2. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR CON SUS ESPECIFICACIONES

Transcripción

1 ESTUDIO PREVIO MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE IMPRESORAS LANIER DE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO (Artículo 3º Decreto 2474 de 2008) 1. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD De conformidad con lo establecido en el artículo 1 del Decreto 2153 de 1992, el artículo 71 de la Ley 1151 de 2007 y el Decreto 3523 de 2009, la Superintendencia de Industria y Comercio es un organismo de carácter técnico con personería jurídica, que goza de autonomía administrativa, financiera, presupuestal y cuenta con patrimonio propio, denominada entidad estatal para efectos contractuales de acuerdo con lo señalado en el literal b) del numeral 1 del artículo 2 de la Ley 80 de La Superintendencia de Industria y Comercio, como ente responsable de la formulación de políticas y divulgación de las mismas, requiere la elaboración de diferentes documentos, como resoluciones, memorandos, circulares, oficios, informes y actos administrativos. Además, no es solo responsable de brindar las herramientas necesarias a los funcionarios para la realización de este tipo de funciones, sino también de mantener dichas herramientas en óptimas condiciones. Por lo anterior se cuenta con cuatro impresoras marca LANIER, las cuales necesitan un mantenimiento preventivo y correctivo periódico para garantizar su correcto funcionamiento. Para cubrir dicha necesidad es preciso contratar el servicio especializado de mantenimiento de las impresoras, el cual incluya los repuestos que deban suministrarse para las reparaciones requeridas, ya que la superintendencia no cuenta con personal capacitado que realice esta tarea. 2. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR CON SUS ESPECIFICACIONES 2.1. OBJETO: Efectuar el mantenimiento preventivo y correctivo de las impresoras marca LANIER de la Superintendencia de Industria y Comercio ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DEL SERVICIO El proponente al cual sea adjudicado el contrato, se obliga para con la Superintendencia de Industria y Comercio a prestar los siguientes servicios: 1. Efectuar el mantenimiento preventivo y correctivo de las siguientes impresoras: TIPO DE IMPRESORA CANTIDAD LANIER LD LANIER LD TOTAL 4 1

2 2. Realizar el mantenimiento con personal técnico especializado y capacitado. 3. Suministrar los repuestos originales necesarios. (Deberá presentar el repuesto original y hacer la devolución del repuesto reemplazado). 4. Atender los requerimientos solicitados por el Supervisor del contrato, en un tiempo de respuesta no mayor a una (1) hora hábil. 5. Prestar el servicio en las instalaciones de la Superintendencia. 6. Los repuestos deben ser originales, para esto deben estar certificados por el fabricante. 7. Ofrecer garantía por los repuestos y trabajos realizados. 8. Reemplazar o cambiar cualquier repuesto que no satisfaga plenamente las necesidades de la Superintendencia, ante la solicitud del supervisor del contrato 9. Presentar al supervisor del contrato un informe técnico de las labores realizadas durante cada visita técnica. 10. Informar oportunamente a la Superintendencia cuando el saldo disponible sea equivalente al 20% del valor del contrato. 11. El contratista deberá acreditar la afiliación del personal que destinará para la prestación del servicio al sistema de seguridad social e igualmente estar al día en el pago de los aportes y en el pago de sus obligaciones parafiscales, durante la vigencia del contrato, según sea el caso. 12. Las demás que se deriven de la naturaleza del contrato y que garanticen su cabal y oportuna ejecución DOCUMENTOS TÉCNICOS Los proponentes deberán acreditar experiencia mínima en tres (3) contratos similares al objeto de la presente contratación, ejecutados a partir del año 2006, cuya ejecución haya finalizado. Deben acreditar la experiencia con certificaciones expedidas por los contratantes PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO: A partir de la aprobación de las garantías pactadas, previo cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento hasta el 31 de Diciembre de 2012 o hasta agotar los recursos asignados FORMA DE PAGO: La Superintendencia cancelará al contratista el valor del mantenimiento por mensualidades vencidas, según lo facturado, previo recibo a satisfacción y presentación de constancia del Supervisor sobre el correcto cumplimiento del objeto del contrato. Para efectos de cada pago el contratista deberá adjuntar con la factura, la constancia del pago de los aportes al sistema general de seguridad social del personal asignado para la prestación del servicio, así como el pago de aportes parafiscales, según sea el caso. 2

3 2.6. TIPO DE CONTRATO: Prestación de Servicios LUGAR DE EJECUCIÓN: Bogotá D.C PRESUPUESTO ESTIMADO: El valor del presupuesto oficial establecido para la presente contratación es la suma de de VEINTICINCO MILLONES CUATROCIENTOS SESENTA Y SEIS MIL SEISCIENTOS SESENTA Y SIETE PESOS MONEDA CORRIENTE ($ oo m/cte) incluido IVA SUPERVISIÓN: En virtud de lo dispuesto mediante la Resolución N del 2 de mayo de 2008 "MANUAL DE FUNCIONES SUPERVISORES Y/O INTERVENTORES" La supervisión del contrato será ejercida por el Coordinador del Grupo de Trabajo Administrativo o por la persona que la ordenadora del gasto designe para este fin GARANTIA ÚNICA: Atendiendo la naturaleza del objeto (mantenimiento) y la forma de pago y para asegurar el cumplimiento de las obligaciones adquiridas en virtud del presente contrato el CONTRATISTA deberá constituir una garantía, a su elección, en cualquiera de las modalidades que describe el artículo 3 del Decreto 4828 de 2008 (esto es póliza de seguros, fiducia mercantil en garantía, garantía bancaria a primer requerimiento, endoso en garantía de título valores, depósito de dinero en garantía) con las coberturas indicadas a continuación: a. El cumplimiento de todas sus obligaciones contractuales y legales inherentes al contrato, en cuantía equivalente al diez por ciento (10%) del valor del mismo, vigente por el término de ejecución del contrato y cuatro (4) meses más, contados a partir de la fecha de expedición de la garantía. b. La calidad del servicio prestado, por valor equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del contrato y una vigencia igual al plazo de ejecución del mismo y cuatro (4) meses más, contada a partir de la fecha de expedición de la garantía. 3. FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN El marco legal del proceso de selección y del contrato que se derive de su adjudicación, está conformado por las normas contenidas en la Constitución Política y leyes de la República de Colombia, y en especial, el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública (Ley 80 de 1993) reformado mediante la Ley 1150 de 2007sus decretos reglamentarios y en especial la ley 1474 de 2011 contiene disposiciones en materia de contratación pública dentro de las cuales se encuentra la modificación al artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 en el cual se incorpora como nueva modalidad de selección la contratación correspondiente a la "Mínima Cuantía", reglamentada por el decreto 2516 de La escogencia del contratista se realizará a través éste procedimiento para adquisición de bienes, servicios y obras cuyo valor no exceda del 10% de la menor cuantía de la entidad. Debido a que el valor no excede el 10% de la menor cuantía de la Entidad, la Superintendencia de Industria y Comercio formulará invitación pública a presentar ofertas y establecerá los requisitos mínimos habilitantes que serán verificados únicamente en el oferente con el precio más bajo siempre que se encuentre en condiciones de mercado y satisfaga las necesidades de la Entidad a través del Portal Único de Contratación. 3

4 De igual manera, esta selección se regirá por lo previsto en la ley 80 de 1993, la ley 1150 de 2007, el decreto 2474 de 2008 y demás normas vigentes y concordantes. También le son aplicables las demás normas concordantes con la materia, que rijan o lleguen a regir los aspectos del presente proceso de selección. En lo que no se encuentra particularmente regulado, se aplicarán las normas de la función pública, el código contencioso administrativo, las comerciales y las civiles colombianas vigentes. Las normas actualmente vigentes en la República de Colombia, que resulten pertinentes al presente proceso de selección, se presumen conocidas por todos los proponentes. Modalidad del Proceso de Selección El presente proceso de contratación se enmarca dentro de la modalidad de Invitación Publica en aplaicacion de la ley 1474 de 2011 mediante la cual se modifica el artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 en el cual se incorpora como nueva modalidad de selección la contratación correspondiente a la "Mínima Cuantía", reglamentada por el decreto 2516 de 2011., y demás decretos reglamentarios, en atención al objeto a contratar y la cuantía cuyo valor supera la minima cuantía de la Entidad que corresponde para la vigencia del año 2011 a VEINTICINCO MILLONES QUINIENTOS UN MIL QUINIENTOS PESOS M/CTE. ($ ) 4. ESTUDIO DE MERCADO O ANÁLISIS ECONÓMICO DEL VALOR DEL CONTRATO La Superintendencia cuenta con 4 impresoras marca LANIER, como lo muestra el siguiente cuadro: TIPO DE IMPRESORA CANTIDAD LANIER LD LANIER LD TOTAL 4 Para realizar la estimación del valor del contrato se realizó el estudio de precios de mercado para los mantenimientos preventivos y correctivos teniendo en cuenta el plazo total de ejecución del contrato, con empresas especializadas en esta clase de servicio (RICOH, GTS, DISTRITONER), se calculó un valor promedio por todos los proveedores de servicio que cotizaron, con el fin de estimar un valor promedio total para el mantenimiento preventivo y correctivo. Los resultados se muestran en la siguiente tabla. TIPO CANT COTIZACIÓN RICOH COTIZACIÓN GTS COTIZACIÓN DISTRITONER VALOR PROMEDIO MTTO TOTAL LANIER LD LANIER LD $ $ $ $

5 De acuerdo con esto, para la presente contratación se estima la suma hasta por valor de VEINTICINCO MILLONES CUATROCIENTOS SESENTA Y SEIS MIL SEISCIENTOS SESENTA Y SIETE PESOS MONEDA CORRIENTE ($ oo m/cte) incluido IVA. Con cargo a gastos de funcionamiento mantenimiento. 5. CRITERIOS DE VERIFICACIÓN Y EVALUACIÓN En el presente proceso de selección objetiva se escogerá el ofrecimiento más favorable para la Superintendencia de Industria y Comercio y a los fines que ella busca, sin tener en consideración factores de afecto o de interés y en general, cualquier clase de motivación subjetiva. Todas las propuestas presentadas válidamente se analizarán bajo los mismos parámetros, dando cumplimiento al principio de selección objetiva para garantizar la escogencia del ofrecimiento más favorable para la entidad y la realización de los fines que se buscan. La ausencia de requisitos o la falta de documentos referentes a la futura contratación o al proponente, no necesarios para la comparación de las propuestas No servirán de título suficiente para el rechazo de los ofrecimientos hechos. En consecuencia, todos aquellos requisitos de la propuesta que no afecten la asignación de puntaje o que no constituyan requisitos mínimos de la oferta, podrán ser solicitados por las entidades en cualquier momento hasta la adjudicación. A continuación se menciona el proceso y criterios de verificación y evaluación, de las propuestas, con su correspondiente asignación en calificación si es del caso, así como el orden de cada criterio. Las propuestas se evaluarán de acuerdo con la distribución de puntajes indicados en la siguiente tabla: FACTORES DE EVALUACIÓN Y VERIFICACIÓN FACTORES DE VERIFICACIÓN PARAMETRO VERIFICACION EVALUACION PUNTAJE Evaluación jurídica Habilitante Habilitante Evaluación técnica Habilitante Habilitante FACTOR DE PONDERACION-MENOR PRECIO EVALUACIÓN ECONÓMICA Ponderable MENOR PRECIO 5.1 REQUISITOS DE VERIFICACIÓN. La capacidad jurídica, las condiciones de experiencia general, serán objeto de verificación de cumplimiento como requisitos habilitantes para la participación en el proceso de selección y no otorgarán puntaje. FACTORES JURÍDICOS La verificación de la información jurídica se hará sobre la documentación que permita establecer que el proponente cuenta con capacidad para contratar y en general cumple con las normas legales sobre contratación establecidas en 5

6 nuestra reglamentación. Esta verificación no tiene ponderación alguna, se trata del estudio que realiza la el Grupo de Trabajo de Contratos de la SIC para determinar si la propuesta se ajusta a los requerimientos de estos Pliegos de Condiciones, los mismos se especifican en el anexo N 00X Este análisis no concederá puntaje alguno, pero de él puede resultar el rechazo de la propuesta, si se configura alguna de las causales FACTORS TECNICOS: DOCUMENTOS TÉCNICOS A. EXPERIENCIA ACREDITADA Los proponentes deberán acreditar experiencia mínima en dos (2) contratos similares al objeto de la presente contratación, ejecutados a partir del año 2008, cuya ejecución haya finalizado y cuya sumatoria sea igual o superior al 100% del presupuesto oficial estimado para la presente contratación. Deben acreditar la experiencia con certificaciones expedidas por los contratantes. FACTOR DE PONDERACION-MENOR PRECIO La escogencia recaerá sobre aquella oferta con el precio más bajo, siempre que se encuentre en condiciones de mercado y satisfaga las necesidades de la Superintendencia de Industria y Comercio. De igual manera se procederá si sólo se presenta una sola oferta. En caso de empate a menor precio, la entidad adjudicará a quien haya entregado primero la oferta entre los empatados, según el orden de entrega de las mismas. Los requisitos mínimos habilitantes serán verificados únicamente en el oferente con el precio más bajo. De no cumplir los requisitos habilitantes exigidos, se podrá contratar con el oferente que haya presentado el segundo menor precio previa verificación de sus calidades habilitantes y así sucesivamente. En el evento en que no cumpla el siguiente oferente se seguirá con el que continúe en orden de menor precio y así con cada uno de los siguientes oferentes hasta obtener uno habilitado. De no lograrse lo anterior, se repetirá el proceso de selección. NOTA: En caso de requerirse documentos de carácter habilitantes al oferente con el precio más bajo se realizará al día hábil siguiente de la fecha para presentar ofertas, por lo que se recomienda disponer de dichos documentos al momento de ofertar, de conformidad con el artículo 10 del decreto 2474 de ANÁLISIS, ESTIMACIÓN, TIPIFICACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES QUE PUEDAN AFECTAR EL EQUILIBRIO ECONÓMICO DEL CONTRATO La presente contratación puede presentar los siguientes riesgos: 6

7 TIPO DE RIESGO Fallas en la logística en la prestación del servicio. Incumplimiento por parte del contratista en la entrega de los elementos o prestación del servicio ESTIMACIÓN PROBABILIDAD MAGNITUD DE OCURRENCIA Menor Ocasional X Menor Ocasional X ASIGNACIÓN CONTRATISTA ENTIDAD La Calidad no satisfactoria de los elementos suministrados Menor Ocasional X 7. ANÁLISIS DE LA EXIGENCIA DE LOS MECANISMOS DE COBERTURA: Atendiendo la naturaleza del objeto (mantenimiento) y la forma de pago y para asegurar el cumplimiento de las obligaciones adquiridas en virtud del presente contrato el CONTRATISTA deberá constituir una garantía, a su elección, en cualquiera de las modalidades que describe el artículo 3 del Decreto 4828 de 2008 (esto es póliza de seguros, fiducia mercantil en garantía, garantía bancaria a primer requerimiento, endoso en garantía de título valores, depósito de dinero en garantía) con las coberturas indicadas a continuación: a. El cumplimiento de todas sus obligaciones contractuales y legales inherentes al contrato, en cuantía equivalente al diez por ciento (10%) del valor del mismo, vigente por el término de ejecución del contrato y cuatro (4) meses más, contados a partir de la fecha de expedición de la garantía. b. La calidad del servicio prestado, por valor equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del contrato y una vigencia igual al plazo de ejecución del mismo y cuatro (4) meses más, contada a partir de la fecha de expedición de la garantía. Cordialmente, (Original firmado) LUIS ARMANDO ESTRADA ENCISO Coordinador Grupo de Trabajo Administrativo Proyectó: Luis Enrique Franco Moncada - Operario Calificado Revisó: Luis Armando Estrada Enciso - Coordinador Aprobó: Luis Armando Estrada Enciso Coordinador 7