Cómo puedo administrar mejor los activos de software y mitigar el riesgo de las auditorías de cumplimiento?

Transcripción

1 RESUMEN DE LA SOLUCIÓN CA SERVICE MANAGEMENT: ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS DE SOFTWARE Cómo puedo administrar mejor los activos de software y mitigar el riesgo de las auditorías de cumplimiento?

2 CA Service Management lo ayuda a conocer qué activos de software se utilizan, agrupar el software que no se utiliza, distribuirlo allí donde se lo necesite y mitigar los riesgos de las auditorías de los proveedores de software.

3 3 Resumen de la solución: CA SERVICE MANAGEMENT: ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS DE SOFTWARE Resumen Desafío En un entorno en el que se pide a TI que haga más con menos, se necesita una administración efectiva del software para garantizar que los costos de las inversiones en TI estén optimizados. Desafortunadamente, muchas organizaciones no hacen un buen trabajo con la administración de estas inversiones. Confían en hojas de cálculo o bases de datos internas para rastrear las licencias y la utilización del software. Es difícil para las organizaciones comprender qué licencias de software se utilizan y cuáles están disponibles. La organización compra demasiado software y no mantiene un control adecuado del cumplimiento de las licencias. Esto produce un gasto general costoso de software y una exposición a un riesgo considerable de auditoría de cumplimiento e infracción. Oportunidad Las capacidades de administración de activos de CA Service Management proporcionan una solución de marketing líder que está diseñada para ayudarlo a mejorar la administración financiera, contractual y operativa de los activos de hardware y software de TI en todo su ciclo de vida. Están creadas expresamente para satisfacer las necesidades de los proveedores de servicios y las grandes empresas como parte de una solución integral de administración de servicios. Esta solución permite una administración completa de los activos que respaldan los servicios de TI, desde su solicitud hasta el retiro, además de proporcionar visibilidad financiera y control de las inversiones. Beneficios Una solución integral para la administración del ciclo de vida de los activos que proporciona un ROI (retorno de la inversión) comprobado con el fin de controlar el gasto en TI, permitir el cumplimiento de normas y directivas y mejorar la entrega de servicios. Las capacidades de administración de activos de CA Service Management le permiten comprender mejor qué activos se están utilizando y cuáles están disponibles. Usted está mejor equipado para reasignar las licencias de software allí donde se las necesita y retirar los activos que ya no brindan valor al negocio. De esta manera, se reducen la compra excesiva de software y el gasto general. Además, las capacidades de generación de reportes mejoran enormemente las negociaciones con los proveedores, la administración del cumplimiento de software y la respuesta de auditoría. Esto, a su vez, reduce el costo de los proveedores y mitiga los riesgos de auditoría de software.

4 4 Resumen de la solución: CA SERVICE MANAGEMENT: ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS DE SOFTWARE Sección 1: Desafío Mantener el estado actual o impulsar la innovación? Actualmente, las organizaciones luchan por mantener la ventaja competitiva en un clima económico desafiante. Para los CFO (directores de Finanzas) y CIO (directores de Informática), estas dos directivas suelen enfrentarse. Los CIO y los departamentos de TI no solo necesitan respaldar la innovación para satisfacer las necesidades de una base de clientes siempre diversa, sino que también deben hacerlo con un presupuesto inferior al que tenían diez años atrás. Al mismo tiempo, el entorno de TI se vuelve cada vez más complejo, debido a la gran adopción de la virtualización, las infraestructuras y las plataformas basadas en la nube, y una gran variedad de dispositivos para admitir. Esta complejidad disminuye aún más los recursos ya escasos, lo que dificulta centrarse en la innovación. Para abordar esta dinámica, los ejecutivos deben administrar proactivamente las inversiones que ya tienen en activos de software a fin de asegurarse de que los aprovechan al máximo. Además, el cumplimiento de las licencias de software es una parte integral de la administración de esos activos. Los proveedores ejercen el derecho de auditar a los clientes a fin de garantizar que el titular de la licencia no supere el uso autorizado para el software adquirido. Las organizaciones están, por lo tanto, expuestas a riesgos de multas de cumplimiento, sujetas a los costos asociados con la realización de estas auditorías y afectadas gravemente por la alteración de las operaciones de negocio habituales que la respuesta implica. Lamentablemente, el trabajo de administración de las inversiones en software que la mayoría de las organizaciones realiza es inadecuado. Confían en esfuerzos manuales, hojas de cálculo o bases de datos internas para rastrear las licencias de software y los activos físicos. Esto genera una comprensión inadecuada de dónde se aprovechan estos activos, cuáles no se usan más y si la utilización del software cumple con las licencias existentes. En lugar de optimizar la inversión, los fondos se desvían de los proyectos innovadores debido a este gasto excesivo en activos físicos y de software. La organización se expone a multas de cumplimiento de software y costos de auditoría; además, no es efectiva en las negociaciones con los proveedores por la falta de información confiable. Sección 2: Oportunidad CA Service Management: mejora de la utilización de los activos Pero qué sucedería si pudiera administrar los activos de otra manera? Qué sucedería si pudiera saber qué licencias se utilizan y cuáles deben reasignarse? Qué sucedería si pudiera agrupar las licencias de software y distribuirlas allí donde se las podría utilizar con mayor optimización, en vez de comprar software nuevo? Qué sucedería si pudiera administrar proactivamente las relaciones con los proveedores y el cumplimiento del software y mitigar los riesgos de las auditorías de licencias? Las capacidades de activos de software de CA Service Management lo fortalecen para abordar estas demandas. Esta solución lo ayuda a identificar los activos y las licencias que actualmente están en uso y sin usar. Lo ayuda a agrupar estos activos y distribuirlos, a pedido, allí donde se los necesite. Además, informa proactivamente sobre la demanda de licencias de software y contratos de proveedores. Esto lo habilita para negociar mejor los contratos, administrar proactivamente problemas de cumplimiento de software y optimizar el uso de las licencias de software.

5 5 Resumen de la solución: CA SERVICE MANAGEMENT: ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS DE SOFTWARE Reconocer e importar información de las licencias La integración en las herramientas de detección y los sistemas de adquisición existentes le puede permitir examinar cantidades enormes de información. El catálogo maestro de software de la solución automatiza la tarea prolongada y propensa a errores de, manualmente, reconocer el software con licencia, reunir las licencias del software comprado y compilar los permisos de uso de los productos. Luego, esta información se puede reconciliar automáticamente, lo que permite que los analistas de administración de activos de software sean más eficientes en el empleo de su tiempo y puedan centrarse en actividades de más valor. Como consecuencia, está mejor capacitado para crear un inventario más completo y preciso del software en uso y disponible en el entorno. Rastrear, administrar y distribuir licencias en toda la organización Una vez que conoce las licencias que están disponibles, la solución ayuda a rastrear qué licencias están en uso y cuáles están disponibles. Además, le permite agrupar las licencias disponibles en el departamento o la organización para mejorar la utilización de los activos disponibles. Está mejor capacitado para hacer coincidir la disponibilidad con la demanda entrante y, como resultado, reducir la cantidad de compras en exceso de licencias. Comprender la implicancia de los costos de los activos de software Comprender el impacto financiero de la base de licencias le permite decidir qué costos son relevantes para la organización y asignar estos costos en consecuencia. La solución rastrea y clasifica los gastos especificados relacionados con el software, incluidos los costos históricos, actuales y proyectados, para ayudarlo a analizar el impacto financiero. Los costos se pueden asignar a prorrata a sus respectivos proyectos y unidades de la organización. Esto ofrece transparencia y asignación de costos basada en el uso actual, lo que genera una aceptación mayor de los precios internos y la asignación de costos. Auditar la utilización de las licencias y elaborar reportes Las capacidades de activos de software de CA Service Management lo ayudan a comprender e informar el cumplimiento del software. Las capacidades avanzadas de generación de reportes le permiten contar con reportes sobre la utilización de los activos de software y mantener dicha utilización. Un panel dinámico y personalizado muestra los resultados que son esenciales para respaldar mejor las decisiones y ofrece los indicadores clave de los principales riesgos de auditoría, las licencias más costosas, los publicadores más importantes y los contratos más grandes. Cuando se realiza una auditoría de la organización, usted puede reducir considerablemente el esfuerzo necesario para informar al proveedor de licencias y negociar con él. Además, es mucho menos posible que la organización tenga una multa de cumplimiento. Administrar a los proveedores La solución lo ayuda a administrar las relaciones con los proveedores compilando información detallada sobre los proveedores con los que negocia, incluida información de contacto y sus relaciones con otras empresas. Esto le permite controlar las relaciones con los proveedores y comprender las interdependencias existentes entre todas las partes. Puede aprovechar la capacidad de compra obteniendo información completa sobre el monto total desembolsado y los gastos que se espera tener con un proveedor durante un año determinado.

6 6 Resumen de la solución: CA SERVICE MANAGEMENT: ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS DE SOFTWARE Ilustración 1.0 Las capacidades de activos de software de CA Service Management lo ayudan a reconocer e importar la información de las licencias, distribuir los activos de software allí donde se los necesiten y administrar proactivamente las relaciones con los proveedores y el cumplimiento de las licencias. Sección 3: Beneficios Reducción del costo y el riesgo mediante administración de activos de software Implementando un proceso efectivo de administración de activos de software y automatizando los pasos clave de este proceso, puede mejorar el desempeño en dos dimensiones. Las mejoras de la identificación del software, los permisos de uso de los productos y la agrupación y la distribución de los activos disponibles generan una reducción de los costos designados para la adquisición de software. De acuerdo con el Equipo de análisis del ROI y del valor empresarial de CA, las organizaciones pueden reducir el monto de los costos de las compras excesivas de software entre un 50 % y un 70 %. 1 Las organizaciones también pueden disminuir los costos asociados con la realización de las auditorías de cumplimiento de software, mitigar el riesgo asociado con recibir una multa de cumplimiento y reducir las multas de cumplimiento de software en sí. Nuevamente, según el Equipo de análisis de ROI y del valor empresarial de CA, las organizaciones que implementan un proceso y una solución de administración de activos de software de CA Service Management pueden, por lo general, reducir el costo de las multas de cumplimiento de software entre un 45 % y un 55 %. 1 1 La gama de impactos mostrados anteriormente se ofrecen con el fin de ejemplificar una variedad de posibles mejoras en los procesos y las mediciones del ROI que se pueden obtener mediante la implementación y el uso adecuados y efectivos de las capacidades de activos de software de CA Service Management.

7 7 Resumen de la solución: CA SERVICE MANAGEMENT: ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS DE SOFTWARE Sección 4: Enfoque completo sobre la administración de servicios de TI Todas estas capacidades de administración de activos de software se diseñaron expresamente para enfrentar las necesidades de los proveedores de servicios y las grandes empresas como parte de nuestra solución integral CA Service Management, con integración sólida, arquitectura multiusuario común y generación de reportes común en todas las soluciones de administración de servicios de TI de CA Technologies. La integración en CA Client Automation le permite moverse con facilidad entre el inventario de activos de TI detectados y los atributos financieros, de respaldo y demográficos de los activos de TI, ya que todos los datos se almacenan y mantienen en la misma MDB (base de datos de administración). Esto ofrece una solución integral de administración de licencias y activos de TI. La integración en las capacidades de catálogo de servicios de CA Service Management proporciona una completa administración del ciclo de vida de los activos que comienza con la solicitud inicial del catálogo de servicios, lo cual permite que un solicitante o usuario final requiera un activo que se puede obtener internamente de los activos disponibles en el inventario para eliminar las compras innecesarias. La integración en las capacidades de mesa de servicios de CA Service Management se compone de dos partes, de manera que abarca los procesos funcionales de la mesa de servicios y la vinculación de los datos de los activos o de la CMDB (base de datos de administración de configuración), lo que le permite aprovechar los datos de los activos para mejorar la entrega de servicios operativos de TI a los usuarios. Además, esta integración permite tomar mejores decisiones sobre administración de los cambios, ya que proporciona una serie más integral de datos cuando se realiza la evaluación de los riesgos y el impacto. Las capacidades de generación avanzada de reportes y paneles permiten que los usuarios no técnicos creen y compartan rápidamente paneles y reportes interactivos. Más allá de las grandes tecnologías: prestar atención a personas, procesos y mejores prácticas CA Service Management adopta una orientación de solución, en vez de una de producto, para permitir la obtención de resultados exitosos de programas y negocio. Esto incluye los procesos de ITIL predefinidos para acelerar el tiempo de valorización, la capacitación a pedido para mejorar la adopción por parte de los usuarios finales, las metodologías de implementación repetibles y prescriptivas basadas en el crecimiento, y las arquitecturas de implementación de las mejores prácticas para optimizar el retorno de la inversión. Paquete de contenido para ITIL. Se proporciona un conjunto de documentos de procesos de ITIL predefinidos, junto con flujos de trabajo admitidos predefinidos, que determinan las bases para que implemente, adopte y estandarice rápidamente los procesos de administración de los servicios de TI, lo cual reduce en gran medida el tiempo requerido, el costo y la necesidad de expertos en el tema para que una organización logre desarrollar su propio contenido. Capacitación a pedido. Una herramienta rentable de capacitación continua que ayuda a actualizar las capacidades de los analistas y usuarios finales para enfrentar la necesidad que presenta una organización de lograr un alto nivel de adopción por parte de los usuarios finales con un impacto mínimo sobre las operaciones empresariales diarias. El módulo de capacitación a pedido de CA Technologies utiliza CA Productivity Accelerator para automatizar el contenido predefinido alineado con las mejores prácticas de ITIL y se lo puede perfeccionar para asignarlo a sus procesos, procedimientos y directivas operativas.

8 8 Resumen de la solución: CA SERVICE MANAGEMENT: ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS DE SOFTWARE Con un impacto mínimo sobre las operaciones empresariales diarias, la organización de TI se alinea mejor internamente y con los objetivos empresariales, recibe menos llamadas de solicitud de asistencia técnica y se concentra en una entrega más rápida de los nuevos servicios empresariales. Arquitectura de implementación de referencia. El programa Arquitectura de referencia produce plantillas de arquitectura de implementación de naturaleza prescriptiva, donde se explica cómo implementar las soluciones de administración de servicios de CA Technologies según un programa de certificación que evalúa detalladamente los atributos funcionales, de desempeño y de escalabilidad que presenta la solución. El resultado es la mitigación del riesgo de la implementación, además de que se reducen sus costos y plazos. Implementación basada en la madurez. Una serie de documentos prescriptivos con las mejores prácticas para cada fase del ciclo de vida de la implementación proporciona a nuestros clientes una gran cantidad de conocimientos e información para tomar decisiones informadas. Los documentos de la Fase de recolección de requisitos se completan previamente para proporcionar los requisitos empresariales funcionales más comunes, los requisitos técnicos y los casos de uso según los identifican nuestros clientes y el resto del sector. Estos documentos se desarrollaron con el fin de facilitar el uso y la ejecución necesarios para generar una estrategia de administración que, cuando se implemente, ayude a los clientes a reducir el riesgo, los costos y el tiempo de salida al mercado. Integración de datos. CA Technologies documentó una estrategia exhaustiva de integración de los datos y proporcionó una biblioteca de casos de uso que sirve para ayudar a las organizaciones a presentar sus requisitos de integración de datos. La estrategia contiene procesos detallados y formatos de archivos de datos que proporcionan el nivel de asesoramiento necesario para reducir el riesgo y el tiempo asociados a esta actividad. Sección 5: Próximos pasos Para obtener más información sobre las capacidades de activos de software de CA Service Management y sobre cómo lograr beneficios empresariales reales hoy, comuníquese con el representante de ventas o visite nuestro sitio /itam.

9 9 Resumen de la solución: CA SERVICE MANAGEMENT: ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS DE SOFTWARE Comuníquese con CA Technologies en. CA Technologies (NASDAQ: CA) crea un software que impulsa la transformación en las empresas y les permite aprovechar las oportunidades de la economía de la aplicación. El software es el centro de cada empresa, en cada industria. Desde la planificación hasta el desarrollo, la administración y la seguridad, CA trabaja con empresas en todo el mundo para cambiar el estilo de vida, realizar transacciones y comunicarse, mediante entornos móviles, de nubes públicas y privadas, centrales y distribuidos. Obtenga más información en. Copyright 2014 CA. Todos los derechos reservados. ITIL es una marca registrada de AXELOS Limited. La información y los resultados incluidos en este documento se basan en experiencias con el producto de software al que se hace referencia en diversos entornos, lo que puede incluir entornos de producción y otros que no son de producción. El desempeño anterior de los productos de software en tales entornos no es necesariamente indicativo del desempeño futuro de dichos productos en entornos idénticos, similares o diferentes. El propósito de este documento es meramente informativo. CA no se responsabiliza de la exactitud e integridad de la información. En la medida de lo permitido por la ley vigente, CA proporciona esta documentación tal cual, sin garantía de ningún tipo, incluidas, a título enunciativo y no taxativo, las garantías implícitas de comercialidad, adecuación a un fin específico o no incumplimiento. CA no responderá en ningún caso en los supuestos de demandas por pérdidas o daños, directos o indirectos, que se deriven del uso de esta documentación, incluidas, a título enunciativo y no taxativo, la pérdida de beneficios, la interrupción de la actividad empresarial, la pérdida del fondo de comercio o la fuga de datos, incluso cuando CA hubiera podido ser advertida con antelación y expresamente de la posibilidad de dichos daños. CS _0914