Manual de Organización Departamento de Giras y Eventos Gubernamentales

Transcripción

1 Clave: DT-SDIFM-SP-DGEG Página 1 de 1 Sistema DIF Dirección General Manual de Organización Departamento de Giras y Eventos Gubernamentales Cuernavaca, Mor., 4 de Mayo del 2011

2 Clave: DT-SDIFM-SP-DGEG Página 1 de 1 II CONTENIDO Apartado Consecutivo del apartado Portada (identificación) Contenido Autorización Introducción Marco Jurídico Objetivo del Manual Antecedentes Históricos Atribuciones Misión y Visión Estructura Orgánica Plantilla de Personal Descripciones y Perfiles de Puesto (Objetivo y Funciones) Glosario de Términos Directorio Hoja de Participación I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII XIII XIV xv

3 Clave: DT-SDIFM-SP-DGEG Página 1 de 1 III. AUTORIZACIÓN Con fundamento en la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de en su Artículo 45 al 49 y a la Ley de los Organismos Auxiliares de la Administración Pública del Estado de en su Artículo 33 Fracción XII y Artículo 48 Fracciones VI, VIII y IX, se expide el presente Manual de Organización del Departamento de Giras y Eventos Gubernamentales del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia-, el cual contiene información referente a su Estructura y Funcionamiento y tiene como objetivo, servir de instrumento de consulta e inducción para el personal. AUTORIZÓ Lic. Rafael Martínez Flores Director General del Sistema DIF- AUTORIZÓ Elaboró C. Ricardo Ramírez Pérez Encargado de Despacho del Departamento de Giras y Eventos Gubernamentales Vo. Bo. Lic. Rafael Vicente Maldonado Terán Director de Administración y Finanzas Fecha de Autorización Revisó Lic. Jorge Armando Herrera Zazueta Subdirector de Planeación Estratégica Número de Paginas 4 de Mayo

4 Clave: DT-SDIFM-SP-DGEG Página 1 de 1 IV. INTRODUCCIÓN Sin lugar a duda las ventajas de los manuales de organización se obtienen durante su preparación y revisión. Los involucrados que preparan estos manuales adquieren un conocimiento mas intimo de su Área. También otorgan la ventaja de descubrir actividades súper puestas, además de que se eliminan las duplicaciones, estimulando el interés por la estructura orgánica y facilitando su estudio. Este tiene la finalidad de proporcionar información de sus atribuciones, de su organización y de las actividades que desempeñan cada uno de sus integrantes, y sirve de consulta y de inducción al personal de nuevo ingreso.

5 Clave: DT-SDIFM-SP-DGEG Página 1 de 1 V. MARCO JURÍDICO Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos-DOF 05/02/1917 Último decreto de reforma DOF 27/09/2004 Constitución Política del Estado Libre y Soberano de.-periódico Oficial Tierra y Libertad 20/11/1930. Ley de Asistencia Social y Corresponsabilidad del Estado de Periódico Oficial No de Fecha 17 Junio Ley de los Organismos Auxiliares de la Administración Pública del Estado de -PO. No /07/2008. Ley Orgánica de la Administración Pública en el Estado de -POTL No /06/2009. Ley sobre Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Prestaciones de Servicios del Poder Ejecutivo del Estado de -POTL No /10/1989. Ley General de Bienes del Estado de -POTL No /07/1989. Ley Orgánica Municipal del Estado de -POTL. No /08/2003. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de -POTL No /03/2010. Ley de Entrega Recepción de la Administración Pública del Estado y Municipios de -POTL No /11/2008. Ley del Servicio Civil del Estado de -POTL No /09/2008. Ley de Información Pública, Estadística y Protección de Datos Personales del Estado de - POTL No /05/2009. Ley de Mejora Regulatoria para el Estado de PO de Fecha 19/12/2007. Condiciones Generales de Trabajo del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia - POTL. No /02/2000. Reglamento: Reglamento Interno del Sistema Para el Desarrollo Integral de la Familia. PO de Fecha 16/09/ de 1

6 Clave: DT-SDIFM-SP-DGEG Página VI. ATRIBUCIONES El Departamento atribuciones: de Giras y Eventos Gubernamentales, tendrá las siguientes I. Elaboración y Ejecución de los Planes y Programas Correspondientes. II. Coordinación del personal asignado III. Coordinación con Instituciones Públicas y privadas. IV. Brindar un Servicio de calidad a los Eventos. V. Coordinación con Comunicación Interna para la realización de Giras y Eventos de Presidencia y Dirección General del Sistema DIF-. VI. Establecer comunicación permanente con Logística de Gobierno del Estado para efectuar coordinadamente las Giras y Eventos. VII. Coordinar y llevar a cabo los eventos, giras de trabajo, de la Presidenta y Director General del Sistema DIF-. VIII. Controlar, programar y acondicionar los lugares donde se efectúen los eventos internos del Sistema DIF-. IX. Elaborar y presentar reportes de las actividades realizadas.

7 Clave: DT-SDIFM-SP-DGEG Página 1 de 1 VII. MISIÓN Y VISIÓN MISIÓN Proporcionar a los eventos generados por este Sistema DIF-, los servicios con que cuenta este Departamento, realizando actividades en coordinación con otras Dependencias, para planear, supervisar y ejecutar las funciones del proyecto o programa en una Gira y Evento. VISIÓN Ser el área que mantenga un espíritu de participación, sencillez y servicio, con el propósito de proporcionar una atención con calidad y eficacia, llevando a cabo eventos y giras con otras dependencias, logrando la total satisfacción de los usuarios.

8 Clave: DT-SDIFM-SP-DGEG Revisión:0 Página 1 de 1 VIII. ORGANIGRAMA JEFE DEL DEPARTAMENTO DE GIRAS Y EVENTOS GUBERNAMENTALES JEFE DE OFICINA TECNICO ESPECIALIZADO TÉCNICO EN SONIDO JEFE DE UNIDAD TECNICO EN MANTENIMIENTO

9 Clave: DT-SDIFM-SP-DGEG Página 1 de 1 IX. PLANTILLA DE PERSONAL Unidades Administrativas Total Mandos Medios y Superiores Jefe del Departamento de Giras y Eventos Gubernamentales 1 1 Personal de Apoyo Técnico Especializado 1 1 Jefe de Oficina 1 1 Técnico en Sonido 1 1 Jefe de Unidad Técnico en Mantenimiento TOTAL 6 1 5

10 Clave: DT-SDIFM-SP-DGEG Página 1 de 3 X. DESCRIPCIONES Y PERFILES DE PUESTO DESCRIPCIÓN DEL PUESTO NIVEL: Jefe /a de Departamento de Giras y Eventos Gubernamentales JEFE INMEDIATO: Director /a General PERSONAL A SU CARGO: Técnico Especializado 1 Jefe /a de Oficina 1 Técnico en Sonido 1 Jefe /a de Unidad 1 Técnico en Mantenimiento 1 FUNCIONES PRINCIPALES: I. Coordinar y Ejecutar las Giras y Eventos de la Presidencia del Sistema DIF- con el apoyo de Logística de Gobierno del Estado. II. III. IV. Coordinar y ejecutar las giras y eventos de la Dirección General con el apoyo de Logística de Gobierno del Estado. Coordinar y ejecutar las giras de los diferentes departamentos del Sistema DIF. Establecer el enlace entre esta Coordinación, las personas y autoridades operativas involucradas en los eventos, giras y visitas. V. Planear los lugares para la realización de los eventos previos al programa autorizado por la Presidencia y el Director General del Sistema DIF-. VI. VII. VIII. IX. Definir ubicación exacta del evento según necesidades de la Presidencia del Sistema DIF-. Definir programa del evento de acuerdo al tiempo programado. Coordinar y apoyar los eventos que se realizan en el Sistema DIF. Elaborar informe mensual de actividades. X. Las demás que encomiende la Dirección o Subdirección General del Sistema DIF-.

11 Clave: DT-SDIFM-SP-DGEG Página 2 de 3 DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Jefe /a de Departamento de Giras y Eventos Gubernamentales RELACIONES INTERNAS: - Presidencia del Sistema DIF-. - Subdirección General del Sistema DIF-. - Con todas las áreas del Sistema DIF-. RELACIONES EXTERNAS: - Presidentas de los Sistemas DIF-Municipales. - Con Dependencias del Gobierno del Estado. - Con la Ciudadanía en general

12 Sistema DIF PERFIL DEL PUESTO Página 3 de 3 Jefe /a de Departamento de Giras y Eventos Gubernamentales ESCOLARIDAD: Licenciado en Administración, Carrera Técnica o Bachillerato.(o experiencia Curricular Comprobable) EXPERIENCIA LABORAL: - Administración Pública. - Manejo de Personas. - Manejo de Eventos. CONOCIMIENTOS: - Administración de Recursos. - Modernización en la Administración Pública. - Conocimiento de la Geografía del Estado De. HABILIDADES: - Capacidad de Organización - Modernización Administrativa - Liderazgo - Manejo de Grupos - Organizar Eventos - Relaciones Humanas - Relaciones Públicas

13 Página Técnico Especializado JEFE INMEDIATO: DESCRIPCIÓN DEL PUESTO NIVEL: Subdirector /a de Giras y Eventos Gubernamentales PERSONAL A SU CARGO: Ninguno FUNCIONES PRINCIPALES: I. Apoyo administrativo en el Departamento. de Giras y Eventos Gubernamentales. II. Apoyo a la Presidenta del DIF estatal. En todas las Giras y eventos fuera y dentro del Estado en los que asista. III. Coordinación de Giras y Eventos Gubernamentales de la Presidenta del Sistema DIF. IV. En caso de ser necesario, participación como edecán en Giras y Eventos Gubernamentales. V. Las demás que designe el Jefe de Departamento de Giras y Eventos Gubernamentales.

14 Sistema DIF Técnico Especializado DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Página 2 de 3 RELACIONES INTERNAS: Presidenta del Sistema DIF- Director General del Sistema DIF- Dirección de Administración _Dirección de Finanzas _Dirección de Asistencia Social _Todo el personal del Sistema DIF- RELACIONES EXTERNAS: Con Organismos Públicos Con la Ciudadanía Con todas las Unidades Administrativas y Entidades del Poder Ejecutivo Con la Presidenta del Sistema DIF

15 Sistema DIF Técnico Especializado PERFIL DEL PUESTO Página 3 de 3 ESCOLARIDAD: Bachillerato o Carrera afín. (Experiencia Curricular Comprobable) EXPERIENCIA LABORAL: Mínimo 1 año CONOCIMIENTOS: Curso de Etiqueta Modelaje Atención al Público Relaciones Públicas HABILIDADES: Capacidad de Organización Manejo de Grupos Liderazgo Relaciones Públicas Relaciones Humanas

16 Página 1 de 3 Jefe de Oficina DESCRIPCIÓN DEL PUESTO NIVEL: JEFE INMEDIATO: Jefe /a de Departamento de Giras y Eventos Gubernamentales PERSONAL A SU CARGO: Ninguno FUNCIONES PRINCIPALES: I. Recibir el formato Solicitud de Evento supervisando que llene los requisitos, checando horario, fecha y lugar. II. Programar y ejecutar los Eventos que se efectúen en las diferentes áreas del Sistema DIF. III. Supervisar en coordinación con Servicios Generales la colocación de los tablones, la limpieza e implementos necesarios para la realización de los eventos. IV. Solicitar al Titular del Área que realiza el evento, Orden del día y Lista de invitados especiales. V. Establecer enlace con las personas y autoridades operativas involucradas en los eventos. VI. Coordinar con los Municipios la realización de eventos a realizar, checando lugar, logística y mobiliario necesario VII. Actuar de forma inmediata en cualquier situación imprevista que se presente. VIII. Funciones Secretariales. IX. Las demás que el Jefe de Departamento disponga. de Giras y Eventos Gubernamentales

17 Página 2 de 3 Jefe de Oficina DESCRIPCIÓN DEL PUESTO RELACIONES INTERNAS: - Jefe de Departamento de Giras y Eventos Gubernamentales - Con todas las áreas del Sistema DIF-. RELACIONES EXTERNAS: - Sistemas DIF-Municipales -Ciudadanía. - Con las Dependencias del Gobierno del Estado.

18 Página 3 de 3 Jefe de Oficina PERFIL DEL PUESTO ESCOLARIDAD: Preparatoria, Carrera comercial ó Secretarial. (Experiencia Curricular Comprobable) EXPERIENCIA LABORAL: - Edecán. - Manejo de Eventos - Administración del tiempo CONOCIMIENTOS: - Computacionales. HABILIDADES: - Capacidad de Organización. - Organizar Eventos. - Relaciones Humanas. - Relaciones Públicas.

19 Página 1 de 3 Jefe /a de Unidad DESCRIPCIÓN DEL PUESTO NIVEL: JEFE INMEDIATO: Jefe /a de Departamento de Giras y Eventos Gubernamentales PERSONAL A SU CARGO: Ninguno FUNCIONES PRINCIPALES: I. Elaborar los mapas necesarios de la logística. II. Actuar de forma inmediata en cualquier situación imprevista que se presente. III. Responsable de coordinar la vialidad, con los agentes de tránsito, durante el desarrollo de la gira o evento de Presidencia o Dirección General. IV. Tener la información veraz que dé seguridad en el desarrollo de estas actividades. V. Definir los lugares más apropiados para el ascenso y descenso de los vehículos de las autoridades asistentes al evento, así como vigilar la integridad física de los vehículos. VI. Supervisar continuamente las rutas de salida, así como las rutas de escape, para responder de manera eficiente a una emergencia. VII. Apoyar al Asistente de Eventos, en las diferentes actividades que realice el Departamento. VIII. Las demás que indique el Jefe de Departamento Gubernamentales. de Giras y Eventos

20 Página 2 de 3 Jefe /a de Unidad DESCRIPCIÓN DEL PUESTO RELACIONES INTERNAS: - Jefe de Departamento de Giras y Eventos - Con todas las Áreas del Sistema. RELACIONES EXTERNAS: - Dependencias del Gobierno del Estado. - Con las Direcciones de Transito de los 33 Municipios. - Personal de los Sistemas DIF-Municipales.

21 Página 3 de 3 Jefe /a de Unidad PERFIL DEL PUESTO ESCOLARIDAD: Preparatoria. EXPERIENCIA LABORAL: - Manejo de Vialidad. - Administración del tiempo. CONOCIMIENTOS: - Computación. - Conocimiento de la Geografía del Estado de. HABILIDADES: - Capacidad de Organización. - Organizar Eventos. - Relaciones Públicas.

22 Página 1 de 3 DESCRIPCIÓN DEL PUESTO NIVEL: Técnico en Sonido (Jefe /a de Unidad) JEFE INMEDIATO: Jefe /a de Departamento de Giras y Eventos Especiales PERSONAL A SU CARGO: Ninguno FUNCIONES PRINCIPALES: I. Instalar, Ecualizar y manejar los equipos de sonido del Sistema DIF-. II. III. IV. Reparar Cables y líneas de micrófono y bocinas. Realizar actividades en coordinación con el Jefe Departamento de Giras y Eventos Gubernamentales. Controlar y tener en buen estado el equipo de sonido a su cargo. V. Traslado en vehículos oficiales del equipo para la sonorización de los eventos. VI. Apoyar a todas las áreas del Sistema DIF- con el equipo de sonido. VII. Las demás que el Jefe de Departamento de Giras y Eventos Gubernamentales designe.

23 Página 2 de 3 DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Técnico en Sonido (Jefe de Unidad) RELACIONES INTERNAS: Jefe de Departamento de Giras y Eventos Gubernamentales RELACIONES EXTERNAS: Sistemas DIF-Municipales Ciudadanía

24 Página 3 de 3 PERFIL DEL PUESTO Técnico en Sonido (Jefe de Unidad) ESCOLARIDAD: Carrera Técnica o Bachillerato EXPERIENCIA LABORAL: Manejo de Equipos de Sonido Chofer CONOCIMIENTOS: Mantenimiento preventivo a equipos de sonido Reparación de equipos de sonido HABILIDADES: Capacidad de Organización Manejo de Equipos de Sonido Iniciativa Disponibilidad

25 Página 1 de 3 DESCRIPCIÓN DEL PUESTO NIVEL: Técnico en Mantenimiento JEFE INMEDIATO: Jefe de Departamento de Giras y Eventos Gubernamentales PERSONAL A SU CARGO: Ninguno FUNCIONES PRINCIPALES: I. Trasladar al Jefe de Departamento de Giras y Eventos Gubernamentales a los Diferentes Municipios. II. Realizar trámites administrativos. III. Apoyo en la captura y elaboración de documentos. IV. Las demás que el Jefe/a de Departamento de Giras y Eventos Gubernamentales designe.

26 Página 2 de 3 DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Técnico en Mantenimiento RELACIONES INTERNAS: Jefe de Departamento de Giras y Eventos Gubernamentales RELACIONES EXTERNAS: Sistemas DIF-Municipales Ciudadanía Dependencias Gubernamentales

27 Página 3 de 3 PERFIL DEL PUESTO Técnico en Mantenimiento ESCOLARIDAD: Carrera Técnica o Bachillerato EXPERIENCIA LABORAL: Administración Pública CONOCIMIENTOS: _Manejo de Office _conocimiento de rutas para todos los municipios del Estado de HABILIDADES: Disponibilidad Iniciativa Relaciones Humanas Organización

28 Página 1 de 1 XI. DIRECTORIO Nombre / Cargo Lic. Rafael Martínez Flores Director General del Sistema DIF C. Ricardo Rámirez Pérez Encargado de Despacho del Departamento de Giras y Eventos Gubernamentales Teléfonos Dirección Oficial Oficiales (01777) Cuauhtemotzin No. 1 Col. Club de Golf Centro, C.P Cuernavaca, Mor. (01777) Ext. Cuauhtemotzin No. 1 Col. 139 Club de Golf Centro, C.P Cuernavaca, Mor.

29 Página 1 de 1 XII. HOJA DE PARTICIPACIÓN Participantes Puesto Lic. Rafael Martínez Flores Director General del Sistema DIF C. Ricardo Rámirez Pérez Encargado de Despacho del Departamento de Giras y Eventos Gubernamentales Lic. Rafael Martínez Flores Director General C. Ricardo Ramírez Pérez Encargado de Despacho del Departamento de Giras y Eventos Gubernamentales Responsable de la Elaboración del Manual de Organización