SIIGO WINDOWS. Elaboración Nota de Entrada. Cartilla I

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1 SIIGO WINDOWS Elaboración Nota de Entrada Cartilla I

2 Tabla de Contenido 1. Presentación 2. Qué es una Nota de Entrada? 3. Cuál es la Ruta para Elaborar una Nota de Entrada? 4. Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Elaborar una Nota de Entrada?

3 Presentación Este instructivo es una guía que explica al usuario el proceso de elaboración y contabilización de la Nota de Entrada (Documento Tipo E); este documento registra el ingreso de los productos al inventario en el proceso de compras.

4 ELABORACION NOTA DE ENTRADA Qué es una Nota de Entrada? La Nota de Entrada es un documento contable que carga los productos al inventario La Nota de Entrada es un documento contable que registra las entradas de los productos al inventario; se utiliza cuando la empresa recibe en forma parcial o total la mercancía solicitada a un Proveedor, para luego realizar la correspondiente Factura de Compra. Este documento alimenta el inventario en cantidades, se valorizarán o no de acuerdo al tipo de costeo que se esté utilizando Costeo en Línea Costeo en Batch Costeo Predeterminado Valorizada al costo real Sin valores Sin valores Cuál es la Ruta para Elaborar una Nota de Entrada? La ruta para elaborar una Nota de Entrada es: Documentos Documentos Notas Documentos Notas

5 En SIIGO para elaborar un documento este debe ser definido con anterioridad; el Documento Tipo E - Nota de Entrada, se parametriza por el Modulo de Contabilidad Parámetros Parámetros de Documentos Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Elaborar una Nota de Entrada? Al momento de elaborar una Nota de Entrada el sistema habilita la siguiente pantalla en la cual se debe seleccionar el Tipo de Documento a elaborar: La Nota de Entrada, puede ser cruzada con la Orden de Compra (Documento Extracontable) o puede no tener cruce.

6 1. NOTA DE ENTRADA CRUZA CON ORDEN DE COMPRA (Documento Extracontable) Comprobante: Esta ventana se habilita si en la definición del documento Nota de Entrada se selecciono el campo cruce Orden de Compra. En esta pantalla se debe indicar cuál es la orden de compra que cruzara con la nota de entrada; en caso no se conocer el Tipo y Numero del documento pendiente por cruzar, con el icono el sistema traerá en un nuevo recuadro todos los documentos Tipo Y (Orden de Compra) que no han sido cruzadas; toma todos los terceros y permite seleccionar una o varias Órdenes de Compra siempre y cuando todas correspondan al mismo Nit.

7 Al seleccionar el documento cruce y continuar con enter el sistema trae en la Nota de Entrada todos los datos digitados en la Orden de Compra, tanto de encabezado como de transacciones. Estos datos pueden ser modificados de acuerdo a las necesidades del usuario. Se puede realizar un cruce TOTAL o PARCIAL de los datos consignados en la Orden de Compra.

8 2. NOTA DE ENTRADA SIN CRUCE DATOS GENERALES O DE ENCABEZADO: Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración del documento. El sistema toma la fecha con la que se ingresa al Sistema, pero de igual forma salvo que no se tenga restricción con clave de usuario el sistema permite cambiar solo el día de elaboración del documento. Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con la tecla de Función F2 o binoculares permite consultarlos. Dependiendo del Tipo de SIIGO y si el centro de costo está manejando subcentro de costo el sistema también lo solicita en la segunda casilla. Nit: Si el tercero ya esta creado se puede digitar el Nit o se puede realizar la búsqueda con el icono de los binoculares o con las teclas de función F2 (búsqueda alfabética) o F3 (búsqueda numérica) El sistema permite crear el tercero directamente en la elaboración de la Nota de Entrada, solamente digitando el número de identificación y asignando alguno datos principales. Sucursal: Este campo se habilitara únicamente si el tercero en su apertura se marco que maneja sucursales

9 Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado al Nit antes digitado. Vendedor: Se debe digitar el código del vendedor previamente creado o se puede realizar la búsqueda con el icono de los binoculares o con la tecla de función F2 (búsqueda alfabética). DATOS DE TRANSACCIONES: Secuencia: El sistema lo actualiza automáticamente y corresponde a cada ítem o producto registrado Referencia: Se debe digitar el producto, para esto el sistema permite consultar los productos que están creados con el ícono o con las teclas de función F2 (búsqueda alfabética), F3 (búsqueda numérica), y al activar estas opciones se encuentran diferentes formas de realizar la búsqueda

10 Como se presenta en la siguiente descripción: Búsqueda por Descripción Búsqueda por Producto Búsqueda por Referencia de Fabrica Búsqueda por Código de Barras Búsqueda por Marcas Muestra todos los productos Activos e Inactivos Conmutar tercera columna entre REFERENCIA / MARCA / COD. BARRAS Mostar todos los productos Materia Prima y Productos Terminados Con la tecla de función F7 o la opción de Conmutar el sistema permite cambiar la búsqueda por Cuenta, Código de Barras Producto, Referencia de Fabrica,

11 Luego el sistema solicita más datos a saber: Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con la tecla de Función F2 o binoculares permite consultarlos. Dependiendo del Tipo de SIIGO y si el centro de costo está manejando subcentro de costo el sistema también lo solicita en la segunda casilla. Nit: El sistema trae por defecto el Nit del encabezado del documento pero este se puede cambiar realizando la búsqueda con el icono de los binoculares o con las teclas de función F2 (búsqueda alfabética) o F3 (búsqueda numérica) Si se cambia el Nit que el sistema trae el cual corresponde al del encabezado el programa presenta la siguiente ventana:

12 Sucursal: Este campo se habilitara solo si el Nit asignado esta marcado en su creación que maneje sucursales Descripción: El sistema trae automáticamente el nombre del producto. Débito/Crédito: El sistema genera un Debito, ya que se está cargando mercancía del inventario. Datos Generales del Producto: Producto: El sistema trae automáticamente el producto de la información digitada en el cuadro de transacciones. Costo Unitario: El sistema trae automáticamente esta información del catalogo de productos, esta información se actualiza automáticamente de acuerdo al movimiento del producto (Compras y entradas al inventario). Este campo solo se visualiza si en la definición del documento se selecciono el campo Muestra Valores. Bodega: Se debe ingresar el código de la bodega de la cual se descarga el producto. Con el ícono la consulta. o con las teclas de función F2 y F3 permite realizar

13 Ubicación: Se debe ingresar el código de la ubicación de la cual se descarga el producto. Con el ícono la consulta. o con las teclas de función F2 y F3 permite realizar Este campo se habilita solo si la Bodega maneja ubicaciones y dependiendo del tipo de SIIGO. Saldo Bodega: El sistema trae automáticamente este valor de la bodega seleccionada con anticipación Este saldo se actualiza teniendo en cuenta las entradas y salidas de productos del inventario por cada una de las bodegas. Cantidad: Se debe colocar el número de unidades que se contabilizaran en el documento y las cuales cargan el inventario. Valor: En este campo el sistema trae el costo del producto solo cuando se maneja SISTEMA DE COSTEO EN LINEA O PREDETERMINADO, en caso de manejar COSTEO EN BACH, este campo debe quedar en ceros.

14 Este campo solo se habilita si en la definición del documento se selecciono el campo Muestra Valores. NUEVAMENTE SE HABILITA EL CUADRO DE TRANSACCIONES PARA LLAMAR EL SIGUIENTE PRODUCTO QUE SE REQUIERA INGRESAR, AL TERMINAR DE INGRESAR TODOS LOS PRODUCTOS, LA NOTA DE ENTRADA SE DEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON EL ICONO DE BANDERA El programa traerá automáticamente el número de la Nota de Entrada Solo si en la definición del documento se marco la casilla numeración automática, en caso contrario solicitara el número del consecutivo.

15 De igual forma también se habilitan campos para ingresar comentarios adicionales, los cuales son opcionales y se reflejan en la impresión del documento. Cada vez que se reimprima el documento el sistema mantiene las observaciones digitadas en estos campos. El documento se vera de la siguiente forma: El documento se puede enviar a vista preliminar, impreso o Excel; este último siempre y cuando se haya definido el template para el documento.