MANUAL DE INTEGRACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ Y SUBCOMITÉS DE OBRAS PÚBLICAS DEL INIFAP

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1 MANUAL DE INTEGRACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ Y SUBCOMITÉS DE OBRAS PÚBLICAS DEL INIFAP Junio 2002

2 C O N T E N I D O 1. MARCO LEGAL 2. DEFINICIONES 3. OBJETIVO 4. ATRIBUCIONES 5. ESTRUCTURA 6. INTEGRACIÓN 7. FUNCIONES DEL COMITÉ DE OBRAS 8. FUNCIONES QUE SE DELEGAN A LOS SUBCOMITÉS DE OBRAS 9. RESPONSABILIDAD DE LOS INTEGRANTES DEL COMITE DE OBRAS. 10. RESPONSABILIDAD DE LOS INTEGRANTES DEL SUBCOMITÉ DE OBRAS. 1.- MARCO LEGAL 2

3 Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos D. O. F y sus Reformas Reforma al Artículo 134 Constitucional D. O.F.. 28-XII-1982 Ley Orgánica de la Administración Pública Federal D. O. F. 29-XII-1976 y sus reformas. Ley Federal de Entidades Paraestatales D. O. F. 14-II-1996 y sus reformas y Adiciones. Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las mismas D. O. F Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos D. O. F reglamento de la ley de obras publicas y Servicios Relacionados con las mismas D. O. F. 20 VIII-2001 Reglamento de la Ley de Entidades Paraestatales D. O. F y sus modificaciones. Ley de ingresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal del año correspondiente. Decreto por el que se crea el Instituto Nacional de Investigaciones Forestales, Agrícolas y Pecuarias como un Organismo Público Descentralizado con personalidad jurídica y patrimonio propios D.O.F. 2-x

4 D E F I N I C I O N E S: Manual de Integración y Funcionamiento del Para la aplicación de esté manual se entenderá por: Inifap Instituto Nacional de Investigaciones Forestales Agrícolas y Pecuarias. Cir s Cenid s Comité Subcomité Centros de Investigación Regional Centros Nacionales de Investigación Disciplinaria. al Comité de Obras del INIFAP. A los Subcomités de Obras de las Unidades Administrativas de los Centros de Investigación Regional y Centros Nacionales de Investigación Disciplinaria. 4

5 ATRIBUCIONES DEL COMITE DE OBRAS DEL INIFAP De conformidad con el acuerdo de creación del comité, corresponde al comité de obras. Conocer, estudiar y opinar sobre la adjudicación y contratación de obras, así como los servicios relacionados con las mismas, que realicen los centros de investigación regional y centros nacionales de investigación disciplinaria, y las que se ejecuten por administración directa. Atender y dar solución a las consultas relacionadas con la obra publica, que se sean solicitadas por diferentes unidades administrativas dependientes del INIFAP. Solicitar y recibir información de cir s y cenid s, sobre las obras publicas que realicen. Conocer sus programas operativos anuales de cada uno de los cir s y cenid s para opinar sobre los programas de obras y servicios relacionados Dictaminar que las obras y los servicios relacionados con las mismas, sean adjudicados directamente bajo los supuestos del articulo 42 de la ley de obras publicas y servicios relacionados con las mismas y sean congruentes con lo establecido en dicho ordenamiento, verificando que se informe oportunamente a la dirección general de administración y al órgano interno de control. Opinar previamente a la autorización que, en su caso haga el director general del instituto, conforme a la ley de obras publicas y servicios relacionados con las mismas, sobre la celebración de convenios adicionales; superiores al 25 por ciento del monto del contrato original. 5

6 Vigilar que las áreas encargadas de la ejecución de las obras y los servicios relacionados con las mismas cumplan con el programa de rehabilitación de infraestructura, autorizado para cada cir s y cenid s y oficinas centrales. Turnar al órgano interno de control en el INIFAP, aquellos casos en los que se detecten inconsistencia a la normatividad, así como deficiencias en el control y seguimiento de las obras. Establecer subcomités de obras y servicios relacionados con las mismas y los grupos de trabajo necesarios para la atención de asuntos que requieran soluciones detalladas. Normar las funciones y atribuciones de los subcomités de obras y servicios relacionados con las mismas y vigilar su cumplimiento. Delegar a los subcomités de obras y servicios relacionados con las mismas la atención de los asuntos que considere convenientes. Expedir sus bases de organización interna, así como las reglas de funcionamiento y operación del comité. Las demás tareas, funciones y acciones que sean necesarias para el cumplimiento de su objeto, y las que le encomiende el director general del INIFAP. Estructura del comité central de obras y servicios relacionados con las mismas, del INIFAP. 6

7 Para el debido cumplimiento de sus atribuciones, funciones y objetivos, el comité tendrá la siguiente estructura. Un presidente Un secretario técnico Vocales Propietarios Asesores permanentes Invitados El secretario técnico será designado por el presidente del propio comité. I N T E G R A C I O N 7

8 Presidente Director General de Administración Secretario Técnico directora de Recursos Materiales VOCALES PROPIETARIOS Director General de Investigación Agrícola Director general de Investigación Pecuaria Director General de Investigación forestal Director General de Transferencia de Productos y Servicios Director de Recursos Financieros Asesor Permanente Titular de la Unidad Jurídica Titular del órgano Interno de control Invitados: Los Servidores Públicos de otras Unidades Administrativas, cuando se traten asuntos relacionados con ellos. En caso de ausencia del Presidente del Comité, fungirá en su lugar el funcionario que expresa y formalmente designe el mismo. 8

9 EL SUBCOMITÉ DE OBRAS DEBERA DE INTEGRARSE COMO SIGUE: Para el Caso de los Centros de Investigación Regional y Centro de Investigación Disciplinaria El Secretario, Director Regional y el director del Centro de Investigación Disciplinaria serán quienes Presidán el subcomité El director de Administración Regional y el coordinador Administrativo serán quienes fungan como Secretarios Técnicos, respectivamente. El funcionario que designe el presidente para desempeñarse como secretario ejecutivo. En los CIR S los Titulares de la Dirección Investigación y los Directores de Coordinación y Vinculación en la región donde exista este puesto (serán los vocales), así mismo en el caso de los cenid s El representante del comité de obras será vocal. Invitados: En caso de que el Subcomité lo crea conveniente un Jefe de Campo si el asunto a tratar corresponde a su Campo. Asesor: designe. El órgano Interno de Control o algún representante que él FUNCIONES DEL COMITÉ DE OBRAS 9

10 En materia de normas: Elaborar y aprobar el manual de integración y funcionamiento del comité y de los subcomités. Promover y verificar que la contratación y ejecución de las obras se efectúen de acuerdo a los lineamientos y procedimientos establecidos por la ley de obras publicas y servicios relacionados con las mismas, así como su reglamento. Difundir entre los miembros del comité las normas vigentes en materia de obras publicas y servicios relacionados Promover la realización de propuestas sobre normas que regulen obras publicas y servicios relacionados Opinar sobre los manuales de operación o de procedimientos en materia de obra publica, previo dictamen de la dirección general del INIFAP. Elaborar e implantar las normas necesarias para un mejor control de las obras, observando las disposiciones legales y normativas en materia de obra publica. Cumplir y hacer cumplir las normas y políticas que establezca el comité. Establecer los requerimientos de información sobre las obras publicas y servicios relacionados con las mismas, así como la forma y términos en que las unidades y subcomités deberán proporcionarla. EN MATERIA DE ORGANIZACIÓN 10

11 Aprobar los instructivos y los procedimientos que se adopten para la ejecución de las obras. Promover la integración de los subcomités de obras y de los grupos de trabajo, que sean necesarios para la atención de asuntos que requieran soluciones específicas. Coordinar las acciones y atribuciones de los subcomités de obras así como de los grupos de trabajo y vigilar su cumplimiento. En materia de programación y presupuesto Conocer el programa de Rehabilitación de infraestructura a nivel nacional de las Obras Públicas y servicios relacionados con las mismas del ejercicio fiscal vigente, así como el programa a mediano plazo Conocer el avance de las obras autorizadas en los Cir s y Cenid s del ejercicio fiscal vigente. Proponer que se formulen las transferencias de los recursos de obra, cuando no sean ejercidos, a otras partidas de gasto. EN MATERIA DE CONTROL Y VIGILANCIA Vigilar el ejercicio del presupuesto de Obras Vigilar que sean atendidas oportunamente las observaciones que emitan los diversos Órganos de Fiscalización. 11

12 Vigilar que los acuerdos emitidos en el comité y los Compromisos adquiridos sean cumplidos oportunamente. Verificar que se mantenga actualizado el Sistema de Rehabilitación de Infraestructura de los Campos Experimentales en los Cir s y Cenid s. FUNCIONES QUE SE DELEGAN A LOS SUBCOMITÉS DE OBRAS Y SERVICIOS RELACIONADOS CON LAS MISMAS. 12

13 Difundir entre los miembros del Subcomité las normas vigentes en materia de obras Públicas y servicios relacionados Realizar propuestas sobre las normas que regulen las Obras. Emitir su opinión respecto a los proyectos de Obra cuando les sean solicitada. Observar las Políticas que defina el Comité Central de Obras relativas a proyectos específicos que tenga cada uno de los CIR S Y CENID S. EN MATERIA DE ORGANIZACIÓN Establecer y Organizar el Subcomité, en cada uno de los CIR S Y CENID S Observando las normas y disposiciones legales que les establezca el Comité. Promover la integración de equipos de trabajo, cuando se crea necesario, de conformidad a los lineamientos establecidos por el Comité. EN MATERIA DE PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO Conocer, analizar y revisar el programa de rehabilitación de infraestructura de sus campos experimentales, priorizando las necesidades, para su planteamiento al comité de Oficinas Centrales del ejercicio vigente y el de mediano plazo. 13

14 Difundir los lineamientos, proporcionados por la Dirección General de Administración para la formulación e integración del Programa de Rehabilitación de Infraestructura de los CIR S Y CENID S. Promover que se programe oportunamente la Licitación, contratación y ejecución de las Obras y verificar que se lleven a cabo conforme a los lineamientos establecidos por la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las mismas, así como del propio Reglamento y por el Comité. Verificar que se mantenga actualizado el Programa de Rehabilitación de Infraestructura. Promover acciones para la agilización de modificaciones al Programa de Rehabilitación de Infraestructura, En su caso. EN MATERIA DE CONTROL Y SUPERVISIÓN Supervisar en las áreas de su competencia el ejercicio autorizado en el Programa de Rehabilitación de Infraestructura. Supervisar en las áreas de su competencia se lleven a cabo los procesos de contratación de acuerdo a la normatividad vigente. Promover que se establezcan sistemas de control e información adecuados a las políticas que defina el Comité. Verificar que se apliquen las sanciones a que se hagan acreedores los contratistas y empresas de supervisión. Establecer mecanismos para verificar que la adjudicación de los contratos se realice conforme a la Ley de Obras Públicas y Servicios relacionados con las mismas y su Reglamento. 14

15 Cuidar que se cumpla con las condiciones de pago que se establezca en los contratos celebrados. Intervenir para que se atiendan oportunamente las observaciones que emitan los diversos Órganos Fiscalizadores. Establecer el seguimiento para que los acuerdos emitidos en el Subcomité y los compromisos que adquiera, sean cumplidos oportunamente. EN MATERIA DE CAPACITACIÓN Colaborar y Asesorar al Comité en los programas necesarios de capacitación que este señale, difundiéndolos y haciendo participar al personal de las áreas que corresponda. EN MATERIA DE INFORMACIÓN Los subcomités deberán verificar que se informe con oportunidad de las Obras que sean contratadas de conformidad al artículo 43 de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las mismas El subcomité deberá de estar informado de los convenios adicionales que rebasen el 25% del monto y/o tiempo del contrato original, que se celebren, evaluar la justificación e informar mensualmente al comité. El Comité de Obras recibirá la información detallada respecto de aquellos proyectos de Obras, que presente problemática en la ejecución de los mismos o en la contratación, a efecto de solucionarla o hacer las recomendaciones que considere procedentes. 15

16 Informar al Comité de aquellos contratistas que hayan incumplido los contratos de obras, que les fueron adjudicados. El Comité tendrá la información que las afianzadoras proporcionen de aquellas reclamaciones por incumplimiento de los contratos. Con el fin de que se hagan efectivas las fianzas. Poner a Disposición de los interesados el programa anual de Rehabilitación de Infraestructura autorizado e informar al comité. Se deberá enviar al Comité con toda oportunidad, el calendario anual de sesiones aprobado por el Subcomité. Durante el mes de enero de cada año el Subcomité deberá enviar al Comité su propuesta para el Programa de Rehabilitación de Infraestructura priorizando los trabajos a desarrollar en cada uno de sus Campos Experimentales. 16

17 RESPONSABILIDADES DE LOS INTEGRANTES DEL COMITÉ DE OBRAS PÚBLICAS Y SERVICIOS RELACIONADOS CON LAS MISMAS. Presidente Dar a conocer y propiciar con estricto apego de la normatividad que en materia de Obra Pública y servicios Relacionados con la misma, emitan la S.H.C.P., SECODAM Y EL COMITÉ. Autorizar el Orden del Día para la celebración de Juntas Ordinarias y Extraordinarias. Dirigir y coordinar la realización de las Juntas del Comité 17

18 Someter a votación de los integrantes del Comité las resoluciones de los casos que sean sometidos. Emitir su voto de calidad en casos de empate, en votaciones sobre asuntos específicos. Protocolizar las actas del comité y dar validez a documentos complementarios del mismo. Evaluar el cumplimiento del programa de rehabilitación de infraestructura y las metas establecidas. Vigilar y evaluar el funcionamiento de los subcomités y normar las actividades de los mismos. Verificar el cumplimiento de los acuerdos que se tomen en él comite. Proponer el calendario anual de sesiones ordinarias Poner a consideración del comité para su aprobación, el manual de integración y funcionamiento del comité de obras publicas y servicios relacionados con las mismas, así como de los subcomités. Designar a los representantes titulares del comité ante los subcomités. Responsabilidades del secretario técnico Formular el orden del día de cada sesión a celebrarse. Elaborar las actas de cada reunión celebrada Integrar la información resumida de los casos que se pongan a consideración de cada reunión. 18

19 Recabar y presentar al comité los proyectos de normas y procedimientos referentes a obras publica. Convocar a las sesiones del comité. Verificar la información que los diferentes miembros presenten al comité Convocar a las sesiones del comité. Firmar las actas de las sesiones a las que asista Enviar con la debida anticipación a cada uno de los miembros del comité, el expediente de cada junta que se realice. Elaborar el manual de integración del comité de obras publicas y servicios relacionados Someter los documentos comprendidos en las ordenes del día, para su aprobación, al presidente del comité Establecer las acciones para la ejecución de los acuerdos tomados en el comité. Vigilar el cumplimiento de las metas que se hubiere propuesto cumplir el comité 19

20 Informar de los avances o retrasos respecto a la ejecución de acciones fijadas en los acuerdos. Emitir su voto para cada uno de los asuntos sometidos a la consideración del comité. Resguardar la documentación que avale los trabajos, resoluciones y acciones del comité. Responsabilidades de los vocales Asistir puntualmente a las sesiones ordinarias y extraordinarias del comité. Apoyar al comité en la interpretación y aplicación de la ley, así como en la elaboración de la normatividad complementaria para la ejecución del programa de rehabilitación de infraestructura. Coordinar las acciones y consultas que se establezcan entre el comité y sus áreas coordinadas. Analizar el contenido del orden del día y de los expedientes de las sesiones del comité. Proponer alternativas para la solución y atención de los asuntos que se presenten a la consideración del comité, y emitir su voto al respecto. 20

21 Firmar las actas resolutivas de cada uno de los casos considerados en las reuniones. Dar seguimiento al cumplimiento de los acuerdos tomados por el comité. Responsabilidades del órgano interno de control opinar sobre las decisiones, así como hacer las observaciones y aclaraciones que juzgue pertinentes, lo que se asentará en el acta correspondiente. Intervenir en las sesiones del comité con derecho a voz, pero no a voto. Asesorar al comité para la correcta interpretación y aplicación de la ley, el reglamento, normas y sistemas, procedimientos e instructivos que emita, la secretaria de contraloría y desarrollo administrativo, y el propio comité. Vigilar el estricto cumplimiento de la ley, el reglamento y las demás disposiciones aplicables. Proponer a la presidencia del comité la suspensión, en su caso del acto en que se detectare alguna irregularidad. Informar periódicamente al comité las observaciones del programa de rehabilitación de infraestructura determinadas por los diferentes órganos de fiscalización que estén pendientes de atención. 21

22 RESPONSABILIDADES DE LOS INTEGRANTES DEL SUBCOMITÉ DE OBRAS PUBLICAS RESPONSABILIDADES DEL PRESIDENTE DEL SUBCOMITÉ Dar a conocer y propiciar el estricto apego de la normatividad que en materia de obras publicas y servicios relacionados con las mismas, la secretaria de contraloría y desarrollo administrativo y el comité. Autorizar la orden del día para la celebración de juntas ordinarias y extraordinarias Dirigir y coordinar la realización de las juntas del subcomité. Someter a votación de los integrantes del subcomité las resoluciones a tomar. Emitir su voto de calidad en casos de empate, en votaciones sobre asuntos específicos. Protocolizar las actas del subcomité y dar validez a los documentos complementarios del mismo. 22

23 Vigilar el cumplimiento del programa autorizado de rehabilitación de infraestructura y las metas establecidas. Verificar el debido cumplimiento de los acuerdos tomados en el subcomité. Proponer el calendario anual de sesiones ordinarias. RESPONSABILIDADES DEL SECRETARIO TÉCNICO Presentar al presidente la orden del día de las sesiones ordinarias y extraordinarias. Recibir los asuntos que se someterán a la consideración y resolución del subcomité para su incorporación en el orden del día de la siguiente sesión. Difundir entre los miembros del subcomité los lineamientos que deben tener las bases de los concursos, invitaciones y convocatorias, de obra publica y servicios relacionados Vigilar, verificar y evaluar la ejecución de los acuerdos establecidos por el subcomité, que se cumplan los objetivos y metas propuestas por el subcomité así como el avance del programa de rehabilitación de infraestructura, elaborando los informes correspondientes. Emitir su voto para cada uno de los temas que deban decidirse. Firmar las actas de las juntas que tengan verificativo. 23

24 Vigilar que se resguarde la documentación que avala los trabajos, resoluciones y acciones del subcomité. RESPONSABILIDADES DEL SECRETARIO EJECUTIVO Formular el orden del día de las sesiones a celebrarse Elaborar las actas de las sesiones que se realicen Elaborar el calendario anual de sesiones ordinarias del subcomité. Enviar con la debida anticipación a cada uno de los miembros del subcomité, el expediente correspondiente de cada junta que se realice. Recibir, para su incorporación en el orden del día, los asuntos que se someterán a la consideración y resolución del subcomité. Emitir su voto para cada uno de los temas que deban decidirse. Firmar las actas de las juntas que tengan verificativo. Informar al subcomité de los avances o retrasos en la ejecución de las acciones determinadas en los acuerdos. Resguardar la documentación que avale los trabajos, resoluciones y acciones del subcomité. 24

25 RESPONSABILIDADES DE LOS VOCALES Asistir puntualmente a las sesiones ordinarias y extraordinarias del Subcomité. Informar de manera oficial y en tiempo, cuando no se pueda asistir a la reunión nombrando a su representante. Enviar oportunamente al secretario técnico la documentación correspondiente de los casos que sean necesarios someter a consideración del subcomité. Analizar el contenido del orden del día y de los documentos contenidos en el expediente, correspondiente a los asuntos que se tratarán en cada sesión. Proponer alternativas para la solución y atención de los asuntos que se presentan a la consideración del subcomité. Emitir su voto para cada uno de los asuntos que sean sometidos, en el pleno del subcomité. Firmar las actas correspondientes a las juntas a las que hubiere asistido. Informar al subcomité sobre los retrasos, irregularidades y otras situaciones referentes a la ejecución del programa de rehabilitación de infraestructura. Realizar aquellas funciones y actividades que sean encomendadas por el subcomité. RESPONSABILIDADES DEL REPRESENTANTE DEL COMITÉ. 25

26 Asistir puntualmente a las sesiones ordinarias y extraordinarias del Subcomité. El representante del comité será vocal del subcomité, teniendo derecho a voz y voto. Asesorar en la interpretación y aplicación de la Ley de Obras Públicas y servicios relacionados con las mismas, las normas, políticas, procedimientos e instructivos emitidos por la Secretaría de Contraloría y Desarrollo Administrativo y por el Comité. Participar en la elaboración de normas, procedimientos y políticas de las Unidades Administrativas, los cuales deben de ser congruentes con los que emita la Dirección General del INIFAP. Apoyar al Comité y lo que corresponda al Subcomité, para mejorar la administración y operación del Programa de Rehabilitación de Infraestructura. Coordinar las acciones y consultas que se determinen entre la Dirección General de Administración, las áreas de la misma, el comité y subcomité respectivo. Firmar las actas de cada sesión. RESPONSABILIDADES DEL REPRESENTANTE DEL ORGANO INTERNO DE CONTROL Participar en las diferentes sesiones que se celebren con derecho a voz, pero no a voto. Informar al Subcomité las observaciones de Obras Públicas, determinadas por los diferentes Órganos Fiscalizadores, que estén pendientes de atención. Vigilar el estricto cumplimiento de la Ley, el Reglamento y las demás disposiciones aplicables. 26

27 Opinar sobre las decisiones que tome el subcomité haciendo las observaciones y aclaraciones que juzgue pertinentes, las cuales se asentarán en el acta correspondiente. Sugerir al presidente del subcomité, la suspensión, en su caso, de cualquier acto en el que observe alguna irregularidad que no sea convalidable. Asesorar al subcomité para la correcta interpretación y aplicación de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las mismas, El reglamento, normas, sistemas, procedimientos e instructivos que emita la Secretaria de la Contraloría y Desarrollo Administrativo y el Propio Comité. Informar al subcomité de los problemas relevantes que se observen en las revisiones que efectué, tratando de evitar recurrencias. 27

28 Este manual queda debidamente aprobado por los miembros del comité de obras públicas y servicios relacionados Dirección general de administración P r e s i d e n t e. Vocal propietario Dirección General de Investigación Agrícola Director general de investigación pecuaria Director General de Investigación Forestal 28

29 Dirección General de transferencia de productos y servicios Manual de Integración y Funcionamiento del Dirección de recursos financieros Dirección de recursos materiales Subdirección de servicios generales A s e s o r e s Organo interno de control en el INIFAP 29

30 Unidad Jurídica 30