E-CONTABILIDAD FINANCIERA: NIVEL II

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2 E-CONTABILIDAD FINANCIERA: NIVEL II MÓDULO 9: ASPECTOS LEGALES DE LA CONTABILIDAD OBJETIVOS DEL MÓDULO: Exponer las fuentes legales de la contabilidad Señalar las funciones del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas Estudiar los aspectos legales fundamentales de los libros obligatorios desde los puntos de vista fiscal y mercantil, haciendo especial referencia a este último. Observar las pautas principales de la legalización de libros. Unidad Didáctica 1: Normativa en materia contable. La incorporación de España a la UE ha obligado a la armonización o adaptación de las normas contables a las directivas europeas, Esta armonización se llevó a cabo mediante la Ley 19/1989 de 25 de Julio sobre reforma parcial y adaptación de la legislación mercantil a la directiva de la CEE. La citada ley modificó sustancialmente el Código de Comercio y las Leyes de las Sociedades Anónimas, de Sociedades de Responsabilidad Limitada y de Sociedades Anónimas Laborales, en lo referente a los aspectos contables. Los fundamentos legislativos de la Contabilidad pueden proceder de: 1. Las Directivas de la UE: Su finalidad es conseguir que las informaciones de las empresas cumplan unas condiciones mínimas de equivalencia. Estas directivas son vinculantes en los Estados Miembros, obligándoles a adaptar sus legislaciones. De las existentes, las siguientes son las más importantes en el caso español: a. La IV Directiva relativa a las cuentas, que establece las normas mínimas para informar de la 1

3 situación económica financiera y los resultados de la empresa. Enuncia además los principios contables. b. La VII Directiva, que regula las cuentas consolidadas. 2. El Código de Comercio: En el Libro Primero, Título III ( De la contabilidad de los empresarios ) se encuentra la normativa en materia contable del Código de Comercio, comprendiendo desde el artículo 25 al 49, que se estructuran de la siguiente manera: a. Sección Primera: De los libros de los empresarios b. Sección Segunda: De las cuentas. c. Sección Tercera: presentación de las cuentas de los grupos de sociedades. 3. Texto refundido de la Ley de Sociedades Anónimas. Aprobado en 1989, recoge la normativa en materia de sociedades adaptada a la normativa de la UE. El Capítulo VII (de las cuentas ) es el que más repercusión tiene sobre la contabilidad de las sociedades anónimas, limitadas, comanditarias por acciones y anónimas laborales. 4. Real Decreto 1643/1990 de 20 de Diciembre, por el que se aprueba el Plan General de Contabilidad. Se compone de varias partes: a. Exposición de motivos: En esta parte se hace referencia a: i. El carácter normativo del Plan. ii. Las partes en que está estructurado y la obligatoriedad de cada una de ellas. iii. Los problemas de adecuación a la nueva normativa. iv. El conflicto entre la legislación contable y la fiscal. b. Texto articulado: comprende el texto del Plan General de Contabilidad c. Disposiciones transitorias: Son seis disposiciones que abordan los problemas de adecuación que se pueden dar en las empresas para aplicar la nueva normativa. d. Disposiciones Finales: Establece la entrada en vigor del Plan General de Contabilidad y la capacidad del ICAC para desarrollar sus normas. El Plan General de Contabilidad establece el nivel de jerarquía entre las distintas normas que tratan la contabilidad: 1. El Código de Comercio y restante legislación mercantil 2

4 2. El Plan General de Contabilidad y sus adaptaciones sectoriales. 3. Las normas de desarrollo que establece el ICAC 5. Ley 46/1998 de 17 de Diciembre sobre la introducción del euro y el RD 2814/1998 de 23 de Diciembre por el que se aprueban las normas sobre los aspectos contables de la introducción de euro. La implantación del euro como moneda común en los países de la Unidad Monetaria trajo consigo la necesidad de regular las posibles repercusiones contables que puedan conllevar la unificación monetaria. Por ello se dictan ambas normas en España. La segunda norma es la que desarrolla más ampliamente las normas contables a seguir, tanto en el período transitorio del euro como en los siguientes ejercicios. Las principales novedades que introduce son: a. Las Cuentas y las anotaciones en los libros de Contabilidad. b. Normas Generales sobre el redondeo. c. Conversión de las cuentas en euros. d. Conversión de la contabilidad a euros. e. Conversión del capital social de las empresas a euros. f. Ajuste del valor nominal de las acciones o las participaciones sociales. g. Otras novedades contables. Unidad Didáctica 2: El Instituto de Contabilidad y Auditoria de Cuentas (ICAC) El ICAC es un organismo autónomo adscrito al Ministerio de Economía y Hacienda con competencias en materia de planificación y normalización contable. Sus funciones principales son: 1. Adaptación de las normas de valoración y de elaboración de las cuentas a las condiciones correctas de distintos sectores de la actividad económica (a propuesta del Ministerio de Economía). 2. Desarrollo de las normas del Plan General de Contabilidad en relación con las normas de valoración y elaboración de las cuentas. Esta tarea se concreta en la emisión de resoluciones con valor normativo. 3

5 3. Perfeccionamiento y actualización permanentes de la planificación contable y de la actividad de la auditoria de cuentas. A estos efectos, debe proponer al Ministerio de Economía las modificaciones normativas precisas. Unidad Didáctica 3: Legislación sobre libros contables. o Libros obligatorios establecidos por la legislación mercantil. El Art. 25 del Código de Comercio establece que todo empresario está obligado a llevar un libro de inventarios y cuentas y un libro de diario. De esta redacción se deduce que los profesionales no están obligados a llevar estos libros. Existen además otros libros específicos en función del tipo de empresa que se trate. Las reglas más importantes, comunes a todos estos libros obligatorios son las siguientes: - La responsabilidad de la llevanza de estos libros recae sobre el empresario. - Todos los libros y documentos contables deben ser llevados con claridad, por orden de fechas, sin espacios en blanco, tachaduras o raspaduras. - Los empresarios conservarán los libros y demás documentos de su negocio debidamente ordenados durante seis años a partir del último asiento realizado en los libros. - La contabilidad del empresario es secreta, aunque podrá decretarse el examen o reconocimiento de los libros en determinadas situaciones. Las características de los libros obligatorios son las siguientes: 1. Libro de inventarios y Cuentas : Es un libro obligatorio que incluye: - balance inicial detallado - Balances de comprobación de sumas y saldos (trimestral) - Inventario de cierra de ejercicio. - Cuentas (Balance de situación final, Cuenta de pérdidas y ganancias y memoria) 4

6 2. Libro Es un libro obligatorio en el que se registrarán día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. Será válida, sin embargo, la anotación conjunta de los totales de las operaciones por períodos no superiores al mes, a condición de que su detalle aparezca en otros libros o registros concordantes. 3. Libro de actas: Es un libro obligatorio para las sociedades mercantiles. En él constarán al menos todos los acuerdos tomados por las Juntas Generales y Especiales, con expresión de los datos relativos a la convocatoria y constitución del órgano, un resumen de los asuntos debatidos, los acuerdos adoptados y los resultados de las votaciones. Los administradores deberán presentar en el Registro Mercantil dentro de los ocho días siguientes a la aprobación del acta, testimonio notarial de los acuerdos inscribibles. El Libro de actas debe legalizarse obligatoriamente antes de su utilización en el Registro Mercantil. 4. Libro de socios. Sociedades de Responsabilidad Limitada. En este libro constará la titularidad originaria y las sucesivas transmisiones de las participaciones sociales. En cada anotación se indicará la identidad y domicilio del titular de la participación. Cualquier socio podrá examinar el libro de registro de socios, cuya llevanza y custodia corresponde al órgano de administración. 5. Libro de acciones nominativas. Sociedades Anónimas. En este libro se inscribirán las transferencias de las acciones nominativas, incorporando el nombre, apellidos, razón social, nacionalidad, y domicilio de los sucesivos titulares. Cualquier accionista tiene derecho a examinar este libro. o Legalización de los libros: La legalización de los libros consiste en la presentación de éstos en el Registro Mercantil. El registrador procederá a extender y rubricar en el primer folio una diligencia sellando todos los folios que componen el libro. Los libros podrán legalizarse antes de su utilización o una vez cumplimentadas. En este caso deben presentarse en el Registro Mercantil dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio. 5

7 o Libros obligatorios establecidos por la legislación fiscal. La regulación sobre libros obligatorios desde la óptica fiscal se recoge básicamente en el Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las personas físicas y en el Reglamento del IVA. 1. Obligaciones derivadas del Reglamento del IRPF: Todos los contribuyentes del IRPF tienen obligación de guardar todos los justificantes y documentos acreditativos de sus operaciones y exhibirlos ante los órganos competentes. Los libros registros exigidos por el Reglamento del IRPF dependen del régimen fiscal al que esté sujeta la empresa (estimación directa u objetiva) y de la naturaleza de la actividad que la empresa ejerza. Los libros necesarios serán los siguientes: REGÍMENES Empresarios en estimación directa, modalidad normal Empresarios en estimación directa, modalidad simplificada Profesionales en estimación directa Empresarios en estimación objetiva LIBROS Contabilidad ajustada al CM, Leyes y disposiciones especiales Libro Registro de Ventas e ingresos Libro Registro de compras y gastos Libro Registro de ingresos Libro Registro de gastos Libro Registro de provisiones de fondos y suplidos Obligación de conservar facturas y justificantes 2. Obligaciones derivadas del Reglamento del IVA Los sujetos pasivos del IVA excepto los acogidos a algunos de los regímenes especiales, deberán llevar los siguientes registros: - Registro de facturas emitidas - Registro de facturas recibidas - Registro de bienes de - Registro de determinadas operaciones comunitarias No obstante, estos registros no serán necesarios si los libros contables están estructurados de tal forma que queden reflejados en 6

8 ellos los datos exigidos en el reglamento, que son la base imponible, el tipo tributario, cuota y número de recepción. 3. Reglas de llevanza de libros registros según la Orden Ministerial de 31/10/1996. En el supuesto de llevanza por medios informáticos, deben conservarse los ficheros de datos, de los cuales se deriven los libros a legalizar así como los programas con los cuales se procesen los ficheros anteriores y los documentos necesarios para la auditoría informática. Es válida la anotación en hojas encuadernables. Se pueden realizar asientos resúmenes respecto de: - Facturas de una misma fecha, tanto emitidas como recibidas, siempre que su importe no supere los 2.253,80. En caso de facturas recibidas el límite será 450,76 - Operaciones de un mismo día respecto de las que no exista la obligación de emitir factura. - Todas las operaciones deben asentarse antes de que finalice el plazo para realizar la declaración e ingreso de los pagos fraccionados. - Los contribuyentes que lleven una contabilidad ajustada al Código de Comercio no están obligados a llevar los libros registros derivados del IRPF. - Desde el 1/1/98 desaparece la obligación de legalizar los libros registros ante la administración tributaria. En el siguiente se resumen las reglas relativas a la llevanza de los libros en la legislación mercantil y la fiscal. REGÍMENES IRPF LEGISLACIÓN FISCAL LEGISLACIÓN MERCANTIL Empresarios en estimación directa, modalidad normal Empresarios en estimación directa, modalidad simplificada Profesionales en estimación directa Registros del IVA Libro Registro de Ventas e ingresos Libro Registro de compras y gastos Registros del IVA Libro Registro de ingresos Libro Registro de gastos 7

9 Libro Registro de provisiones de fondos y suplidos Empresarios en estimación objetiva Sociedades mercantiles (estimación directa modalidad normal) Obligación de conservar facturas y justificantes Registros del IVA Libro de actas Registros del IVA Libro de actas Registro de socios (SL) Registro de acciones nominativas (SA)» IDEAS CLAVE La normativa legal sobre contabilidad se recoge básicamente en las directivas de la UE, el Código de Comercio, el Texto refundido de la Ley de Sociedades Anónimas, el RD 1643/1990 del Plan General de Contabilidad y las Resoluciones del ICAC. El ICAC es un organismo Autónomo adscrito al Ministerio de Economía y Hacienda con competencias en materia de planificación y normalización contable. Los libros contables obligatorios según la normativa mercantil son el diario, el de inventario y cuentas 8

10 , el libro de actas (en las Sociedades), el libro de socios (en las de responsabilidad limitada) y el libro de acciones nominativas (en SA) La legalización de los libros consiste en la presentación de éstos en el Registro Mercantil para que sean sellados y diligenciados.» AUTOEVALUACIÓN: 1) El Plan General de Contabilidad se aprueba por: a) Ley b) Real Decreto c) Disposición 2) Son libros obligatorios según el Código de Comercio: a) Libro de actas b) Mayor c) Libro de socios 3) El libro de inventarios y cuentas no contiene: a) Inventario inicial b) Balance de comprobación c) 4) Los libros contables deben legalizarse: a) Antes de su utilización b) Después de su utilización c) Antes o después de su utilización 5) Es un libro obligatorio según el IRPF para las empresas en estimación directa normal: a) b) Mayor c) Registro de ingresos 6) Según la Ley del IVA, es un libro obligatorio: a) b) Registro de bienes de 9

11 c) Registro de ventas e ingresos 7) Los libros obligatorios según la Legislación fiscal deben legalizarse en: a) El Registro Mercantil b) La administración tributaria c) No deben legalizarse 8) Son requisitos para que una empresa deba someterse a auditoría: a) Que no cotice en bolsa b) Que presente balance abreviado c) Que emita obligaciones en oferta pública 9) Las sociedades mercantiles deben llevar según la legislación fiscal: a) Libro diario b) Libro de actas c) Libro de socios 10) Según la legislación mercantil las empresas no deben llevar: a) Registros del IVA b) c) Libro de inventarios» SUPUESTOS PRÁCTICOS: En qué consiste el libro de Actas? Qué es el ICAC? En qué influyen las Directivas de la UE en la contabilidad española? Y el Código de Comercio? Qué conceptos se incluyen en el Libro de Inventarios y de Cuentas Anuales? 10