Convenio Marco de Transporte Aéreo de Pasajeros ID LP10.

Transcripción

1 Convenio Marco de Transporte Aéreo de Pasajeros ID LP10. 1

2 CM Transporte Aéreo de Pasajeros El convenio posee dos categorías: PASAJES AÉREOS REGULARES NACIONALES PASAJES AÉREOS INTERNACIONALES Adjudicado 05 de Septiembre 2011 Tiene una duración de 36 meses con prórroga de 9 meses Es decir el convenio tendría vigencia 05 de Septiembre del 2014 ó 05 de Junio del Gobierno de Chile Ministerio de Hacienda Dirección ChileCompra

3 Pasajes Aéreos Nacionales Adjudicaron tres proveedores: Gobierno de Chile Ministerio de Hacienda Dirección ChileCompra

4 PASAJES AÉREOS INTERNACIONALES Adjudicaron 15 proveedores: Gobierno de Chile Ministerio de Hacienda Dirección ChileCompra

5 Pasajes Aéreos Nacionales Funciona mediante una Integración entre los portales de los proveedores y la Tienda Electrónica ChileCompra Express, con el fin de realizar reservas y emisiones en línea, realizando los descuentos respectivos ofertados en la licitación. 5

6 Pasajes Internacionales Para la categoría de pasajes aéreos internacionales, la tienda Electrónica funciona como la mayoría de los Convenios Marco, con una orden de compra directa al proveedor, donde se crearon tres fichas: Una para la Comisión Sudamérica, Comisión Resto del Mundo y el configurador de precios para el valor del pasaje, según las cotizaciones realizadas, entregadas por el proveedor. Con este escenario actual, los proveedores tienen la libertad de entregar la disponibilidad de pasajes, tipo de tarifas o alternativas de vuelo, según el criterio del ejecutivo, y como consecuencia, posiblemente no pudiendo comprobar la oferta más conveniente. 6

7 Temas Operativos Capsula de Pasajes Aéreos Nacionales Pantallas pago Compra de pasajes internacionales 7

8 Emisión de la OC de Pasajes Aéreos Nacionales luego de hacer la reserva 8

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17 22 de mayo de 2013 Template Corporativo numero 1 17

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24 22 de mayo de 2013 Template Corporativo numero 1 24

25 Compra de Pasajes Aéreos Internacionales ID LP10. 25

26 Paso 1: Identificación del Convenio en la tienda Electrónica. 26

27 Paso 2: Ingresar al Convenio Marco Pasajes Aéreos Nacionales e Internacionales 27

28 Paso 3: Aparecerán tres fichas La primera, corresponde a la Comisión Resto del Mundo, La segunda, a la Comisión Sudamérica, La tercera, al Valor del Pasaje 28

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30 Paso 4: Al ingresar al producto, aparecerán los proveedores con sus datos de contacto. 30

31 Paso 5 Con los contactos de los proveedores, se sugiere que solicite una cotización a tres proveedores diferentes, a través de correos electrónicos, donde indique por ejemplo: origen y destinos de los pasajes, especificando países y ciudades, nombre del o los pasajeros, fechas de ida y regreso, aeropuertos, fecha de recepción de cotizaciones, visas, etc. 31

32 Paso 6: Con las cotizaciones recibidas por parte de los proveedores, el comprador debe elegir la mejor opción. Las cotizaciones deben indicar el valor del pasaje y el valor de la comisión (la comisión debe ser igual a la publicada en la tienda electrónica), Recomendaciones Planifique con tiempo la compra de sus pasajes aéreos, y solicite a los proveedores rutas más económicas de viaje. Compare las cotizaciones entregadas con precios de líneas áreas y sitios de búsqueda de pasajes aéreos. Solicite aeropuertos alternos o secundarios. Busque mejores días para viajar. 32

33 Paso 7: Una vez elegida la mejor opción, se generan las órdenes de compra. Es recomendable que se adjunte la cotización del pasaje. Una orden de compra por el valor del pasaje, 33

34 Y la otra orden de compra por el valor de la comisión. 34

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36 Recomendaciones Pasajes Aéreos Internacionales Reuniones con proveedores Reuniones con compradores intensivos del sector público (Relaciones Exteriores, ProChile, Sernatur, Corfo) Reuniones con compradores intensivos del sector privado Reuniones con proveedores de sistemas de agendamiento de pasajes 36

37 Recomendaciones 1) Establecer una Política de Viaje 2) Validar Tarifas del Vuelo 3)Anticipación de Compra 37

38 Definición de una Política de Viaje La creación de la Política de Viajes consiste en definir los criterios de compra y los procedimientos administrativos para la compra eficiente de pasajes aéreos, como por ejemplo: conocer y precisar qué personas de la organización tendrán la responsabilidad sobre el viaje. Estos procedimientos deben contemplar las validaciones de pasajes aéreos y los tiempos de respuestas acordados. 38

39 Definición de una Política de Viaje 1) Definir las personas encargadas de la aprobación de la compra 2) Definir características de los vuelos a comprar 3) Tarifas 4) Plan de Contingencias 5) Definir con Formulario de Cotización. 39

40 Definición de una Política de Viaje 1) Definir las personas encargadas de la aprobación de la compra Personas encargadas o responsables de las etapas de compra y sus reemplazos en caso de ausencia. Las definiciones que estas personas deben definir son las siguientes: 40

41 Definición de una Política de Viaje 2) Definir características de los vuelos a comprar Qué características del viaje se necesitan? Tipo de vuelo:, ejemplo Lo más directo posible Cantidad de Escalas: Vuelos que tengan hasta 2 o 3 escalas/ o 1 conexión. Ventanas: Flexibilidad de 3 horas del horario preferido, por ejemplo que pueda llegar 3 horas antes o después. Se permitirá cambio de fechas del pasaje? El tiempo para autorizar es fundamental, ya que los tiempos de reserva son acotados. 41

42 Definición de una Política de Viaje 3) Tarifas Cada línea aérea nombra sus tarifas de distintas formas. La clasificación de estas depende, en la mayoría de las veces, por el nivel de flexibilidad. A mayor flexibilidad más alto es el monto de la tarifa. Recomendación: En la política de viajes es necesario mencionar que tipo de tarifas pueden reservar. Ejemplo: Para ruta nacional la tarifa a utilizar será la más económica disponible, que permita cambio. No la más restrictiva. Para ruta internacional la tarifa a utilizar será la más económica que permita cambio y devolución. Nota: Si bien las tarifas menos flexibles son las más económicas, hay que tener en cuenta que los cambios están asociados a multas, por lo que no siempre elegir la más barata significa menores costos. 42

43 Definición de una Política de Viaje 4) Plan de Contingencias Se recomienda establecer razones de tarifas especiales para estos casos, para tener mayor control y conocimiento sobre esto caso extraordinarios. Ejemplo: hace referencia a situaciones de urgencia Reuniones de último minuto. Enfermedad Remplazo de ejecutivo Otros 5) Definir con Formulario de Cotización. Definir con el proveedor formulario de cotización, con los datos relevantes o necesarios para lograr una buena cotización y de forma rápida. 43

44 Recomendaciones 1) Establecer una Política de Viaje 2) Validar Tarifas del Vuelo 3)Anticipación de Compra 44

45 Validar tarifas del vuelo. Existe una infinidad de vuelos y aerolíneas para llegar a un destino en una fecha determinada y al dejar esa elección en manos de un tercero, es muy probable que no se elija el vuelo más óptimo, tanto en costo como considerando lo establecido en la política de viajes. Antes de solicitar la cotización al proveedor, verifique o realice consultas a portales o sitio web, sobre los valores de pasajes aéreos. A modo de ejemplo, puede usar páginas como o similares. De manera que ante la necesidad de un viaje con un cierto destino y fechas, se puedan verificar las distintas alternativas que entregan las diversas líneas aéreas. Con eso, una vez identificado el vuelo y la línea aérea, se debe cotizar con las distintas líneas aéreas para solicitar ese vuelo y esa aerolínea. 45

46 Recomendaciones 1) Establecer una Política de Viaje 2) Validar Tarifas del Vuelo 3)Anticipación de Compra 46

47 Anticipación de compra Objetivo: Buscar ahorros por medio de la planificación de los viajes, a pesar de que en ocasiones ocurre que un pasaje comprado muy cercano al viaje podría inclusive resultar más barato. Propuesta viajes internacionales: solicitar a la agencia de viajes cotización 14 días a la fecha de salida Propuesta viajes nacionales: revisar Tienda electrónica 7 días antes a la fecha de salida. 47

48 En Conclusión REQUERIMIENTO DE COMPRA DE PASAJES Una vez realizada la Política de Viaje, las unidades requirentes efectuarán sus solicitudes de acuerdo a la política definida, y a su vez la unidad de adquisiciones podrá gestionar y ejecutar la compra siguiendo dichas orientaciones. Se sugiere que las instituciones formalicen los requerimientos mediante un formato único y estándar, con el fin de unificar la información y que contenga la los datos necesarios, para dar el inicio al proceso de compra. CUMPLE CON LA POLÍTICA DE VIAJE? Una vez recibido el requerimiento, el Departamento de Adquisiciones podrá validar si el requerimiento de compra de pasajes aéreos cumple con la información necesaria para continuar con el proceso de dentro de la Institución, con las posibles iteraciones con los proveedores. CONFIRMACIÓN DE COMPRA. La aceptación del pasaje aéreo debe cumplir con el periodo de vigencia de la reserva, por esta razón el procedimiento de compra de pasajes aéreos debe ser ágil, de manera que se pueda gestionar la compra en el plazo que dura la reserva. 48

49 Gracias!!!ID LP10. 49