DECRETO DECRETO NUMERO 14 DE DE FEBRERO DE 2015 "POR MEDIO DEL CUAL SE AJUSTA EL COMITÉ DE ARCHIVO EN EL MUNICIPIO DE GENOVA QUINDIO

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1 DECRETO NUMERO 14 DE DE FEBRERO DE 2015 "POR MEDIO DEL CUAL SE AJUSTA EL COMITÉ DE ARCHIVO EN EL MUNICIPIO DE GENOVA QUINDIO EL SUSCRITO ALCALDE DEL MUNICIPIO DE GENOVA QUINDÍO, en uso de sus facultades legales, y en especial la que le confiere la ley 594 de 2000, y CONSIDERANDO 1. Que la ley 80 de 1989, le asigna la función al Archivo General de la Nación de establecer, organizar, dirigir el Sistema Nacional de Archivos con el fin de planear y coordinar la función Archivísticas en toda la Nación, salvaguardar el patrimonio documental del país y ponerlo al servicio de la comunidad. 2. El decreto 1777 de 1990, en su Artículo 14 se estipula la competencia del Archivo General de la Nación para establecer, organizar y dirigir el Programa Especial Sistema Nacional de Archivos. 3. Que la ley 594 de 2000, fortalece el Sistema Nacional de Archivos y define los órganos asesores, coordinadores y ejecutores del sistema. 4. El Decreto 2124 de 2004, reglamentario de la Ley 594 de 2000, establece las instancias del Sistema Nacional de Archivo y le asigna a estas, las funciones que deben cumplir para su desarrollo. 5. Que el 13 de Diciembre de 2012, el Gobierno Nacional, expide el Decreto 2578 "por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivo, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga del Decreto 4124 de 2004 y dicta otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado", el cual establece en su artículo 14 lo siguiente: "Comité de Archivo las entidades territoriales en los departamentos, distritos y municipios establecerá mediante acto administrativo un comité de archivo cuyas funciones es asesorar a la alta dirección de la entidad en materia Archivista y de Gestión Documental, definir las políticas, los programas de trabajo y los planes relativo a la función archivista institucional, de conformidad con la ley 594 de 2000 y demás normas reglamentarias". Así mismo el artículo 15 establece la conformación del comité de archivo. 6. Que el municipio de Genova adoptó mediante Decreto número 037 de junio 30 de 2005, el concejo municipal de archivos, el cual requiere ser

2 7. actualizado y ajustadp conforme al decreto 2578 del 13 de diciembre de Que el Sistema Nacional De Archivos se define corno el conjunto de instituciones archivistas públicas o privadas con funciones públicas y aquellas privadas que manifiesten el interés de pertenecer al sistema sean estas del orden nacional, departamental, distrital o municipal y de las comunidades indígenas creadas por ley, que articuladas entre si posibilitan la homogenización y normalización de los procesos archiyísticos promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos, en todo el territorio nacional. 9. Que el Sistema Nacional de Archivo se articula bajo la orientación del Archivo General de la Nación como la instancia que aporta a la construcción de la política archivística en Colombia, y con descentralización administrativa y operativa para el desarrollo de programas archivísticos délas instituciones que lo integran, brindando orientación sobre organización, manejo, preservación, conservación servicio y control de los archivos. 10. En virtud de lo anterior DECRETA ARTÍCULO PRIMERO: MODIFIQÚESE Y AJUSTAR el Concejo Municipal de Archivo de Genova Quindío el cual se denominará comité de archivo municipal. ARTICULO SEGUNDO: Modifiqúese e intégrese el comité de archivo por los siguientes integrantes: 1. Secretario de gobierno y desarrollo social o su delegado quien lo presidirá. 2. Técnico administrativo, quien actuará como secretario técnico. 3. Asesor jurídico. 4. Secretario de planeación. 5. El encargado del área de sistemas. 6. El encargado de calidad 7. El asesor de control interno, quien tendrá voz pero no voto. 8. Podrán asistir como invitados con voz pero sin voto, funcionarios y particulares que puedan hacer aportes en los asuntos tratados en el comité (funcionarios de otras dependencias de la entidad especialistas, historiadores o usuarios externos entre otros).

3 ARTICULO TERCERO. Funciones del comité de archivo municipal. 1. Asesorar a la alta dirección de la entidad en la aplicación de la normatividad archivística. 2. Aprobar la política de gestión de documentos en formación de la entidad. 3. Aprobar las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental déla entidad y enviarlas al concejo departamental o distrital de archivos para su convalidación y al Archivo General de la Nación Jorge Palacio Preciado para su registro. 4. Responder por el registro de las tablas de retención documental o tablas de valoración documental en el Registro Único de Series Documentales que para el efecto cree el Archivo General de la Nación. 5. Llevar a cabo los estudios técnicos tendientes a modernizar la función archivística de la entidad, incluyendo las acciones encaminadas a incorporar las tecnologías de la información en la gestión de documentos electrónicos de conformidad con lo establecido en el código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. 6. Aprobar el programa de gestión de documentos físicos y electrónicos presentado por el área de archivo de la respectiva Entidad. 7. Aprobar el plan de aseguramiento documental con miras a proteger los documentos contra diferentes riesgos. 8. Revisar e interpretar la normatividad archivística que expida el Archivo General de la Nación Jorge Palacio Preciado y los Archivos Generales Territoriales y adoptar las decisiones que permitan su implementación al interior de su respectiva entidad, respetando siempre los principios archivísticos. 9. Evaluar y dar concepto sobre la aplicación de las tecnologías de la información de la Entidad teniendo en cuenta su impacto sobre la función archivística interna y la gestión documental. 10. Aprobar el programa de gestión documental de la entidad.

4 11.Aprobar las formas, formatos y formularios físicos y electrónicos que requiera la entidad para el desarrollo de sus funciones y procesos. 12.Acompañar la implementación del Gobierno en Línea de la entidad en lo referente al impacto de este sobre la gestión documental y de información. 13. Presentar a las instancias asesoras y coordinadoras del Sistema Nacional de Archivos, propuestas relacionadas con el mejoramiento de la función archivística. 14. Apoyar el diseño de los procesos de la entidad y componer ajustes que faciliten la gestión de documentos e información, tanto en formato físico como electrónico. 15. Aprobar la implementación de normas técnicas nacionales e internacionales que contribuyan a mejorar la gestión documental de la entidad. 16. Consignar sus decisiones en Actas que deberán servir de respaldo de las deliberaciones y determinaciones tomadas. 17. Hacer seguimiento a la implementación de las tablas de retención documental y tablas de valoración documental, así como el Modelo Integrado de Planeación y Gestión, en los aspectos relativos a la gestión documental. 18. La alta dirección podrá asignar funciones adicionales, siempre que estas se relacionen con el desarrollo de la normatividad colombiana en materia de archivos y gestión documental. PARÁGRAFO: Archivo General de la Nación Jorge Palacio Preciado, podrá evaluar las Tablas de Retención Documental y de Valoración Documental de las Gobernaciones y distritos, de sus entidades centralizadas, descentralizadas, autónomas y de las entidades privadas que cumplen funciones públicas de los municipios, distritos y departamentos, una vez aprobadas por el Comité de Archivo de la respectiva entidad. Parágrafo Segundo: para el presente decreto se aplicará lo establecido en el decreto 2578 de 2012 en lo que implique para la Entidad. ARTICULO CUARTO: De las reuniones del comité de archivo: el, sesionará ordinariamente cada seis meses y extraordinariamente cuando se requiera; sus

5 Mu.KvLc.lpLo dt Cfév^ova G u.i\a,dio g.g\\ Rincón r.v DECRETO Deliberaciones se consignaran actas que deberán ser publicadas en las páginas web del respectivo municipio. Las sesiones podrán llevarse a cabo virtualmente, teniendo en cuenta lo establecido en el Código de Procedimientos Administrativos y de lo contencioso Administrativo. ARTICULO QUINTO: El presente decreto, deroga el decreto 049 de 2013, del municipio de Genova Quindío y todos los actos administrativos que le sean contrarios. PUBLIQUESE Y CÚMPLASE Dado en Genova Quindío, a los 18 días del mes de febrero de 2015 JOR id VELASQUEZ Proyectó: Revisó: Aprobó: MARÍA JUDITH PAREDES AGUIRRE Técnico Administrativo LUZ ESTELLA GIRALDO REY Asesora control interno JORGE IVÁN OSORIO VELASQUEZ (E) Alcalde Municipal (E)

6 lcí/ío de c^é Hincón,.v. DECRETO RQ-SG-0062 AGOSTO DE 2Q12 NTC NTC