UNION TEMPORAL indenovagse SUPERINTENDENCIA DEL SUBSIDIO FAMILIAR PROCEDIMIENTO GENÉRICO. Proyecto. Manual de uso. Título. Realizado por.

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1 Proyecto Título PROCEDIMIENTO GENÉRICO Manual de uso Realizado por Dirigido a UNION TEMPORAL indenovagse SUPERINTENDENCIA DEL SUBSIDIO FAMILIAR Fecha 26/09/2014 Versión 2.0

2 OBJETIVO Este manual tiene como finalidad ser una guía de trabajo para los funcionarios de cómo hacer las tareas y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. Sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos administrativos establecidos para realizar su trabajo. CONTENIDO 1 TAREAS GESTOR (Inicia Proced. Genérico) INICIAR PROCEDIMIENTO GENÉRICO INTRODUCIR FECHA DE VENCIMIENTO GESTIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES CAMBIAR DE DEPENDENCIA ARCHIVAR EXPEDIENTE TAREAS GESTOR (Traslado del expediente desde otra dependencia) GESTIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES CAMBIAR DE DEPENDENCIA ARCHIVAR EXPEDIENTE TAREAS RESPONSABLE DE CORRESPONDENCIA ACEPTAR TRASLADO DE EXPEDIENTE ASIGNAR GESTOR Página 2/21

3 1 TAREAS GESTOR (Inicia Proced. Genérico) 1.1 INICIAR PROCEDIMIENTO GENÉRICO El Gestor podrá recuperar la comunicación radicada en la Oficina Virtual. Acceda desde el menú superior seleccionando Servicios / Oficina Virtual / Solicitudes presentadas: Se mostrarán todas las comunicaciones radicadas pendientes de gestionar en su dependencia. Puede darse el caso de que el Responsable de correspondencia de su dependencia le haya asignado a usted una comunicación radicada (solicitud). En ese caso podrá acceder también desde Mis solicitudes. Seleccione el radicado correspondiente y presione el botón enviar al Gestor de expedientes y aparecerá una ventana como la siguiente: Página 3/21

4 Seleccione Iniciar un nuevo expediente. Presione sobre el icono, seleccione Procedimiento Genérico y presione el botón Seleccionar. Se cargará ese dato en el Tipo de expediente. Presione el botón Continuar y automáticamente se mostrará la pantalla de inicio del Procedimiento Genérico. Los datos de la comunicación radicada aparecerán precargados en este formulario, tan sólo deberá presionar el botón Iniciar Procedimiento genérico (F8). - Dependencia productora (la que aceptó la correspondencia) - Asunto (diligenciado por el radicador) - Nivel de confidencialidad (seleccionado por el radicador, puede modificarlo si lo considera apropiado). - Datos del radicado - Datos de los interesados Si considera necesario modificar alguno de estos datos, hágalo antes de iniciar el expediente. Todos los campos obligatorios están identificados con (*) y no podrá iniciar el Procedimiento Genérico si no han sido diligenciados. Página 4/21

5 1.2 INTRODUCIR FECHA DE VENCIMIENTO Al acceder a esta tarea, el Gestor puede visualizar en la pestaña General los datos del expediente recién iniciado. La finalidad de esta tarea es que el Gestor diligencie la fecha límite en la que debe quedar gestionada la comunicación. Para ello, deberá presionar sobre el icono situado a la derecha del campo Fecha de vencimiento y seleccionar la fecha en el calendario: Página 5/21

6 El sistema le alertará, siempre que no haya finalizado el expediente, en dos momentos: - dos días antes del vencimiento de esta fecha recibirá una alerta informando de que el Procedimiento Genérico está próximo a vencer - el día siguiente a la fecha de vencimiento recibirá otra alerta informándole de que el plazo ha vencido. Estas alertas las podrá visualizar en el margen superior derecho de su pantalla, presionando sobre el cuadro azul que aparece junto a su nombre. Para continuar con el procedimiento, presione el botón Siguiente (F8). 1.3 GESTIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES En esta tarea el Gestor puede iniciar las acciones necesarias en cada caso para gestionar la comunicación oficial. Se mostrará la siguiente imagen: Página 6/21

7 La fecha de vencimiento diligenciada en la tarea anterior está disponible en la parte inferior para poder consultarla en cualquier momento. Si fuera necesario modificarla por un motivo justificado, deberá necesariamente presionar el botón Guardar datos tras seleccionar la nueva fecha para que se actualicen las fechas en que se deben generar las alertas descritas en la tarea anterior. Al presionar en el cuadro de acciones el botón Nueva acción se mostrará una nueva ventana en la que podrá escoger la acción oportuna en cada caso y diligenciar un breve resumen en el asunto. Podrá iniciar Oficios, Memorandos, Resoluciones y Circulares. Tras seleccionar la acción y diligenciar el asunto, presione Aceptar y se creará automáticamente la acción, quedando reflejada en el cuadro de acciones. El detalle de la información que se muestra corresponde a: Acción: identifica la acción seleccionada por usted (Oficio, Memorando, Circular o Resoluciones). Asunto: breve resumen diligenciado al crear la acción. Estado: tarea en que se encuentra esa acción. Usuario iniciante: en este caso siempre será el Gestor del procedimiento genérico. Usuario Tarea: quién tiene la tarea que está pendiente en esa acción. Página 7/21

8 Fecha inicio: fecha en que se creó la acción. Fecha fin: fecha en que finalizó la acción. Para nuestra imagen de ejemplo, la información sería: Se creó un oficio el 26/09/2014 por el usuario Adm. esigna SSF con asunto 'oficio para el manual de uso' que se encuentra en la tarea Introducir datos oficio que tiene pendiente el mismo usuario Adm. esigna SSF. Desde esta tarea podrá acceder a las diferentes acciones que se vayan iniciando de manera que pueda desarrollarlas en paralelo, por ejemplo en un oficio y una circular, sin necesidad de terminar una acción para iniciar otra. Puede iniciar todas las acciones que necesite y saber en qué estado se encuentran. Para acceder a cada acción será tan sencillo como seleccionarla y presionar el botón Ver acción. El usuario accederá directamente a la tarea que tiene pendiente en esa acción. ** Puede consultar el manual de uso de Oficio, Circular, Memorando y Resoluciones para más información sobre las tareas que puede realizar en estas acciones. Si desea consultar los documentos que se van generando en las diferentes acciones o trazabilidad de cada una de las acciones puede hacerlo de la siguiente manera: - Para consultar los documentos, en el menú superior presione Documentos y se mostrarán todos los documentos que se van elaborando y firmando. Página 8/21

9 Si selecciona el documento y presiona el botón Ver podrá visualizar el contenido del documento. - Para consultar la trazabilidad o el progreso de las diferentes acciones, en el menú superior presione Auditoría y se mostrarán las diferentes tareas que se han realizado hasta el momento. - Puede consultar ambas informaciones (trazabilidad y documentos) desde el Ciclo de vida del expediente. Además de las acciones descritas anteriormente, el Gestor puede trasladar el expediente a otra dependencia, para que sea esa quién gestione la comunicación, o archivar el expediente, en caso de que haya concluido la gestión de la comunicación: Seleccione la opción oportuna y presione Siguiente (F8). - Si selecciona Trasladar expediente a otra Dependencia, el expediente avanzará a una tarea en la que podrá seleccionar otra Dependencia de la entidad para que gestione el procedimiento a partir de ese momento (Ver punto 1.4). Página 9/21

10 - Si selecciona Archivar expediente, el expediente se archivará y finalizará automáticamente, no siendo posible realizar ninguna acción sobre el mismo (Ver punto 1.5). 1.4 CAMBIAR DE DEPENDENCIA El Gestor de la dependencia que originó el Procedimiento Genérico deberá seleccionar en esta tarea la nueva dependencia responsable presionando en la lupa. Podrá diligenciar las instrucciones u observaciones que considere necesario comunicar: Al presionar sobre la lupa se mostrará la estructura organizativa de la entidad para que pueda seleccionar la dependencia oportuna. Completados los datos, presione el botón Siguiente (F8) para hacer efectivo el cambio de dependencia en la gestión del expediente. En caso de que la dependencia seleccionada rechazará el traslado del expediente, el Gestor recibirá nuevamente esta tarea en la que se mostrarán las observaciones del Responsable de correspondencia argumentando el rechazo. Página 10/21

11 Como dependencia volverá a aparecer la de origen del expediente. Deberá presionar nuevamente en el lupa para seleccionar la dependencia a la que trasladará en esta ocasión el expediente. 1.5 ARCHIVAR EXPEDIENTE Cuando el Gestor selecciona Archivar expediente y finaliza la tarea Gestión de comunicaciones oficiales, se finaliza definitivamente el Procedimiento Genérico quedando archivado y no pudiendo realizar más acciones sobre él. Como se puede ver en la imagen, en caso de que se haya producido un traslado de expediente, la dependencia que archiva es la que dio la respuesta a la comunicación finalmente. Página 11/21

12 2 TAREAS GESTOR (Traslado del expediente desde otra dependencia) 2.1 GESTIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES Recibirá en su escritorio y en el panel de tareas pendientes la tarea 'Gestión de comunicaciones oficiales' ya que el Responsable de correspondencia de su dependencia le seleccionó como Gestor de este expediente. Puede acceder desde aquí al expediente seleccionando la tarea y presionando el icono Ir a ver la tarea. En esta tarea el Gestor puede iniciar las acciones necesarias en cada caso para gestionar la comunicación oficial. Se mostrará la siguiente imagen: Página 12/21

13 La fecha de vencimiento diligenciada por el Gestor de la dependencia de origen está disponible en la parte inferior para poder consultarla en cualquier momento. Si fuera necesario modificarla por un motivo justificado, deberá necesariamente presionar el botón Guardar datos tras seleccionar la nueva fecha para que se actualicen las fechas en que se deben generar las alertas. El sistema le alertará, siempre que no haya finalizado el expediente, en dos momentos: - dos días antes del vencimiento de esta fecha recibirá una alerta informando de que el Procedimiento Genérico está próximo a vencer - el día siguiente a la fecha de vencimiento recibirá otra alerta informándole de que el plazo ha vencido. Estas alertas las podrá visualizar en el margen superior derecho de su pantalla, presionando sobre el cuadro azul que aparece junto a su nombre. Para conocer el contenido de la comunicación radicada, y decidir así qué acciones iniciar, puede consultar los datos del radicado en la pestaña Documentos: Al presionar en el cuadro de acciones el botón Nueva acción se mostrará una nueva ventana en la que podrá escoger la acción oportuna en cada caso y diligenciar un breve resumen en el asunto. Página 13/21

14 Podrá iniciar Oficios, Memorandos, Resoluciones y Circulares. Tras seleccionar la acción y diligenciar el asunto, presione Aceptar y se creará automáticamente la acción, quedando reflejada en el cuadro de acciones. El detalle de la información que se muestra corresponde a: Acción: identifica la acción seleccionada por usted (Oficio, Memorando, Circular o Resoluciones). Asunto: breve resumen diligenciado al crear la acción. Estado: tarea en que se encuentra esa acción. Usuario iniciante: en este caso siempre será el Gestor del procedimiento genérico. Usuario Tarea: quién tiene la tarea que está pendiente en esa acción. Fecha inicio: fecha en que se creó la acción. Fecha fin: fecha en que finalizó la acción. Para nuestra imagen de ejemplo, la información sería: Se creó un oficio el 26/09/2014 por el usuario Adm. esigna SSF con asunto 'oficio para el manual de uso' que se encuentra en la tarea Introducir datos oficio que tiene pendiente el mismo usuario Adm. esigna SSF. Página 14/21

15 Desde esta tarea podrá acceder a las diferentes acciones que se vayan iniciando de manera que pueda desarrollarlas en paralelo, por ejemplo en un oficio y una circular, sin necesidad de terminar una acción para iniciar otra. Puede iniciar todas las acciones que necesite y saber en qué estado se encuentran. Para acceder a cada acción será tan sencillo como seleccionarla y presionar el botón Ver acción. El usuario accederá directamente a la tarea que tiene pendiente en esa acción. ** Puede consultar el manual de uso de Oficio, Circular, Memorando y Resoluciones para más información sobre las tareas que puede realizar en estas acciones. Si desea consultar los documentos que se van generando en las diferentes acciones o trazabilidad de cada una de las acciones puede hacerlo de la siguiente manera: - Para consultar los documentos, en el menú superior presione Documentos y se mostrarán todos los documentos que se van elaborando y firmando. Si selecciona el documento y presiona el botón Ver podrá visualizar el contenido del documento. - Para consultar la trazabilidad o el progreso de las diferentes acciones, en el menú superior presione Auditoría y se mostrarán las diferentes tareas que se han realizado hasta el momento. Página 15/21

16 - Puede consultar ambas informaciones (trazabilidad y documentos) desde el Ciclo de vida del expediente. Además de las acciones descritas anteriormente, el Gestor puede trasladar el expediente a otra dependencia, para que sea esa quién gestione la comunicación, o archivar el expediente, en caso de que haya concluido la gestión de la comunicación: Seleccione la opción oportuna y presione Siguiente (F8). - Si selecciona Trasladar expediente a otra Dependencia, el expediente avanzará a una tarea en la que podrá seleccionar otra Dependencia de la entidad para que gestione el procedimiento a partir de ese momento (Ver punto 2.2). - Si selecciona Archivar expediente, el expediente se archivará y finalizará automáticamente, no siendo posible realizar ninguna acción sobre el mismo (Ver punto 2.3). Página 16/21

17 2.2 CAMBIAR DE DEPENDENCIA El Gestor de la dependencia que originó el Procedimiento Genérico deberá seleccionar en esta tarea la nueva dependencia responsable presionando en la lupa. Podrá diligenciar las instrucciones u observaciones que considere necesario comunicar: Al presionar sobre la lupa se mostrará la estructura organizativa de la entidad para que pueda seleccionar la dependencia oportuna. Completados los datos, presione el botón Siguiente (F8) para hacer efectivo el cambio de dependencia en la gestión del expediente. En caso de que la dependencia seleccionada rechazará el traslado del expediente, el Gestor recibirá nuevamente esta tarea en la que se mostrarán las observaciones del Responsable de correspondencia argumentando el rechazo. Página 17/21

18 Como dependencia volverá a aparecer la de origen del expediente. Deberá presionar nuevamente en el lupa para seleccionar la dependencia a la que trasladará en esta ocasión el expediente. 2.3 ARCHIVAR EXPEDIENTE Cuando el Gestor selecciona Archivar expediente y finaliza la tarea Gestión de comunicaciones oficiales, se finaliza definitivamente el Procedimiento Genérico quedando archivado y no pudiendo realizar más acciones sobre él. Como se puede ver en la imagen, en caso de que se haya producido un traslado de expediente, la dependencia que archiva es la que dio la respuesta a la comunicación finalmente. Página 18/21

19 3 TAREAS RESPONSABLE DE CORRESPONDENCIA 3.1 ACEPTAR TRASLADO DE EXPEDIENTE El Responsable de Correspondencia de la dependencia seleccionada por el Gestor que originó, deberá evaluar si acepta o no el traslado del expediente a su dependencia. En caso de que varios usuarios de esa dependencia tengan asignado el rol Responsable de correspondencia, la tarea aparecerá en pantalla pendiente de que uno de ellos se asigne la tarea. En la parte superior se muestran todos los usuarios que han recibido esta tarea. Para asignársela y poder realizarla debe presionar sobre 'Asignarme esta tarea'. La tarea dejará de estar disponible para el resto de usuarios y se mostrarán siguientes formularios: Página 19/21

20 Las instrucciones u observaciones diligenciadas por el Gestor de la dependencia de origen se muestran en modo sólo lectura. Puede consultar la documentación de la comunicación radicada accediendo a la pestaña Documentos del menú superior y valorar así si su dependencia debe o no aceptar el traslado del expediente. Seleccione el documento y presione el botón Ver. Indique el sentido de su decisión y, en caso afirmativo, si permite el acceso al expediente a la dependencia de origen. - Si selecciona que la gestión No corresponde a su dependencia se mostrará un área de texto donde podrá argumentar el motivo, que será visible posteriormente por la dependencia originadora Al presionar siguiente, usted ya no tendrá tareas pendientes en este expediente. - Si selecciona que la gestión Sí corresponde a su dependencia deberá indicar si la dependencia de origen podrá tener acceso o no al expediente, es decir, visualizar los documentos que se vayan generando, consultar la auditoria del expediente... Al presionar Siguiente (F8) avanzará a la tarea en la que podrá seleccionar el Gestor de su dependencia responsable del expediente (ver 3.2.). Página 20/21

21 3.2 ASIGNAR GESTOR En esta tarea el Responsable de correspondencia debe seleccionar al usuario de su dependencia que actuará como Gestor y responsable, por lo tanto, de la respuesta a la comunicación radicada. En la información general del expediente se ha actualizado la dependencia productora del expediente En el área de texto puede diligenciar las instrucciones para el nuevo Gestor responsable del expediente. Para seleccionar el nuevo Gestor, comience a diligenciar el nombre del usuario de su dependencia y el sistema irá filtrando las coincidencias. Seleccione el nombre correcto. Si el nombre que busca no apareciera probablemente se deba a que ese usuario no tiene permisos (rol Gestor) para realizar esta tarea. Para continuar, presione Siguiente (F8). Página 21/21