CRÉDITO Y CARTERA RENOVACIÓN DE CRÉDITOS ICETEX PARA ESTUDIANTES DE PREGRADO Y POSGRADO.

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1 Versión: 02 Página 1 de 5 PROCESO y/o SUBPROCESO: PROCEDIMIENTO: CRÉDITO Y CARTERA PREGRADO Y POSGRADO. CONDICIONES GENERALES Se deben cumplir los lineamientos institucionales, leyes, normas, políticas, procedimientos, planes, programas, proyectos, y metas del proceso y/o subproceso y de la UDES. El estudiante debe realizar la renovación hasta la fecha determinada por Crédito y Cartera, para evitar el cobro de recargo. Si se realiza en fecha posterior, debe asumir el recargo sobre el excedente que no cubre el ICETEX. La actualización de datos debe realizarse previamente a la renovación del crédito; requiere de un correo y contraseña registrados por el estudiante en la página del ICETEX y puede realizarse siempre y cuando el estudiante se encuentre a Paz y Salvo con el ICETEX y esté habilitado. Para la renovación del crédito, el estudiante debe avanzar de semestre. Se debe tener en cuenta los valores de la matrícula expedidos por la Dirección Financiera. Los estudiantes que tengan beneficio de algún descuento con la Universidad, deben tramitarlo antes de efectuar la renovación. El estudiante debe entregar completos los documentos exigidos por el ICETEX y la UDES para renovar el crédito. En caso de necesitar giros adicionales para completar carga académica, el estudiante debe hacer la solicitud previamente, para poder realizar la renovación del crédito. Si el estudiante tiene dinero congelado o saldos a favor, debe informarlo en el momento de liquidar el porcentaje o excedente que no cubre el crédito ICETEX para descontar este valor del excedente. Este procedimiento aplica para las sedes de Bucaramanga, Cúcuta y Valledupar. Jefe de

2 Versión: 02 Página 2 de 5 ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE TIEMPO DOCUMENTOS Y REGISTROS INICIO Información al estudiante Se le suministra a los estudiantes la información necesaria para realizar la renovación del crédito ICETEX, fechas límites y documentos requeridos. 1 hora Lista de requisitos. Correos Página WEB Liquidación y generación del excedente que no cubre el crédito ICETEX Se entrega en físico o se envía por correo a los estudiantes con crédito ACCES y con línea de crédito mediano plazo del programa de Medicina, el recibo de pago del porcentaje que no cubre el crédito del ICETEX para el pago respectivo. 1 hora Recibo pago de excedente Correo Entrega y revisión de documentos para el estudio de renovación El estudiante entrega completos los documentos requeridos para la renovación del crédito. Se diligencia el Formato Documentos Renovación de Crédito CRC-FT-010-UDES 1 hora Formato Documentos Renovación de Crédito ICETEX. CRC-FT-010- UDES Documentos requeridos por la UDES y el ICETEX. Revisión del mérito académico Si los documentos cumplen los requisitos y el estudiante avanza 1 día Correo Jefe de

3 Versión: 02 Página 3 de 5 de semestre, se continúa con la renovación del crédito, de lo contrario se le informa al estudiante mediante correo o por teléfono y se le ofrecen otras alternativas para el pago de la matrícula. Renovación del crédito Se realiza la renovación en el portal del ICETEX, se imprime el reporte con el estado de Renovado. 1 día Reporte Renovación de Estudiantes. Legalización de la renovación en el sistema de información Se efectúa la legalización de la renovación en el Sistema de Información, mediante factura Según Calendario Académico Documento contable Publicación de Resultados Se envía por correo al subproceso de Sistemas de Información, la lista de estudiantes con crédito renovado para la publicación en la página Web institucional. Líder de Crédito y Cartera Sistemas de Información 1 día Listado de estudiantes. FIN DEFINICIONES Jefe de

4 Versión: 02 Página 4 de 5 Actualización de Datos: Proceso realizado por el estudiante en cada periodo académico ingresando al Módulo de ACTUALIZACION DE DATOS en la página del ICETEX, su información personal y la de su Deudor Solidario. Requiere un correo y contraseña registrados. Giro Adicional: Con el fin de que el estudiante complete carga académica pendiente, el ICETEX podrá autorizar uno o dos giros adicionales, previo cumplimiento de los requisitos exigidos para el estudio de la solicitud. Una vez aprobado el giro adicional se realiza la renovación del crédito para el periodo académico autorizado. Mérito académico: El mérito académico para estudiantes que realicen renovación de crédito se validará con el promedio de notas Acumulado o último período cursado, el cual debe ser igual o superior a 3.0. Avanzar semestre: El estudiante haya cursado y aprobado el semestre inmediatamente anterior al cual está aspirando realizar la renovación. Renovación crédito ICETEX: Manifestación del Beneficiario de continuar con el crédito para la financiación de sus estudios en cada periodo académico y su autorización por parte del ICETEX, previo cumplimiento de los requisitos y procedimientos establecidos. Jefe de

5 Versión: 02 Página 5 de 5 CONTROL DE CAMBIOS VERSION DESCRIPCION DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACION 00 Versión de Prueba Jefe de 12/11/ Se realiza cambio en el encabezado de los documentos según lineamientos del Procedimiento Control de documentos y Registros Jefe de 04/05/ Aplicación de la marca de conformidad de la certificación ICONTEC Esperanza Rojas Rojas Coordinadora de Gestión Documental 01/03/2016 Jefe de