REQUISITOS QUE DEBEN ADJUNTARSE A LAS ORDENES DE PAGO

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1 1 REQUISITOS QUE DEBEN ADJUNTARSE A LAS ORDENES DE PAGO IMPORTANTE: NO SE DEBEN ACEPTAR DOCUMENTOS QUE PRESENTEN TACHONES, ENMIENDAS, ALTERACIONES Y SUPERPOSICIONES. 1.- CLAUSULAS DE CONTRATO COLECTIVO Clausula No. 37: Renovación de Licencia de Conducir (solo para personal nombrado como motorista): A. Memorando de la solicitud de la necesidad, firmada por el Jefe respectivo B. Recibo por el monto del porcentaje que reconoce ésta cláusula C. Recibo original extendido por la Dirección nacional de Transito Clausula No. 38: Ayuda para compra de Canastilla: A. Solicitud de la necesidad, firmado por el empleado y avala por memorando del Jefe respectivo. B. Recibo por el monto que reconoce el contrato Colectivo Vigente, firmado por el empleado, especificando su número de pago y la oficina donde trabaja. C. Fotocopia de la Inscripción del Registro Nacional de las Personal ( RPN) o reporte de nacimiento emitido por el Hospital Si la solicitud es canalizada a través del SITRAIHSS, adjuntar los documentos detalladados en los literales b) y c). Cláusula No. 40: Ayuda de Lentes: A. Recibo original por el monto que reconoce el Contrato Colectivo Vigente, firmado por el empleado, especificando su número de pago y la oficina donde trabaja. B. Factura original membretada de la optima donde se compro los lentes C. Receta oftalmológica original extendida por el Médico del IHSS Cláusula No. 41: Ayuda de Gastos Funebres por muerte de familiares de empleados y Donación por Muerte de un Trabajador: A. Solicitud de la necesidad firmado por el empleado y avalada por memorando del Jefe respectivo. B. Recibo por el monto que reconoce el Contrato Colectivo Vigente, firmado por el empleado, especificando su número de pago y la oficina donde trabaja C. Certificado original del Acta de Defunción del causante ( Padres, Abuelos, Hijos y/o hermanos) D. Partida de Nacimiento original del empleado para verificar el parentesco

2 2 Ayuda de Gastos Funebres por Fallecimiento de un Empleado Permanente del Instituto. A. Solicitud de los familiares para la ayuda de los gastos funebres B. Acta original de Defunción C. Documentos legales originales que acrediten su nexo familiar ( Acta de Matrimonio, Partida de Nacimiento, etc) Cláusula No. 73: Ayuda en caso de Grave Calamidad Doméstica A. Adjuntar informe elaborado entre el SITRAIHSS y el IHSS, previa Autorización de la Dirección Ejecutiva B. Si se tratase de un incendio, deberá adjuntarse el Dictamen del Cuerpo de Bomberos. TODAS LAS CLAUSULAS ANTERIORES, DEBERAN PRESENTAR: A. Autorización de la Dirección Ejecutiva o Gerencia Regional B. Fotocopia de Tarjeta de Identidad 2.- PROVEEDORES EN GENERAL Todas las Ordenes de Pago, deberán estar respaldadas por los documentos siguientes: Original de la Orden de Compra Local o Fotocopia de la Orden de Compra, timbrada por la DEI, en los casos de extensión de Impuesto sobre Ventas. Compra de Equipo en General ( de uso Hospitalario, de oficina, otros) A. Factura original, con firma y sello de recibido del Almacén Central o Regional B. Hoja de Ingresos del Almacén Central o Regional C. Solicitud de Comrpa del area correspondiente con su justificación D. Previo a la compra de bienes para ser utilizados en la instalaciones físicas del Instituto ( aires acondicionados, etc), deberá adjuntarse el Dictamen del Jefe de la Sub-Gerencia de Ingeniería, Mantenimiento y Servicios Generales) E. Aviso de Adjudicación original F. Cotizaciones Originales, debidamente firmadas y selladas por los Proveedores G. Acta de Apertura y Adjudicación firmada y sellada por el Comité de Compras. Cuando se trate de la compra de materiales de construcción y similares, deberá acreditarse el recibo de los mismos, mediante la respectiva Acta de Recepción emitida por la autoridad designada para tal fin. Lo anterior se efectuará cuando se ingrese el producto al Almacén o Bodega del Instituto, debido a su volumen y por ser utilizados en el lugar de la obra.

3 3 3.- RETENCIONES JUDICIALES A. Recibos de las personas autorizadas para reclamar dicha retención con el visto bueno del Juzgado ( firma y sello), indicando el mes o los meses a que corresponde el pago, y el valor a obtener en cada período. A las retenciones por Pensión Alimenticia, se le excluye el Visto Bueno del Juzgado, ya que tiene que verificar la nota que envió el Juzgado para la Retensión correspondiente. B. Visto Bueno de la Oficina de Empleo y Compensación del IHSS ( firma y sello). 4.- ALQUILERES DE EDIFICIOS A. Recibos del dueño del inmueble, indicando el o los meses a pagar B. Memorando emitido por el Sub-Gerente Regional, solicitando el pago C. Fotocopia del Contrato Vigente En el caso del pago de los servicios públicos de un local en donde funcionan Oficinas del IHSS, si la factura está a nombre de otra persona distinta con la que se suscribio el contrato, se tiene que presentar una explicación por escrito. 5.- PUBLICIDAD A. Memorando de la necesidad emitido por la oficina solicitante, dirigido a la Sub- Gerencia de Relaciones Públicas B. Memorando emitido por la Sub-Gerencia de Relaciones Públicas solicitando la Autorización a la Dirección o Sub-Dirección Ejecutiva C. Original del Contrato actualizado, de la Empresa que brindará el servicio detallando el período que abarca la prestación del compromiso adquirido. D. Factura original de la Empresa Publicitaria E. Constancia de haber recibido el servicio a satisfacción emitida por la Sub- Gerencia de Relaciones Públicas F. Copia del carnet del Colegio de Periodistas G. Declaración de Comerciante Individual Si se trata de Publicidad en: A. Periódicos: Deberá anexarse la hoja deldiario en la cual se verificará la divulgación de los solicitado por el IHSS B. Revistas: Deberá de adjuntarse la revista completa para efectos de verificación de lo publicado. Si se trata de insumos publicitarios ( afiches, trifolios, calendarios, etc), deberán Ingresar al Almacén del Instituto, y por lo tanto, a la documentación de pago se Deberá adjuntar el ingreso al Almacén, la Orden de Compra, Cotizaciones.

4 4 6.- REPARACIONES ( EXCLUYENDO VEHICULOS) A. Memorando emitido en la Oficina en que se genera la necesidad, dirigido a la Sub-Gerencia de Suministros, Materiales y Compras B. Orden de trabajo original, sin incluir los precios C. Facturas o recibos originales de quien efectuó el trabajo, detallando el tiempo de garantía D. Constancia de recepción original firmada por la oficina solicitante. 7.- REINTEGRO DE CAJAS CHICAS Y FONDOS ROTATORIOS Por Reintegro de Caja Chica: A. Memorando de la Oficina en que se genera la necesidad, dirigido al Encargado del Fondo, detallando el fín de la compra B. Vales originales, firmados y sellados por el Encargado del Fondo de Caja Chica, especificando detalladamente los solicitado, justificando debidamente el egreso. C. Facturas o recibos originales D. Resumen de gastos detallando cada uno de los vales, firmado y sellado por el Encargado del Fondo E. Reporte de existencia del Almacen del Instituto F. Firma y sello de revisión previa de la Unidad de Control Administrativo Las compras efectuadas en lugares como supermercados en donde se recibe un Tiket de caja, se deberá solicitar una factura a nombre del IHSS. Por reintegro de Fondo Rotatorios: A. Memorando de la Oficina en que se genera la necesidad, dirigido al Encargado del Fondo, detallando el fín de la compra B. Solicitud de Compra C. Orden de Compra D. Cotizaciones originales según el monto establecido por la Ley, las que deben tener la misma fecha E. Cuadro comparativo F. Facturas y recibos originales G. Ingreso al Almacén H. Fotocopia del cheque emitido I. Voucher firmado y sellado por el Encargado del Fondo y el Proveedor J. Resumen de gastos detallando cada uno de los egresos, firmado y sellado por el Encargado del Fondo. K. Reporte de existencia del Almacén del Instituto L. Firma y sello de revisión previa de la Unidad de Control Administrativo Cuando se compra un medicamento para un paciente debe adjuntarse: Hoja de justificación emitida por el médico tratante

5 5 Receta original Reporte de existencia del Almacén 8.- REINTEGRO DE SUBSIDIOS A. Memorando de la Gerencia de I.V.M., solicitando a la Gerencia Administrativa y Financiera para que autorice el pago B. Autorización de la Gerencia Administrativa y Financiera para efectuar el pago solicitado C. Planilla de Subsidios, firmada y sellada por la Unidad de Control Administrativo, previa verificación de cada una de las hojas de subsidio. 9.- CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS A. Recibo original del Contratante B. Contrato original vigente C. Acta de Recepción D. Garantía Bancaria según lo establecido por la Ley E. Constancia de la DEI que la persona natural o jurídica efectúa pagos a cuenta ( si aplica) F. Autorización de la Dirección Ejecutiva 10.- ORDENES DE PAGO POR SERVICIOS SUBROGADOS A. Recibo y factura originales del Proveedor B. Contrato Vigente C. Pre-orden ( Generales de los Derechohabientes) D. Memorando emitido por la Gerencia de SILOSS, solicitando el pago E. Autorización de la Gerencia Administrativa y Financiera, autorizando lo solicitado. F. Constancia de Prestación emitida por el Coordinador de Salud G. Fotocopia de la garantía bancaria vigente 11.- DEPOSITOS EN GARANTIA POR PRESTAMO DE APARATOS ORTOPEDICOS, PROPIEDAD DEL IHSS ( MULETAS, SILLAS DE RUEDA, ETC) Son requisitos necesarios para su devolución: A. Original del recibo de Caja ( Tesorería del IHSS) B. Constancia firmada, sellada y fechada por Trabajo Social, donde da fé que los aparatos prestados son devueltos en perfectas condiciones. C. Memorando que emite la Secretaria General solicitando a la Gerencia Administrativa hacer la devolución del efectivo que estuvo en depósito

6 PAGO DE VIATICOS A. Memorando d ela Dependencia solicitante, pidiendo la asignación de viátos dirigido a la Dirección Ejecutiva, acompañada de la Notificación de Viaje, previamente firmada y sellada por la Unidad de Control Administrativo B. Memorando de la Dirección Ejecutiva dirigida a la Sub-Gerencia de Presupuesto, autorizando los gasots de viaje, acompañado por la Notificación de Viaje, y el recibo del empleado PAGO DE PRESTACIONES LABORALES A. Memorando de cancelación laboral, emitida por la Dirección Ejecutiva B. Memorando emitido por Empleo y Compesanción, solicitando a la Gerencia Administrativa y Financiera la autorización para emisión de Orden de Pago C. Memorando de la Gerencia Administrativa y Financiera a la Sub-Gerencia de Presupuesto D. Recibo del empleado por el valor a cobrar E. Historico devengado y otros ingresos F. Finiquito elaborado por la Sub-Gerencia de Bienes G. Constancia de solvencia de prestamos solicitadas por la Gerencia de Recursos Humanos ( si aplica) 14.- REEMBOLSO DE GASTOS MEDICOS A. Solicitud del derechohabiente B. Receta médica original C. Recibo de la Empresa donde se realiza el exámen D. Constancia de la Empresa donde labora el derechohabiente o constancia de jubilación E. Fotocopia de Tarjeta de Identidad F. Fotocopia del carnet de afiliación G. En caso de exámenes clínicos, presentar resultado del Diagnóstico Médico H. Constancia de recepción de documentos de la Secretaria General del IHSS I. Constancia de aprobación del reembolso por parte del Departamento de Evaluación Médica del Hospital de Especialidades J. Remisión de expediente a la Unidad de Asesoría Legal por parte de la Secretaria General K. Constancia de recepción del expediente en la Unidad de Asesoria Legal L. Opinión legal aprobando el reembolso M. Constancia de revisión del expediente a la Sub-Gerencia de Registros Contables para calculo del reembolso N. Memorando enviado de la Sub-Gerencia de Registros Contables a la Secretaria General, indicando el monto del reembolso O. Transcripción de la Resolución al Derechohabiente por parte de la Secretaria General P. Recibo del derechohabiente

7 AYUDA DE GASTOS FUNEBRES PARA DERECHOHABIENTES ACTIVOS Y JUBILADOS A. Solicitud de ayuda de gastos funebres que emite la Secretaria General del IHSS B. Certificado original del Acta de Matrimonio cuando se trate de la esposa (o) C. Acta de Defunción original del cotizante D. Constancia de Servicios Funebres 16.- REPARACION DE VEHICULOS A. Diagnóstico elaborado por el Jefe del Taller describiendo la reparación o el mantenimiento preventivo a efectuar B. Memorando de la Sub-Gerencia de Ingeniería, Mantenimiento y Servicios Generales, solicitando autorización a la Gerencia Administrativa y Financiera C. Memorando de la Gerencia Administrativa y Financiera a la Sub-Gerencia de Suministros, Materiales y Compras D. Orden de Trabajo elaborada por la Sub-Gerencia de Suministros, Materiales y Compras, sin incluir precios. E. Factura comercial ( cuando el pago no sea de contado) F. Acta de Recepción ( cuando el pago no sea al contado) 17.- COMPRAS POR LICITACIONES A. Orden de Compra B. Contrato C. Factura comercial original a nombre del IHSS D. Acta de Recepción del Almacén Central E. Acta de Adjudicación F. Garantías Emma/