ANDA. Área: ADMINISTRATIVA Sistema: Integral de Manuales. Procedimiento: Descripción de Puestos. NOMBRE DEL PUESTO: Director(a) Administrativo(a).

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1 MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS Área: ADMINISTRATIVA Sistema: Integral de Manuales Procedimiento: Descripción de Puestos 1. IDENTIFICACION Referencia: Vigencia: Día Mes Año Hoja: NOMBRE DEL PUESTO: Director(a) Administrativo(a). SE REPORTA A: Director Ejecutivo OTROS NOMBRES DEL PUESTO: SUPERVISA A: Jefe Departamento Administrativo Regional, Gerente Comercial, Gerente de Recursos Humanos, Subgerente de Servicios Generales y Patrimonio, Jefe Unidad de Administración de Despensas Regionales, Asistente Administrativo, Ordenanza y Motorista. 2. REQUISITOS MÍNIMOS GRADO ACADÉMICO: Graduado de Licenciatura en Administración de Empresas, Economía, Contaduría o Ingeniería Industrial, de preferencia con estudios de postgrado o cursos de especialización en Administración de Empresas o carrera afín al cargo o experiencia de cinco años en cargos similares y tener evidencias de éxito. OCIMIENTOS ESPECIALES: Sistemas de información, aplicables al área financiera, planificación financiera y sistemas de costos; en sistemas de información aplicable a la administración, compras, mantenimiento, servicios generales y caracterización en los servicios públicos, en el marco del nuevo rol del estado. HABILIDADES ESPECIALES: Integración y coordinación de equipos de trabajo, liderazgo y toma de decisiones. ACTITUD: Con iniciativa, capacidad de trabajo bajo presión, responsable, discreto y con disposición de trabajar fuera de la jornada laboral y de desplazarse a nivel nacional. 3. DESCRIPCIÓN GENERAL Cargo de dirección responsable de apoyar técnica y administrativamente a todas las Dependencias, en la ejecución de los planes, programas y proyectos que persigan el objetivo de ANDA, con el fin de optimizar los recursos asignados. 4. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA 1. Coordina la formulación del presupuesto de la Dirección y da seguimiento a lo aprobado en la Ley de Presupuesto a su Unidad. 2. Controla la ejecución del plan de trabajo de las unidades organizativas que dependen jerárquicamente. 3. Gestiona las propuestas estratégicas sobre gestión administrativa. 4. Coordina acciones con otras dependencias de ANDA y entidades externas, a fin de que la gestión administrativa se desarrolle de acuerdo a la misión y objetivos estratégicos institucionales. 5. Administra los contratos que le sean asignados. 6. Apoya la gestión financiera y técnica necesaria para el logro de los objetivos de la UPYD12/

2 institución. 7. Somete a aprobación de Presidencia programas y proyectos en el ámbito administrativo y funcional. 8. Da seguimiento al programa de inversión anual para contribuir a su cumplimiento. 9. Apoya al área técnica en la ejecución del programa de inversión anual para contribuir a su cumplimiento cuando le sea requerido. 10. Coordina el diseño y formulación de las políticas, planes, programas y proyectos de carácter institucional sobre la administración así como el seguimiento, evaluación y control de las mismas. 11. Propone a todas las dependencias de la institución la adopción de políticas, normas, estrategias, planes y programas en materia de recursos humanos, físicos, servicios comerciales, administrativos y de seguridad. 12. Da seguimiento y monitorea la divulgación de la normativa, políticas, estrategias y procedimientos aprobados por la Dirección Superior en el área de su competencia. 13. Propone estrategias para lograr alianzas con actores locales, regionales, nacionales e internacionales con el fin de realizar proyectos en beneficio de la institución. 14. Implementa y mantiene un sistema de información y control que permitan evaluar el resultado de las actividades desarrolladas en las dependencias que integran la Dirección. 15. Apoya a las autoridades en las negociaciones del contrato colectivo y comisiones obrero patronales que se constituyan. 16. Propone las estrategias necesarias para mejorar la atención a los usuarios y población en general. 17. Dirigir y controlar los planes y programas administrativos aprobados por la Dirección Superior. 18. Da seguimiento a las actividades de las unidades a su cargo. 19. Administrar el personal y actividades de la Dirección a través de las diferentes jefaturas y gerencias. 20. Planifica, dirige y controla las actividades del personal bajo su mando, estableciendo los mecanismos adecuados de comunicación y coordinación con las diferentes dependencias, relacionadas con el desempeño de la Dirección. 21. Coordina la actividad administrativa de apoyo a la Presidencia y Unidades ubicadas en oficina central. 22. Coordina y supervisa que sus dependencias ejecuten las funciones encomendadas por la Dirección Superior. 23. Da cumplimiento a los reglamentos existentes, resoluciones de la Junta de Gobierno, procedimientos aprobados y otras normas dictadas para el buen funcionamiento de la institución. 24. Coordina y supervisa que sus dependencias ejecuten las funciones encomendadas por la Dirección Superior. 25. Coordina la formulación del Plan Anual Operativo, Proyecto de Presupuesto y Programación Anual de Compras de la Dirección. 26. Identifica riesgos en las operaciones de su Unidad o Dependencia; definiendo las debilidades y fortalezas para formular recomendaciones concretas que a corto, mediano y largo plazo permitan mejorar y fortalecer las funciones asignadas. 27. Monitorea el funcionamiento del control interno, dentro de su ámbito de acción ante su superior jerárquico inmediato. 28. Realiza otras actividades asignados por el jefe inmediato. UPYD12/

3 5. ESPECIFICACIONES RESPONSABILIDADES: Las que las leyes establecen para los funcionarios de gobierno. Custodia y buen uso del equipo asignado. AMBIENTE: De oficina, con condiciones ambientales dentro de los limites deseables de aceptación. 6. RELACIONES DE TRABAJO Relaciones internas: - Director Ejecutivo - Recibir lineamientos. - Junta de Gobierno. - Presentar proyectos, planes y programas. - Gerente de Unidad Financiera Institucional. - Coordinar la formulación y ejecución del Presupuesto institucional. - Todas las dependencias. - Apoyo administrativo, soporte Informático, etc. Relaciones externas: - Representante del Ministerio de Hacienda. - Apoyo a las gestiones de la Unidad Financiera. - Representante del Ministerio de Trabajo. - Apoyo a la gestión de Recursos Humanos. - Comisión Institucional de Emergencias - Solventar necesidades de servicios en casos de emergencias. - Empresas. - Coordinar y supervisar la ejecución de proyectos y prestación de servicios contratados. UPYD12/

4 MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS Área: ADMINISTRATIVA Sistema: Integral de Manuales Procedimiento: Descripción de Puestos 1. IDENTIFICACION Referencia: Vigencia: Día Mes Año Hoja: NOMBRE DEL PUESTO: Asistente Administrativo. SE REPORTA A: Director(a) Administrativo. OTROS NOMBRES DEL PUESTO: SUPERVISA A: Ordenanza. 2. REQUISITOS MÍNIMOS GRADO ACADÉMICO: Bachiller, de preferencia con estudios universitarios de 3er. año en Administración de Empresas o carreras afines al cargo o experiencia mmínima de dos años en cargos similares. OCIMIENTOS ESPECIALES: Para el desempeño de los puestos se necesita dominio completo de paquetes computacionales en procesadores de texto, hoja de cálculo. HABILIDADES ESPECIALES: Trabajo en equipo, poseer relaciones interpersonales, propositivo, capacidad de análisis. ACTITUD: Iniciativa, dinámico, con capacidad de trabajar bajo presión, responsable, discreto, disposición de laborar fuera de la jornada laboral y a desplazarse a nivel nacional 3. DESCRIPCIÓN GENERAL Coordinar y ejecutar labores de asistencia ejecutiva para la Dirección Administrativa; apoya y programa agenda de la Dirección y le asiste en la preparación de la correspondencia y documentación, así como en la organización de reuniones de trabajo, el archivo y custodia de la documentación. Así como también realiza gestiones para la adquisición de recursos necesarios para el funcionamiento de la Dirección Administrativa; además de apoyar en la elaboración del presupuesto de la Dirección. 4. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA 1. Apoya la coordinación de actividades conforme a la agenda de trabajo de la Dirección Administrativa. 2. Atiende por teléfono a clientes internos y externos de ANDA proporcionando información de acuerdo al caso. 3. Atiende a Gerentes, Jefes de Departamento, representantes de otras instituciones y clientes en las reuniones de trabajo. 4. Asiste al Director(a) Administrativo para elaborar correspondencia. 5. Recibe, clasifica, despacha y archiva correspondencia. 6. Lleva controles internos de la Dirección, tales como: Control de correspondencia, UPYD12/

5 control de archivos, control de permisos y licencias del personal de la Dirección y otros que así se le indiquen. 7. Realiza gestiones para la adquisición de recursos necesarios para el funcionamiento de la Dirección Administrativa. 8. Apoya en la elaboración del presupuesto y Plan Anual de Compras de la Dirección. 9. Organiza y actualiza los archivos de la Dirección. 10. Elabora solicitudes de permisos para uso de vehículos fuera del horario establecido. 11. Elabora y tramita documentación necesaria de apoyo a las misiones oficiales de la Dirección. 12. Monitorea el funcionamiento del control interno, dentro de su ámbito de acción ante su superior jerárquico inmediato. 13. Atiende visitas especiales cuando así se le solicite. 14. Colabora en otras actividades relacionadas con la Dirección que su jefe inmediato le encomiende. 5. ESPECIFICACIONES RESPONSABILIDADES: Presentación oportuna de informes, presentación de planes de trabajo, por manejo de información de carácter confidencial y relación con funcionario y empleados internos. Custodia y buen uso del equipo asignado. AMBIENTE: Condiciones ambientales dentro de los limites deseables de aceptación. 6. RELACIONES DE TRABAJO Relaciones internas - Jefe Inmediato - Recibir lineamientos de trabajo. - Directores, Gerentes, Jefes de Depto. de - Canalizar gestiones. otras áreas. - Personal de la Institución. - Requerir información o comunicar asuntos que encomiende la Dirección. Relaciones externas: UPYD12/

6 MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS Área: ADMINISTRATIVA Referencia: Sistema: Integral de Manuales Vigencia: Procedimiento: Descripción de Puestos Día Mes Año IDENTIFICACION Hoja: NOMBRE DEL PUESTO: Ordenanza SE REPORTA A: Director Administrativo OTROS NOMBRES DEL PUESTO: Auxiliar SUPERVISA A: Ninguno 2. REQUISITOS MÍNIMOS GRADO ACADÉMICO: Noveno grado EXPERIENCIA: No necesaria OCIMIENTOS ESPECIALES: Conocimiento de la nomenclatura de la ciudad y manejo de equipo de oficina preferentemente. HABILIDADES ESPECIALES: Relaciones interpersonales y destrezas psicomotrices propias para el desarrollo del puesto. ACTITUD: Responsable con disposición para desplazarse y discreto. 3. DESCRIPCIÓN GENERAL Proporciona apoyo a actividades de logística tales como aseo de las áreas, traslado de correspondencia, trámites y apoyos varios. 4. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA 1. Realiza diariamente la limpieza general de las áreas asignadas. 2. Proporciona atención a las visitas. 3. Traslada correspondencia interna. 4. Atiende la solicitud de reproducción de fotocopias. 5. Solicita material de aseo y limpieza en el Almacén. 6. Realiza la limpieza en el exterior de la Dirección. 7. Monitorea el funcionamiento del control interno, dentro de su ámbito de acción ante su superior jerárquico inmediato. 8. Realiza otras actividades que le sean encomendadas de acuerdo al puesto. 5. ESPECIFICACIONES RESPONSABILIDADES: Cuidado de documentos en las diligencias encomendadas y de mantener el aseo y limpieza. AMBIENTE: De oficina y de campo con condiciones ambientales variables. UPYD12/

7 6. RELACIONES DE TRABAJO Relaciones internas - Jefe Inmediato - Instrucciones, proporcionar información, permisos y aprobaciones. - Personal de la Institución - Traslado de correspondencia Relaciones externas - Eventualmente con visitas y clientes - Atender y entregar información general. UPYD12/

8 MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS Área: Administrativa Referencia: Sistema: Integral de Manuales Vigencia: Procedimiento: Descripción de Puestos Día Mes Año IDENTIFICACIÓN Hoja: NOMBRE DEL PUESTO: Motorista SE REPORTA A: Director Administrativo. OTROS NOMBRES DEL PUESTO: SUPERVISA A: 2. REQUISITOS MÍNIMOS GRADO ACADÉMICO: Noveno Grado, Bachiller cualquier opción o experiencia mínima de tres años en puestos similares. OCIMIENTOS ESPECIALES: Conocimientos básicos de mecánica, nomenclatura urbana y manejo defensivo. HABILIDADES ESPECIALES: Relaciones interpersonales, trabajo en equipo y destrezas psicomotrices propias del cargo. ACTITUD: Responsable, discreto, disposición de trabajo fuera de jornada laboral y a desplazarse a nivel nacional. 3. DESCRIPCIÓN GENERAL Conducir con precaución los vehículos de ANDA asignados en apoyo a misiones oficiales, tratando con cortesía a los pasajeros y aplicando el manejo defensivo y medidas de seguridad vial; así como limpiar y cuidar el vehículo asignado y reportar oportunamente cualquier desperfecto. 4. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA 1. Conduce vehículo a lugares que le sean encomendados. 2. Efectúa aseo y limpieza del vehículo asignado. 3. Controla los indicadores del consumo de combustible y lubricantes del vehículo y otros. 4. Lleva bitácora de servicios de transporte proporcionado, kilometraje y consumo de combustible. 5. Presenta reportes de salida. 6. Reporta fallas mecánicas y de carrocería o cualquier daño al vehículo. 7. Efectúa cambio de llantas y hace reparaciones menores para los cuales están capacitados. 8. Elabora informe en caso de accidente, robo o daño del vehículo. 9. Colabora en la distribución de correspondencia. 10. Transporta personal a diferentes proyectos, atendiendo las medidas de precaución para UPYD12/

9 garantizar la seguridad de los pasajeros. 11. Monitorea el funcionamiento del control interno, dentro de su ámbito de acción ante su superior jerárquico inmediato. 12. Realiza otras actividades inherentes al cargo encomendadas por su jefe inmediato. 5. ESPECIFICACIONES RESPONSABILIDADES: Manejo y cuidado del equipo de transporte y herramientas asignados; protección al equipo y herramientas del vehículo y por la seguridad de los pasajeros. AMBIENTE: Ambiente de trabajo de campo, las condiciones ambientales son variables dependiendo del lugar y las circunstancias. 6. RELACIONES DE TRABAJO Relaciones internas: - Director Administrativo - Asistente Administrativo - Recibir instrucciones de trabajo y presentar reportes. - Coordinar rutas de trabajo. - Usuarios de transporte. - Conducirlos a lugar de destino. Relaciones externas: Eventualmente con usuarios. - Proporcionar información actualizada. UPYD12/