño de la cartera de proyectos mediante una estrategia de adherencia a una solución integral en base a componentes predefinidos y con un retorno demostrable PMO METODOLOGÍA HERRAMIENTA PERSONAS PMO CHARTER PREDEFINIDO PROCESOS CLAVES PRE CONFIGURADO CAPACITAR COLABORATIVA ALINEADO CON LOS ESTÁNDARES ALINEADO CON LA METODOLOGÍA ACOMPAÑAR FOCO EN ADHERENCIA CLASE DE PROYECTO EN LA NUBE FOCO EN LA ADHERENCIA GoPMO - Mejorando el desempeño de tu cartera de proyectos 34

35 Mejorando el Desempeño de tu Cartera de Proyectos GoPMO - Mejorando el desempeño de tu cartera de proyectos 27