MANUAL PARA LA INTEGRACION Y FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ DE OBRAS PUBLICAS Y SERVICIOS RELACIONADOS CON LAS MISMAS.

Transcripción

1 MANUAL PARA LA INTEGRACION Y FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ DE OBRAS PUBLICAS Y SERVICIOS RELACIONADOS CON LAS MISMAS.

2 CONTENIDO 1. MARCO JURIDICO 2. DEFICIONES 3. OBJETIVO 4. POLITICAS 5. INTEGRACIÓN 6. FUNCIONES 7. OPERACIÓN 8. RESPONSABILIDADES 9. EXPEDIENTES

3 1. MARCO JURÍDICO Articulo 134 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. D.F. 5- II-1917 y fe de erratas de D.O.F. del 6-II-1917 y sus reformas. Ley Orgánica de la Administración Publica Federal D.O.F. 29-XII-1976, y fe de erratas del D.O.F. del 2-II-1977 y sus reformas. Ley de Obras y Servicios Relacionados con las Mismas. D.O.F. 01-I Reglamento de la Ley de Obras Publicas D.O.F. 29-II Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Publico Federal 31-XII-1976 y su fe de erratas del D.O.F. del 18-I-1977 y sus reformas. Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Publico Federal D.O.F. 18-XI-1981 y su reforma. Decreto del Presupuesto de Egresos de la Federación para el ejercicio fiscal correspondiente. Ley Federal de las Entidades Paraestatales D.O.F. 14-V-1986 y sus reformas. Reglamento de la Ley de Entidades Paraestatales. D.O.F. 26-I-1990 y su reforma. Lineamientos para el oportuno y estricto cumplimiento del régimen jurídico de las adquisiciones, arrendamientos, prestación de servicios de cualquier naturaleza, obras publicas y servicios relacionados con estas D.O.F. 15-III OFICIO-CIRCULAR por el que se da a conocer los lineamientos y criterios para que en los procedimientos de Licitación Publica e Invitación Restringida y en lo relacionado con la ejecución y cumplimiento con los contratos de Adquisiciones, Obras Publicas y Servicios de cualquier naturaleza, se observe estrictamente en lo dispuesto por la Ley de Adquisiciones y Obras Publicas D.O.F. 2-X ACUERDO que establece la información relativa a los procedimientos de licitación publica que las dependencias y entidades de la Administración Publica Federal deberán remitir a la Secretaria de contraloría y desarrollo Administrativo por transmisión electrónica o en medio magnético, así como la documentación que las mismas podrán requerir a los proveedores para que estos acrediten su personalidad en los procedimientos de licitación publica. D.O.F. 11-IV-1997.

4 ACUERDO que establece las bases de integración y funcionamiento de los Comités de adquisiciones, Arrendamientos y servicios y de las Comisiones Consultivas Mixtas de Abastecimientos de las entidades de la Administración Publica Federal D.O.F. 5- VIII DEFICIONES Para los fines de este Comité se entenderá por: Ley: la Ley de Obras Publicas y Servicios relacionados con las Mismas. Secretaria: a la Secretaria de Hacienda y Crédito Publico. Contraloría: la Secretaria de La Función Publica Comité: el Comité de Obras Publicas y Servicios Relacionados con las Mismas de la Administración Portuaria Integral de Lázaro Cárdenas, S.A. de C.V. al que se refiere el articulo 25 de la Ley. Dependencias, entidades, contratistas, obras publicas y servicios relacionados con las mismas, los considerados como tales en la Ley. 3. OBJETIVO Establecer las acciones conducentes para la integración y operación del COMITÉ DE OBRAS PUBLICAS Y SERVICIOS RELACIONADOS CON LAS MISMAS, así como coadyuvar a las metas y objetivos establecidas en la materia y a la observancia de la propia Ley y demás disposiciones aplicables. 4. POLÍTICAS Cumplir la normatividad vigente en la materia. Vigilar que se aprovechen en forma optima los recursos humanos, materiales y financieros.

5 Verificar la existencia de disponibilidad de recursos financieros para estar en posibilidades de proceder a la licitación de las obras publicas y servicios que requiere la entidad. Cumplir con los propósitos establecidos en el Programa Maestro de Desarrollo Portuario del Puerto de Lázaro Cárdenas, Mich., en materia de construcción y conservación de infraestructura portuaria conforme a las necesidades de expansión del puerto y los recursos humanos, materiales y financieros de la entidad. Fomentar el desarrollo de nuevos consultores y contratistas. 5. INTEGRACIÓN El comité en la entidad se integrara con los miembros siguientes: A. Con derecho de voz y voto: I. El Director General, quien lo presidirá; II. El Gerente de Ingeniería, quien fungirá como secretario ejecutivo, y III. Los vocales siguientes: a) Gerente de Administración y Finanzas b) Gerente de Operaciones. c) Gerente de Comercialización. B) Sin derecho a voto, pero con voz, los asesores siguientes: a) El Gerente Jurídico; b) El Contralor Interno en la Entidad, y c) En su caso, un servidor publico designado por el área normativa de la Contraloría. Los integrantes titulares del Comité con derecho a voz y voto podrán designar por escrito a sus respectivos suplentes, debiendo contar con un nivel jerárquico inmediato inferior al del titular. Quedara a elección de los asesores y los invitados que asistan para orientar o aclarar la información de los asuntos a tratar, firmar el formato en el que se contenga el acuerdo respectivo, sin embargo, deberán firmar el acta de la reunión como constancia de su participación, debiendo señalar el sentido del acuerdo tomado por los miembros con derecho a voz y voto y los criterios relevantes a cada caso. El formato del asunto que se someta a la consideración del Comité, deberá estar firmado por el secretario ejecutivo, responsabilizándose de que la información contenida en el mismo corresponda a la proporcionada por las áreas requerientes.

6 La responsabilidad de cada integrante del comité quedara limitada al voto o comentario que emita u omita, en lo particular, respecto al asunto sometido a su consideración, con base en la documentación que le sea presentada. En este sentido las determinaciones y opiniones de los miembros del comité no comprenden las acciones u omisiones que posteriormente se generen durante el desarrollo de los procedimientos de contratación o en el cumplimiento de los contratos. No podrán someterse a consideración del Comité, los procedimientos de contratación cuya adjudicación se fundamente en el articulo 43 de la Ley. 6. FUNCIONES FUNCIONES GENERALES a) Revisar los programas y presupuestos de obras publicas y servicios relacionados con las mismas, así como formular observaciones y recomendaciones convenientes. b) Proponer las políticas, bases y lineamientos en materia de obras publicas y servicios relacionados con las mismas, así como autorizar los supuestos no previstos en estos, sometiéndolas a consideración del órgano de gobierno. c) Dictaminar, previamente a la iniciación del procedimiento, sobre la procedencia de celebrar las licitaciones publicas, así como en los casos en que no se celebren por encontrase en alguno de los supuestos de excepción previstos en el articulo 42. d) Elaborar y aprobar el programa anual de reuniones del comité. e) Autorizar la creación del Subcomité de Obras Publicas, así como aprobar la integración y funcionamiento del mismo. f) Coadyuvar al cumplimiento de la Ley y demás disposiciones aplicables En materia de normas Difundir la normatividad vigente en la materia entre el área de ingeniería de la entidad, así como entre los consultores y contratistas.

7 Aplicar la normatividad vigente en la materia Informar a la secretaria los cambios en los programas de Obras Publicas y Servicios Relacionados con las Mismas, que conforme al desarrollo del Recinto Portuario de Lázaro Cárdenas se requiera, conforme a la disposición de Ley en base a la autorización del Órgano de Gobierno Con base en las disposiciones legales, implantar políticas internas de control en materia de obras publicas y servicios relacionados con las mismas En apego al presupuesto, establecer los montos y lineamientos en que se autoriza las adjudicaciones de los contratos Establecer las políticas de consolidación, pagos y reaprovechamiento de bienes, en las obras publicas y servicios relacionados con las mismas, así como las firmas de autorización, para los contratos y modificaciones El comité tendrá las siguientes funciones: Las establecidas en el articulo 25 de la Ley Establecer el Subcomité, determinando su integración, operación, funciones y responsabilidades, así como la forma y términos en que deberán informar al propio Comité en forma trimestral de cada asunto que sea propuesto, a mas tardar dentro de los quince días siguientes al termino de cada trimestre Constituir el subcomité encargado en los PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIÓN, de la revisión de bases de licitaciones, análisis de las propuestas técnicas y económicas; en la EJECUCIÓN el análisis y aprobación de los ajustes de costos, prorrogas de programa de obra, precios extraordinarios y volúmenes adicionales de las Obras Publicas y Servicios Relacionados con las Mismas, que quedara integrado por los servidores públicos de las áreas que se mencionan a continuación: a). Subgerente de Construcción y Mantenimiento. b). Subgerente de Planeación c). Jefes de departamento del área correspondiente. d). En su caso, el requirente del objeto de la licitación. El Director General de la entidad, hará la designación de los servidores públicos mencionados, quienes deberán contar, cuando menos, con el

8 nivel de jefe de departamento. A las reuniones respectivas se invitara a un servidor publico del Órgano Interno en la entidad y del área jurídica Autorizar, en caso de ser necesario, las reducciones del plazo que debe transcurrir entre la fecha de publicación de la convocatoria y el acto de presentación y apertura de proposiciones de las licitaciones publicas, previo análisis de las causas de justificación Aprobar el monto máximo de los contratos de obra publica y servicios relacionados con las mismas que podrán exceptuarse de presentar las garantías de cumplimiento, anticipo y vicios ocultos, para los casos señalados en los artículos 42, fracciones IX y X, y 43 de la Ley Aprobar el programa de obra publica y servicios relacionados con las mismas de la entidad, y vigilar que se contraten de acuerdo a la disponibilidad de recursos. I. La mención de los procedimientos de contratación que hayan concluido, cuya procedencia haya sido dictaminada por el Comité, precisando el desarrollo de dichos procedimientos y la formalización del contrato respectivo, al rendirse esta información deberá emplearse el formato COPS-02 II. La precisión de los resultados generales de las obras publicas y servicios relacionados con las mismas, cuyo comportamiento podrá advertirse, a través del porcentaje del cumplimiento de las obligaciones de los contratistas y consultores pactadas con los contratos, el cual se obtendrá de la división del total de los contratos cuyas obligaciones fueron cumplidas por los contratistas, entre el total de los contratos cuyas prestaciones deben cumplirse por los contratistas durante el trimestre. III. La referencia de las inconformidades recibidas, a fin que el Comité cuente con los elementos para proponer medidas tendientes a subsanar las deficiencias que, en su caso, estuvieren ocurriendo en las áreas contratantes, con el propósito de evitar se susciten de nueva cuentas las deficiencias que generaron dichas inconformidades. Para ello, será necesario precisar el acto en contra del cual se presenta la inconformidad; las áreas involucradas; los motivos que la generaron, y el sentido de la resolución. Al rendirse esta información deberá utilizarse el formato numero COPS-03 que se anexa.

9 IV. La indicación del estado que guarden los procedimientos de aplicación de las garantías, por el no sostenimiento de las propuestas, la recisión de los contratos y por el no reintegro de anticipos 7. OPERACION Las reuniones del comité se celebraran en los términos siguientes: 7.1 Las ordinarias tendrán verificativo por lo menos una vez al mes, salvo que no existan asuntos a tratar, en cuyo caso deberá darse aviso oportunamente a los miembros del Comité, cuando menos con veinticuatro horas de anticipación a la que se tenia prevista para su celebración. Solo en casos debidamente justificados y a través de convocatoria emitida por el presidente del Comité, se podrán realizar reuniones extraordinarias. 7.2 Se llevaran al cabo cuando asistan como mínimo la mitad mas uno de los miembros con derecho a voto, y las decisiones se tomaran por mayoría de votos, debiendo indicarse en el acta de la reunión quien emite el voto y el sentido de este, excepto en los casos en que la decisión sea unánime. En caso de empate, quien presida tendrá voto de calidad para tomar la determinación correspondiente. 7.3 En ausencia del presidente del Comité o de su suplente, las reuniones no podrán llevarse a cabo. 7.4 El orden del día, junto con los documentos correspondientes de cada reunión, se entregara a los integrantes del Comité, cuando menos con dos días hábiles de anticipación para reuniones ordinarias y con un día hábil para las extraordinarias. En caso de inobservarse estos plazos, la sesión no podrá llevarse a cabo. 7.5 Los asuntos que se sometan a consideración del Comité, se presentaran a través del formato numero COPS-01 que se anexa. 7.6 Una vez que el asunto sea analizado y dictaminado por el Comité, el formato a que se refiere el numeral anterior, deberá ser firmado antes de concluir la reunión, por cada asistente con derecho a voto.

10 7.7 De cada reunión se levantara acta que será firmada por todos los que hubieran intervenido en ella, misma que se aprobara a mas tardar en la reunión ordinaria o extraordinaria inmediata superior. 7.8 Invariablemente deberá incluirse en el orden del día, un apartado correspondiente al seguimiento de acuerdos emitidos en las reuniones anteriores. En el punto correspondiente a asuntos generales, solo podrán incluirse asuntos de carácter informativo. 7.9 En la primera reunión del ejercicio fiscal que se trate deberán presentarse, a consideración, el calendario de reuniones ordinarias, el programa anual de obras publicas y servicios relacionados con las mismas autorizado, y los montos máximos a que alude el articulo 43 de la Ley. 8. RESPONSABILIDADES. Los integrantes del comité tendrán las siguientes funciones: 8.1 Presidente: autorizar las ordenes del día de las reuniones ordinarias y extraordinarias; coordinar y dirigir las reuniones del Comité y convocar a sus miembros cuando sea necesario; emitir su voto; en caso de empate, emitir su voto de calidad. 8.2 Secretario ejecutivo: la expedición correcta de las ordenes del día y de los listados de los asuntos que se trataran, incluyendo los soportes documentales necesarios; así como remitir a cada integrantes del Comité, el expediente de la reunión a celebrarse; elaborar los informes trimestrales y anuales; verificar las adjudicaciones y la disponibilidad presupuestal y de recursos financieros, vigilar los cumplimientos de metas programadas por el comité, así como informar mensualmente los avances o retrasos; aplicar las sanciones o penas establecidas en los contratos o convenios del contratista o consultor. Cuidar que los acuerdos del Comité se asienten en los formatos respectivos, y se levante el acta de cada una de las sesiones, vigilando que el archivo de documentos este completo y se mantenga actualizado, cuidando su conservación por el tiempo mínimo que marca la Ley. 8.3 Vocales: en su caso, enviar al secretario ejecutivo antes de la reunión, los documentos de los asuntos que se deban someter a la consideración del Comité, analizar el orden del día y los documentos sobre los asuntos a

11 tratar, así como pronunciar los comentarios que estime pertinentes y emitir el voto respectivo. 8.4 Asesores: proporcionar la orientación necesaria en torno a los asuntos que se traten, de acuerdo con las facultades que tenga conferidas el área que lo haya designado. 8.5 Invitados: únicamente tendrán participación en los casos en que el secretario ejecutivo considere necesaria su intervención, para aclarar aspectos técnicos o administrativos, relacionados con los asuntos sometidos a la consideración del Comité. 9. EXPEDIENTES 9.1 Los expedientes de acuerdo a las actas del comité deberán ser integrados con copias fotostáticas de: Convocatoria por licitación publica; Bases de licitación; Propuestas técnicas y económicas; Cuadro y análisis comparativo de las propuestas; Actas de fallo; y Actas de entrega-recepción.