MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE ANÁLISIS DEL EGRESO

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1 PODER LEGISLATIVO DEL ESTADO DE MÉXICO CONTRALORÍA DIRECCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE ANÁLISIS DEL EGRESO TOLUCA DE LERDO, MÉXICO 6 DE JUNIO DE 2011

2 PODER LEGISLATIVO DEL ESTADO DE MÉXICO CONTRALORÍA DIRECCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE ANÁLISIS DEL EGRESO

3 PÁGINA 2 DE 32 C O N T E N I D O

4 PÁGINA 3 DE 32 C O N T E N I D O I. Introducción... 4 II. Base jurídica... 6 III. Procedimientos... 8 Procedimiento: Auditoría Financiera... 9 IV. Bitácora de actualización V. Hoja de validación VI. Anexos Anexo 1: Modelo de escrito: Aviso de Inicio de Auditoría Financiera Anexo 2: Formato: Solicitud de Información Anexo 3: Formato: Cédula de Discusión de Observaciones Anexo 4: Modelo de escrito: Informe del Cierre y Resultado de la Auditoría Financiera PÁGINA Anexo 5: Modelo de escrito: Oficio de comunicación de observaciones al área auditada... Anexo 6: Modelo de escrito: Oficio de envío de expedientes de auditoría financiera al Departamento de Control Anexo 7: Formato: Planeación de auditoría 32

5 PÁGINA 4 DE 32 I N T R O D U C C I Ó N

6 PÁGINA 5 DE 32 INTRODUCCIÓN Con el propósito de contar con una administración dinámica y activa, para dar respuesta inmediata a las necesidades actuales del Poder Legislativo; la Secretaría de Administración y Finanzas se ha dado a la tarea de desarrollar permanentemente acciones de modernización y simplificación administrativa, que permitan la operación eficiente de las áreas de la Legislatura y dar cumplimiento a lo establecido en las fracciones XIX y XX del artículo 160 del Reglamento del Poder Legislativo del Estado Libre y Soberano de México, así como del artículo 8 fracción XX del Reglamento Interno de la Contraloría del Poder Legislativo. Por lo anterior, se elaboran, integran y difunden los manuales de procedimientos, documentos técnicos administrativos, que facilitan el cumplimiento de las funciones, la desconcentración de actividades y el logro de los objetivos institucionales. El presente Manual de Procedimientos fue elaborado de manera conjunta por el Departamento de Análisis del Egreso, adscrito a la Dirección de Auditoría Interna y la Coordinación de Normatividad y Desarrollo Administrativo, en el cual se describen los objetivos, políticas y actividades de cada uno de los procedimientos que lleva a cabo este Departamento. La Contraloría y la Secretaría de Administración y Finanzas, a través de la Coordinación de Normatividad y Desarrollo Administrativo, ponen a disposición de los servidores públicos del Poder Legislativo el Manual de Procedimientos del Departamento de Análisis del Egreso.

7 PÁGINA 6 DE 32 B A S E J U R Í D I C A

8 PÁGINA 7 DE 32 BASE JURÍDICA - Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. - Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México. - Ley del Impuesto Sobre la Renta. - Código Fiscal de la Federación. - Ley del Impuesto al Valor Agregado. - Ley del ISSEMYM. - Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y Municipios. - Ley Orgánica del Poder Legislativo del Estado Libre y Soberano de México. - Código Financiero del Estado de México y Municipios. - Código Administrativo del Estado de México y su Reglamento. - Presupuesto de Egresos del Gobierno del Estado de México, para el ejercicio fiscal de que se trate. - Reglamento del Poder Legislativo del Estado Libre y Soberano de México. - Reglamento Interno de la Contraloría del Poder Legislativo. - Reglamento del Libro Décimo Segundo del Código Administrativo del Estado de México. - Reglamento del Libro Décimo Tercero del Código Administrativo del Estado de México. - Manual Único de Contabilidad Gubernamental vigente. - Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas. - Normas de Información Financiera. - Y demás ordenamientos legales y administrativos aplicables.

9 PÁGINA 8 DE 32 PROCEDIMIENTOS

10 PÁGINA 9 DE 32 PROCEDIMIENTO: AUDITORÍA FINANCIERA

11 PÁGINA 10 DE 32 ÁREA RESPONSABLE D E P A R T A M E N T O D E A N Á L I S I S D E L E G R E S O PROCEDIMIENTO AUDITORÍA FINANCIERA P01-11 OBJETIVO Evaluar el cumplimiento de las normas y disposiciones jurídicas, financieras y contables de las operaciones y registros que dan origen a los Estados Financieros y Presupuestales del Poder Legislativo así como las medidas de control interno que salvaguardan sus activos financieros. POLÍTICAS - Toda práctica de auditoría financiera, deberá estar amparada por un oficio de aviso de inicio de auditoría (Anexo 1, modelo de escrito) firmado por el Contralor cuyo objetivo será, invariablemente, la revisión a un rubro, cuenta, partida o grupo de ellas, integrantes de los Estados Financieros y/o Presupuestales del Poder Legislativo del Estado de México. - El trato que el personal tenga con otros servidores públicos, con motivo de las visitas de auditoría, deberá ser respetuoso, diligente e imparcial. Además, los auditores deben realizar una evaluación objetiva, sin dejarse influir por prejuicios o intereses políticos, económicos o de otra naturaleza. - El Acta de inicio de auditoría es el documento en el cual deberán quedar asentados, el inicio de los trabajos de auditoría, la persona facultada por el titular de la Secretaría de Administración y Finanzas en quien se delega la responsabilidad para atender y dar las facilidades para su realización y en su caso, la persona con quien se entienda directamente la auditoría, debiendo ser éste último, el responsable de recabar y entregar la información que se le requiera, tanto de su área como de cualquier otra dependiente de esa Secretaría. - Las solicitudes de información que se generen en el transcurso de la auditoría, invariablemente deben contener entre otros aspectos, los plazos en que serán atendidas estas solicitudes por parte del área auditada. Toda documentación proporcionada, deberá estar debidamente relacionada en un documento (Anexo 2, F01-11) que indique fecha, nombre y firma del auditor que recibe, así como del servidor público que entrega; los originales deberán ser devueltos bajo acuse por escrito y dejar constancia de este hecho en el acta circunstanciada de cierre. - Toda la documentación generada en copias que integren los papeles de trabajo propiedad del auditor, deberán ser cotejadas por la persona autorizada para tal fin o por el titular del área responsable de generarla o resguardarla. La información que se maneje durante el transcurso de la auditoría y la que resulte de ésta, deberá tratarse con absoluta confidencialidad.

12 PÁGINA 11 DE 32 ÁREA RESPONSABLE D E P A R T A M E N T O D E A N Á L I S I S D E L E G R E S O PROCEDIMIENTO AUDITORÍA FINANCIERA P01-11 OBJETIVO Evaluar el cumplimiento de las normas y disposiciones jurídicas, financieras y contables de las operaciones y registros que dan origen a los Estados Financieros y Presupuestales del Poder Legislativo así como las medidas de control interno que salvaguardan sus activos financieros. - Los errores, desviaciones o irregularidades que arroje el trabajo de auditoría financiera, deberán estar fundamentados en el marco jurídico vigente y normativo en materia contable gubernamental, debiendo existir evidencias de la aplicación de pruebas sustantivas y de cumplimiento en los papeles de trabajo respectivos por parte del auditor. Las observaciones y recomendaciones deben sustentarse exclusivamente en los datos y evidencias resultantes de la revisión practicada; así como por lo establecido en la base jurídica aplicable; los cuales deben ser registrados en el formato Cédula de Discusión de Observaciones (Anexo 3, F02-11). - El Acta de cierre de auditoría, deberá estar firmada por: el encargado de la auditoría designado por el titular de la Secretaría de Administración y Finanzas, el responsable directo de atender la auditoría, el personal que intervino por la Contraloría y dos testigos de asistencia, rubricándose por los participantes en cada una de las hojas que la integren; haciendo constar de manera clara el término de la auditoría. - El informe final de auditoría, tendrá que ser claro, oportuno, confiable y descriptivo y deberá elaborarse con posterioridad al acta de cierre de auditoría; así como contener la siguiente información: a)antecedentes, b)marco jurídico, c)objetivo, d)alcance, e)procedimientos, f)limitaciones, g)observaciones y recomendaciones, h)conclusiones, i)firma del personal que interviene en la auditoría. - Los expedientes de auditoría, deberán ser indexados, foliados, contar con marcas de auditoría, ordenados en forma cronológica y organizados de tal forma que faciliten su consulta y localización. Asimismo, estarán debidamente resguardados y habrá un estricto control para su manejo. - Dentro del archivo permanente, se considerará: oficio de aviso de inicio de auditoría, acta de inicio de auditoría, cuestionario de control interno, cédulas de discusión de observaciones incluyendo anexos y soportes documentales, acta de cierre de auditoría e informe preliminar y final de auditoría.

13 PÁGINA 12 DE 32 PROCEDIMIENTO AUDITORÍA FINANCIERA P01-11 Á R E A R E S P O N S A B L E A C T I V I D A D Nº D E S C R I P C I Ó N Departamento de Análisis del Egreso Dirección de Auditoría Interna Contralor Dirección de Auditoría Interna Departamento de Análisis del Egreso Elabora Programa Anual de Auditoría Financiera y pone a consideración del titular de la Dirección de Auditoría Interna su aprobación. Recibe Programa Anual de Auditoría Financiera aprobado y procede a realizar la auditoría calendarizada que corresponda y/o solicitada por el Contralor. Elabora oficio para inicio de auditoría (Anexo 1, modelo de escrito), dirigido al titular de la Dependencia a ser auditada y lo turna al Director de Auditoría Interna para su visto bueno. Recibe y revisa el oficio para inicio de auditoría y lo turna al Contralor para su autorización. Recibe oficio para inicio de la auditoría, firma y turna al Director de Auditoría Interna. Recibe oficio firmado por el Contralor y turna al Departamento de Análisis del Egreso. Recibe oficio para el inicio de auditoría y procede a notificar formalmente al titular de la Dependencia del área administrativa a auditar, estableciendo fecha y hora para levantar el acta de inicio de auditoría. Realiza estudio preliminar y elabora planeación de la auditoría, enviándolo al titular de la Dirección de Auditoría Interna para su aprobación, recabando el visto bueno del Contralor. Elabora solicitud de información (Anexo 2, F01-11), cuestionario de control interno y prepara acta para inicio de auditoría (sin perjuicio de que la solicitud de información y el cuestionario sean requeridos en este y/o cualquier momento durante el proceso de auditoría).

14 PÁGINA 13 DE 32 PROCEDIMIENTO AUDITORÍA FINANCIERA P01-11 Á R E A R E S P O N S A B L E A C T I V I D A D Nº D E S C R I P C I Ó N Unidad Administrativa a Auditar Departamento de Análisis del Egreso Recibe oficio para inicio de auditoría, en conjunto con los auditores comisionados, levantan y firman el acta de inicio de auditoría. En su caso, recibe cuestionario y/o relación de documentos e información que debe proporcionar, indicando el día en que serán entregados y el espacio que se asignará, para el desarrollo del trabajo de auditoría, en caso de ser requerido. Proporciona información solicitada y en su caso, el cuestionario de control interno debidamente contestado. Recibe documentación solicitada, cotejada y debidamente relacionada con fecha, nombre y firma de la persona que entrega, y de quien recibe. Crea expediente de auditoría, el cual servirá para integrar los papeles de trabajo que se generen durante el transcurso de la auditoría. Realiza análisis y evaluación del cuestionario, así como de la información solicitada. Ejecuta la auditoría de acuerdo a la planeación autorizada, elaborando las cédulas sumarias y analíticas, aplicando pruebas sustantivas y de cumplimiento; así como diversas técnicas de auditoría que permitan obtener evidencia suficiente y competente de las situaciones observadas. Revisa documentación correspondiente al rubro o cuentas asignadas, con base a las cifras de los Estados Financieros y Presupuestales, seleccionando partidas y cuentas; determinando los alcances de cada una de ellas, mediante criterios cualitativos y cuantitativos. Determina las observaciones pertinentes de acuerdo a los resultados presentados en sus papeles de trabajo, mismas que fundamenta y motiva de acuerdo a la normatividad aplicable.

15 PÁGINA 14 DE 32 PROCEDIMIENTO AUDITORÍA FINANCIERA P01-11 Á R E A R E S P O N S A B L E A C T I V I D A D Nº D E S C R I P C I Ó N Departamento de Análisis del Egreso Dirección de Auditoría Interna Departamento de Análisis del Egreso. Unidad Administrativa a Auditar Departamento de Análisis del Egreso Concluidos los trabajos de revisión, prepara el oficio mediante el cual dará a conocer al área auditada las observaciones determinadas mediante las cédulas de discusión de observaciones respectivas (Anexo 3, F02-11), para que en un plazo no mayor a 5 días hábiles a partir de su recepción, el área auditada manifieste lo que a su derecho convenga, asimismo en ese oficio se les da a conocer la fecha y hora para llevar a cabo el levantamiento del acta de cierre de auditoría. Recibe el oficio y revisa las cédulas de discusión de observaciones anexas y devuelve al Departamento de Análisis del Egreso con su visto bueno para enviar al área auditada. Recibe oficio y cédulas de discusión de observaciones y entrega al área auditada. Recibe oficio y cédulas de discusión de observaciones, analiza y prepara la justificación y/o documentación soporte que aclare la improcedencia de la observación. Turna al Departamento de Análisis del Egreso la documentación comprobatoria, las justificaciones y elementos de prueba que considera aclaran las observaciones. Recibe las cédulas de discusión de observaciones, la documentación comprobatoria y demás elementos de prueba; analiza y determina si son suficientes para solventar las observaciones o no. Toma en cuenta los comentarios vertidos para la elaboración del acta de cierre de auditoría. Elabora proyecto de acta de cierre de auditoría, incluyendo entre otros aspectos: observación, origen, causa, efecto, fundamento, comentario del área auditada, resolución al comentario del área auditada y en su caso, fecha del compromiso de solventación y envía al Director de Auditoría Interna.

16 PÁGINA 15 DE 32 PROCEDIMIENTO AUDITORÍA FINANCIERA P01-11 Á R E A R E S P O N S A B L E A C T I V I D A D Nº D E S C R I P C I Ó N Dirección de Auditoría Interna Departamento de Análisis del Egreso Dirección de Auditoría Interna Departamento de Análisis del Egreso Dirección de Auditoría Interna Departamento de Análisis del Egreso Recibe y revisa el proyecto de acta de cierre de auditoría para su aprobación, indica correcciones y posteriormente turna al Departamento de Análisis del Egreso. Corrige acta y devuelve a la Dirección de Auditoría Interna para su aprobación. Recibe acta de cierre de auditoría, aprueba y comenta el contenido con el Contralor y turna al Departamento de Análisis del Egreso. Levanta el acta final en el lugar, fecha y hora de acuerdo al punto 18, dejando evidencia en la misma, de las fechas compromiso de solventación de las observaciones. Procede a elaborar el informe preliminar de auditoría respectivo. Recibe, revisa y autoriza el informe preliminar de auditoría, turnándolo al Departamento de Análisis del Egreso para su integración al expediente de auditoría. Recibe informe preliminar autorizado y turna mediante memorándum el archivo permanente de la auditoría al Departamento de Control, debidamente foliado, indexado y con sus respectivas marcas de auditoría para su revisión y el seguimiento de observaciones pendientes de solventar, en un plazo no mayor a 10 días hábiles posteriores a la fecha de levantamiento del acta de cierre de auditoria. Se coordina de manera permanente con el Departamento de Control para el seguimiento de las observaciones pendientes de solventar o ante cualquier requerimiento de información o consulta producto de su revisión.

17 PÁGINA 16 DE 32 PROCEDIMIENTO AUDITORÍA FINANCIERA P01-11 Á R E A R E S P O N S A B L E A C T I V I D A D Nº D E S C R I P C I Ó N Departamento de Análisis del Egreso 33 Agotados los periodos establecidos en el acta de cierre de auditoría para la solventación de observaciones, y en su caso, las prórrogas otorgadas por el Departamento de Control, recibe de éste, la documentación relacionada con la solventación de observaciones, el Informe del Cierre y Resultado de la Auditoria Financiera (Anexo 4, modelo de escrito) y el adendum al informe preliminar de auditoria con el visto bueno del Contralor, lo integra al expediente de auditoría y lo envía al archivo. 34 De ser el caso, integra de manera conjunta con el Departamento de Control, el expediente de auditoría para su remisión al Contralor, para considerar su envío al área de Responsabilidades. Fin.

18 PÁGINA 17 DE 32 PROCEDIMIENTO DEPARTAMENTO DE ANÁLISIS DEL EGRESO AUDITORÍA FINANCIERA DIRECCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA P01-11 CONTRALOR Inicio Elabora Programa Anual de Auditoría Financiera y pone a consideración del titular de la Dirección de Auditoría Interna su aprobación. Recibe Programa Anual de Auditoría Financiera aprobado y procede a realizar la auditoría calendarizada que corresponda y/o solicitada por el Contralor. Recibe y revisa el oficio para inicio de auditoría y lo turna al Contralor para su autorización. Recibe oficio firmado por el Contralor y turna al Departamento de Análisis del Egreso. Recibe oficio para inicio de la auditoría, firma y turna al Director de Auditoría Interna. Elabora oficio para inicio de auditoría (Anexo 1, modelo de escrito), dirigido al titular de la Dependencia a ser auditada y lo turna al Director de Auditoría Interna para su visto bueno. Recibe oficio para el inicio de auditoría y procede a notificar formalmente al titular de la Dependencia del área administrativa a auditar, estableciendo fecha y hora para levantar el acta de inicio de auditoría. Realiza estudio preliminar y elabora planeación de la auditoría, enviándolo al titular de la Dirección de Auditoría Interna para su aprobación, recabando el visto bueno del Contralor. Elabora solicitud de información (Anexo 2, F01-11), cuestionario de control interno y prepara acta para inicio de auditoría (sin perjuicio de que la solicitud de información y el cuestionario sean requeridos en este y/o cualquier momento durante el proceso de auditoría). A

19 PÁGINA 18 DE 32 PROCEDIMIENTO UNIDAD ADMINISTRATIVA A AUDITAR AUDITORÍA FINANCIERA DEPARTAMENTO DE ANÁLISIS DEL EGRESO P01-11 DIRECCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA A Recibe oficio para inicio de auditoría, en conjunto con los auditores comisionados, levantan y firman el acta de inicio de auditoría. En su caso, recibe cuestionario y/o relación de documentos e información que debe proporcionar, indicando el día en que serán entregados y el espacio que se asignará, para el desarrollo del trabajo de auditoría, en caso de ser requerido. Recibe documentación solicitada, cotejada y debidamente relacionada con fecha, nombre y firma de la persona que entrega, y de quien recibe. Crea expediente de auditoría, el cual servirá para integrar los papeles de trabajo que se generen durante el transcurso de la auditoría. Proporciona información solicitada y en su caso, el cuestionario de control interno debidamente contestado. Realiza análisis y evaluación del cuestionario, así como de la información solicitada. Ejecuta la auditoría de acuerdo a la planeación autorizada, elaborando las cédulas sumarias y analíticas, aplicando pruebas sustantivas y de cumplimiento; así como diversas técnicas de auditoría que permitan obtener evidencia suficiente y competente de las situaciones observadas. Revisa documentación correspondiente al rubro o cuentas asignadas, con base a las cifras de los Estados Financieros y Presupuestales, seleccionando partidas y cuentas; determinando los alcances de cada una de ellas, mediante criterios cualitativos y cuantitativos. Determina las observaciones pertinentes de acuerdo a los resultados presentados en sus papeles de trabajo, mismas que fundamenta y motiva de acuerdo a la normatividad aplicable. B

20 PÁGINA 19 DE 32 PROCEDIMIENTO UNIDAD ADMINISTRATIVA A AUDITAR AUDITORÍA FINANCIERA DEPARTAMENTO DE ANÁLISIS DEL EGRESO B P01-11 DIRECCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA Recibe oficio y cédulas de discusión de observaciones, analiza y prepara la justificación y/o documentación soporte que aclare la improcedencia de la observación. Turna al Departamento de Análisis del Egreso la documentación comprobatoria, las justificaciones y elementos de prueba que considera aclaran las observaciones. Concluidos los trabajos de revisión, prepara el oficio mediante el cual dará a conocer al área auditada las observaciones determinadas mediante las cédulas de discusión de observaciones respectivas (Anexo 3, F02-11) para que en un plazo no mayor a 5 días hábiles a partir de su recepción, el área auditada manifieste lo que a su derecho convenga, asimismo en ese oficio se les da a conocer la fecha y hora para llevar a cabo el levantamiento del acta de cierre de auditoría. Recibe oficio y cédulas de discusión de observaciones y entrega al área auditada. Recibe las cédulas de discusión de observaciones, la documentación comprobatoria y demás elementos de prueba; analiza y determina si son suficientes para solventar las observaciones o no. Toma en cuenta los comentarios vertidos para la elaboración del acta de cierre de auditoría. Recibe el oficio y revisa las cédulas de discusión de observaciones anexas y devuelve al Departamento de Análisis del Egreso con su visto bueno para enviar al área auditada. Elabora proyecto de acta de cierre de auditoría, incluyendo entre otros aspectos: observación, origen, causa, efecto, fundamento, comentario del área auditada, resolución al comentario del área y en su caso, fecha del compromiso de solventación y envía al Director de Auditoría Interna. Recibe y revisa el proyecto de acta de cierre de auditoría para su aprobación, indica correcciones y posteriormente turna al Departamento de Análisis del Egreso. Corrige acta y devuelve a la Dirección de Auditoría Interna para su aprobación. C

21 PÁGINA 20 DE 32 PROCEDIMIENTO UNIDAD ADMINISTRATIVA A AUDITAR AUDITORÍA FINANCIERA DEPARTAMENTO DE ANÁLISIS DEL EGRESO Levanta el acta final en el lugar, fecha y hora indicada de acuerdo al punto 18, dejando evidencia en la misma, de las fechas compromiso de solventación de las observaciones P01-11 DIRECCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA C Recibe acta de cierre de auditoria, aprueba y comenta el contenido con el Contralor y turna al Departamento de Análisis del Egreso. Procede a elaborar el informe preliminar de auditoría respectivo. Recibe informe preliminar autorizado y turna mediante memorándum el archivo permanente de la auditoría al Departamento de Control, debidamente foliado, indexado y con sus respectivas marcas de auditoría para su revisión y el seguimiento de observaciones pendientes de solventar, en un plazo no mayor a 10 días hábiles posteriores a la fecha de levantamiento del acta de cierre de auditoria. Recibe, revisa y autoriza el informe preliminar de auditoría, turnándolo al Departamento de Análisis del Egreso para su integración al expediente de auditoría. Se coordina de manera permanente con el Departamento de Control para el seguimiento de las observaciones pendientes de solventar o ante cualquier requerimiento de información o consulta producto de su revisión. Agotados los periodos establecidos en el acta de cierre de auditoría para la solventación de observaciones, y en su caso, las prórrogas otorgadas por el Departamento de Control, recibe de éste, la documentación relacionada con la solventación de observaciones, el Informe del Cierre y Resultado de la Auditoria Financiera (Anexo 4, modelo de escrito) y el adendum al informe preliminar de auditoria con el visto bueno del Contralor, lo integra al expediente de auditoría y lo envía al archivo. De ser el caso, integra de manera conjunta con el Departamento de Control, el expediente de auditoría para su remisión al Contralor, para considerar su envío al área de Responsabilidades. Fin

22 PÁGINA 21 DE 32 BITÁCORA DE ACTUALIZACIÓN

23 PÁGINA 22 DE 32 BITÁCORA DE ACTUALIZACIÓN FECHA REFERENCIA OBSERVACIONES 8/Mayo/2008 Sin oficio Actualización (A1) Se actualiza el procedimiento existente, con la finalidad de documentar totalmente las actividades vigentes del Departamento de Análisis del Egreso, congruentes con las funciones sustantivas. 06/Junio/2011 Actualización 2 Referencia de oficio CPL/DAI/DAE/01/11 Actualización efectuada a solicitud del Jefe del Departamento con el propósito de modificar sus formatos e integrar tres formatos nuevos. Así mismo, se llevo a cabo una revisión general, con el propósito de mantener actualizados y vigentes los procedimientos.

24 PÁGINA 23 DE 32 HOJA DE VALIDACIÓN

25 PÁGINA 24 DE 32 HOJA DE VALIDACIÓN ELABORÓ VALIDÓ Lic. Rosaura Salgado San Juan COORDINACIÓN DE NORMATIVIDAD Y DESARROLLO ADMINISTRATIVO Lic. Arnulfo Reza Sánchez Nava DEPARTAMENTO DE A NALISIS DEL EGRESO

26 PÁGINA 25 DE 32 ANEXOS

27 PÁGINA 26 DE 32 ANEXO 1 Modelo de escrito: Aviso de Inicio de Auditoría Financiera

28 PODER LEGISLATIVO DEL ESTADO DE MÉXICO Contraloría Dirección de Auditoría Interna XXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXX Toluca de Lerdo, XX de XXXXX de XXXX N de oficio: CPL/DAI/XXX/XX Asunto: Aviso de inicio de auditoría financiera a XXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX TITULAR DE LA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS DEL PODER LEGISLATIVO DEL ESTADO DE MÉXICO. Con fundamento en los artículos 94 fracción III y 96 de la Ley Orgánica del Poder Legislativo del Estado Libre y Soberano de México; 153, 155 fracciones VIII, IX, X, XIV y XVII del Reglamento del Poder Legislativo del Estado Libre y Soberano de México; artículo 8 fracción XIII, 13 fracciones I, II, III, VI, X, XI, XII, XV, XVI, XXI, XXII Y XXIII del Reglamento Interno de la Contraloría del Poder Legislativo y 42 fracciones XX y XXVIII, 43 y 47 fracción II de la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y Municipios, y como parte de las actividades de la Dirección de Auditoría Interna de la Contraloría para el ejercicio XXXX, se tiene previsto iniciar con esta fecha, auditoría financiera a XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX. Para tal efecto, se han comisionado a los C.XXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXXXXXX, personal adscrito a la Contraloría del Poder Legislativo, quienes en su oportunidad se acreditarán como tales. Por lo anterior, me permito solicitar gire sus apreciables instrucciones a quien corresponda, a fin de que se le proporcione al personal designado el apoyo necesario en el desempeño de su encomienda. Sin otro particular, hago propicia la ocasión para enviarle un cordial saludo. A T E N T A M E N T E XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX TITULAR DE LA CONTRALORÍA DEL PODER LEGISLATIVO C.c.p. Dip. Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx, Presidente de la Junta de Coordinación Política. Xxxxxxxxxxx Xxxxxx Xxx, Titular de la Dirección de Xxxxxxxxxxxx. Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxx, Titular de la Dirección de Auditoría Interna. Archivo. www. cddiputados.gob.mx Av. Independencia Ote. No. 102 Primer Piso, Col. Centro, Toluca, C.P Tels. (01722) , y Lada sin costo:

29 PÁGINA 27 DE 32 ANEXO 2 Formato: Solicitud de Información

30 PODER LEGISLATIVO DEL ESTADO DE MÉXICO Contraloría Dirección de Auditoria Interna Departamento de Análisis del Egreso FECHA: DÍA MES AÑO HOJA 1 DE SOLICITUD DE INFORMACIÓN ENTIDAD: ASPECTO: COMENTADO CON: CARGO: CON ATENCIÓN AL OFICIO DE COMISIÓN N CPL/DAI/XXX/XX DE FECHA XX DE XXXX DE XXXX, ENVIADO A XXXXXXXX XXXXXXX XXXXXXX TITULAR DE LA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS, POR XXXXXXXXX XXXXXXXXXX XXXXXXXXXXX TITULAR DE LA CONTRALORÍA DEL PODER LEGISLATIVO, SE SOLICITA LO SIGUIENTE: DESCRIPCIÓN COMENTARIOS ELABORÓ POR PARTE DE LA ENTIDAD XXXXXX XXXXXXXX XXXXXXX JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ANÁLISIS DEL EGRESO FECHA DE RECIBIDO: FECHA LÍMITE DE RESPUESTA: F01-11

31 PÁGINA 28 DE 32 ANEXO 3 Formato: Cédula de Discusión de Observaciones

32 PODER LEGISLATIVO DEL ESTADO DE MÉXICO Contraloría Dirección de Auditoría Interna Departamento de Análisis del Egreso Referencia: CPL/DAI/XXX/XX CÉDULA DE DISCUSIÓN DE OBSERVACIONES UNIDAD AUDITADA: PERÍODO REVISADO: TIPO DE AUDITORÍA: RUBRO: PERSONA QUE FORMULA LA OBSERVACIÓN: FECHA DE ELABORACIÓN: OBSERVACIÓN COMENTARIO DEL RESPONSABLE DE LA INFORMACIÓN POR LA CONTRALORÍA POR EL ÁREA AUDITADA XXXXXXXXX JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ANÁLISIS DEL EGRESO. NOMBRE Y FIRMA DEL RESPONSABLE QUE ATENDIÓ LA OBSERVACIÓN F02-11

33 PÁGINA 29 DE 32 ANEXO 4 Modelo de escrito: Informe del Cierre y Resultado de la Auditoría Financiera

34 PODER LEGISLATIVO DEL ESTADO DE MÉXICO Contraloría Dirección de Auditoría Interna XXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXX Toluca de Lerdo, XX de XXXXX de XXXX N de oficio: CPL/DAI/ XX /XX Asunto: Se informa del cierre y resultado de la auditoría financiera a XXXXXXXXXXX XXXXXXX. XXXXXXXXX XXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX TITULAR DE LA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS DEL PODER LEGISLATIVO DEL ESTADO DE MÉXICO. Con fundamento en los artículos 94 fracción III y 96 de la Ley Orgánica del Poder Legislativo del Estado Libre y Soberano de México; 153, 155 fracciones VIII, IX, X, XIV y XVII del Reglamento del Poder Legislativo del Estado Libre y Soberano de México; y en relación con la auditoría correspondiente a la XXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXX relacionada con el número de oficio CPL/DAI/XXX/XX de fecha XX de XXXX de XXXX; de acuerdo con el expediente de auditoría que obra en poder de esta Contraloría, a la evidencia que soportan los papeles de trabajo respectivos y a los elementos de prueba aportados por la Secretaría a su cargo mediante oficio número XXXXXXXXXX informo a usted que a esta fecha han sido solventadas la totalidad de las observaciones de esta auditoria y que fueron consignadas en el acta de cierre respectiva de fecha XX de XXXXXXX de XXXX. Asimismo, recomiendo a usted, mantenga la aplicación de las sugerencias e instrumente las acciones en función de sus respuestas de forma permanente. Sin otro particular, hago propicia la ocasión para enviarle un cordial saludo. A T E N T A M E N T E XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXX XXXXXXXXX TITULAR DE LA CONTRALORÍA DEL PODER LEGISLATIVO C.c.p. Dip. XXXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXX, Presidente de la Junta de Coordinación Política. XXXXXXX XXXXXX XXXXXXXXX, Director de Auditoría Interna. XXXXX XXXXXXXX XXXXXXXXX, Director/Jefe del Departamento de XXXXXXXX y encargado de la auditoría. Archivo.

35 PÁGINA 30 DE 32 ANEXO 5 Modelo de escrito: Oficio de Comunicación de Observaciones al Área Auditada.

36 PODER LEGISLATIVO DEL ESTADO DE MÉXICO Contraloría XXXX. XXXXXXXXXXXXXXXX. Toluca de Lerdo, XX de XXXX de XXXX. N de oficio: CPL/DAI/XXX/XX. ASUNTO: Se le dan a conocer las observaciones de la auditoría financiera relacionada con el oficio CPL/DAI/XXX/XX. C. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXX (A) DE XXXXXXXXXXX, DEL PODER LEGISLATIVO DEL ESTADO DE MÉXICO. Con motivo de los trabajos de auditoría financiera llevados a cabo a: XXXXXXX XXXXXXXX XXXX del Poder Legislativo del Estado de México, relacionados con el oficio CPL/DAI/XXX/XX de fecha XX de XXXXXXX de 20XX y con fundamento en el artículo 42 fracciones XX y XXVIII de la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de México y Municipios, anexo al presente envío a usted las observaciones determinadas a la fecha por el equipo de auditores a cargo, con el objeto de que en un plazo no mayor a XX días hábiles contados a partir del primero hábil siguiente a la recepción del presente, envíe a la Dirección de Auditoría Interna sus comentarios sobre las mismas. Las observaciones resultantes de la(s) auditoría(s) a la(s) cuenta(s) partidas(s) XXXXXXXXXXXXX, correspondiente al periodo del XX de XXXX al XX de XXXXXX de 20XX son: 1. XXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXX 2. XXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXX 3. XXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXX 4. XXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXX No omito mencionar, que los comentarios sobre las observaciones anexas serán valorados y tomados en cuenta para la determinación de los resultados plasmados en el acta de cierre que habrá de elaborarse al respecto. Asimismo informo a usted que el XX de XXXX de 20XX a las XX: XX horas, se llevará a cabo el levantamiento del acta de cierre por la auditoria en comento en las instalaciones de XXXXX a su cargo. Sin otro particular, quedo a sus órdenes para cualquier aclaración al respecto. A T E N T A M E N T E XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX CONTRALOR DEL PODER LEGISLATIVO C.c.p. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX. Presidente de la Junta de Coordinación Política. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX. Secretario de Administración y Finanzas. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX. Director(a) de Auditoria Interna. XXX/XXX/XXX. www. cddiputados.gob.mx Av. Independencia Ote. No. 102 Primer Piso, Col. Centro, Toluca, C.P Tels. (01722) , y Lada sin costo:

37 PÁGINA 31 DE 32 ANEXO 6 Modelo de escrito: Oficio de Envío de Expedientes de Auditaría Financiera al Departamento de Control.

38 PODER LEGISLATIVO DEL ESTADO DE MÉXICO Contraloría 201X. XXX XXXl XXXXXXXXXXXXX. Toluca de Lerdo, XX de XXX de XXXX N de Oficio CPL/DAI/DAE/XXX/XX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL ASUNTO: Se remiten expedientes de auditoría financiera integrados durante el XXXXXX XXXXXXX de 20XX. De acuerdo con lo establecido en el punto 31 del manual de procedimientos del Departamento de Análisis del Egreso, anexos al presente remito a usted XXXXXX expedientes de auditoría financiera correspondientes a las actividades programadas para el XXXXXXX XXXXXX de 20XX, relacionados con el oficio CPL/DAI/XXX/XX de fecha XX de XXX del 20XX, correspondiendo dichos expedientes a las siguientes cuentas y partidas durante el periodo del XX de XXXXX al XX de XXXXXXXXX de 20XX: 1 XXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXX 2 XXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXX 3 XXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXX 4 XXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXX Lo anterior, a efecto de que el Departamento a su cargo lleve a cabo la revisión y evaluación de los expedientes en comento. Sin otro particular, hago propicia la ocasión para enviarle un cordial saludo. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ANÁLISIS DEL EGRESO. A T E N T A M E N T E C.c.p. XXXXXXXXXXXXXXX, Contralor del Poder Legislativo del Estado de México. XXXXXXXXXXXXXXX, Directora de Auditoría Interna. Archivo. XXX/XXX/XXX.

39 PÁGINA 32 DE 32 ANEXO 7 Formato: Planeación de Auditaría

40 < 1 > LEGISLATURA DEL ESTADO DE MÉXICO CONTRALORÍA DIRECCIÓN DE AUDITORIA INTERNA DEPARTAMENTO DE ANÁLISIS DEL EGRESO PLANEACIÓN DE AUDITORÍA HOJA 1 DE 2 NOMBRE DEL FORMATO: PLANEACION DE AUDITORIA FECHA DE ELABORACIÓN: < 2 > OBJETIVO: SER UN INSTRUMENTO QUE AYUDE A FACILITAR LA PLANEACIÓN DE LAS AUDITORIAS D A T O S D E I D E N T I F I C A C I Ó N DEPENDENCIA: ÁREA A AUDITAR: ASPECTO A AUDITAR: TIPO DE EVALUACIÓN: PERIODO A EVALUAR: OFICIO DE INICIO DE AUDITORÍA: < 3 > < 4 > < 5 > < 6 > < 7 > < 8 > O B J E T I V O G E N E R A L < 9 > O B J E T I V OS E S P E C Í F I C O S < 10 > < 10 > < 10 > P R O C E D I M I E N T O S No. Prog. Procedimiento Responsable de su ejecución Supervisor < 11 > < 12 > < 13 > < 14 > < 11 > < 12 > < 13 > < 14 > < 11 > < 12 > < 13 > < 14 > < 11 > < 12 > < 13 > < 14 > < 11 > < 12 > < 13 > < 14 > < 11 > < 12 > < 13 > < 14 > F03-11

41 AUDITORÍA A LA(S) DIRECCION(ES) DE < 15 > FECHA DE ELABORACIÓN: < 16 > HOJA 2 DE 2 P R O G R A M A C I Ó N FECHA DE INICIO: < 17 > FECHA ESTIMADA DE TERMINACIÓN: < 18 > P E R S O N A L A S I G N A D O < 19 > Auditor < 20 > Jefe del Departamento de Análisis del Egreso Vo.Bo. Vo.Bo. < 21 > Director(a) de Auditoría Interna < 22 > Contralor F03-11

42 INSTRUCTIVO DE LLENADO NOMBRE DEL FORMATO: PLANEACION DE AUDITORIA. OBJETIVO: Ser un instrumento técnico administrativo que ayude a facilitar la planeación de las auditorias. NÚMERO DE REFERENCIA DEL FORMATO < 1 > < 2 > DESCRIPCIÓN Número de Legislatura que se encuentra en función al momento del inicio de la auditoria. Fecha de realización de la planeación. < 3 > Dependencia a la que pertenece el área auditada. < 4 > Área específica que será auditada. < 5 > Rubro, cuenta o partida que será objeto de la auditoria. < 6 > Por el área que realiza la auditoria, generalmente el tipo será Financiera. < 7 > Lapso de tiempo que comprende el ejercicio o periodo sujeto a ser revisado. < 8 > Número de oficio con el cual el Contralor autoriza el inicio de la auditoria. < 9 > Delimitación del alcance y propósito que se pretende lograr con la realización de la auditoria, debiendo caracterizarse por ser claro, preciso, medible y alcanzable. Señalamiento de los propósitos específicos que se pretenden abarcar dentro de la < 10 > auditoria, en los que se incluye entre otros: la confirmación del buen manejo de las cuentas y/o partidas, saldos, información reflejada en Estados financieros, revisión física de pólizas, etc. < 11 > Consecutivo de cada procedimiento a realizar. < 12 > < 13 > Nombre específico de cada procedimiento, tales como: -Elaboración de la planeación de auditoria. -Estudio preliminar. -Levantamiento de acta de inicio de auditoria. -Elaboración y aplicación de cuestionario de control interno. -Elaboración y entrega de solicitudes de información. -Elaboración de cédulas sumarias y analíticas. -Aplicación de pruebas de cumplimiento: -Aplicación de pruebas sustantivas: -Integración y análisis de resultados. -Integración de conclusiones preliminares -Elaboración y entrega de oficio y cédulas de discusión de observaciones. -Elaboración y levantamiento de acta de cierre de auditoria. -Elaboración de informe preliminar de auditoria. -Ordenamiento de papeles de trabajo, indización y designación de folio. Nombre o iníciales del auditor o auditores que se harán cargo de la ejecución de cada procedimiento. < 14 > Nombre o iníciales del supervisor de los trabajos de auditoria que se llevaran a cabo. < 15 > Registro de las Direcciones o áreas que se encontrarán sujetas a revisión, como consecuencia del aspecto, cuenta o partida auditada. < 16 > Fecha de realización de la planeación. < 17 > Fecha en la que se da inicio la auditoria, según oficio de comisión. < 18 > Fecha en la que se considera dar por concluida la auditoria. < 19 > Nombre y firma del auditor o auditores que llevarán a cabo la auditoria. < 20 > Nombre y firma del Jefe del Departamento de Análisis del Egreso, como responsable del área que realiza la auditoria y supervisor de los trabajos que se ejecuten dentro de ella. < 21 > Nombre y firma del titular de la Dirección de Auditoria interna. < 22 > Nombre y firma del titular de la Contraloría F03-11