PROCEDIMIENTO PARA ELABORACION DE CERTIFICACIONES LABORALES

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1 LABORALES Número de página 1 de 6 PROCEDIMIENTO PARA ELABORACION DE CERTIFICACIONES LABORALES

2 LABORALES Número de página 2 de 6 1. INFORMACION GENERAL. 1.1 OBJETIVO Establecer el procedimiento a seguir para la elaboración de certificaciones laborales 1.2. RESPONSABLE Coordinador de ALCANCE Desde la presentación de la solicitud, hasta la entrega de la certificación laboral DEFINICIONES Certificación laboral: Es un documento en el cual una entidad ya sea pública o privada certifica la fecha de ingreso de un empleado, el cargo que desempeña, las funciones que ejerce y el salario que devenga (según sea solicitada), debidamente firmada por el funcionario designado para tal fin. Certificación laboral con empleos desempeñados y funciones: Es un documento en el cual se certifica por parte del Coordinador del de la Entidad la fecha de ingreso y/o retiro del funcionario o ex funcionario, según sea el caso, el cargo en el que se encuentra posesionado y la situación administrativa en que se encuentra, el grupo al cual se encuentra adscrito, las reubicaciones efectuadas, las situaciones administrativas, y las funciones que desempeñó en cada caso de conformidad con el manual de funciones vigente para cada época. Certificación laboral simple: Es un documento en el cual se certifica por parte del Coordinador del de la Entidad la fecha de ingreso y/o retiro del funcionario o ex funcionario, según sea el caso, el cargo en el que se encuentra posesionado y la situación administrativa en que se encuentra, el grupo al cual se encuentra adscrito, y salario que devenga o devengó. 2. NORMATIVIDAD Teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 23 de la constitución política, y en el numeral 1.del artículo 14 de la Ley 1755 de 2015, toda solicitud de certificación laboral será tomada como petición de documentos y de información por lo cual deberá tramitarse dentro de los diez (10) días siguientes a la presentación de la misma.

3 LABORALES Número de página 3 de 6 3. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD Inicio Actividad Decisión Conector de página Conector de actividades Flujo grama Descripción Responsable Documentos o formatos Puntos de control Inicio El interesado presenta la solicitud a través del gestor documental Se recibe la solicitud del funcionario Certificación laboral con empleos desempeñados y funciones. Se solicita el expediente laboral del funcionario o ex funcionario según el caso Una vez se cuenta con el expediente laboral, se debe revisar los documentos relacionados con: Resolución de Nombramiento Acta de posesión Resolución de Designación de Coordinación, si ha ello hay lugar. Resolución de asignación de funciones Resolución por la cual se le confiere o se le termina un encargo Memorando de ubicación y reubicación Resolución de comisión para desempeñar empleo de libre nombramiento y remoción Según lo registrado en la solicitud del peticionario. Radicación Radicación. X Expediente Laboral Expediente Laboral X

4 LABORALES Número de página 4 de 6 En caso de requerir una certificación laboral con funciones, una vez teniendo la información señalada anteriormente se procede a verificar los manuales de funciones, los cuales se encuentran debidamente archivados por años, cada uno cuenta con una hoja de control de documentos en la cual se registra la fecha de cada resolución, el encabezado, su vigencia, si es derogada de manera parcial o total, con el fin de verificar los manuales vigentes para las fechas y para los empleos solicitados por el peticionario. Verifica según las fechas solicitadas, el empleo, las funciones que aplican para el mismo y el manual de funciones que aplica para las fechas en las cuales se registra cada empleo. 1. Reunida la información anterior se procede a elaborar la certificación laboral en el siguiente orden. 2. Como encabezado: El coordinador o coordinadora del de la Superintendencia de Sociedades Certifica. 3. El nombre del funcionario o ex funcionario según el caso, cedula de ciudadanía, ciudad de expedición, fecha de ingreso y retiro de la entidad según el caso, el empleo de carrera si es titular o fue titular del mismo, empleo en el que esta posesionado o en el que estaba posesionado según el caso, reportar si esta comisionado o encargado, en el grupo que se encuentra actualmente en el caso de ser funcionario activo. 4. Se registra el periodo en el cual se solicita la certificación. 5. Se debe registrar de manera cronológica la información relacionada con empleos desempeñados, grupos o dependencias donde desempeñó o desempeña sus funciones, manual de funciones vigente para la fecha, y fecha en la cual entró en vigencia, funciones desempeñadas Manuales de Funciones Manual de Funciones X

5 LABORALES Número de página 5 de 6 Se pasa para firma del coordinador o coordinadora del. Certificación laboral simple. Se verifica en la planta globalizada de la entidad la información del funcionario y se procede a plasmarla en la certificación laboral en el siguiente orden. Coordinador del 1. Nombre del funcionario. 2. Cedula de ciudadanía. 3. Ciudad de expedición. 4. Fecha de ingreso a la entidad. 5. Empleo de carrera si es titular del mismo. 6. Empleo en el que esta posesionado. 7. Reportar si esta comisionado o encargado. 8. El grupo en que se encuentra actualmente. 9. Salario devengado actualmente discriminado de la siguiente manera: Asignación Básica, Reserva especial de ahorro, Prima por dependiente si cumple los requisitos para ser beneficiario, Prima de Alimentación, Prima Técnica si le aplica al cargo que desempeña, se suman estos valores para registrar el total devengado. Archivo de Excel planta globalizada de la entidad. X Se pasa para firma del coordinador o coordinadora del. Coordinador del Fin

6 LABORALES Número de página 6 de 6 4. CONTROL DE CAMBIOS. Versión Vigencia Desde Vigencia Hasta Identificación de los cambios Responsable de Junio de de julio de 2016 Creación del documento de julio de 2016 Se actualizo: 1. Normatividad 2. Flujograma Coordinador de Personal Coordinador de Personal Elaboró : Profesional de Revisó: Coordinador de Aprobó: Secretaria General Personal personal Fecha : 27 de Junio de 2016 Fecha : 11 de Julio de 2016 Fecha : 15 de julio de 2016