MANUAL DEL PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES INMUEBLES ZONAL ZS-STZ-ADMBI-P01

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1 MANUAL DEL PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES INMUEBLES ZONAL ZS-STZ-ADMBI-P01 Versión

2 ADMINISTRACIÓN DE BIENES Página: Página 1 de 15 Contenido 1. INFORMACIÓN BÁSICA LINEAMIENTOS DEL PROCESO ROLES GLOSARIO DE TÉRMINOS DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES PROPÓSITO ALCANCE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ANEXOS

3 ADMINISTRACIÓN DE BIENES Página: Página 2 de INFORMACIÓN BÁSICA Proceso ADMINISTRACIÓN DE BIENES Código del Proceso ZS-STZ-01-P01 PROPÓSITO Gestionar la administración técnica, eficaz y eficiente de los Bienes Inmuebles asignados a INMOBILIAR mediante leyes o decretos, además de aquellos que por solicitud expresa de una entidad pública solicita la administración de sus Bienes Inmuebles. DISPARADOR Leyes Decretos Ejecutivos Disposición de la Máxima Autoridad ENTRADAS Descripción Memorando de asignación de inmuebles ACTIVIDADES PRINCIPALES Identificar las necesidades integrales del Bien Inmueble Contratación de servicios o adquisición de bienes. Efectuar Pagos de tasas, bienes o servicios relacionados al Bien Inmueble. Productos/Servicios del Proceso Tipo de Proceso Responsables del Proceso Tipo del cliente PROCESO RELACIONADO Recepción de Bienes Inmuebles Elaboración del Modelo de Gestión y Asesoría Emisión de Aval Presupuestario Emisión de Certificación Presupuestaria Contratación y Compras Públicas Gestión de Pagos Bienes inmuebles administrados Zonal Sustantivo Coordinador Zonal Cliente Interno y Externo 2

4 Marco Legal DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL ADMINISTRACIÓN DE BIENES Página: Página 3 de 15 Constitución de la República del Ecuador Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contracción Pública y su Reglamento General de Aplicación Ley de Administración de Bienes Estatuto de Régimen Jurídico Administrativo de la Función Ejecutiva Reglamento General Sustitutivo de Bienes del Sector Público Decreto Ejecutivo Nro. 798 Funciones INMOBILIAR Decreto Ejecutivo Nro. 906 Transferencia de bienes del BCE Decreto Ejecutivo Nro Transferencia de bienes del BCE Decreto Ejecutivo Nro Transferencia de bienes del BCE Decreto Ejecutivo Nro. 435 Transferencia de Dominio de aquellos bienes que no son usados en sus funciones principales Decreto Ejecutivo Nro. 38 Transferencia de bienes del FLOPEC Decreto Ejecutivo Nro. 50 Transformar de Secretaría a Servicio Decreto Ejecutivo Nro. 52 Transferencia de bienes del BCE Decreto Ejecutivo Nro Bienes Intestados Decreto Ejecutivo Nro. 823 Transferencia de Bienes Inmuebles FERIA DE DURAN Decreto Ejecutivo Nro. 560 Transferencia de bienes del BCE RESOLUCIÓN-INMOBILIAR-DSI LINEAMIENTOS DEL PROCESO El proceso de Administración de Bienes Inmuebles Zonal requiere considerar los siguientes lineamientos en los procesos: No se procederá con la administración de un Bien Inmueble si entre los documentos habilitantes no se encuentre el acta de entrega recepción debidamente suscrita de acuerdo a la normativa vigente. La administración de Bienes Inmuebles aplica para aquellos asignados a INMOBILIAR mediante Leyes y/o Decretos Ejecutivos, de acuerdo al ámbito de acción de esta Institución. 3

5 ADMINISTRACIÓN DE BIENES Página: Página 4 de 15 INMOBILIAR asumirá los gastos administrativos generados por el Bien Inmueble durante la transferencia de dominio, a partir de la suscripción del acta entrega recepción del mismo, los gastos correspondientes a contribuciones y mejoras serán asumidos a partir de la inscripción del inmueble en el Registro de la Propiedad. Toda contratación, será solicitada desde Planta Central, para lo cual la Coordinación Zonal deberá gestionar lo siguiente: o Elaboración de TDR s y su aprobación por la Subdirección Técnica. o Solicitud de Aval Presupuestario. o Solicitud de Certificación Presupuestaria. o Aprobación de la necesidad. 3. ROLES Administrador del Bien Inmueble.- Ejecuta el proceso de administración de Bienes Inmuebles aplicable para Edificios, en base al Modelo de Gestión y los procesos administrativos que demanda el inmueble a él encomendado. En el caso de edificios que alberguen a dos o más Entidades Públicas, es el encargado del Equipo Administrativo para la ejecución de dicho proceso. Analista de Administración de Bienes Inmuebles.- Ejecuta el proceso de Administración de Bienes Inmuebles para aquellos que son: terrenos, departamentos, galpones, casas u otros similares, de acuerdo a su respectivo Modelo de Gestión. Realiza la gestión de pagos, adquisiciones y contrataciones de servicios, conforme lo requerido por el Administrador del Bien Inmueble o lo identificado en la inspección del Inmueble a su cargo. También alimenta el Sistema de Administración de Bienes Inmuebles, con la información del cumplimiento presupuestario. Experto Zonal de Administración de Bienes Inmuebles.- Supervisa y controla la gestión del responsable administrativo de los Bienes Inmuebles asignados a INMOBILIAR. Además designa al Analista de Administración de Bienes Inmuebles para la administración de inmuebles tales como: terrenos, departamentos, galpones, casas u otros similares. Especialista Zonal de Administración de Bienes Inmuebles.- Asigna y coordina a los funcionarios encargados de la gestión administrativa de los Bienes Inmuebles asignados a INMOBILIAR. Es el encargado de establecer las actividades correspondientes a cada funcionario, dependiendo del tipo del Bien Inmueble por administrar. Director Nacional de Administración de Bienes Inmuebles.- Planifica y dirige los procesos para gestionar la administración técnica, eficaz y eficiente de los bienes inmuebles del Sector Público. Subdirector Técnico de Administración de Bienes.- Formula, ejecuta y emite la política pública para la administración de los bienes inmuebles del Sector Público. Coordina los procesos de administración de bienes muebles e inmuebles que son asignados a INMOBILIAR para su posterior uso, disposición o enajenación, supervisando la gestión de sus direcciones nacionales. 4

6 ADMINISTRACIÓN DE BIENES Página: Página 5 de 15 Coordinador Zonal.- Ejerce la política pública para asegurar la Gestión Inmobiliaria en el territorio de su jurisdicción garantizando la prestación de servicios de calidad con calidez. Coordinador General de Planificación y Gestión Estratégica.- Planifica, coordina, controla y da seguimiento a los procesos y proyectos para garantizar el cumplimiento de los objetivos estratégicos y metas institucionales, así como también el mejoramiento de los procesos. Dirige el proceso de emisión de Avales Presupuestarios. Director Financiero.- Administra, gestiona, suministra y controla los recursos financieros requeridos para la ejecución de los planes, programas y proyectos en el cumplimiento de los objetivos institucionales. Dirige el proceso de Emisión de Certificaciones Presupuestarias y el proceso de Ejecución de Pagos. Director Administrativo.- Gestiona, planifica, organiza, coordina y controla los recursos materiales y servicios para satisfacer los requerimientos de las diferentes unidades y cumplimiento de los objetivos institucionales. Dirige el proceso de Compras Públicas. 4. GLOSARIO DE TÉRMINOS Acta entrega-recepción.- Documento habilitante que permite administrar o dar uso al Bien Inmueble. Administrador de Contrato.- En todo contrato, la entidad contratante designará de manera expresa un administrador del mismo, quien velará por el cabal y oportuno cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones derivadas del contrato. Adoptará las acciones que sean necesarias para evitar retrasos injustificados e impondrá las multas y sanciones a que hubiere lugar. Aval Presupuestario.- Documento emitido por la Coordinación General de Planificación, con el cual se garantiza la alineación a las políticas y la disponibilidad de fondos de inversión. BI.- Bien Inmueble Certificación Presupuestaria.- Documento emitido por la Dirección Financiera que garantiza la disponibilidad de recursos, para comprometer un gasto con cargo al presupuesto institucional autorizado para el año fiscal respectivo, previo cumplimiento de las disposiciones legales vigentes que regulen el objeto materia del compromiso. Dicha certificación implica la reserva del crédito presupuestario, hasta el perfeccionamiento del compromiso y la realización del correspondiente registro presupuestario. CUR de Pago.- Documento que evidencia el pago por diferentes conceptos. DNABI.- Dirección Nacional de Administración de Bienes Inmuebles. 5

7 ADMINISTRACIÓN DE BIENES Página: Página 6 de 15 Equipo Administrativo.- Es el grupo de funcionarios que ejecutan el proceso de Administración de Bienes Inmuebles, en aquellos que alberguen a dos o más Instituciones Públicas, de acuerdo a la estructura posicional detallada en el Modelo de Gestión. Informe de Inspección.- Documento que respalda la constatación del estado físico y administrativo del inmueble, así como también la constatación de las necesidades integrales del mismo. Sistema de Administración de Bienes Inmuebles.- El sistema permite la identificación inmediata del Bien Inmueble en comunicación con la información de catastros, facilita el ingreso de información adicional como gastos relacionados con el inmueble, emite alertas a las diferentes direcciones relacionadas con el mismo, entre otros. Sistema de Emisión de Avales y Certificaciones.-El Sistema sintetiza el proceso de emisión de avales y certificaciones presupuestarias a través de varios formularios, los cuales deben ser completados por las unidades para posteriormente adjuntarse al memorando de solicitud con la demás documentación requerida. TDR s.-términos de referencia: Documento que contiene las especificaciones técnicas, objetivos y estructura de cómo ejecutar un determinado estudio, trabajo, proyecto, servicio, construcción, conferencia, negociación, etc. 6

8 5. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL ADMINISTRACIÓN DE BIENES Página: Página 7 de 15 7

9 ADMINISTRACIÓN DE BIENES Página: Página 8 de PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES 6.1. PROPÓSITO Gestionar la correcta administración de aquellos Bienes Inmuebles, en zona, asignados a INMOBILIAR mediante leyes o decretos, además de aquellos que por solicitud expresa de una entidad pública solicita la administración de sus Bienes Inmuebles de acuerdo al ámbito de acción de esta Institución ALCANCE Este proceso abarca desde la Recepción del Bien Inmueble hasta el pago de las obligaciones generadas por la administración de los mismos DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ACTIVIDAD ROL DESCRIPCIÓN Asignar Inmueble al Administrador / Analista Recibir e inspeccionar el Bien Inmueble Experto Zonal de Administración de Bienes Inmuebles Administrador del Bien Inmueble Una vez que la recepción del Bien Inmueble ha sido formalizada el Experto determina si el bien inmueble será administrado temporal o permanentemente y dependiendo del caso asignará un Analista o Administrador respectivamente encargados de la administración del inmueble. Se realiza la inspección e identificación de necesidades integrales, en la cual se verifica el estado físico del Bien Inmueble, los suministros (servicios básicos) y el equipamiento con el que cuenta el inmueble (parqueaderos, equipos accesorios, bodegas, edificación complementaria). También se constata que estén al día los siguientes rubros: Servicios Básicos Contribuciones Municipales Expensas Impuesto Predial Otros DOCUMENTO Y/O REGISTRO Modelo de Gestión Informe de inspección Dependiendo del Modelo de Gestión 8

10 ADMINISTRACIÓN DE BIENES Página: Página 9 de 15 aplicado, estos son los servicios a contratar: Seguridad Mantenimiento Seguros Otros Con esta información e identificación de las necesidades integrales del Bien Inmueble, elabora el Informe de inspección. Modelo de Gestión /Asesoría Administrador del Bien Inmueble Una vez realizada la inspección el Administrador solicita el Modelo de Gestión para ser aplicado en la administración del inmueble. Se elabora el Memorando de requerimiento en el cual deberán constar las necesidades integrales del inmueble incluyendo: Elaborar requerimiento del bien inmueble Administrador del Bien Inmueble / Analista Zonal Tipo de servicio o bien Tiempo de la contratación Especificaciones técnicas Cantidad Precios referenciales Posibles proveedores Procedimiento de contratación que aplica Planillas para el pago de servicios básicos. Memorando Planillas de Servicios Básicos 9

11 ADMINISTRACIÓN DE BIENES Página: Página 10 de 15 Recibir requerimiento del bien inmueble y gestionar Analista Zonal de Administración de Bienes Inmuebles El Analista recibe los requerimientos y los gestiona mediante la definición del tipo de requerimiento. Si se identifica que es necesaria la adquisición de productos o contratación de servicios, elaborará los TDR s o Especificaciones Técnicas, dependiendo del caso, para adjuntarlas al requerimiento y remitir este al Especialista. TDR s Consolidar requerimientos de los distintos inmuebles en la zona (revisar TDR s) Especialista Zonal de Administración de Bienes Inmuebles El Especialista recibe los requerimientos, revisa los TDR s o Especificaciones Técnicas, de ser el caso, consolida todos los requerimientos de los inmuebles en la zona y los remite al Experto. Verificar si el requerimiento es a nivel nacional Experto Zonal de Administración de Bienes Inmuebles El Experto recibe los requerimientos y revisa si en estos constan contrataciones de servicios o adquisiciones de productos, si es el caso revisa los TDR s o Especificaciones Técnicas y coordina con Planta Central la existencia de las mismas necesidades a nivel nacional, si es así remite el requerimiento al Director DNABI para la contratación de los mismos con copia al Coordinador Zonal para su conocimiento. Revisar requerimientos y remitir al Coordinador Zonal (Validar TDR s) Experto Zonal de Administración de Bienes Inmuebles De no identificar que los requerimientos sean nacionales, el Experto valida los TDR s o Especificaciones Técnicas, si es el caso, y remite los requerimientos al Coordinador Zonal para su gestión. Recibir requerimientos y direccionar Coordinador Zonal El Coordinador Zonal recibe los requerimientos y direcciona su gestión dependiendo del tipo de requerimiento de la siguiente manera: 10

12 ADMINISTRACIÓN DE BIENES Página: Página 11 de Pagos / Servicios Básicos: Se dispone la gestión para solicitar el pago a la Dirección Financiera previa obtención de Aval y Certificación Presupuestaria. 2. Contratos en ejecución: Si el requerimiento abarca servicios de contratos ya adjudicados y que se encuentran asignados a un Administrador de Contrato, por ejemplo: Ciertos mantenimientos, Guardianía, Limpieza, otros; autoriza estos servicios y dispone la gestión para solicitar el pago a la Dirección Financiera. Una vez autorizados comunicará a la DNABI para su conocimiento. 3. Contratación y Compras Públicas: Se autoriza el gasto y se define: si el requerimiento corresponde a una ínfima cuantía aprueba los TDR s o Especificaciones Técnicas y pone en conocimiento de la Dirección Nacional de Administración de Bienes Inmuebles la contratación a realizarse para posteriormente disponer la gestión a su equipo de trabajo. Si el requerimiento no corresponde a una contratación por ínfima cuantía remite los TDR s o Especificaciones Técnicas a la DNABI para su aprobación y posterior gestión. Es Ínfima Cuantía? Solicitar autorización para contratación Coordinador Zonal Si se identifica que la contratación o compra no corresponde a una Ínfima Cuantía el Coordinador Zonal remite los insumos al Director DNABI para su aprobación y posterior solicitud de autorización al Subdirector Técnico. 11

13 ADMINISTRACIÓN DE BIENES Página: Página 12 de 15 Disponer Gestión Coordinador Zonal Si la contratación o compra corresponde a una Ínfima Cuantía, el Coordinador aprueba los TDR s o Especificaciones Técnicas, pone en conocimiento de la de la Dirección Nacional de Administración de Bienes Inmuebles la contratación a realizarse y dispone a su equipo de trabajo el inicio de la gestión para la solicitud de Aval, Certificación Presupuestaria y finalmente subir el proceso al Portal de Contratación y Compras Públicas. Si la contratación no corresponde a una Ínfima Cuantía procederá con la disposición a su equipo de trabajo de la gestión para la solicitud de Aval y Certificación Presupuestaria, con estos insumos remite el trámite a Planta Central para que se solicite a la Dirección Administrativa subir el Proceso al Portal de Contratación y Compras Públicas. El analista debe identificar a qué tipo de gasto pertenece el pago: Gasto Corriente: Pertenecen a los Bienes Inmuebles administrados que albergan a dos o más entidades del Sector Público. Gasto de Inversión: Pertenecen a Bienes Inmuebles temporales que se recibieron o se van a recibir. En el caso de que los pagos pertenezcan a gasto corriente el analista deberá solicitar directamente la certificación presupuestaria a través del Sistema de Emisión de Avales y Certificaciones a la Dirección Financiera. (Ver Manual del Sistema de Emisión de Avales y Certificaciones Presupuestarias) Sistema de Emisión de Avales y Certificaciones Si los pagos a efectuarse pertenecen a gastos de inversión el analista en primera instancia deberá solicitar el aval presupuestario a la Dirección de 12

14 ADMINISTRACIÓN DE BIENES Página: Página 13 de 15 Planificación e Inversión a través del Sistema de Emisión de Avales y Certificaciones. (Ver Manual del Sistema de Emisión de Avales y Certificaciones Presupuestarias) Una vez que cuenta con los insumos detallados gestiona la solicitud a la Dirección Administrativa para subir el proceso al Portal de Contratación y Compras Públicas y posteriormente a la Dirección Financiera para el pago. Una vez que el pago ha sido efectuado, la Dirección Financiera (Unidad de Tesorería) entrega al Especialista Zonal el CUR de pago quien a su vez lo remite al Analista Zonal si este identifica que el pago corresponde a servicios básicos solicita al Administrador del Bien Inmueble realizar la formalización de pagos. Formalizar Pagos Administrador del Bien Inmueble El Administrador deberá sellar el CUR de pago en la entidad proveedora del servicio (agua, luz, teléfono, impuestos, contribuciones municipales), posteriormente enviará los documentos sellados al Analista de Administración de Bienes Inmuebles para su archivo y registro en la Base de Datos y actualización del Sistema del Geoportal. CUR de pago sellado Si los pagos pertenecen a servicios contratados, el CUR deberá ser enviado por correo institucional al proveedor para constancia del pago y de igual forma el Analista deberá registrar la información en la Base de Datos y actualizar el Sistema del Geoportal. 7. ANEXOS o Manual de Proceso de Emisión de Aval Presupuestario o Manual de Proceso de Emisión de Certificación Presupuestaria 13

15 ADMINISTRACIÓN DE BIENES Página: Página 14 de 15 o o o o Manual de Proceso de Contratación y Compras Públicas Manual de Proceso de Gestión de Pagos Manual de Sistema de Emisión de Avales y Certificaciones Formato de Informe de inspección e identificación de necesidades 14

16 FIRMAS DE REVISÓN Y APROBACIÓN DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL ADMINISTRACIÓN DE BIENES Página: Página 15 de 15 Acciones Nombre Cargo Firma Fecha Elaborado Por: Ing. Diana Ruiloba Analista de Procesos Aprobado Por: Eco. Ivón Jiménez Coordinadora Zonal 1 Validado Subdirector Técnico de Mgs. Fabián Moscoso por: Administración de Bienes CONTROL DE HISTORIAL DE CAMBIOS Versión Descripción del Cambio Fecha de Actualización 1.0 Emisión Inicial