PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICIÓN (POR COMPRA) DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO

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1 BIBLIOTECA/ PROCESAMIENTO TÉCNICO Código : PBI.02 Página de 6 Revisó: Director y Profesional Biblioteca Aprobó: Rector Fecha de aprobación: Noviembre 29 de 2007 Resolución N 842 OBJETIVO ALCANCE Indicar las actividades necesarias para la adquisición, preparación y registro de datos de Material Bibliográfico adquirido. Este procedimiento aplica a Material Bibliográfico que ingresa por compra a la Biblioteca UIS. NORMATIVIDAD Acuerdo N 0 de 2004 del Consejo Académico, Política de desarrollo de colecciones. Ley 85 de Noviembre 6 de 993, por la cual se crea la emisión de Estampilla Pro-UIS. Ley 26 de julio 6 de 2008, por la cual se modifica parcialmente la Ley 85 de 993. LIBRUIS: Sistema de Información utilizado en la Biblioteca UIS. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS Salida de almacén: Comprobante que arroja el Sistema de Información Financiera, que contiene el Material Bibliográfico recibido en cada orden de compra. Tratamiento Técnico: Revisión hoja a hoja, poner sellos de: Biblioteca UIS, Adquisición y numero de inventario. Sello de Adquisición: Corresponde a la radicación de los datos de propiedad del Material Bibliográfico adquirido, contiene la siguiente información: Numero de adquisición, fecha de recibo, numero de inventario, solicitante y numero de clasificación. SIF: Sistema integrado financiero UAA: Unidad Académico Administrativa

2 BIBLIOTECA/ PROCESAMIENTO TÉCNICO Código : PBI.02 Página 2 de 6 El proceso inicia con la recepción y verificación de las cotizaciones CONSIDERACIONES En la Biblioteca Sede Central el profesional de selección y adquisición es el responsable de este proceso. En las sedes regionales el responsable es el coordinador de Biblioteca, financiero o planta física. En las Bibliotecas de las Sedes Regionales de Barrancabermeja y Málaga se debe considerar que no se cuenta con el sistema de seguridad de bandas magnéticas. El código de barras es generado y entregado por el Auxiliar de Procesos técnicos La sede de Barrancabermeja y Socorro, cuentan con códigos de barra y cintas magnéticas, suministrados por la Sede Central. Las sedes de Málaga manejan códigos de barras, pero no bandas magnéticas. El Materia Bibliográfico adquirido por la Biblioteca, ingresa al inventario de Bienes Culturales de la Universidad. En las sedes regionales el coordinador de Biblioteca hace las veces de profesional.

3 BIBLIOTECA/ PROCESAMIENTO TÉCNICO Código : PBI.02 Página 3 de 6 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Inicio. Recepción de cotización. Se recibe y verifica la información de las cotizaciones enviadas por los proveedores. Titulo, autor, cantidad, precio, edición, año, editorial. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Cotización 2. Selección de la cotización para orden de compra 2. Selecciona la cotización que cumplen las condiciones solicitadas que ofrezcan mejores condiciones de negociación. (Precio y Tiempo de entrega) Cotización 3. Elaboración de orden de compra 4. Revisión y envío de orden de compra 3. Se elabora la orden de compra en el SIF, siguiendo los lineamientos de contratación. 4. Revisa orden de compra, para la aprobación del ordenador del gasto y se envía al proveedor, debidamente autorizado por el ordenador del gasto. Asistente Financiera (Sedes) Prof. Biblioteca o Auxiliar Administrativo PCO0 P. contratación de bienes y servicios cuantía menor a 50 SMLMV y Orden de compra 5. Recepción y verificación de material y factura 5. Revisa que el material enviado por el proveedor corresponda a lo relacionado en la factura y a la orden de compra, y verifica que la factura corresponda con la información de orden de compra en cuanto precio, cantidades e información. Orden de compra y factura Factura concuerda con orden de compra? Si 2/Pág. 4 No 6. Elabora carta de devolución al proveedor Carta de devolución 7. Devuelve al proveedor factura 6. Si la factura no corresponde a la orden de compra, elabora una carta dirigida al proveedor, especificando el motivo por el cual se realiza dicha devolución. 7. Devuelve factura al proveedor para los ajustes correspondientes Asistente Financiero (Sedes) Carta de devolución Factura

4 DIAGRAMA DE FLUJO BIBLIOTECA/ PROCESAMIENTO TÉCNICO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Código : PBI.02 Página 4 de 6 DOCUMENTOS DE REFERENCIA 8. Legaliza pedido 9. Verifica estado del material 2 8. Verifica la documentación exigible para el pago a proveedores según procedimiento de Financiero PFI25 Ingreso de elementos al Inventario. (Bienes culturales) 9. Revisa hoja por hoja el material recibido asegurándose la calidad del mismo. Asistente Financiero (Sedes) PFI25 Procedimiento Ingreso de elementos al inventario El estado del material es el adecuado? Si / pág.3 No 0. Elabora carta de devolución al proveedor 0. Si el material presenta algún defecto físico, se envía y se notifica al proveedor con una carta especificando el motivo por el cual se realiza dicha devolución.. Asigna características de seguridad y sellos de propiedad al material Bibliográfico. Las características a las cuales se hace referencia corresponden a: Sello de Biblioteca, sello de adquisiciones, número de inventario y cinta magnética 2. Ingresa datos calcográficos al sistema 2. Ingresa datos del material bibliográfico al sistema LIBRUIS (ver anexo) Fin

5 BIBLIOTECA/ PROCESAMIENTO TÉCNICO Código : PBI.02 Página 5 de 6 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS Noviembre 29 de Creación del Documento Octubre 05 de 2009 Modificación de actividades: inclusión de consideraciones para Sede Regional 3 Junio 24 de 204 Modificación de alcance, al cambiar la palabra todos los libros por Material Bibliográfico en formato papel. Eliminación de la definición numero de proyecto, en la definición sellos de adquisición la palabra No. Proyecto por la palabra Fondo y Departamento solicitante por las siglas UAA. Inclusión de la definición UAA, SIF y tratamiento físico. Modificación de las consideraciones. Modificación de todo el proceso de compra de Material Bibliográfico

6 BIBLIOTECA/ PROCESAMIENTO TÉCNICO Código : PBI.02 Página 6 de 6 ANEXOS Anexo. Ingreso del libro al Sistema Integrado de Información LIBRUIS: N Actividad Ingresar al menú principal del sistema integrado de información LIBRUIS. 2 Seleccionar B (Sistema bibliográfico). 3 Seleccionar la opción Consulta. 4 Seleccionar Palabras claves, e ingresar el material por autor y/o titulo. Si corresponde a un titulo que ya existe, comparar que el nuevo material tenga la misma editorial, el mismo autor, paginación, año de publicación; si todo esto coincide registrar el material con el número de inventario que tenga el primer libro del registro. 5 Regresar al menú principal. 6 Seleccionar la opción Adquisiciones. 7 Luego seleccionar la opción Libros. 8 Seleccionar la opción de Adicionar. 9 0 En Código de material, colocar el número de inventario ya existente y que corresponde al primer ejemplar del registro. Si no existe ningun ejemplar no colocar nada, dejar en blanco, oprimir la tecal Enter. En Autor colocar Etiqueta cien (00) para autor principal y setecientos (700) para autor secundario. El autor principal se escribe en mayúscula sostenida y el autos secundario con mayuscula inicial. En Título colocar doscientos cuarenta y cinco (245) para título principal. Para la Etiqueta principal oprimir F2 y escoger entre las opciones. En caracteres colocar el número de caracteres a ignorar. 2 Colocar el el cursor en la casilla de N de libro a ingresar y colocar el número de inventario asignado al libro 3 Luego colocar C que corresponde a compra (Oprimir F2 para realizar consulta). 4 Ingresar el precio de adquisición del libro. 5 Ingresar Código de la moneda (Oprimir F2 para realizar consulta). 6 Ingresar fecha de adquisición del libro: Año/Mes/Dia (corresponde a la fecha en la que llega el libro a la Biblioteca UIS). 7 Realizar la descripción del Ejemplar. 8 Ingresar el Nit del proveedor (Oprimir F2 para realizar consulta). 9 Ingresar la Sucursal del proveedor (Oprimir F2 para realizar consulta). 20 Ingresar Centro de costo (Oprimir F2 para realizar consulta). 2 Ingresar Fondo 22 Especificar el organismo solicitante 23 Ingresar el Código de la editorial Ingresar el tipo de colección, información que previamente ha sido suministrada por el Profesional - Selección y Adquisiciones.(oprimiendo F2 escoge entre las opciones) Si se quiere adicionar otro ejemplar, oprimir S, y el sistema ubica el cursor en la casilla correspondiente para adicionar otro ejemplar Si no se quiere adicionar otro ejemplar, oprimir N, e inmediatamente sale el mensaje Material bibliográfico adicionado. Luego oprimir la tecla F.