MANUAL DEL USUARIO SIVIGILA D.C. MODULO DE ASISTENCIA TÉCNICA (USUARIO SOLICITANTE)

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2 Página 2 de 12 TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO ALCANCE RECOMENDACIONES DE TIPO GENERAL Requerimientos Mínimos SIVIGILA DC Configuración de Pantalla Configuración de ingreso por el explorador WEB (Internet Explorer) INGRESO A SIVIGILA DC MENÚ Cerrar Sesión Asistencia Técnica Modificación De Asistencia Técnica... 11

3 Página 3 de OBJETIVO El módulo de Asistencia Técnica del Sistema de Información de Vigilancia en Salud Pública SIVIGILA DC tiene como objetivo llevar un registro detallado de las solicitudes, consultas y no conformidades reportadas por los usuarios que operan el software web SIVIGILA DC, esto le permite a la mesa de ayuda, hacer la trazabilidad de las solicitudes especialmente de soporte y mejorar la oportunidad de la atención de las mismas, de esta forma el usuario final estará enterado del seguimiento y finalización de su caso (Ticket). 2. ALCANCE Este manual está orientado a los usuarios que manejan uno o varios módulos y/o formularios del Sistema de Información de Vigilancia en Salud Pública SIVIGILA DC y que requieran una asistencia técnica que facilite y mejore la experiencia de trabajo dentro del programa.

4 Página 4 de RECOMENDACIONES DE TIPO GENERAL 3.1 Requerimientos Mínimos SIVIGILA DC El área de Planeación y Sistemas y el equipo de Sistemas de Información del Área de Vigilancia en Salud Pública, estableció los requerimientos mínimos necesarios para el buen funcionamiento y acceso al sistema de información de Vigilancia de la Salud Pública SIVIGILA DC en sus especificaciones de hardware, software y canal de internet dedicado los cuales se mencionan a continuación: HARDWARE Procesador Memoria RAM Disco Duro Dispositivos Convencionales SOFTWARE Sistema Operativo Procesador de Doble Núcleo de 1.7 GHz 2 Giga Bytes 120 Giga Bytes Monitor, teclado, Mouse y unidad CD- RW Windows XP Ofimática1 MS Office 2007 Explorador Internet Internet Explorer versión 8 CANAL DE INTERNET DEDICADO Conexión LAN 1 Megas Bytes exclusivo para SIVIGILA DC Tabla 1. Requerimientos mínimos de Infraestructura tecnológica SIVIGILA DC 3.2 Configuración de Pantalla Se recomienda utilizar en los equipos de cómputo la configuración de la pantalla de 1024 * 768 pixeles, esto se logra dando clic derecho al mouse en el escritorio del sistema operativo, aparece una pequeña pantalla en la que se selecciona la opción Resolución de pantalla, dentro de esta se ubica la opción Resolución, se selecciona la configuración y se da clic en Aceptar. Ofimática: Conjunto de técnicas, aplicaciones y herramientas informáticas que se utilizan en funciones de oficina para optimizar, automatizar y mejorar los procedimientos o tareas relacionados.

5 Página 5 de 12 Ilustración 1. Resolución de la pantalla 3.3 Configuración de ingreso por el explorador WEB (Internet Explorer) Para ingresar al SIVIGILA DC tener en cuenta: Abrir SIVIGILA DC con el explorador WEB Internet Explorer Se recomienda utilizar Nivel de ZOOM DE 100%. Si la pantalla del navegador despues de ingresar su usuario y contraseña se muentra en color Azul celeste (Ver figura), debe proceder de la siguiente manera: Ilustración 2. Escritorio SIVIGILA DC

6 Página 6 de 12 De Clic al botón que se muestra en la imagen, posteriormente se refresca el explorador y debe quedar de forma de imagen tipo Windows Vista (Ver figura). En el caso que no se encuentre este icono, en el teclado seleccione ALT Izquierdo, este mostrara la barra de herramientas de Internet Explorer, de clic en herramientas/configuración de Vista de compatibilidad. En este formulario de Configuración de Vista de compatibilidad aparece en el campo Agregar este sitio web la página de saludcapital.gov.co, se oprime el boton Agregar y luego Cerrar.

7 Página 7 de INGRESO A SIVIGILA DC. Se abre Internet Explorer y en la barra de dirección (url) se coloca: En la página de inicio del SIVIGILA DC, se digita el usuario y la contraseña y se da clic al botón Ingresar En la pantalla se muestra el rol que se tiene en SIVIGILA DC y el subsistema al que se tiene permisos, luego se da clic al botón Ingresar. 5. MENÚ Una vez se ingresa al sistema, el Usuario puede observar las diferentes opciones del Menú, se posiciona el Mouse en el botón Menú ubicada en la parte inferior izquierda de la pantalla, acá se puede cerrar sesión, cambiar de contraseña, acceder al módulo de asistencia técnica, reportes, webservices, agendamiento de tareas etc. Ver figura 3. Ilustración 3. Opciones de Menú

8 Página 8 de Cerrar Sesión Para salir del sistema el usuario debe dar clic en la primera opción de Menú cerrar Sesión de la figura anterior. Una vez se da clic en esta opción aparece una ventana que pregunta si está seguro que desea salir de la aplicación, se debe dar clic en sí o no según sea el caso, ver ilustración 4.. Ilustración 4. Salir del sistema SIVIGILA DC 5.2 Menú Asistencia Técnica Para ingresar se da clic en Asistencia Técnica/Unidad Análisis/Interventoría, del botón Menú, y luego se selecciona la opción Asistencia Técnica, Ver figura 5. Ilustración 5. Ingreso a Asistencia Técnica

9 Página 9 de Asistencia Técnica El módulo de asistencia técnica permite a los usuariosg generar un caso o Ticket de sus consultas, dudas e inconformidades de tipo técnico y tecnológico en lo que corresponde al Sistema de Información de Vigilancia en Salud Pública SIVIGILA DC, además puede monitorear el estado de sus solicitudes y respuestas. Dentro del módulo de asistencia técnica es importante crear un solo caso por cada consulta, no se podrán realizar varias consultas en un único ticket porque generaría retrasos en la respuesta, lo anterior debido a que hay consultas de lógica, administración y desarrollo entre otras y cada una es resuelta por funcionarios diferentes.. Al ingresar por el SIVIGILA DC por la ruta del menú Asistencia Técnica/Unidad Análisis/Interventoría/Asistencia Técnica, se despliega una pantalla que se compone de: Opciones de solicitud de asistencia técnica Filtro por cada columna de las asistencias técnicas Creación de Nuevas Solicitudes Modificación de asistencias creadas Eliminación de solicitudes de asistencia técnica Activar o inactivar asistencia técnica Cerrar ventana Creación de nuevas solicitudes de Asistencia Técnica Filtro por cada columna de la asistencia técnica Edición de la asistencia técnica Cerrar ventana Asistencia Técnica Listado de las asistencias técnicas Activar o inactivar Solicitudes de Asistencia Técnica Eliminar Solicitudes de Asistencia Técnica Ilustración 6. Pantalla Asistencia Técnica Recomendación: Antes de dar clic en cualquier control, amplié la pantalla dando doble clic en la barra superior o utilizando el botón (Maximizar)

10 Página 10 de Creación De Solicitudes De Asistencia Técnica (Usuario Solicitante) Al darle clic al botón Nueva Solicitud se despliega el formulario Crear Asistencia Técnica, esta pantalla permite ingresar la información de la solicitud propuesta por el usuario a la mesa de ayuda del SIVIGILA DC. Ilustración 7. Formulario de Creación Asistencia Técnica A continuación se presenta en detalle las instrucciones para el diligenciamiento del formulario Crear Asistencia Técnica: Usuario Solicitante: Campo asignado por el sistema, Establece el nombre del Funcionario y nombre de Usuario registrado en el SIVIGILA DC. Fecha solicitud Asesoría: Establece la fecha de solicitud de la asistencia a crear, el sistema automáticamente la asigna pero puede ser cambiada si el usuario lo requiere. Tipo de Asistencia: Seleccione de la lista desplegable el tipo de Asistencia No conformidad técnica: Corresponde a las dudas, inconvenientes y consultar en el manejo adecuado del aplicativo SIVIGILA DC. No conformidad tecnológica: Corresponde a los inconvenientes y errores por problemas de red (lentitud en el aplicativo, no ingreso de la aplicación) y por

11 Página 11 de 12 pantallas de error que no permiten continuar con el correcto funcionamiento del sistema. Entidad Asesorada: Campo asignado por el sistema, Establece el nombre de la entidad a la cual se encuentra vinculado y registrado en el SIVIGILA DC. Objeto de Asesoría: Campo de texto asignado para la descripción, queja, novedad u observación de la asistencia a notificar. Es importante que la información consignada en este espacio sea clara, para evitar que se responda la asesoría solicitando más información, ya que eso solo origina mayor pérdida de tiempo. Cuando se describe la consulta de forma específica, el funcionario asesor puede reproducir la forma en que el usuario obtiene la falla para encontrar una solución de forma rápida. Se aclara que el módulo de asistencia técnica NO ES UN CHAT, es un servicio de consultas que se responden en un periodo de tiempo, razón por la cual es importante que el Soporte Técnico tenga toda la información necesaria. Anexar Archivo: Campo que permite adjuntar un archivo de tipo imagen (JPG, PNG y BMP) para soporte de la asistencia técnica, el sistema permite anexar el archivo con un peso aproximado de 10 Megabytes. 5.5 Modificación De Asistencia Técnica Al darle clic al botón en forma de lápiz del módulo de asistencia técnica, se despliega el formulario Modificación de Asistencia, en esta pantalla se podrá modificar la solicitud realizada, siempre y cuando no se haya iniciado el trámite de la resolución de la misma por parte del administrador de la mesa de ayuda de la SDS, también le permite verificar el estado, la fecha de inicio, la fecha de terminación o cierre de la solicitud y la respuesta de la asesoría de la mesa de ayuda del SIVIGILA DC.

12 Página 12 de 12 Ilustración 8. Formulario de Modificación de Asistencia Archivo anexo: Este campo del formulario permite descargar o eliminar el archivo que se adjuntó en el momento de haber realizado la la solicitud de asistencia técnica. Nota: Al momento de iniciar el procedimiento de seguimiento por parte del funcionario de la secretaría encargado del direccionamiento de las solicitudes ingresadas, el sistema no permitirá realizar modificaciones ni adjuntar archivos a la asistencia técnica reportada. Una vez finalizada la operación puede salir del módulo de Asistencia Técnica o continuar con las actividades que estaba desarrollando en este.