REVISIÓN DE CONTRATOS Y/O CONVENIOS DE CURSOS NO REGULARES SJ-01

Transcripción

1 Estado de Puebla Hoja 1 REVISIÓN DE CONTRATOS Y/O CONVENIOS DE CURSOS NO REGULARES 30 de mayo de de enero de 2013

2 Estado de Puebla Hoja 2 ÍNDICE Índice 2 Objetivo 3 Normas y Políticas de Operación 3 Procedimiento 4 Diagrama de Flujo 9

3 Estado de Puebla Hoja 3 OBJETIVO Establecer los lineamientos para la revisión y/o modificación de los diferentes tipos de contratos y/o convenios que suscribe el ICATEP con sus clientes/as NORMAS Y POLÍTICAS Los Jefes/as de Capacitación y los instructores/as podrán asistir como apoyo para la promoción del curso. Se deberá incluir el oficio de Autorización en los casos de no cumplir con alguno/s de los requisitos de este procedimiento. La información reflejada en la Hoja de regulares, deberá coincidir con la información contenida en el contrato y/o convenio. Se deberá presentar oficio de autorización cuando el curso sea menor a 40 horas (CAE o Extensión), así mismo cuando en curso de extensión el grupo sea de menos de 15 capacitandos). Si la hoja de presupuesto de cursos no regulares, el contrato y/o convenio y la copia del oficio del Departamento de Planes y Programas no se entregan debidamente requisitados, es decir, con la respectiva clave de curso y de verificación así como las firmas de autorización necesarias; no serán recibidos por la Subdirección Jurídica y por lo tanto no se enviarán a las Direcciones Técnico Académica y Administrativa para su revisión. Todos los cursos impartidos deberán estar pagados y debidamente requisitados de acuerdo al convenio que obra en el archivo Jurídico en un plazo no mayor a un mes posterior a la fecha de termino. Si la Hoja de Presupuesto y el convenio no son debidamente requisitados durante el trimestre que se imparte el curso, no será tomado en cuenta para las metas de la Unidad.

4 Hoja 4 Responsable Descripción de actividades Formato y/o Documento Director/a de Unidad y Jefe/a de Vinculación 1) Promocionan los cursos con base en la oferta educativa vigente de las unidades de capacitación. Los Jefes/as de Capacitación y los instructores/as podrán asistir como apoyo para la promoción del curso. 2) Aplica la Detección de necesidades (DNC) -01, al prospecto de cliente/a en caso de que ellos lo soliciten y se turna al Jefe de Capacitación. El Departamento de Planes y Programas de Estudio (PyPE) entregará en el último trimestre del año al departamento de Vinculación el oficio enviado por la DGCFT en el que se señalan las especialidades autorizadas para cada Unidad, así como la oferta educativa vigente para la promoción de los cursos no regulares. Detección de necesidades (DNC) -01 Director/a de la Unidad y Jefe/a de Vinculación 3) Informan verbalmente al cliente/a que la Unidad de Capacitación cuenta con la infraestructura necesaria para la impartición de los cursos o que puede realizarse en las instalaciones del cliente.

5 Hoja 5 Responsable Descripción de actividades Formato y/o Documento Jefe/a de oficina 4) Elabora la Hoja de Presupuesto de cursos no regulares -02, con apoyo del Jefe/a de Vinculación y Jefe/a de Capacitación tomando en consideración los puntos del siguiente lineamiento: a) Ningún curso que se venda deberá tener un costo menor de $4, (cuatro mil pesos). b) El costo total promedio por persona, no deberá de ser menor a la cuota de recuperación de un curso regular de la zona c) No se deberá invadir el área de influencia de otra Unidad, considerando la zonificación enviada por Dirección General. d) Para fijar el costo del curso se deberá tomar en cuenta lo siguiente: 1. Pago a los instructores en $ la hora; pudiendo incrementar en cursos que demanden mayor especialización, con previo análisis y autorización de la Dirección Técnica Académica por escrito. 2. Costos de operación del curso: material para la impartición del mismo (plumones, hojas de rotafolio y hojas blancas) y el manual de los capacitandos. 3. Pago de Diplomas y/o constancias e) Considerar el 50% de utilidad neta para el Instituto. f) La solicitud de recursos para la compra de insumos deberá presentarse al Director de Unidad, quien realizara el trámite correspondiente ante la Dirección de Administración para que se le libere el recurso en la cuenta bancaria de la Unidad. Para que el recurso se pueda liberar, deberá estar el depósito por el importe total establecido en el convenio, y la hoja de costos debidamente autorizada por cada una de las áreas así como anexar copia de la ficha de depósito y copia de la póliza contable. Presupuesto de cursos no regulares -02

6 Hoja 6 Responsable Descripción de actividades Formato y/o Documento Jefe/a de oficina g) Aquellos cursos que no cubran con alguno de los puntos establecidos en el presente lineamiento, deberán contar con la autorización por escrito de la Dirección Técnico Académica, (de acuerdo al procedimiento DT-17) antes de firmar el contrato o convenio. Jefe/a de Vinculación: 5) Elabora con apoyo del Jefe/a de capacitación, el Cursos no SJ , con base en la propuesta presentada al cliente/a, y lo remite al Director de Unidad Cursos no SJ Director/a de Unidad Subdirector/a Jurídico Jefe/a de Capacitación Director/a de Unidad y/o Jefe/a de Vinculación 6) Remite Cursos no SJ a la Subdirección Jurídica para su revisión y aprobación. 7) Revisa el Cursos no SJ y remite al Director/a de Unidad, en máximo 2 días hábiles posteriores a la recepción; en caso de no contar con Director/a de Unidad, o el mismo no cuente con nombramiento, preguntar al área Jurídica el llenado del mismo. 8) Elabora con apoyo de un instructor/a especialista en la materia; el diseño del curso de acuerdo al procedimiento de Control del Diseño DT-17, o bien, de acuerdo a la oferta educativa, en máximo 3 días hábiles y lo envía al Departamento de Planes y Programas de Estudio, 7 días hábiles antes del inicio del curso, de lo contrario deberá solicitar por escrito la autorización de dicho curso. 9) Presenta el Cursos no SJ para revisión o comentarios y la aprobación de éste con su firma. Cursos no SJ Cursos no SJ Cursos no SJ

7 Hoja 7 Responsable Descripción de actividades Formato y/o Documento 9.1) Realiza las modificaciones, si las hubiese, en máximo 2 días hábiles. Jefe/a de Capacitación: 10) Enviado el diseño del curso al departamento de Planes y Programas de Estudio, para su aprobación de acuerdo al procedimiento de Control del Diseño DT-17; el departamento Planes y Programas de Estudio entregará en un lapso no mayor a cinco días hábiles posteriores al envío del diseño, la verificación correspondiente, la Unidad deberá tomar en cuenta los tiempos señalados a fin de que el diseño esté autorizado por lo menos un día antes de iniciar el curso. Jefe/a de Vinculación 11) Envía a la Subdirección Jurídica mediante oficio o a la cuenta de correo electrónico icatep_juridicodg@hotmail.com, el contrato y/o convenio ya firmado y la Hoja de regulares -02 totalmente requisitada, para su aprobación, máximo tres días después del inicio del curso. regulares -02 Jefe/a de oficina Se deberá incluir el oficio de Autorización en los casos de no cumplir con alguno/s de los requisitos de este procedimiento. (ver normas y políticas del presente procedimiento) 12) Captura en el CONESYS la información presupuestal de cada curso que se establece en la Hoja de Presupuesto de cursos no regulares -02 que fue previamente autorizada y la envía a la Subdirección Jurídica regulares -02

8 Hoja 8 Responsable Descripción de actividades Formato y/o Documento Subdirector/a Jurídico: 13) Una vez recibidos el contrato y/o convenio ya firmado y la Hoja de regulares SJ debidamente requisitada, enviará a las Direcciones de Área Técnico Académica y Administración, para su revisión y autorización. regulares -02 Directores/as Técnico Académica y Administración Subdirector/a Jurídico Director/a de la Unidad 14) Revisan la Hoja de Presupuesto de cursos no regulares -02, en los rubros que le corresponden a cada área especificados en la misma, en un lapso de dos días hábiles después de su recepción en cada una de las áreas y remiten a la Subdirección Jurídica 14.1) En caso de tener observaciones o de ser aprobada se remite a la Subdirección Jurídica mediante memorando. 15) Envía la respuesta de las Direcciones de Área, mediante oficio al Director/a de Unidad. En caso de tener observaciones se repiten los pasos 10, 12 y ) Será responsable de que el cliente realice el 100% del pago del curso a través de depósito en la cuenta bancaria del Instituto, antes de la fecha de inicio. Señalar en el convenio el número de cuenta bancaria a la cual deberá realizar el depósito. 17) Fin regulares -02

9 Hoja 9 Director/a de Unidad y Jefe/a de Vinculación Jefe /a de Capacitación Jefe /a de Oficina Inicio Promocionan los cursos en base al catálogo de cursos de acuerdo a la oferta educativa de las unidades de capacitación. Los Jefes/as de Capacitación y los instructores/as podrán asistir como apoyo para la promoción del curso. Inf orman verbalmente al cliente/a que la Unidad de Capacitación cuenta con la infraestructura necesaria para la impartición de los cursos o que puede realizarse en las instalaciones del cliente. 1 3 Aplica la Detección de necesidades (DNC), al prospecto de cliente/a en caso de que ellos lo soliciten y se turna al Jefe de Capacitación. El Departamento de Planes y Programas de Estudio (PyPE) entregará al departamento de Vinculación el of icio enviado por la DGCFT en el que se señalan las especialidades autorizadas para cada Unidad, así como la oferta educativa vigente para la promoción de los cursos no regulares. 2 Elabora la Hoja de regulares, con apoyo del Jef e/a de Vinculación y Jef e/a de Capacitación tomando en consideración del lineamiento: Ningún curso tendrá un costo menor de $4, (cuatro mil pesos). El costo total promedio por persona, no deberá de ser menor a la cuota de recuperación de un curso regular de la zona No se deberá invadir el área de influencia de otra Unidad. Tomar en cuenta $ de pago a instructores, Costos de operación, pago de diplomas y/o constancias. Considerar 50% de utilidad neta para el Instituto. La solicitud de recursos se presenta al Director de Unidad, quien realizará el trámite correspondiente ante la Dirección de Administración para que se libere el recurso. Deberá estar el depósito, hoja de costos autorizada, ficha de depósito y copia de la póliza contable. Aquellos cursos que no cubran con alguno de los puntos, deberán contar con la autorización por escrito de la Dirección Técnico Académica antes de firmar el contrato o convenio. 4 1

10 Hoja 10 Director/a de Unidad y Jefe/a de Vinculación Jefe /a de Capacitación Jefe /a de Oficina 1 Con el/a Jefe/a de Vinculación, elabora el Cursos no, con base en la propuesta presentada al cliente/a, y lo remite al Director de Unidad 5 Director de Unidad Subdirector Jurídico Remite Contrato y/o Convenio de Cursos no a la Subdirección Jurídica para su revisión y aprobación. 7 Revisa el Contrato y/o Convenio de Cursos no y remite al Director/a de Unidad, en máximo 2 días hábiles posteriores a la recepción. 6 Presenta al cliente el Cursos no para revisión o comentarios y la aprobación de éste con su firma. Realiza las modificaciones, si las hubiese, en máximo 2 días hábiles. 9 Elabora con apoyo de un instructor/a especialista en la materia; el diseño del curso de acuerdo al procedimiento de Control del Diseño DT-17, o bien, de acuerdo a la oferta educativa, en máximo 3 días hábiles y lo envía al Departamento de Planes y Programas de Estudio, 7 días hábiles antes del inicio del curso. 8 2

11 Hoja 11 Director/a de Unidad Jefe/a de Capacitación 2 Subdirector/a Jurídico Envía al departamento de Planes y Programas de Estudio (PyPE), previo al inicio del curso, el diseño del mismo para su aprobación, misma que será entregada en un lapso no mayor a 5 días hábiles posteriores al envío del diseño. Jefe/a de Vinculación 10 Captura en el CONESYS la información presupuestal de cada curso establecido en la Hoja de Presupuesto de cursos no regulares, previamente autorizada. Envía a la Subdirección Jurídica Será responsable de que el cliente realice el 100% del pago del curso a través de depósito en la cuenta bancaria del Instituto antes de la fecha de inicio.. Señala en el convenio el número de cuenta bancaria a la cual deberá realizar el depósito. 12 Envía oficio a la cuenta de correo electrónico icatepjuridico@hotmail.com el contrato y/o convenio ya firmado y la Hoja de regulares para su aprobación, máximo 3 días después del inicio del curso. Se deberá incluir el oficio de Autorización en caso de no cumplir con alguno/s de los requisitos. 11 Recibidos el contrato y/o convenio ya firmado y la Hoja de Presupuesto de cursos no regulares, envía a las Direcciones Técnico Académica y Administración, para su revisión. En caso de tener observaciones o de ser aprobada se remite a la Subdirección Jurídica mediante memorando. Envía la respuesta de las Direcciones de Área, mediante oficio al Director/a de Unidad. En caso de tener observaciones se repiten los pasos 10, 12 y Fin