FASE DE REGISTRO Prueba Nacional de Exploración Vocacional INSTRUCTIVOS PARA OFFICE

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1 FASE DE REGISTRO Prueba Nacional de Exploración Vocacional INSTRUCTIVOS PARA OFFICE Fecha de elaboracion: Octubre 2009 OPSU: OROPSU/DR,VQ,MLR Modificado: OPSU: Rafael Santoyo, Enero 2011 OPSU: Evelio Zambrano, Maria Lina Rigoni, Enero

2 ÍNDICE Contenido I. PASOS A SEGUIR PARA LA CREACION DE CUENTA A DIRECTORES Y/O RESPONSABLES DE PLANTEL Pag. 3 II. PASOS A SEGUIR PARA LA CREACION DE NOMINA DE LOS ALUMNOS QUE PRESENTARAN LA PRUEBA NACIONAL DE EXPLORACION VOCACIONA III. PASOS A SEGUIR PARA LA CARGA EN EL SISTEMA DE LA NOMINA DE LOS ALUMNOS QUE PRESENTARAN LA PRUEBA NACIONAL DE EXPLORACION VOCACIONAL

3 I. PASOS A SEGUIR PARA LA CREACIÓN DE CUENTA A DIRECTORES Y/O RESPONSABLES DE PLANTEL Responsable: Representante Estadal. 1. Elabore un cuadro contentivo con el número total de planteles de Educación Media General y Media Técnica (antes Media Diversificada y Profesional) de su entidad federal con los datos personales de los responsables por plantel como se muestra a continuación: Esto se requiere para verificar la carga de todos los planteles que se encuentran bajo su adscripción. 2. Reporta mediante correo electrónico dirigido a la unidad respectiva del Programa Nacional de Ingreso sus datos personales (Entidad Federal, número de cédula de identidad, nombre, apellidos, teléfono) para la creación de su cuenta de usuario. 3. Recibe de la unidad respectiva del Programa Nacional de Ingreso, el nombre de usuario ( correo electrónico asignado por OPSU ), y la contraseña asignada. 4. Ingresa al sistema a través de la siguiente dirección: 3

4 5. Hacer clic en el link Sistema Nacional de Ingreso del menú de colores, que se encuentra ubicado en el lado superior derecho de la página de inicio. 6. En la sección Programa Nacional de Ingreso a la Educación Universitaria, en el menú azul que se encuentra ubicado en el lado superior izquierdo, hacer clic en la opción Prueba Nacional de Exploración Vocacional 4

5 7. En el menú desplegado de la Prueba Nacional de Exploración Vocacional, hacer clic en la opción Registro 8. Luego hacer click en la sección Ingresar al Sistema del menú Registro PNEV o en el enlace que aparece en la página principal Ingresar al Sistema. 9. Ingrese su nombre de usuario ( correo electrónico asignado por OPSU ), contraseña asignada y código de seguridad que le indica la página y haga clic en Ingresar 5

6 NOTA: Si desea cambiar la contraseña asignada por una nueva de su preferencia, ésta debe poseer una longitud de hasta 32 caracteres. Para ello puede usar caracteres de la A a la Z, tanto en mayúscula como en minúscula, los números del 0 al 9, espacios en blanco y algunos caracteres especiales (+.,_#%$*&@/\). 10. Posteriormente, registre en el sistema a los responsables de llevar a cabo el proceso en cada plantel con la siguiente información: Plantel (seleccione el nombre del plantel del menú desplegable) Número de Cédula de Identidad Nombre del responsable Apellido del responsable Correo electrónico Teléfono Contraseña (contiene datos alfanuméricos) Estatus (Activo o Inactivo) 11. Una vez registrados los directores y/o los responsables del proceso, se les notificará los datos de la cuenta creada (usuario y contraseña), con el objeto de que los mismos puedan ingresar al sistema y registrar a su vez los datos de los estudiantes sujetos a inscripción en la PNEV. RECOMENDACIÓN: Establezca un cronograma con la fecha de inicio y culminación del proceso de registro de Directores y Responsables de Planteles. 6

7 II. PASOS A SEGUIR PARA LA CREACIÓN DE LA NÓMINA DE LOS ALUMNOS QUE PRESENTARÁN LA PRUEBA NACIONAL DE EXPLORACIÓN VOCACIONAL Responsable: Director y/o Responsable del Plantel OPCIÓN 1 1. Haga clic en el botón Inicio. 2. Ubíquese sobre Programas. 3. Luego sobre Microsoft. 4. Haga clic en Microsoft Excel. 5. Al ingresar en la hoja de cálculo haga clic en el menú Archivo y luego en Guardar como 6. En el recuadro que aparece haga clic en el botón de Escritorio que aparece en el menú izquierdo. 7. El archivo debe ser guardado con las siguientes especificaciones: códigoopsudelplantel_añodelproceso. (Ejemplo: _2016) 8. En guardar como tipo, desplegar la lista y seleccionar la opción: CSV (delimitado por comas) (*.CSV) 9. Haga clic en Guardar. 10. Comenzar a cargar la información de los alumnos según los campos requeridos y el siguiente orden: Nacionalidad: Indique si el alumno es venezolano o extranjero. Colocar V si es Venezolano o E en caso de ser Extranjero. Las letras (v, e) podrán estar escritas en mayúscula o en minúscula. Tipo de documento de identificación: Indique el tipo de documento con el que se tenga registrado al alumno. Coloque C si es cédula o P si es pasaporte y E Cédula Escolar. Tome en cuenta que según el tipo de documento que se indique, se realizará la validación del próximo campo. Las letras (c, p, e) podrán estar escritas en mayúscula o en minúscula Número de cédula o pasaporte: Coloque el número de la cédula de identidad, del pasaporte o cédula escolar del estudiante. Dependiendo del tipo de documento 7

8 especificado en el campo anterior, este admitirá sólo números para la cédula de identidad mientras que para pasaporte y cédula escolar aceptará números (del 0 al 9) y letras (de la A a la Z, en minúscula o mayúscula) Sexo: Colocar F a los alumnos de sexo Femenino y M en el caso de que sean de sexo Masculino. Las letras (f, m) podrán estar escritas en mayúscula o en minúscula. Primer Nombre: Colocar sólo el primer nombre del alumno. Segundo Nombre: Colocar el segundo nombre del alumno, en caso de no poseer dejarlo en blanco Primer Apellido: Colocar sólo el primer apellido del alumno. Segundo Apellido: Colocar el segundo apellido del alumno, en caso de no poseer dejarlo en blanco. Fecha de nacimiento: Día, mes y año de nacimiento del alumno registrado. El formato de la fecha es: DD-MM-AA o DD/MM/AAAA. Nota: El sistema sólo permitirá la edad comprendida entre 14 y 70 años, siendo las fechas límites de nacimiento 01/01/1946 y 31/12/2002 Nivel de Educación: Colocar 1 cuando el bachillerato tiene una duración de 5 años (4to y 5to año) y 2 cuando el bachillerato tiene una duración de 6 años (5to y 6to año) Año: Especificar el año de bachillerato en el cual se encuentra el alumno. 8

9 Ejemplo: OBSERVACIONES Los campos: nacionalidad, tipo documento de identificación, sexo, nivel de educación y año, sólo admiten las especificaciones antes señaladas. Su longitud es de un carácter. Los campos: primer nombre, segundo nombre, primer apellido y segundo apellido, tienen una longitud máxima de 50 caracteres y aceptan sólo caracteres alfabéticos y espacios en blanco. Cualquier otro caracter especial y/o acentuación ortográfica (como,,,, y otros) el sistema indicará que existe un error. Los únicos campos que no son obligatorios son el de segundo nombre y segundo apellido, los cuales pueden ser dejados en blanco. No debe agregar título, encabezado, logos, numeración entre otros al archivo ya que al intentar cargarlo el sistema indicará que existe un error. No debe arrastrar la información de las celdas. 9

10 RECOMENDACIONES Mantenga actualizada la lista de los alumnos de 4 año de su plantel (si la duración del bachillerato es de 5 años); o de 5 año (si la duración del bachillerato es de 6 años) En el sistema operativo Windows puede existir la posibilidad que en algunas computadoras el delimitador o separador de campos esté configurado con, comas; el procedimiento a seguir para cambiar esta configuración es la siguiente: 1. Entrar en el menú Panel de Control en la opción Configuración Regional. 2. En la pestaña Opciones Regionales, hacer clic en el botón Personalizar. 3. En la pestaña Números en el campo Separador de Listas remplazar el valor coma, por punto y coma ;. No borre el archivo con la lista de los alumnos generado en el procedimiento anterior, el mismo le servirá para futuras actualizaciones (corregir datos de los alumnos o para incluir alumnos omitidos por error), de lo contrario, tendrá que generar nuevamente el archivo e ingresar a todos los estudiantes. Es muy importante tener en cuenta que cada vez que realice una modificación en el archivo (.csv), deberá guardar los cambios. 10

11 OPCIÓN 2 1. Ingrese al sistema a través de la siguiente dirección 2. Hacer clic en el link Sistema Nacional de Ingreso del menú de colores, que se encuentra ubicado en el lado superior derecho de la página de inicio. 3. En la sección Programa Nacional de Ingreso a la Educación Universitaria, en el menú azul que se encuentra ubicado en el lado superior izquierdo, hacer clic en la opción Prueba Nacional de Exploración Vocacional 11

12 4. En el menú desplegado de la Prueba Nacional de Exploración Vocacional, hacer clic en la opción Registro 5. Luego hacer clic en la sección Ingresar al Sistema del menú Registro PNEV o en el enlace que aparece en la página principal Ingresar al Sistema. 12

13 6. Ingrese su nombre de usuario ( correo electrónico asignado por OPSU ), contraseña asignada y código de seguridad que le indica la página y haga clic en Ingresar 7. Posteriormente vaya a la parte inferior de la pantalla y haga clic en Para descargar archivo configurado haga clic aquí y guardar en el escritorio. Puede acceder a un ejemplo haciendo clic en para descargar un ejemplo haz clic en ejemplo. 8. Luego de abierto el archivo configurado, comenzar a cargar la información de los alumnos según los campos requeridos y el siguiente orden: Nacionalidad: Indique si el alumno es venezolano o extranjero. Colocar V si es Venezolano o E en caso de ser Extranjero. Las letras (v, e) podrán estar escritas en mayúscula o en minúscula. Tipo de documento de identificación: Indique el tipo de documento con el que se tenga registrado al alumno. Coloque C si es cédula o P si es pasaporte y E Cédula Escolar. Tome en cuenta que según el tipo de documento que se indique, se realizará la validación del próximo campo. 13

14 Las letras (c, p, e) podrán estar escritas en mayúscula o en minúscula Número de cédula o pasaporte: Coloque el número de la cédula de identidad, del pasaporte o cédula escolar del estudiante. Dependiendo del tipo de documento especificado en el campo anterior, este admitirá sólo números para la cédula de identidad mientras que para pasaporte y cédula escolar aceptará números (del 0 al 9) y letras (de la A a la Z, en minúscula o mayúscula) Sexo: Colocar F a los alumnos de sexo Femenino y M en el caso de que sean de sexo Masculino. Las letras (f, m) podrán estar escritas en mayúscula o en minúscula. Primer Nombre: Colocar sólo el primer nombre del alumno. Segundo Nombre: Colocar el segundo nombre del alumno, en caso de no poseer dejarlo en blanco Primer Apellido: Colocar sólo el primer apellido del alumno. Segundo Apellido: Colocar el segundo apellido del alumno, en caso de no poseer dejarlo en blanco. Fecha de nacimiento: Día, mes y año de nacimiento del alumno registrado. El formato de la fecha es: DD-MM-AA o DD/MM/AAAA. Nota: El sistema sólo permitirá la edad comprendida entre 14 y 70 años, siendo las fechas límites de nacimiento 01/01/1946 y 31/12/2002 Nivel de Educación: Colocar 1 cuando el bachillerato tiene una duración de 5 años (4to y 5to año) y 2 cuando el bachillerato tiene una duración de 6 años (5to y 6to año) Año: Especificar el año de bachillerato en el cual se encuentra el alumno. 14

15 Ejemplo: OBSERVACIONES Los campos: nacionalidad, tipo documento de identificación, sexo, nivel de educación y año, sólo admiten las especificaciones antes señaladas. Su longitud es de un carácter. Los campos: primer nombre, segundo nombre, primer apellido y segundo apellido, tienen una longitud máxima de 50 caracteres y aceptan sólo caracteres alfabéticos y espacios en blanco. Cualquier otro caracter especial y/o acentuación ortográfica (como,,,, y otros) el sistema indicará que existe un error. Los únicos campos que no son obligatorios son el de segundo nombre y segundo apellido, los cuales pueden ser dejados en blanco. No debe agregar título, encabezado, logos, numeración entre otros al archivo ya que al intentar cargarlo el sistema indicará que existe un error. 15

16 No debe arrastrar la información de las celdas. RECOMENDACIONES Mantenga actualizada la lista de los alumnos de 4 año de su plantel (si la duración del bachillerato es de 5 años); o de 5 año (si la duración del bachillerato es de 6 años) No borre el archivo con la lista de los alumnos generado en el procedimiento anterior, el mismo le servirá para futuras actualizaciones (corregir datos de los alumnos o para incluir alumnos omitidos por error), de lo contrario, tendrá que generar nuevamente el archivo e ingresar a todos los estudiantes. Es muy importante tener en cuenta que cada vez que realice una modificación en el archivo (.csv), deberá guardar los cambios. 16

17 III. PASOS A SEGUIR PARA LA CARGA EN EL SISTEMA DE LA NOMINA DE LOS ALUMNOS QUE PRESENTARAN LA PRUEBA NACIONAL DE EXPLORACION VOCACIONAL Responsable: Director y/o Responsable de Plantel 1. Ingrese a la página 2. Haga clic en el link Sistema Nacional de Ingreso, en el menú de colores que se encuentra en el lado derecho de la página. 3. Haga clic en el menú Prueba Nacional de Exploración Vocacional que se encuentra en el lado izquierdo de la página. 4. Haga clic en el link Registro PNEV en el menú azul que se encuentra en el lado izquierdo de la página. 5. Haga clic en el link Ingresar al Sistema que aparece en el menú rojo que se encuentra en el lado izquierdo o en el link de la pantalla principal Ingresar al Sistema. 6. En la página que se mostrará, el director y/o responsable de plantel deberá colocar: Usuario: número del plantel asignado por OPSU Contraseña: Asignada por el Coordinador Estadal Código de Seguridad: Código que aparece en el recuadro de abajo que muestra el sistema. 7. Haga clic en el link Adjuntar Archivo que aparece en el menú rojo que se encuentra en el lado izquierdo de la página. 8. Haga clic en el botón Examinar para buscar el archivo que va a adjuntar 9. Seleccione el ícono Escritorio donde encuentra guardado el archivo; posiciónese en el mismo y haga clic en el botón Abrir. Automáticamente se visualizará la ruta del archivo. 10. Haga clic en el botón Cargar El sistema arrojará los múltiples mensajes de errores que posea el archivo, en caso contrario 17

18 indicará que el archivo fue cargado exitosamente. 18