Instructivo para el llenado del Acta Administrativa de en Entrega-Recepción

Transcripción

1 Instructivo para el llenado del Acta Administrativa de en Entrega-Recepción 1Nombre de la Dependencia (Coordinación, Dirección, Instituto, Escuela, Área Académica o Unidad Administrativa en la que se realiza el cambio) 2 Nombre de la Ciudad donde se encuentra ubicada la Dependencia 3 Señalar la hora en que se inicia el levantamiento del Acta 4 Señalar el día, mes y año en que se inicia el levantamiento del Acta 5Anotar nombre del (Coordinación, Dirección, Instituto, Escuela, Área Académica o Unidad Administrativa en la que se realiza el cambio) 6Nombre de la calle, colonia, número exterior e interior y número de código postal 7Nombre de la persona que entrega 8Denominación del puesto o cargo que ocupa el titular o servidor universitario, que entrega. 9Señalar la causa o motivo por la que el titular o servidor universitario, que entrega se separa del empleo, cargo o comisión (termino de gestión, renuncia, cese, despido, destitución, cambio entre otras) 10 Anotar el domicilio que designe el titular o servidor universitario que entrega, para recibir notificaciones o documentos relacionados con la presente acta 11 Nombre de la Persona que recibe 12 Anotar el nombre de la persona que realiza la designación y/o nombramiento y denominación del puesto o cargo del funcionario universitario que expide el nombramiento respectivo o que formaliza el encargo. En caso de que no exista designación del titular o encargado del despacho de la Dependencia, se requiere utilizar la siguiente redacción: "...Quien ha sido designado por el C. (nombre del puesto del servidor universitario responsable) mediante oficio número, de fecha para efectuar la recepción de los asuntos y recursos". 13 Señalar con letra la fecha (día, mes y año) a partir de los cuales surte efectos el nombramiento del servidor universitario entrante. 14 Señalar si es Titular, Responsable o Encargado de despacho.

2 15Anotar el nombre completo del testigo (s) de asistencia quien es designado por el titular o servidor universitario que entrega 16Denominación del área donde se encuentre adscrito (s) 17 Cargo que ocupa el testigo(s) 18 Señalar los datos del documento de identificación oficial, presentado por el testigo (s) la cual deberá estar vigente (tipo, número, así como la fecha de su expedición y expiración). 19 Nombre de la calle, colonia, número exterior e interior y número de código postal 20 Nombre de la (s) persona (s) designada (s) por la el Órgano Interno de Control (Contraloría General) 21 Números de oficio de comisión 22 Señalar con letra la fecha (día, mes y año) del oficio de comisión. I.- MARCO JURÍDICO 23 Se relaciona el marco jurídico de actuación de la Dependencia conforme a Legislación Universitaria, el marco legal al que se le da cumplimiento con la elaboración del informe así como la descripción de la misión, visión, servicios y funciones de la dependencia y los objetivos institucionales y su vinculación con el Plan de Desarrollo Institucional II.- SITUACIÓN PROGRAMÁTICA VIGENTE 24 Se entrega el programa de trabajo y reporte de avances de Actividades por programas correspondiente a los meses de ejercicio se integra el informe anual que fue enviado en la primera quincena de febrero Formular el informe de rendición de cuentas de los titulares y empleados universitarios al término de su gestión conforme a los (lineamientos interno) III.- RECURSOS FINANCIEROS 25 Se señalarán los ingresos y egresos autorizados y ejercidos, así como los avances en los programas sustantivos de cada ejercicio de su gestión Señalar el número de Fondo(s) Revolvente(s) que se entregan, especificando importe en efectivo, gastos de trámite de recuperación, gastos pendientes de cobro y sus comprobantes Importe del efectivo en número y letra, así como la finalidad o motivo para lo que se tenía el efectivo Cantidad de cheques pendientes de entregar a beneficiario(s), en poder del área, con el importe total con número y letra, Relación de los cheques pendientes de entregar a beneficiarios. Relacionar los gastos pendientes por comprobar en su gestión Solicitar a la Dirección Financiera una constancia de no adeudo. (deudores diversos)

3 IV.- ESTADOS FINANCIEROS 26 Mencionar los estados financieros a la fecha del acta V.- BANCOS 27 Números de anexos asignados a la integración de número de cuenta, nombre de la cuenta Bancaria y saldo actual de la Institución Número de cuenta, nombre de la cuenta Bancaria y saldo actual de las inversiones Financieras Número de cuenta, nombre de la cuenta Bancaria y saldo actual de fidecomisos Nombres y cargos de las personas cuyas firmas estaban registradas para firmar cheques y/o autorizadas para realizar transferencias bancarias electrónicas hasta la fecha del Acta Nombre y cargo de las personas cuyas firmas se registran como autorizadas para la expedición de cheques y/o transferencias bancarias electrónicas Número de oficio emitido por la Dependencia para notificar el cambio de firmas a las Instituciones Bancarias La relación de talonarios de cheques utilizados y sin uso Número del último cheque expedido y/o transferencia bancaria electrónica V.- RECURSOS MATERIALES 28 Número de anexos que corresponden al reporte de registro de bienes oficial y actualizado, asignado a la Dependencia. Por su importancia, se hace constar de manera especial lo siguiente: Todos los bienes integrantes del activo fijo se encuentran debidamente identificados con número de inventario, conforme a las normas vigentes, existiendo los resguardos respectivos en el área Relación de mobiliario, equipo, instrumentos, aparatos, maquinaria y bienes o recursos tecnológicos, equipo de cómputo y de comunicación, claves de acceso, software, programas y licencias, equipos de radiocomunicación y telefonía fija al servicio de la Dependencia, mismos que se encuentran en las instalaciones de la misma, señalando si están completos y en perfecto orden conforme al inventario. Inventario de existencia de: papelería, material de limpieza, herramientas, sustancias y material de laboratorio. Inventario oficial y actualizado de acervo bibliográfico Libros, Manuales y Publicaciones, propiedad de la U.A.E.H, asignada al Área o elaborada por ésta en el curso de sus actividades y de programas especiales Relación de vehículos terrestres, señalando la situación en que se entregan Relación las llaves del cubículo, Área, Oficina o Edificio, así como la llaves físicamente En sobre cerrado entregar los Nips y Contraseñas (telefónicos, equipo de cómputo) Sellos Institucionales VI.- OBRAS PÚBLICAS 29 Número de anexos que correspondan, especificando la obra, nombre del contratista, importe contratado, ejercido y por ejercer, así como, las estimaciones de obras que se encuentran en trámite, avance físico y financiero y en su caso, nombre o razón social de quien realiza la supervisión

4 VII.- DOCUMENTOS Y ARCHIVOS 30 En relación a los archivos, se deberá informar sobre su ubicación, tipo y medio, estado físico, organización, clasificación y tiempos de conservación, de conformidad con los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias Se debe contar con el Compendio de Legislación Universitaria Copia del Acta Entrega Recepción anterior VII CONTROL Y FISCALIZACIÓN 31 La relación de las observaciones pendientes de solventar: señalando número observación, instancia fiscalizadora, acciones realizadas y en proceso para solventar IX TRANARECIA Y ACCESO A LA IFORMACIÓN PÚBLICA 32 Informe donde se señalan las obligaciones de la Dependencia relacionada con la Ley de Transparencia y Acceso a la información del estado de Hidalgo, así como la relación de solicitudes de acceso a la información y la atención de recursos de revisión en trámite, en términos de la citada Ley. X.- SISTEMA DE CALIDAD 33 Descripción de la misión, visión, objetivos de calidad Deben contar con: Manual de organización, Manual de Procedimientos, Organigrama, Plan de calidad, Descripción del puesto, Lista Maestra de Documentos y Documentación que ampara dicha certificación. XI.- PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL 34 Las acciones realizadas y los resultados obtenidos Los programas y proyectos sustantivos, estratégicos y/o prioritarios, así como de los asuntos de su competencia. Las acciones realizadas durante el periodo que se informa, en cumplimiento de las políticas y estrategias previstas en el Plan de Desarrollo Institucional. XII.- INVESTIGACIÓN 35 Relación de Proyectos, nombre de los responsables así como su avance Programático Contar con: Políticas y Lineamientos Nacionales y Estatales sobre Investigación, las políticas institucionales, seguimiento y la evaluación de los programas de investigación y posgrado, Programas de Desarrollo de Escuelas, Institutos, y Centros de Investigación, Programa de Formación e Integración de Investigadores y Programa de Difusión y Divulgación de la Investigación

5 XIII.- RECURSOS HUMANOS 36 En relación a los recursos humanos, se incluirá la información actualizada de: la estructura básica y no básica; las plantillas desglosadas en personal de base y de confianza, contratos por honorarios y personal de carácter eventual Las Cargas de trabajo con Vo. Bo. Del responsable del Área y del Dir. de Administración de Personal. Expediente del personal XIV.- ASUNTOS Y PROYECTOS EN TRAMITE 37 Relación de Asuntos en Tramite pendientes de atender XV.- OTROS 38 Anexar en el acta los hechos que el titular o servidor universitario saliente estime necesario documentar en el acta XVI.- CIERRE DEL ACTA 39 Nombre de la persona que deja de ocupar el cargo o realiza la entrega 40 Se registra el número de anexos que integran el Acta. 41 Nombre de la persona que recibe 42 Hoa en que se da por concluida el acta 43, 44 y 45 señalar con letra la fecha (día, mes y año) en que se da por concluida el acta, puede ser distinta a la fecha de inicio 46 Observación (es) detectadas en el momento que se integra la documentación 47 Nombre completo y firma de la persona que deja de ocupar el cargo o entrega 48 Nombre completo y firma de la persona que recibe 49 Nombre completo y firma del primer testigo de asistencia 50 Nombre completo y firma del segundo testigo de asistencia 51 Número de control que se le asigna al acta 52 Año en que se realiza el acta 53 Iniciales el Contralor 54 Iniciales del auditor (a) que realiza el acta 55 Número de hojas