RETENCIÓN 1 4 X X 2 8 X X 2 8 X X 2 8 X X
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- Tomás Francisco José Córdoba Santos
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1 UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE GESTIÓN DE RESTITUCIÓN DE TIERRAS DESPOJADAS Pág 1 hasta 5 CÓDIGO: GD-FO-08 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD VERSIÓN: 0 OBJETIVO DEL PROCESO: Proporcionar a la UAEGRTD una herramienta administrativa para la organización de sus archivos de forma eficaz, eficiente y estandarizada, enmarcada en la reglamentación y disposiciones legales vigentes. UNIDAD ADMINISTRATIVA: SECRETARIA GENERAL OFICINA PRODUCTORA: Grupo de Gestión Financiera y Contable TIEMPO DE DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIES/SUBSERIES/TIPOS DOCUMENTALES RETENCIÓN FINAL D S SB AG AC CT E MT 304GGFC ACTAS Actas de Reunión Grupo. Acta. Listado de Asistencia 1 4 S PROCEDIMIENTO debe digitalizarse conservando permanentemente el soporte papel debido a que la subserie representa valores secundarios que reflejan el cumplimiento de las funiones. 304GGFC BALANCES Balances General Comparativo. Balance 2 8 debe digitalizarse y eliminar el soporte papel directamente, garantizando la reproducción 304GGFC BANCOS Bancos Cuentas Bancarias de la Entidad. Resolución. Formulario Apertura de Cuenta. Carta Solicitud Apertura de Cuenta. Estudio de Aprobación Cuenta. Autorización Cuenta Tesoro Nacional 2 8 debe digitalizarse y eliminar el soporte papel directamente, garantizando la reproducción 304GGFC CIRCULARES Circulares Memorandos. Memorandos de Devolución 1 9 debe conservarse permanentemente el soporte digital. 304GGFC COMPROBANTES CONTABLES Comprobantes Contables de Notas de Contabilidad Crédito. Conciliación Bancaria. Orden de Pago. Extracto Bancario. Estados Contables 2 8 debe digitalizarse y eliminar el soporte papel directamente, garantizando la reproducción versión preliminar sujeta a aprobación del Comité Integrado de Gestión y Eficiencia Organizacional creado mediante la Resolución 0947 de 2012.
2 304GGFC Comprobantes Contables de Notas de Contabilidad Débito. Conciliación Bancaria. Orden de Pago. Extracto Bancario. Estados Contables 2 8 debe digitalizarse y eliminar el soporte papel directamente, garantizando la reproducción 304GGFC 19 CONCILIACIONES BANCARIAS. Extracto Cuenta de Ahorros. Extracto Cuenta Corriente 2 8 debe digitalizarse y eliminar el soporte papel directamente, garantizando la reproducción UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE GESTIÓN DE RESTITUCIÓN DE TIERRAS DESPOJADAS Pág 2 hasta 5 CÓDIGO: GD-FO-08 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD VERSIÓN: 0 OBJETIVO DEL PROCESO: Proporcionar a la UAEGRTD una herramienta administrativa para la organización de sus archivos de forma eficaz y eficiente y estandarizada, enmarcada en la reglamentación y disposiciones legales vigentes. UNIDAD ADMINISTRATIVA: SECRETARIA GENERAL OFICINA PRODUCTORA: Grupo de Gestión Financiera y Contable D TIEMPO DE CÓDIGO SERIES/SUBSERIES/TIPOS DOCUMENTALES RETENCIÓN S SB AG AC CT E 304GGFC DECLARACIONES TRIBUTARIAS Declaraciones Tributarias Pago Obligaciones Tributarias. Formato Declaración. Presentación de Información Exógena. Terceros. Comunicaciones DISPOSICIÓN FINAL MT 2 5 S PROCEDIMIENTO debe digitalizarse y eliminar el soporte papel directamente, garantizando la reproducción 304GGFC 25 EMBARGOS. Orden Judicial. Comunicaciones de Embargo 2 3 Una vez cumplido el tiempo de retención de la subserie en las diferentes etapas del ciclo,debe digitalizarse y eliminar el soporte papel directamente, garantizando la reproducción exacta de los libros y documentos. Conservar el Documento Digital por un período mínimo de cinco (5) años, contados a partir del 1o. de enero del año siguiente al de su elaboración, expedición o recibo. (Decreto 2649 de 1993, artículo 14 y artículo 632 del versión preliminar sujeta a aprobación del Comité Integrado de Gestión y Eficiencia Organizacional creado mediante la Resolución 0947 de 2012.
3 304GGFC INFORMES Informes a Entes de Control. A Terceros. Solicitud. Respuesta. Comunicaciones. Contaduría General de la Nación. CGN Saldos y Movimientos 2 3 debe digitalizarse conservando permanentemente el soporte papel por un período mínimo de cinco (5) años ya que evidencian los diferentes requerimientos de los Organismos de Control, contados a partir del 1o. de enero del año siguiente al de su 304GGFC GGFC Informes de Gestión. Informe Informes Internos. Control Interno Contable. Informe. Notas Estados Financieros. CGN 2005 NE-003 Notas de Carácter Específico. CGN 2005 NG 003 Notas de Carácter General Una vez cumplido el tiempo de retención de la subserie en las diferentes etapas del ciclo, debe digitalizarse conservando permanentemente el soporte papel ya que evidencia la gestión realizada en cumplimiento de sus funciones. se Elimina el soporte papel al no desarrollar valores secundarios. Se encuentran consolidados en la Oficina de Control Interno. 304GGFC GGFC INSTRUCTIVOS Instructivo Presupuestal. Instructivo LIBROS CONTABLES Libros Contables de Bancos. Libro exacta de los libros y documentos. (Decreto 2649 de 1993, artículo 14 y artículo 632 del exacta de los libros y documentos. (Decreto 2649 de 1993, artículo 14 y artículo 632 del UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE GESTIÓN DE RESTITUCIÓN DE TIERRAS DESPOJADAS Pág 3 hasta 5 CÓDIGO: GD-FO-08 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD VERSIÓN: 0 OBJETIVO DEL PROCESO: Proporcionar a la UAEGRTD una herramienta administrativa para la organización de sus archivos de forma eficaz y eficiente y estandarizada, enmarcada en la reglamentación y disposiciones legales vigentes. UNIDAD ADMINISTRATIVA: SECRETARIA GENERAL OFICINA PRODUCTORA: Grupo de Gestión Financiera y Contable D CÓDIGO S SB SERIES/SUBSERIES/TIPOS DOCUMENTALES TIEMPO DE RETENCIÓN AG AC CT E DISPOSICIÓN FINAL MT S PROCEDIMIENTO 304GGFC MANUALES Una vez cumplido el tiempo de retención de la subserie en el Archivo de Gestión, debe versión preliminar sujeta a aprobación del Comité Integrado de Gestión y Eficiencia Organizacional creado mediante la Resolución 0947 de 2012.
4 304GGFC Manuales de Procedimientos. Manuales 1 0 Una vez cumplido el tiempo de retención de la subserie en el Archivo de Gestión, debe eliminarse ya que no desarrolla valores secundarios y corresponde a información que se actualiza periodicamente. 304GGFC ORDENES Ordenes de Pago. Formato Obligación Presupuestal. Formato de Certificación y Trámite de Orden de Pago. Autorización Comisión de Servicio y Pago de Viáticos. Factura. Formato Entradas de Bienes al Almacén. Copia Contrato. Cuenta de Cobro. Certificado Pagos Sistema Seguridad Social EPS-AFP-ARL 2 8. Informe actividades. Nómina 304GGFC GGFC PLANES Planes Anual de Caja (PAC). Solicitud de PAC. Consolidado PAC Planes de Acción Grupo. Plan Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión, la subserie se elimina ya que se consolida en el Plan de Acción de la Oficina Asesora de Planeación de la URT. Según Resolución 001- Manual específico de funciones y de competencias laborales. 304GGFC GGFC Planes de Mejoramiento Grupo. Plan Planes Presupuestales Grupo. Plan Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión, la subserie se elimina ya que se consolida en el Plan de Mejoramiento de la Oficina Asesora de Planeación de la URT. Según Resolución 001- Manual específico de funciones y de competencias laborales. Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión, la subserie se elimina ya que se consolida en el Plan Presupuestal de la Oficina Asesora de Planeación de la URT. Según Resolución 001- Manual específico de funciones y de competencias laborales. 304GGFC 46 REINTEGROS. Comprobantes de Consignación 2 8 UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE GESTIÓN DE RESTITUCIÓN DE TIERRAS DESPOJADAS Pág 4 hasta 5 versión preliminar sujeta a aprobación del Comité Integrado de Gestión y Eficiencia Organizacional creado mediante la Resolución 0947 de 2012.
5 CÓDIGO: GD-FO-08 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD VERSIÓN: 0 OBJETIVO DEL PROCESO: Proporcionar a la UAEGRTD una herramienta administrativa para la organización de sus archivos de forma eficaz y eficiente y estandarizada, enmarcada en la reglamentación y disposiciones legales vigentes. UNIDAD ADMINISTRATIVA: SECRETARIA GENERAL OFICINA PRODUCTORA: Grupo de Gestión Financiera y Contable TIEMPO DE DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIES/SUBSERIES/TIPOS DOCUMENTALES RETENCIÓN FINAL D S SB AG AC CT E MT 304GGFC GGFC REQUERIMIENTOS Requerimientos Liberaciones Presupuestales. Solicitud de Información Saldos Actuales. Respuesta. Liberación o Reducción Requerimientos Modificaciones Internas Presupuestales. Solicitud. Respuesta. Formato Solicitud Traslado Apropiación Presupuestal S PROCEDIMIENTO 304GGFC Requerimientos Traslados Presupuestales - Modificaciones Presupuestales (Que Modifican el Decreto Liquidatorio). Solicitud. Acuerdo. Aprobación Concejo Directivo. Aprobación Ministerio de Hacienda. Reporte SIIF. Autorización para Realizar Modificación GGFC Requerimientos Usuarios SIIF. Solicitud. Respuesta 1 0 Una vez cumplido el tiempo de retención de la subserie en el Archivo de Gestión, Eliminar en su totalidad ya que no desarrolla valores primarios y corresponde a información que se actualiza periódicamente. 304GGFC Requerimientos Vigencias Futuras. Solicitud. Acuerdo Digitalizar la información que se encuentre en soporte papel y realizar copias de versión preliminar sujeta a aprobación del Comité Integrado de Gestión y Eficiencia Organizacional creado mediante la Resolución 0947 de 2012.
6 . Aprobación Concejo Directivo. Aprobación Ministerio de Hacienda. Reporte SIIF. Autorización para Realizar Modificación 2 8 Digitalizar la información que se encuentre en soporte papel y realizar copias de seguridad a los documentos electrónicos. Evidencian el cumplimiento de los objetivos misionales de la Entidad. UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE GESTIÓN DE RESTITUCIÓN DE TIERRAS DESPOJADAS Pág 5 hasta 5 CÓDIGO: GD-FO-08 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD VERSIÓN: 0 OBJETIVO DEL PROCESO: Proporcionar a la UAEGRTD una herramienta administrativa para la organización de sus archivos de forma eficaz y eficiente y estandarizada, enmarcada en la reglamentación y disposiciones legales vigentes. UNIDAD ADMINISTRATIVA: SECRETARIA GENERAL OFICINA PRODUCTORA: Grupo de Gestión Financiera y Contable CONVENCIONES: D= Dependencia S= Serie SB = Subserie CT = Conservación Total E = Eliminación MT = Medios Tecnológicos S = Selección ELABORADO POR: NOMBRE CARGO FECHA FIRMA REVISADO POR: APROBADO POR: versión preliminar sujeta a aprobación del Comité Integrado de Gestión y Eficiencia Organizacional creado mediante la Resolución 0947 de 2012.
7 versión preliminar sujeta a aprobación del Comité Integrado de Gestión y Eficiencia Organizacional creado mediante la Resolución 0947 de 2012.
8 versión preliminar sujeta a aprobación del Comité Integrado de Gestión y Eficiencia Organizacional creado mediante la Resolución 0947 de 2012.
9 versión preliminar sujeta a aprobación del Comité Integrado de Gestión y Eficiencia Organizacional creado mediante la Resolución 0947 de 2012.
10 versión preliminar sujeta a aprobación del Comité Integrado de Gestión y Eficiencia Organizacional creado mediante la Resolución 0947 de 2012.
11 versión preliminar sujeta a aprobación del Comité Integrado de Gestión y Eficiencia Organizacional creado mediante la Resolución 0947 de 2012.
12 versión preliminar sujeta a aprobación del Comité Integrado de Gestión y Eficiencia Organizacional creado mediante la Resolución 0947 de 2012.
RETENCIÓN 2 3 X X 1 4 X X 1 4 X X 1 9 X X 2 3 X X 1 0 X X 1 0 X
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE GESTIÓN DE RESTITUCIÓN DE TIERRAS DESPOJADAS Pág 1 hasta 3 CÓDIGO: GD-FO-08 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD VERSIÓN: 0 OBJETIVO DEL PROCESO: Proporcionar a la UAEGRTD
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TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
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