TESORERÍA PAGO A PROVEEDORES POR DISPERSIÓN DE FONDOS TES-PR-004-UDES. Sistema de Gestión de la Calidad VAF Vicerrectoría Administrativa y Financiera

Transcripción

1 Versión: 02 Página 1 de 7 PROCESO y/o SUBPROCESO: PROCEDIMIENTO: TESORERÍA Se deben cumplir los lineamientos institucionales, leyes, normas, políticas, procedimientos, planes, programas, proyectos, y metas del proceso y/o subproceso y de la UDES. El pago a proveedores por dispersión de fondos se realiza por conceptos diferentes a: Gastos de viaje, honorarios, anticipos a proveedores, cajas menores, impuestos, servicios públicos, embargos, libranzas, indemnizaciones, obligaciones bancarias, pagos a terceros, devoluciones de matrículas, personal con contratos por convenios, rechazo bancario de nómina, rechazo bancario de pago a proveedores. CONDICIONES GENERALES Solo se giran pagos a proveedores por dispersión de fondos a los cuales se le haya generado factura de compra. Se presentan rechazos o exclusiones en abono a dispersión a fondos, cuando hay identificación errada del beneficiario, o cuando las cuentas bancarias no correspondan. Cumplir con requisitos exigidos por la entidad bancaria y condiciones del manejo de las cuentas. Los Proveedores nuevos deben anexar la certificación bancaria donde se especifique el número de cuenta, entidad bancaria, tipo de cuenta e identificación. Para proceder con el pago, debe estar registrado en el Sistema de Información las facturas y cuentas por pagar. El archivo físico de los comprobantes de egreso se realiza máximo al mes siguiente de haber finalizado el mes contable. Este procedimiento aplica para las sedes de Bucaramanga, Cúcuta y Valledupar.

2 Versión: 02 Página 2 de 7 ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE TIEMPO (DIAS HABILES) DOCUMENTOS Y REGISTRADOS INICIO Recepción y organización de cuentas por pagar Se reciben las Facturas del subproceso de Contabilidad, debidamente autorizadas en cumplimiento previo con los procedimientos de Presupuesto, Compras y Contabilidad. Se verifica que se encuentren los datos requeridos para realizar el giro: titular de la cuenta, número de la cuenta, entidad financiera, tipo de cuenta e identificación. contable (sede) 1 hora (Diariamente) Factura de Compra y anexos Sistema de información Contable, Modulo de cuentas por pagar Se revisan las cuentas y las que no cumplan con los requisitos institucionales y legales, se devuelven a Contabilidad, para corrección y/o ajustes pertinentes. Una vez efectuado los ajustes inicia nuevamente el procedimiento. Las facturas de compra se clasifican teniendo en cuenta el concepto y vencimiento y determina cuales se cancelan por dispersión de fondos y cuales por cheques. El orden de pago está determinado por fecha de vencimiento y por los requerimientos establecidos por la Dirección Financiera y Administrativa. pago Las cuentas por pagar (en el caso de las sedes, según la remesa aprobada VAF-FT-012-UDES) se registran el Sistema de información, en el módulo de Cuentas por Pagar ingresando a Pagos, en la planilla de planeación de pagos selecciona el proveedor y verifica el tesorería Contadora sede Cúcuta y Valledupar 2 días Archivo de Pagos Correo electrónico

3 Versión: 02 Página 3 de 7 número de la factura de compra, y se marca los proveedores seleccionados para el pago de la cuenta durante la semana. Se genera el informe de Planeación el cual es remitido a. Verificación de Pagos Verifica con la remesa VAF-FT-012- UDES aprobada, la planeación de pagos realizada y remite el archivo, a la Dirección Financiera para su revisión y concepto de pagos. Dirección Financiera 3 días Correo Electrónico Archivo de planeación de pagos Remesa VAF-FT-012- UDES Aprobación de la pagos Con el informe de Pagos, la verificación de la Dirección Financiera y teniendo en cuenta la disponibilidad de fondos, tesorería autoriza e informa los pagos a realizar en las diferentes sedes. 1 día Archivo de Pagos autorizado Correo electrónico Impresión de comprobantes de Egresos Se generan los comprobantes de egreso, de las cuentas por pagar autorizadas por según informe Plan de Pagos y registradas en el Sistema de Información Contable, como soporte interno de la transacción ejecutada. Contable (Sede) 3 horas Comprobantes de egreso Factura de Compras y sus soportes respectivos Preparación de archivos para pago en Bancos Se ingresa al Sistema de información, módulo de cuentas por pagar y se genera: Archivo de prueba. Una vez genera el archivo se verifica que la información del beneficiario Contable Sede Valledupar Contadora Sede Cúcuta 2 horas Informe Plan de Pagos Información generada en el Portal del Banco

4 Versión: 02 Página 4 de 7 del pago este completa y que los valores correspondan a la planeación autorizada. Si se encuentran inconsistencias en el archivo, inmediatamente se realizan la identificación del error y ajustes, ya sea que falte algún dato del proveedor, o diferencia en algún valor; en este último evento se solicita al Ingeniero de Soporte del SISTEMA DE INFORMACION para que realice una verificación de los valores que fueron incluidos en el archivo de prueba. Una vez efectuado los ajustes, se procede a preparar y generar nuevamente en el sistema el archivo de prueba para su validación y posterior remisión a para la revalidación con el Informe Plan de Pagos y aprobación. Archivo plano. Una vez autorizado el archivo de prueba por, se genera el archivo plano en el sistema de información. Para remitir el archivo plano al Banco para la aplicación de los pagos, la ajusta el archivo teniendo en cuenta los requerimientos de estructura de la entidad financiera (Se eliminan los dígitos de verificación de los NJTS persona natural, se excluyen los caracteres no numéricos de las cuentas bancarias y se verifica el código de los bancos de las cuentas a consignar de los proveedores). Una vez ajustado el archivo plano según requerimientos del

5 Versión: 02 Página 5 de 7 banco, la, sube el archivo plano a la plataforma del banco en el menú habilitado para los pagos por DISFON. Archivo plano en la plataforma del banco Una vez generado el archivo plano y subido en la plataforma del banco, se informa a la VAF de la colocación del archivo plano en la página del Banco, para que proceda con la autorización de dispersión de pago a proveedores. Vicerrectoría Administrativa y Financiera 1 hora Archivo plano Correo electrónico Revisión pagos dispersión de fondos (DISFON) Una vez efectuada la dispersión de fondos por parte de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera, se verifica la aplicación, exclusión o rechazo de los pagos relacionados en el archivo plano autorizado por la VAF. A los pagos excluidos o rechazados por la entidad financiera, se imprime el reporte del Banco generado en el portal y se anexa el comprobante de egreso y soportes y se remiten para anulación al subproceso de Contabilidad. Contable (Contabilidad) contable Sede 1 hora Impresión reporte inconsistencias y pagos de la entidad financiera. Comprobantes de Egresos y sus respectivos anexos De los pagos aplicados se archivan los comprobantes de egreso y sus respectivos soportes. (finaliza el procedimiento para pagos exitosos) Pagos a excluidos o rechazados Se anula el comprobante de egreso y el registro de contabilidad en el Sistema de información. Una vez efectuado los registros, remiten nuevamente a tesorería los comprobantes de egreso y sus respectivos soportes anulados, para la generación del pago mediante cheque, mediante el procedimiento Contabilidad contable Sede 1 hora Comprobante de egreso anulado y sus respectivos soportes Comprobante de egresos y sus respectivos soportes

6 Versión: 02 Página 6 de 7 de Pago con Cheques TES-PR-003- UDES. Cheques Consignación (si aplica) FIN

7 Versión: 02 Página 7 de 7 CONTROL DE CAMBIOS VERSION DESCRIPCION DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACION 00 Versión de Prueba Jefe de 29/10/ Se ajusta el pie de página, teniendo en cuenta lo establecido en la 03 versión del procedimiento de control de documentos y registros. 29/04/ Aplicación de la marca de conformidad de la certificación ICONTEC Esperanza Rojas Rojas Coordinadora de Gestión Documental 01/03/2016