ALCALDÍA DE POPAYÁN P-GTH-ATH-05 EXPEDICIÓN DE CERTIFICACIONES LABORALES Y BONO PENSIONAL

Transcripción

1 1. OBJETIVO Elaborar y expedir certificaciones laborales del personal activo e inactivo de la Alcaldía municipal de Popayán, incluyendo las certificaciones de bono pensional. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica a para todas las certificaciones internas y externas, y bonos pensiónales que se elaboran y expiden en la alcaldía de Popayán, inicia con la recepción de la solicitud de expedición de interna o externa y termina con la entrega de ésta al solicitante. 3. DEFINICIONES BONOS PENSIÓNALES: El Bono Pensional es un título valor mediante el cual se garantiza el cómputo de todos los tiempos laborados con anterioridad a la selección de cualquiera de los dos regímenes creados por la Ley 100 de CERTIFICACIÓN: Documento en que se asegura la verdad de un hecho CERTIFICADO LABORAL: Documento que proporciona información sobre los servicios prestados y tiempo laborado en el Municipio por parte de Funcionarios o Ex Funcionarios. CERTIFICACIÓN EXTERNA: Certificaciones laborales de empleados y trabajadores oficiales no activos. (Retirados- pensionados). CERTIFICACIÓN INTERNA: Certificaciones laborales de empleados activos. 4. ASPECTOS GENERALES Las certificaciones internas se pueden solicitar personal o telefónicamente El plazo máximo para entregar una interna es de 5 días. La solicitud de las certificaciones internas no se realizan de manera formal, sino VERBAL. ELABORO REVISO APROBÓ CRISTINA SEGURA PEÑA CENARIO RODRIGUEZ H. REINALDO MUÑOZ MUÑOZ Contratista Profesional Universitario Secretario General

2 La expedición y entrega de interna No se factura (no tiene costo para los empleados). La expedición y entrega de externa si tiene costo, el cual se deposita en la entidad bancaria, Banco de Occidente número de cuenta DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO EXPEDICIÓN Y ENTREGA DE CERTIFICACIONES INTERNAS Nº ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO 1 Recepcionar la solicitud Recibir solicitud por parte del interesado para expedir de tiempo de servicio y salarios. Solicitante 2 Revisión de hoja de vida Talento Humano, recibida la solicitud, busca la hoja de vida y verifica según sea el caso el salario, las funciones que desempaña o los cargos que ha ocupado, según la solicitud. 3 Verificar y extraer información Talento Humano, procede a extraer la información requerida de la hoja de vida. 5 Elaboración de la Se elabora la dejando registro en la certificaciones, con toda la información extraída de la hoja de vida. certificaciones 6 Revisión y firma de la Se remite al coordinador de la Oficina de talento humano para la revisión. Si está bien elaborada se procede a su firma Si NO, se hacen las correcciones necesarias. Coordinador de la Oficina de Talento humano certificaciones - Firmada 7 Entrega de Se radica la en el archivo central y se realiza su posterior entrega al solicitante. Funcionario del archivo central certificaciones - Radicada

3 5.2. EXPEDICIÓN Y ENTREGA DE CERTIFICACIONES EXTERNAS Nº ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO 1 Consignar valor de la El solicitante debe realizar la consignación del valor de la laboral en la entidad bancaria autorizada. Solicitante Recibo de pago de la entidad bancaria 2 Recepciónar solicitud El funcionario del archivo central, ubicado en la ventanilla de Recepción de Trámites, recibe de parte del interesado el oficio de solicitud, la cual puede ser para: Expedición de Laboral, Expedición de para bono pensional o por tiempo de servicio (si ha cotizado a la caja de previsión municipal) Se debe anexar el recibo de pago de la entidad bancaria autorizada. Funcionario del archivo central Oficio Solicitud de expedición de. Recibo pago La, recibe la solicitud. De tratarse de bono Pensional, la solicitud es recibida por la Secretaria Ejecutiva. 3 Ubicar historia laboral El Talento Humano, ubica en la relación de hojas de vida (Libro de listado del personal retirado), con el objeto de verificar si el solicitante ha laborado en la entidad. Apoyo de Gestión Talento Humano 4 Extraer información Se procede a extraer la información requerida de las nóminas que reposan en el archivo. Se elabora o proyecta la laboral y se continúa con la actividad (6). Si la solicitud es para Bono pensional, el contratista encargado para realizar verificaciones en el archivo de nomina, extrae información, sobre el archivo central de nomina, p y se continua con el procedimiento. Apoyo de Gestión Talento Humano Técnico Operativo Nóminas de archivo histórico / cuadro resumen

4 La secretaria ejecutiva de acuerdo a la solicitud elabora la : Para Bono Pensional Se procede a digitar la información extraída, sueldo, primas, bonificaciones, todo lo relacionado con el factor salarial y se expide para Bono Pensional, para lo cual existen dos Formatos: Formato Nº1 Certificado de Información Laboral 5 Elaborar Formatos 1, 2,3a y 3b para bono pensional Formato Nº1 CERTIFICADO DE INFORMACIÓN LABORAL. Certificación de periodos de vinculación laboral para bonos pensiónales y pensiones. Formato Nº2 CERTIFICACIÓN DE SALARIO BASE Para calcular los bonos pensiónales de la personas incorporadas al sistema general de pensiones. Secretaria ejecutiva Formato Nº2 Certificación de Salario Base Formato Nº 3 tipo A Certificación de Salarios Mes a Mes Para Certificaciones Mes a Mes Se utiliza los siguientes formatos: - Formato Nº 3 tipo A Certificación de Salarios Mes a Mes Exclusivo para de salarios de Beneficiarios de Bono Pensionales tipo A modalidad 1 Formato Nº 3 tipo B Certificación de Salarios Mes a Mes - Formato Nº 3 tipo B Certificación de Salarios Mes a Mes Para liquidar Pensiones del Régimen de Prima Media. 6 Revisar y firmar la Se remite la laboral o las certificaciones de Bono pensional al Coordinador de la oficina de talento humano para la revisión. Si está bien elaborada se procede a su firma. Si NO, se hacen las correcciones necesarias. Coordinador de la oficina de talento humano Firmada Formatos de 1, 2, 3A y/o 3B Firmados

5 7 Radicacar la o la Secretaria Ejecutiva radica la en el archivo central y se realiza su posterior entrega al solicitante. Apoyo de Gestión Talento Humano Secretaria ejecutiva Radicada Formatos de 1, 2, 3A y/o 3B Radicados 6. FLUJOGRAMA

6 7. ANEXOS Ley 100 de diciembre 23 de Por la cual se crea el sistema de seguridad social integral y se dictan otras disposiciones. 8. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO 01 Creación del documento 03 Pendiente aprobacion 02 18/02/2016 Los cambios en el procedimiento se realizaron en la descripción de algunas actividades, debido a que cambio la forma de hacer las cosas. Se modifico el alcance del procedimiento. Se estableció un flujograma que permite entender mejor el procedimiento. Actualización de la codificación y formatos. Proviene del P-GTH