MANUAL DE USUARIO PROCESOS ESPECIALES

Transcripción

1 PROCESOS ESPECIALES Los procesos especiales del módulo de Cuentas por Cobrar le permitirán realizar operaciones sobre la información que tiene en el módulo, por eso su importancia en la aplicación ya que cuando se ejecutan le puede ayudar a facilitar sus procesos y también modificar la información de acuerdo a su funcionamiento. A continuación se explicará cada uno de los procesos del módulo para que conozca de forma completa su funcionalidad. RECUPERACION PROCESOS BASICOS Este proceso actualiza los acumulados de los documentos creados en la aplicación de un año específico, debe correrse al final del año para que los acumulados del año siguiente se actualicen correctamente. Ej: Si va a iniciar con movimientos del año 2009 debe ejecutar el proceso de recuperación del año 2009 para que los acumulados de cada cliente se actualice. Este proceso le solicitara el año y el código del cliente al que desea regenerar los acumulados, el sistema le mostrará la lista de todos los clientes que tiene creado en el sistema. Si desea ejecutar el proceso para todos debe escribir el símbolo %, el cual lo muestra por defecto el proceso de recuperación ACTUALIZACION CLIENTE EN MORA Con el fin de ahorrar el tiempo que le tomaría activar el indicador de mora en cada uno de los clientes, se creó este procedimiento de actualización, el cual le permitirá marcar los clientes teniendo en cuenta una fecha de corte y una cantidad específica de días de mora. Después de haber ejecutado este proceso puede verificar en el maestro de Clientes que el indicador de mora este activo para los códigos que cumplen con los parámetros que ha especificado al proceso. Los parámetros solicitados por el proceso son la fecha de corte en que el sistema debe iniciar con la evaluación de los clientes en mora.

2 IMPORTACION DE DOCUMENTOS A CXC Con este proceso puede realizar la creación de movimientos de los clientes automáticamente mediante un archivo plano. Este proceso valida que todos los campos de cada subtipo de documento este diligenciado y con valores validos. Si al ejecutar el proceso se presentan inconsistencias se genera un informe en el que se explican los problemas que hubo para subir el documento. Los parámetros que solicita este proceso son un año inicial y uno final para realizar la consulta en el archivo que especifique, mes inicial y final, subtipo de documento inicial y final, número de documento inicial y final, fecha inicial y final. El proceso realizará la consulta de estos parámetros en el archivo que tiene para importar con el fin de realizar la creación de los documentos que especifique Cuando habilite el campo ver, el proceso le permitirá visualizar los documentos que se van a crear en el módulo para su verificación.

3 Al dar clic en aceptar, se validará la información a importar, si no contiene inconsistencias, se realizará la importación de documentos. VALIDACION DE CONSECUTIVOS Este proceso realizará la revisión de los consecutivos de los documentos que haya creado en la aplicación y revisa la ausencia de algún consecutivo en un subtipo de documento. La información que se solicita en este proceso para ser ejecutado es: Año del Documento: Debe ingresar el año al que desea realizar el control Periodo: En estos campos debe ingresar el rango de meses a validar. Subtipo de Documento: Corresponde al subtipo de documento que va a controlar. Carácter: Si el subtipo de documento utiliza algún carácter para el consecutivo, debe ingresar la abreviatura correspondiente para que se pueda realizar la revisión de estos correctamente. Aplicación: En este campo se especifica la aplicación que se está validando, en este caso es Cuentas por Cobrar (CXC). EXPORTACION A CONTABILIDAD PROCESOS CONTABLES Este proceso se debe utilizar en el caso en que haya configurado la interface contable en batch. Permite crear los documentos que ha generado en el módulo de Cuentas por Cobrar en la Contabilidad del sistema en el caso en que haya adquirido esta aplicación. Para recordar la funcionalidad de la interface en Batch, debe consultar la ayuda del maestro de Parámetros Generales Este proceso tiene dos formas de ejecución: Total: Exporta todos los documentos que no han hecho interface contable.

4 Seleccionar: Esta opción le permite realizar la interface a Contabilidad a una fracción de documentos creados en Cuentas por Cobrar. Este proceso le permite ubicar la información por un inicial y final de años, periodo, subtipo, número y fecha de documento. En ambos casos, es decir en seleccionar y total, puede verificar la información que va generarse en Contabilidad por medio del botón Ver.

5 En el caso en que suceda algún error en la información contable de los documentos de la aplicación, debe dar clic en imprimir, este le mostrará un reporte con las inconsistencias para que pueda realizar la interface sin ningún inconveniente. Debe aclararse que en el caso en que haya un error en la información a importar no se realizara la interface de los documentos que se seleccionaron para realizar este proceso. Cuando la información realizó la interface correctamente a Contabilidad, el sistema le informará mediante un mensaje. REGENERACION CONTABLE Este proceso le permitirá generar la información contable de los documentos que haya creado en el módulo de Cuentas por Cobrar. También puede ejecutarlo en el caso en que realice un cambio en las cuentas contables para que la información se actualice y pueda realizar el proceso de exportación sin ningún inconveniente. Al ejecutar este proceso se solicita el Tipo de documento que va a regenerar, para esto debe ingresar el código, rango de número de documento y la fecha inicial y final de los documentos que desea procesar.

6 En el caso en que se generen errores en la información cuando ejecute el proceso Exportación a Contabilidad debe corregir los datos y ejecutar este proceso para que la información contable se genere de acuerdo a lo realizado. COPIA PLANTILLA CONTABLE Este proceso es muy útil debido a que le permite copiar la información de una plantilla contable a otra que haya creado y no contenga la parametrización necesaria, también puede realizarla a una plantilla que no exista en el sistema. Este proceso le ahorrará tiempo ya que el cambio de la parametrización puede ser de unas cuentas, solamente puede realizar el cambio necesario, no debe ingresar la información de todos los campos. El proceso le solicitará el parámetro fuente, es decir, de donde se va a copiar la información, el parámetro nuevo, el cual será el código de la plantilla que se va a crear o a la que se va a realizar la copia de la parametrización. Al dar clic en salir, puede ingresar al maestro de Plantillas contables con el fin de verificar la copia que realizó y así mismo generar los cambios en la información que necesite. CAMBIO CODIGO DE CLIENTE PROCESOS DE MANTENIMIENTO Este proceso le ayudará a disminuir esfuerzo de digitación en el caso en que haya creado mal un código de cliente ya que al ejecutar este proceso se realiza el cambio del código en los maestros, documentos y acumulados. De esta forma puede visualizar toda esta información con el nuevo código especificado. Y así mismo puede consultar la información por medio de los reportes con la información actualizada. Este proceso le solicitará el código del cliente que creó inicialmente, también se requiere digitar el nuevo código para que se realice el cambio correspondiente. Para mayor facilidad en el campo código se muestran todos los clientes creados en el maestro correspondiente, basta con escoger el registro para que el sistema ejecute este proceso correctamente.

7 Es necesario tener en cuenta que el cliente destino debe estar creado en el maestro de clientes. AGRUPAR ANTICIPOS SIN REFERENCIA Con el fin de organizar la información de anticipos de cada uno de los clientes se creó este proceso ya que le permitirá agrupar los anticipos que no ha cruzado con ningún documento y lo generará en uno solo para los clientes que especifique al procedimiento. Este le permitirá tener agrupada la información con el fin de controlar de una forma más efectiva los anticipos. El proceso solicitará el código del cliente al cual desea realizar la agrupación de anticipos, para facilitar el ingreso de información se presenta una lista de todos los clientes que ha creado en la aplicación para proporcionar la especificación de esta información y ejecutar correctamente el proceso. DESMARCAR ANTICIPOS Este proceso es bastante útil ya que le permite desmarcar los anticipos que puedan estar afectando una factura de venta. Puede ejecutar el proceso en el caso en que desee eliminar una factura cruzada, primero debe desmarcar el anticipo y luego si puede eliminar el documento de factura de venta. Al ser ejecutado se muestra una ventana con los anticipos que tiene la factura y una columna y activar los que se quieran desmarcar.

8 LIMPIEZA Este proceso se utiliza para borrar documentos Débito y Crédito que generan movimiento cero en la tabla de acumulados. Por ejemplo: Si tiene una Factura por $ y una Nota Crédito que afecta la Factura por el mismo valor de $ , estos documentos generan saldo cero en los acumulados, por tanto no generan ningún movimiento en el cliente, de esta manera disminuye carga de información de sus sistema y también ahorrará espacio en disco duro. Este proceso le solicitará como parámetro la fecha de corte para que el sistema ejecute el proceso. BORRADO GENERAL DE TABLAS SI va a ejecutar este proceso debe tener en cuenta que borrará la información correspondiente cada uno de los movimientos y acumulados. Este proceso es útil cuando se va a iniciar con el ingreso de información al programa de Novasoft. BORRADO DE UN CLIENTE Este proceso debe ser ejecutado cuidadosamente ya que borra la información del cliente que se especifique al sistema, es decir, borra la información de los documentos, acumulados y del maestro de clientes.

9 Este proceso le solicitará como parámetro el código del cliente a eliminar. TRASLADO DE FACTURAS ENTRE SUCURSAL Este proceso le permite cambiar el código de sucursal digitado en un subtipo de documento. Este proceso es útil cuando contiene una cantidad de registros considerable y cuando ha sido transferido a Contabilidad, ya que en esta aplicación también ser realizará el cambio. Para poder procesar la información debe ingresar el año, periodo, subtipo, número del documento, adicionalmente debe ingresar el código nuevo de sucursal a asignar. INACTIVACION DE CLIENTES Este proceso le permite inactivar los clientes que no han generado movimientos en el rango de días especificado, de esta manera podrá realizar el proceso automáticamente para varios registros. Para poder procesar la información debe ingresar la fecha de corte y la cantidad de días que debe tener un cliente sin generar movimientos para ser inactivados. ACTUALIZACION DE FECHA DE RADICACION Este proceso le permite modificar la fecha de radicación de una factura que ya ha sido digitada, de esta manera podrá cambiar esta información sin necesidad de modificarla.

10 Para actualizar la fecha de radicación, debe ingresar el año, periodo, subtipo, número del documento que desea modificar, además de la nueva fecha de radiación. DOCUMENTOS POR PROCESO COMPROBANTES DE INGRESO / NOTA CREDITO Por medio de este proceso se genera la creación de comprobantes de ingreso o notas créditos de un cliente, estos documentos cancelan facturas de venta o notas débitos realizados a un cliente. Para poder realizar un recibo de caja (Comprobante de Ingreso) o nota crédito, debe ingresar el código de cliente, fecha de corte (Esta misma fecha será la de creación del documento), subtipo a crear, código de banco. Si el documento a crear es una nota crédito, deberá especificar el causal de la generación de este documento. Al dar clic en procesar, visualizará las facturas de venta y notas débitos del cliente con vencimiento igual o menor a la fecha ingresada anteriormente. Para realizar el pago de una factura o nota, debe dar clic en la opción editar el cual se encuentra ubicado al inicio de cada registro.

11 Valor: En este campo debe ingresar el valor que cancelará en el comprobante de ingreso. Con doble clic la aplicación sugerirá el saldo pendiente por cancelar del documento correspondiente al registro que está modificando. Descuento: Debe ingresar el descuento que se tendrá en cuenta en el pago del documento que está cancelando. Retención: Digite el valor de la retención que se aplicará al documento que se creará. Ica: Debe ingresar el valor de ICA que se tendrá en cuenta en el pago del comprobante de ingreso o nota crédito. ReteIva: Corresponde al valor de retención de IVA que se aplicará al documento que se creará. Si no ha causado el descuento e impuestos que generó el cliente en la factura de venta o nota débito, debe ingresar el valor correspondiente en los campos, de lo contrario, debe digitar cero. Mayor Valor: Si el pago que está realizando el cliente hay una unos centavos o pesos que aumentan el valor que se pagará, es necesario ingresar el valor correspondiente en este campo, de esta manera se evitarán diferencias contables.

12 Menor Valor: Si el pago que está realizando el cliente hay una unos centavos o pesos que disminuyen el valor que se pagará, es necesario ingresar el valor correspondiente en este campo, de esta manera se evitarán diferencias contables. % Interés: Si en el documento que se está creando se cobrarán intereses, debe ingresar el porcentaje correspondiente en este campo. Valor Interés: Corresponde al valor de los intereses que se cobrarán en el documento que está creando, si aplica. Subtipo: En este campo podrá consultar el código del subtipo de documento que se afectará con el documento. Número Doc.: Corresponde al número de documento que cancelará con el comprobante de ingreso o nota crédito. Fecha Doc.: Corresponde a la fecha del documento de creación de la factura de venta o nota débito en la aplicación. Saldo: Es el saldo pendiente por cancelar de la factura o nota débito que esta cancelando. Valor Documento: En este campo visualizará el valor total de la factura de venta o nota débito del cliente. Por medio de este procesó podrá cancelar diferentes números de documentos del cliente que visualiza en pantalla. Al dar clic en procesar, la aplicación le informará el número del documento que se creó para el comprobante de ingreso o nota crédito y si se realizó el traspaso a la aplicación de Contabilidad si se adquirió. Si no se generó el documento contable, la aplicación le informará el motivo para que realice las modificaciones correspondientes y se pueda crear la afectación correctamente.

13 Al dar clic en salir, visualizará la ventana de afectación contable que se generó con la creación de la nota crédito o comprobante de ingreso si activó la opción mostrar interface contable en el maestro de parámetros de la aplicación o si hay alguna inconsistencia, puede modificar la información utilizando la opción editar la cual se encuentra al inicio de cada registro (renglón). Al dar clic en salir, la aplicación validará la información que contiene la afectación contable del documento, si encuentra alguna anomalía, se informará para que se corrijan las inconsistencias. De lo contrario visualizará el documento de comprobante de egreso o nota débito que se creó por medio del proceso.

14 REVERSION CHEQUES POSFECHADOS Este proceso le permite reversar un cheque posfechado entregado por un cliente para ser cobrados en una fecha determinada. Para ejecutar este proceso es necesario especificar el código del cliente, número de cheque que entregó el cliente, fecha de reversión del cheque y el subtipo que se creará. Al dar clic en procesar, visualizará un mensaje confirmando la creación de la reversión del cheque posfechado.

15 Después de ejecutar el proceso de reversión de cheque posfechado, podrá visualizar el documento por medio de la opción consultar en el menú de documentos.