REPÚBLICA DE PANAMÁ FISCALÍA GENERAL DE CUENTAS UNIDAD DE INFORMÁTICA

Transcripción

1 REPÚBLICA DE PANAMÁ FISCALÍA GENERAL DE CUENTAS UNIDAD DE INFORMÁTICA MARZO,

2 GUIDO A. RODRÍGUEZ L. Fiscal General de Cuentas CÉSAR AUGUSTO SOLANO GARCÍA Secretario General JOSÉ CHEN ALBA Secretario de Administración y Finanzas 2

3 FISCALIA GENERAL DE CUENTAS FICHA TÉCNICA PROYECTO DE INVERSIÓN VIGENCIA 2016 NOMBRE DEL PROYECTO: Implementación de un Intranet para la Fiscalía General de Cuentas. Antecedentes: Al entrar el nuevo quinquenio, la Fiscalía General de Cuentas asume el reto del Estado de agilizar y modernizar las funciones estatales, para tal fin nuestra institución necesita mejorar e implementar una de las metas del gobierno, que todas las Instituciones estén organizadas. Para ello nos enmarcamos a cumplir con el Decreto N 50 de 26 de junio de 2009, artículo 25, donde se contempla el Plan Quinquenal , presentando el Proyecto para la implementación de una Intranet que nos permita una organización rápida y eficiente de todos los procesos y manejos de aplicaciones para el fortalecimiento de los conocimientos de los funcionarios. Origen del Proyecto: Siguiendo la Visión estratégica del gobierno de utilizar la tecnología, a través de nuestro sistema de la Intranet, nuestras consultas serian virtuales con mayor eficacia organizacional y productividad, Ahorro de recursos y la preparación de una Institución en una tecnología fundamental para realizar nuestras labores, trayendo consigo más comodidad y una importante reducción en gastos administrativos. Descripción del proyecto: El proyecto consiste en la implementación de una intranet para la Fiscalía General de Cuentas, herramienta de soporte técnico que busca la mejora de la comunicación, la cohesión de todas las áreas que manejan información judicial y administrativa con el objetivo de hacer de las tareas y actividades un proceso más eficiente, ágil y oportuno. 3

4 La intranet va a ser un recurso indispensable, dado la gran cantidad de información que genera cualquier Institución, se están quedando obsoletos los actuales métodos de inserción y consulta de datos. Una intranet puede resolver estos y otros problemas. Una Intranet puede resolver, por ejemplo, el problema de la distribución de información para todos los empleados, así pues se pueden publicar manuales, procedimientos, material de formación, ordenes de compras, contratos, cheques emitidos, y otro etc. Y son accesibles para el empleado o cliente de forma inmediata, y con un ahorro considerable respecto a los métodos clásicos, panfletos, circulares, notas informativas, etc. Además cualquier actualización de datos es inmediata y no supone ninguna carga para la Institución. La Intranet se utilizara como herramienta principal de trabajo para lograr el control de los programas que lleva a cabo la Fiscalía General de Cuentas, utilizado como el enlace de comunicación interna, entre el personal, directores y oficinas regionales. Esto mediante diversos métodos, correos internos privados, blogs y demás. Un gestor y organizador de archivos y enlace con otros sistemas, con datos de base de datos internas como externas. Objetivo General: Disponer de una herramienta que brinda a usuarios la capacidad de capturar y consultar inmediatamente la información y entregarla en forma oportuna. Que la misma nos ayude a consultar documentos administrativos almacenados, folletos, ordenes de compras, manuales de procedimientos, circulares, etc. De interés de los usuarios de la Fiscalía General de Cuentas utilizando como base, diferentes campos de búsquedas, simplificando los procesos administrativos, mejorando la calidad del trabajo, para la realización de las diferentes tareas que cada persona tenga asignada. Objetivos específicos del Proyecto: Implementar una herramienta tecnológica de comunicación interna, manera que se constituya en un espacio de compartición de información judicial y administrativa para el 4

5 desempeño de las funciones de sus colaboradores. Constituirse en un medio de comunicación de fácil utilización para los funcionarios de la Fiscalía General de Cuentas. Facilitar el acceso y manejo de a la información entre los funcionarios. Constituirse en un medio de comunicación de fácil utilización para los funcionarios de la Fiscalía General de Cuentas. Facilitar el acceso a la información de los Funcionarios. Transformarse en un medio eficiente y eficaz de capacitación Principalmente permitir el trabajo colaborativo. Incrementar la disponibilidad de la información: Mediante la constante actualización mantendremos la información disponible y actualizada para realizar las labores diarias. Justificación: Dada a la información vinculada, donde intervienen todas las áreas ya sea administrativas y judicial, se requiere de una herramienta que, entre otras ventajas, pueda ayudar a la consecución de los objetivos de la institución, a la mejora de la productividad, calidad y gestión de los sistemas de comunicación entre departamentos, que apoye el desempeño de las funciones y genere valor a nuestros procesos. Esta plataforma se utilizaría como un beneficio clave de la tecnología en la entrega de información actualizada de manera rápida y eficiente a toda la base de datos de usuarios. Una Intranet pone información vital al alcance de todos los empleados con acceso a ella. Otra característica que vale la pena mencionar, es la consistencia, porque la información es la misma a lo largo y ancho de la Institución. Al darles a los usuarios la posibilidad de acceder a tiempo a información crítica, esta tecnología mejora el proceso de toma de decisiones. Es posible organizar y mantener información centralizada o distribuida según se requiera o se facilite para la obtención y actualización. 5

6 Al proveer información instantánea y segura en formato electrónico, se elimina el tiempo y costo asociado a la publicación, duplicación y distribución asociados a la documentación en papel. Problema: Una Intranet puede resolver estos y otros problemas: Distribución de información para todos los empleados como: publicación de manuales, planes de acción, procedimientos a seguir material de formación, ordenes de compras, solicitudes, otros. Realizar consultas a los documento digitalizados de la Institución, mejorando la productividad. En forma rápida y eficiente comunicación entre todos los funcionarios Organiza la distribución de la Institución, ya sea por departamentos o divisiones. Intranet es utilizado para la comunicación constante entre los funcionarios. Incluso en muchas organizaciones de tamaño grande, el Intranet es utilizado como la vía primaria para que los empleados puedan obtener y compartir documentos, comunicar sus ideas, colaborar con sus compañeros de trabajo especialmente compartir sus conocimientos. Por esta razón hoy en día el Intranet es considerado como un recurso indispensable. Debido a la gran cantidad de datos que genera una organización, se necesitan métodos modernos de introducción y consulta; adicional la norma de control interno gubernamental en el pun Alcance del proyecto: Proporcionar un mejor desempeño en las labores de consulta de documentos tanto de carácter administrativo como de adquisición de conocimiento y actualización del funcionario a través de la Intranet. POBLACIÓN BENEFICIARIA: Todos los funcionarios se beneficiarían al utilizar la Intranet. 6

7 CRONOGRAMA DE TRABAJO IMPLEMENTACIÓN DE UN SISITEMA INTRANET PARA LA FISCALÍA DE CUENTAS VIGENCIA 2016 Objeto Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Sept. Oct. Nov. Dic. Actividades Clasificación de la información Instalación y configuración Capacitación Implementación de la Intranet Desarrollo de la intranet COSTO DE INVERSIÓN: El costo total de inversión para la ejecución del proyecto es de Cien Mil Balboas con 00/100 (B/.100,000.00). FUENTE DE FINANCIAMIENTO: GOBIERNO CENTRAL: Ingresos corrientes -Presupuesto General de la Nación. RELACIÓN CON LOS OBJETIVOS ESTRATEGICOS DEL GOBIERNO NACIONAL: Visión estratégica del Plan desarrollo de Gobierno y empleo hacia el FECHA ESTIMADA DE INICIO DE LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO: La fecha estimada para inicio de la ejecución del proyecto es 4 de enero de FECHA ESTIMADA DE ENTREGA DE LA EJECUCIÓN TOTAL DEL PROYECTO: 4 de diciembre de