PROCEDIMIENTO COMPRAS POR CONTRATO 1. OBJETIVO 2. ALCANCE 3. RESPONSABLES

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1 PÁGINA:1 DE 5 1. OBJETIVO Este prcedimient tiene pr bjet establecer las plíticas cndicines, actividades, respnsabilidades y cntrles para lgrar el suministr de bienes y/ servicis a las diferentes áreas académicas y administrativas de la Universidad del Atlántic de acuerd a sus necesidades a través de la mdalidad de cntrat. 2. ALCANCE Aplica a tds a ls prcess académics y administrativs de la Universidad del Atlántic, desde la slicitud de un bien servici hasta la prvisión final del mism a la dependencia slicitante JEFE DE BIENES Y SUMINISTROS Es el respnsable de que este prcedimient se cumpla y de asegurar el entrenamient del persnal para el cncimient y aplicabilidad del mism. Además, es quien evalúa las ctizacines de ls prveedres, remite ls dcuments sprte a la ficina jurídica y slucina cn ls prveedres cualquier eventualidad PROFESIONALES UNIVERSITARIOS DE BIENES Y SUMINISTROS Sn ls encargads de realizar tda la gestión perativa necesaria descrita en este prcedimient para cumplir cn la entrega final de ls bienes y/ servicis slicitads OFICINA JURÍDICA 3. RESPONSABLES Es la ficina encargada de cnstruir tds ls dcuments necesaris para la cncertación de la cntratación de ls prveedres de prducts y/ servicis. 4. GLOSARIO Para facilitar la cmprensión del presente dcument, se definen ls siguientes términs: CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: También cncid cm, es el dcument utilizad en la Universidad del Atlántic para apartar del presupuest el rubr y cantidad de diner necesari para una cmpra cntratación. CONTRATO: Es el dcument legal que rdena al prveedr el despach de un prduct prestación de un servici. También se cncen cm OPS (Orden de prestación de servicis) CPS (Cntrat de prestación de servicis). REGISTRO PRESUPUESTAL: También cncid cm RP, es el dcument que aprpia el diner apartad en el presupuest cn el al prveedr escgid.

2 PÁGINA: 2 DE 5 5. POLITICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN Para prpósits de este prcedimient, deberán cumplirse las siguientes cndicines: Tdas las cmpras a tramitar deberán slicitarse cn pr l mens 7 días de anticipación ante el rdenadr del gast (Rectr) para que este prces pueda desarrllarse cn tiemps nrmales de peración. Pr ningún cas será legalizada una cmpra prestación de servici que se haya cnsumid sin antes realizar el prces descrit a cntinuación (Hechs cumplids). Para tramitar ls pags a ls prveedres deben presentarse sin excepción ls siguientes dcuments legales exigids de acuerd al tip de empresa: Orden de cmpra RP Pag de estampillas riginal Pag de aprtes parafiscales RUT Cámara de Cmerci Certificación bancaria Factura cuenta de cbr Recibid a satisfacción Aceptación de póliza (Cuand el cntrat l exija) 6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES N. Descripción Respnsables Dcument/ Registrs 1 Slicitar al rdenadr del gast la aprbación de la cmpra de un bien suministr, la cntratación de un servici, de acuerd a la necesidad requerida pr el área. Vicerrectres, Decans y Jefes de Oficina. slicitud de cmpra cntratación. 2 Evaluar la slicitud realizada y aprbar negar cmpra/cntratación. Rectr slicitud de cmpra cntratación. 3 Remitir a la Vicerrectría Administrativa el cncept emitid pr el rectr en la slicitud de cmpra/cntratación aprbada, enviar de vuelta al emisr las slicitudes n aprbadas. Asistente de Rectr slicitud de cmpra cntratación. Km 7 Vía a Puert Clmbia - Tel: (5)

3 PÁGINA: 3 DE 5 4 Evaluar financieramente las slicitudes de cmpra/cntratación aprbadas pr el rectr, autrizar y/ emitir bservacines para la ejecución de las mismas, y remitir a dependencia respnsable de gestinar. Vicerrectr Administrativ y Financier slicitud de cmpra cntratación. 5 Analizar las directrices impartidas pr Rectr y Vicerrectr para la ejecución de las cmpras/cntratacines aprbadas y autrizadas. Suministrs slicitud de cmpra cntratación. 6 Buscar mínim 3 prveedres para la venta del prduct prestación del servici aprbad. Base de dats de prveedres (física y digital) 7 Slicitar ctización a prveedr. Ctizacines 8 Analizar ctizacines de prveedres y cntrastar cntra directrices de estatut cntractual. Suministrs Ctizacines, Estatut Cntractual 9 Definir mdalidad de cntratación y prveedr a cntratar. 10 Slicitar Certificad de Dispnibilidad Presupuestal. Suministrs Ctizacines, Estatut Cntractual 11 Expedir Certificad de Dispnibilidad Presupuestal y remitir a Gestión de Bienes y Suministrs. Oficina Financiera 12 Enviar carpeta cn dcuments sprtes a la Oficina Jurídica para cnstitución del cntrat u Orden de prestación de servicis. slicitud, ctizacines, 13 Cnstituir cntrat u rden de prestación de servicis de acuerd a la directriz establecida pr Bienes y Suministrs. Oficina Jurídica CPS u OPS 14 Enviar cntrat para firma del rectr. Oficina Jurídica CPS u OPS 15 Numerar cntrat firmad y enviar a Bienes y Suministrs. Oficina Jurídica CPS u OPS Km 7 Vía a Puert Clmbia - Tel: (5)

4 PÁGINA: 4 DE 5 16 Cntactar a prveedr para firma de cntrat y entregar cpia del mism. CPS u OPS 17 Cncertar cn prveedr fecha y hra de entrega del prduct prestación del servici cntratad. 18 Slicitar expedición de Registr Presupuestal al Oficina Financiera. 19 Expedir RP. Oficina Financiera RP 20 Recibir prducts despachads pr ls prveedres. Remisines 21 Entregar prduct a dependencia slicitante y slicitar firma de recibid, si ls prducts sn tecnlógics se deben entregar a la ficina de infrmática para prces intern. Remisión 22 Slicitar recibid a satisfacción del prduct servici a la dependencia slicitante. 22 Recibir y tramitar pag a cuentas de prveedres que deben cntar cn ls dcuments de ley. 23 Archivar sprtes de la cmpra cntratación. 24 Slicitar a la Oficina Jurídica acta de liquidación del cntrat, una vez terminad el mism (cuand fuere necesari). Acta de liquidación de cntrat 7. NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA Nrma NTC GP 1000:2004 Prcedimient para la Elabración y Cntrl de Dcuments PRO-GC-001 Estatut cntractual (Reslución de ctubre 06 de 2009) Guía para slución de prblemas slicitud Base de dats de prveedres Certificad de Dispnibilidad Presupuestal Orden de Cmpra 8. REGISTROS Km 7 Vía a Puert Clmbia - Tel: (5)

5 PÁGINA: 5 DE 5 Cntrat Registr Presupuestal Remisines Pags de Estampillas Pólizas Acta de liquidación de cntrat 9. CONTROL DE CAMBIOS VER FECHA ELABORÓ DESCRIPCIÓN 0 Nviembre 24 de 2009 Ing. Maryrie Mantilla 1 Juni 9 de 2014 Sandra Yance Lug VERSIÓN ORIGINAL Se mdifica el numeral 5, Plítica y Cndicines de Operación; Se elimina el pag de la Publicación en la Gaceta Departamental, puest que este requisit fue eliminad pr el Gbiern Nacinal. Km 7 Vía a Puert Clmbia - Tel: (5)