Procedimiento. Compra de Pasaje Aéreo y Gastos de Alojamiento

Transcripción

1 Procedimiento Compra de Pasaje Aéreo y Gastos de Alojamiento 1

2 ÍNDICE O CONTENIDO 1. INTRODUCCION OBJETIVO DEL PROCESO AREAS DE APLICACIÓN Y/O ALCANCE DEL DOCUMENTO GLOSARIO ROLES / RESPONSABLES POLÍTICAS O NORMAS DE OPERACIÓN DESCRIPCIÓN DE PROCESOS Y SUBPROCESOS Proceso de Compra de Pasajes Aéreos y Alojamiento REGISTROS PROTOCOLIZACIÓN INTRODUCCION El Proceso de Compra de Pasajes Aéreos y Alojamiento trata acerca de la Reserva y Compra de pasajes aéreos para actividades dentro y fuera del país de los Colaboradores y Académicos de la Universidad Andrés Bello. 2. OBJETIVO DEL PROCESO El objetivo de este procedimiento es definir el proceso de Compras de pasajes aéreos y gastos de alojamiento para los colaboradores que viajen en una comisión de servicio en representación de los intereses administrativos y/o académicos de la Universidad, desde el proceso de cotización y reserva hasta la compra. 2

3 3. AREAS DE APLICACIÓN Y/O ALCANCE DEL DOCUMENTO Este Procedimiento debe ser aplicado en las compras de pasaje aéreo y alojamiento, para todas las Unidades de la Universidad Andrés Bello. La Compra de Pasaje Aéreo y Gastos de Alojamiento sólo podrá ser asignada a personas que estén bajo contrato de trabajo en la Universidad y deberán ser solicitados por la Jefatura correspondiente. Excepcionalmente y con la autorización del Decano o Superior, este Procedimiento se hará extensivo a los invitados que viajen en representación de los intereses Administrativos y/o Académicos de la Universidad. 4. GLOSARIO No aplica. 5. ROLES / RESPONSABLES Solicitante Viaje Definir Necesidad de Viaje y/o Alojamiento. Aprobar Alternativa enviada por Ejecutivo de Viajes UNAB Solicitar las aprobaciones correspondientes en Ficha de Emisión Ticket. Ejecutivo Viajes UNAB Realizar Cotización con Agencia, de acuerdo a lo indicado por Solicitante Seleccionar la Mejor alternativa, de acuerdo a lo indicado por Agencia, tanto para Pasajes como Alojamiento. Enviar Alternativa seleccionada a Solicitante. Realizar Emisión de Ticket, de acuerdo a Ficha de Emisión de Ticket, aprobada por Jefatura directa del pasajero/huésped. Procesar Pago a Proveedor, de acuerdo al Procedimiento correspondiente. 6. POLÍTICAS O NORMAS DE OPERACIÓN No Aplica 3

4 7. DESCRIPCIÓN DE PROCESOS Y SUBPROCESOS 7.1 Proceso de Compra de Pasajes Aéreos y Alojamiento Diagrama de Proceso Descripción Actividades Subproceso 1. Los Solicitantes de Viaje y/o Alojamiento, deberán enviar su Solicitud a Ejecutiva de Viajes UNAB, a través de correo electrónico (viajesunab@unab.cl anexo 3404). Los Solicitantes deberán considerar que se deben realizar las solicitudes y posteriores reservaciones con la mayor anticipación posible, con el propósito de asegurar un buen servicio de viaje y la mejor combinación precio/calidad. 2. La Ejecutiva de Viajes UNAB, de acuerdo a la Solicitud de Viaje o Alojamiento enviada por el Solicitante, deberá cotizar con la Agencia de Viajes, Línea Aérea u Hotel, en un plazo no mayor a 24 horas. - La Ejecutiva de viajes UNAB deberá buscar y asignar la tarifa más baja, considerando opciones de vuelo con una escala o un trasbordo con tal de obtener la menor tarifa posible. - La Ejecutiva de viajes UNAB deberá adquirir pasajes sujetos a multas o pasajes no reembolsables cuando se estime que los planes de traslado no se verán modificados o que el costo del pasaje pueda aplicarse a viajes futuros en la misma aerolínea. 3. La Ejecutiva de Viajes UNAB deberá seleccionar la mejor alternativa de Viaje y/o Alojamiento según precio y calidad. Deberá además enviarla al solicitante y solicitar la aprobación el Formulario de emisión de ticket o reserva de hotel, según corresponda (Anexos). 4. El Solicitante deberá Aprobar la alternativa enviada por Ejecutiva de Viajes, mediante la Ficha de Emisión de Ticket o Ficha de Reserva de Hotel, en un plazo no mayor a 24 horas, a excepción que lo solicitado requiera ser confirmado el mismo día. En caso contrario, deberá efectuar el proceso nuevamente para la autorización del nuevo precio. 4

5 5. La ficha deberá contar con la Aprobación del dueño del centro de costos. Los únicos roles con facultad para validar la selección de la mejor alternativa de viaje son el Rector, Pro Rector, Vicerrector, Decano, Director General, quienes deberán indicar suv B mediante firma en el Formulario de Viaje o Ejecutiva de Viajes UNAB deberá recibir la Ficha de Emisión de Ticket o Ficha de Reserva de Hotel y realizar la Emisión de Ticket o Reserva correspondiente, de acuerdo a lo indicado en la Ficha que corresponda. La Ejecutiva de Viajes UNAB enviará al solicitante la confirmación del pasaje aéreo indicando la reserva y horarios del vuelo y valores. 7. La Ejecutiva de Viajes UNAB será la responsable de procesar el pago la factura de la Agencia de Viaje/Línea aérea adjudicada, adjuntando los documentos indicados en el Procedimiento. CONSIDERACIONES ADICIONALES - Debido a la rápida variación de precios, el Solicitante debe requerir la selección del pasaje aéreo a la brevedad posible, para evitar cambios futuros que significan un costo por multas y diferencias de tarifas. - Se permite a los colaboradores de UNAB mantener sus puntos de viajero frecuente. Sin embargo, bajo ninguna circunstancia el potencial de ganancia de millas de viajero frecuente, podrá dar como resultado costos adicionales para la UNAB. Los colaboradores son responsables de llevar la cuenta de sus millas. - Para el traslado de los colaboradores al aeropuerto se debe evaluar/privilegiar el uso de buses de cortesía tanto del hotel como de aeropuerto. - Toda excepción a esta norma debe ser autorizada por el Rector o Pro Rector de la UNAB PASAPORTES Y VISAS - La Ejecutiva de Viajes UNAB asesorará a los colaboradores acerca de los requisitos para pasaportes visas u otro. VIAJES INTERNACIONALES El Rector, Pro Rector, Vicerrectores, Decanos y Directores Generales tendrán la opción de viajar en clase business en vuelos internacionales, siempre y cuando se cumplan los siguientes requisitos: - El vuelo individual dure más de 8 horas (sin incluir tiempo de trasbordo) - El Superior directo autorice el viaje. - El colaborador debe viajar en una comisión de servicio en representación de los intereses administrativos y/o académicos de la Universidad. - Se debe optar por la tarifa más baja para clase business, lo que podría implicar un trasbordo versus un viaje sin escalas. 5

6 ALOJAMIENTO EN HOTELES UNAB tiene convenio con varias cadenas de hotel. El formulario de Solicitud de viaje debe indicar claramente la necesidad de Hotel, para que la Ejecutiva de viajes UNAB rápidamente confirme la reserva. INCENTIVOS AL ALOJAMIENTO DE EMPLEADOS Un viajero UNAB recibirá un reembolso de USD $50,00 por noche si elige alojarse con amistades o familiares, en lugar de hacerlo en un hotel. Si la duración de la permanencia supera las dos semanas, se someterá a revisión. Este incentivo se otorgará siempre y cuando no se incurra en otros costos incrementales tales como taxi. Esta situación debe ser indicada en el formulario de solicitud de viajes UNAB. 8. REGISTROS Documento / Registro Formulario de Emisión de Ticket Formulario de Reserva de Hotel Descripción Formulario que contiene la información necesaria para solicitar, cotizar, autorizar y adquirir una reserva de Viaje. Formulario que contiene la información necesaria para solicitar, cotizar, autorizar y adquirir una reserva de Alojamiento. 9. PROTOCOLIZACIÓN 6