PROCEDIMIENTO PARA EL ASCENSO DE EMPLEADOS PÚBLICOS ADMINISTRATIVOS PROFESIONALES

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1 TALENTO HUMANO / ASUNTOS PERSONAL ADMINISTRATIVO Revisó: Jefe División Recursos Humanos Profesional Planeación Aprobó: Rector Página 1 de 8 Fecha de aprobación: Enero 4 de 008 Resolución No. 0 OBJETIVO Otorgar cambio de categoría a los Empleados Públicos Profesionales que cumplan los requisitos previamente establecidos. ALCANCE Desde la solicitud del ascenso realizada por el Empleado Público Profesional hasta la comunicación escrita al interesado. NORMATIVIDAD Reglamento de Comisiones de Estudio y Escalafón del Profesional, conformado por: Parte A) Reglamento de Comisiones para realizar estudios y cursos de especialización para el Profesional ( Acuerdo Consejo Superior 01 de 198) Parte B) Escalafón para el Profesional (Acuerdo Consejo Superior 048 de 198) Resolución 67 de 198 de Rectoría, por el cual se expiden requisitos y funciones para comités y algunos cargos. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS RCEP: Reglamento de Comisiones de Estudio y Escalafón del Profesional. : Dirección de Certificación y Gestión Documental. DRH: División de Recursos Humanos. SIRH: Sistema de Información de Recursos Humanos. RASIRH: Ruta de Acceso al Sistema de Información Recursos Humanos CONSIDERACIONES Este procedimiento SÓLO aplica para Empleados Públicos s Profesionales. La fecha para presentar solicitudes de ascenso corresponde a los meses de Abril o Septiembre, y si son aprobadas entrarán en vigencia a partir del primero (1 ) de Julio o del primero (1 ) de Enero, siguientes a la fecha de presentación de la solicitud. RCEP Parte B. Cap. III Art Los requisitos que debe cumplir el solicitante se mencionan en RCEP Parte B. Cap. III Art El Jefe de la DRH actúa como Secretario del Comité de Evaluación. La conformación y funciones del Comité de Evaluación se encuentran en la Resolución 67 de 198 (Pág. 51-5) y en el Acuerdo 069 de Junio 8 de 199.

2 TALENTO HUMANO / ASUNTOS PERSONAL ADMINISTRATIVO Página de 8 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página DIAGRAMA DE FLUJO INICIO Solicita ascenso 1. El profesional interesado y que cumple los requisitos establecidos, solicita mediante carta dirigida a la DRH, el ascenso en el Escalafón. Profesional interesado Carta de solicitud de ascenso Envía carta. Envía la carta y dos copias a la. Profesional interesado Radica carta Radica la carta, envía el original a la DRH, copia archivo y entrega copia al interesado. Verifica requisitos Cumple requisitos No Si 1 Pág. 4. Recibe copia de la carta radicada y verifica que el profesional solicitante cumpla con los requisitos establecidos para ascenso en el Escalafón del Profesional, remitiéndose para ello a la correspondiente Historia Laboral y al SIRH. RASIRH para consultar la categoría del profesional interesado: Hoja de vida completa è Hoja de vida è Datos personales básicos è Más información. RASIRH para consultar el puntaje acumulado por méritos: Puntaje è Consulta Prepara comunicación escrita Carta de respuesta 5. Si el solicitante no cumple con los requisitos establecidos, prepara comunicación escrita (carta) al Profesional interesado explicando los motivos por los cuales su solicitud de ascenso no ha sido estudiada. Esta comunicación debe ir firmada por el Jefe de DRH, dos copias en facsímil. 1

3 DIAGRAMA DE FLUJO 1 TALENTO HUMANO / ASUNTOS PERSONAL ADMINISTRATIVO Página de 8 Envía carta a la 6. Envía original carta a la y se adjunta dos copias. Radica carta 7. Radica la carta, envía original al profesional; envía una copia a la DRH y conserva una para su archivo. Archiva 8. Archiva carta en la Historia Laboral del Profesional. Auxiliar FIN 1 Cita al Comité de Evaluación Administrativa 9. Si el solicitante cumple con los requisitos establecidos, cita al Comité de Evaluación Administrativa encargado de estudiar las solicitudes de ascenso de los profesionales. Jefe de la DRH Evalúa solicitud de ascenso 10. Estudia y evalúa la solicitud de ascenso respectiva y decide sobre la aprobación o no de la misma Comité de Evaluación Administrativa Elabora el Acta 11. Elabora el Acta correspondiente a la reunión del Comité de Evaluación Administrativa. Acta Envía Acta a la Vicerrectoria Admnistrativa 1. Envía el Acta a la Vicerrectoria Administrativa. Firma el Acta 1. Estudia acta, la firma y la envía a la DRH. Vicerrector

4 TALENTO HUMANO / ASUNTOS PERSONAL ADMINISTRATIVO DIAGRAMA DE FLUJO Página 4 de 8 Firma el Acta 14. Firma el Acta. Jefe de la DRH Archiva el Acta 15. Archiva el Acta. Concepto favorable? No Si Pág. 6 Si el concepto emitido por el comite es desfavorable se comunica dicha decisión al interesado. Elabora comunicación para el Profesional Comunicación escrita (Carta) 16. En caso de no ser favorable la decisión, prepara comunicación escrita (carta) notificando al Profesional interesado la decisión e informando el número y la fecha del Acta del Comité de Evaluación Administrativa en el que se analizó el caso. El original de la carta es firmada por el Jefe de DRH, dos copias en facsímil. Envía a la Radica la carta 17. Envía la carta a la, original y dos copias. 18. Radica la carta, envía original al profesional solicitante; una copia a la DRH y conserva una para su archivo. Archiva copia de la carta 19. Recibe copia de la carta y la archiva en la Historia Laboral. Auxiliar Inconformidad No Si Pág. 5 Si el solicitante no está de acuerdo con la decisión, puede presentar apelación ante el Comité de Evaluación Administrativa, si así lo desea. FIN

5 DIAGRAMA DE FLUJO TALENTO HUMANO / ASUNTOS PERSONAL ADMINISTRATIVO Página 5 de 8 Prepara apelación 0. Si no está conforme con la decisión del comité, presenta apelación ante el Comité de Evaluación Administrativa. Profesional interesado Comunicación de apelación Envía carta 1. Envía la carta y dos copias a la. Profesional interesado Radica carta. Radica la carta, envía el original a la DRH, copia archivo y entrega copia al interesado. Cita Comité de Evaluación Administrativa. Cita al Comité de Evaluación Administrativa encargado de evaluar las solicitudes de ascenso de los profesionales. Jefe de la DRH Resuelve apelación 4. Resuelve apelación solicitada, analizando objeciones y toma la decisión definitiva mediante Acta. Comité de Evaluación El concepto se mantiene? No Pág. 6 Si en concepto se mantiene, se le comunica al interesado dicha decisión. Si Prepara comunicación para el Profesional Comunicación escrita (Carta) 5. Si la decisión del comité se mantiene, prepara comunicación escrita (carta con original y dos copias), notificando al Profesional interesado la decisión e informando el número y la fecha del Acta del Comité de Evaluación Administrativa. Esta comunicación va firmada por el Vicerrector. Envía a la 6. Envía la carta a la, original y dos copias.

6 DIAGRAMA DE FLUJO TALENTO HUMANO / ASUNTOS PERSONAL ADMINISTRATIVO Página 6 de 8 Radica la carta 7. Radica la carta, envía original al profesional; envía una copia a la DRH y conserva una para su archivo. Recibe copia de la carta 8. Recibe copia de la carta y la entrega al auxiliar administrativo. Archiva copia de la carta 9. Archiva la comunicación en la Historia Laboral. Auxiliar FIN Prepara proyecto de Resolución 0. En caso de ser favorable la decisión, prepara proyecto de Resolución de ascenso, lo envía a Asesoría Jurídica, junto con el Acta de la reunión del Comité de Evaluación Administrativa. Proyecto de Resolución Da VoBo 1. Revisa y da VoBo con respecto al proyecto de Resolución. Asesoría Jurídica Envía a la Vicerrectoria Administrativa. Envía el proyecto de Resolución a la Vicerrectoria Administrativa. Revisa y aprueba. Revisa y aprueba el proyecto de Resolución; posteriormente, lo envía a Secretaría General. Vicerrector 4

7 DIAGRAMA DE FLUJO TALENTO HUMANO / ASUNTOS PERSONAL ADMINISTRATIVO Página 7 de 8 4 Solicita el envío del proyecto de Resolución 4. Solicita a la DRH el envío electrónico del proyecto de Resolución, para su expedición y divulgación. Secretaria General Resolución Elabora comunicación escrita Carta 5. Recibe copia de la Resolución y prepara comunicación escrita (carta), original y dos copias, para el Profesional interesado notificando el ascenso e informando los números y fechas del Acta y de la Resolución. Envía a la 6. Envía la carta a la. Radica la carta 7. Radica la carta, envía original al profesional; una copia a la DRH y conserva una para su archivo. Recibe Resolución y copia de la carta 8. Recibe la Resolución y copia de la comunicación enviada al Profesional, y las entrega junto con la solicitud del profesional al auxiliar administrativo. Archivo en la Historia Laboral 9. Archiva la documentación recibida en la Historia Laboral. Auxiliar FIN

8 TALENTO HUMANO / ASUNTOS PERSONAL ADMINISTRATIVO Página 8 de 8 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 1 Octubre 11 de 004 Creación del Documento Enero 4 de 008 Octubre 1 de 008 Adaptación al nuevo formato de procedimiento y adición de pasos necesarios para la realización del procedimiento. Inclusión de dos cuadros de decisión en el digrama de flujo ubicados despues de la actividad 15 y 5. Eliminación cuadro de decisión ubicado despues de la actividad 19. Eliminación de la actividad 0, paso a ser la descripción de una decisión. Modificación actividad 1, 6, 9 y 0. Inclusión de actividad 0 4 Inclusión del Acuerdo 069 de Junio de 199 en las consideraciones. Septiembre 15 de 011