Experiencia de la factura electrónica en el ámbito empresarial

Transcripción

1 Experiencia de la factura electrónica en el ámbito empresarial Mª Pilar Franquet Rodrigálvarez Centro de cooperación Interbancaria Madrid, 24 de Abril

2 Contenidos 1. Facturación electrónica 2. Por qué ir a la facturación electrónica? 3. Pasos previos a la implementación 4. Adopción de la solución? 5. Pasos para la implementación 6. Tipos de facturación 7. Ejemplos Prácticos 8. Acciones en curso 9. La Factura Electrónica en las Entidades Financieras Madrid, 24 de Abril

3 Facturación electrónica El proceso de facturación convencional se lleva a cabo según el esquema presentado a continuación: La aplicación de gestión del proveedor genera la factura El receptor introduce los datos de la factura de forma manual y los archiva La factura generada se imprime desde el sistema del proveedor se clasifica y se ensobra La factura impresa se envía a través de correo convencional Madrid, 24 de Abril

4 Facturación electrónica El proceso de facturación electrónica se lleva a cabo según el esquema presentado a continuación: Emisión Legalización y conservación Verificación Integración y conservación Madrid, 24 de Abril

5 Facturación electrónica Comparativa Sistema convencional vs. electrónica Tiempo estimado sin TAREA A REALIZAR sistemas de gestión documental en minutos Lectura y clasificación de la correspondencia Lectura y clasificación de la correspondencia/ digitalización y referenciación Tiempo estimado con sistemas de gestión documental en minutos Distribución a sus destinatarios 2 0 Fotocopia/s 1 0 Archivo 4 0 Búsqueda para consulta solicitada 4 0,5 Nueva fotocopia 1 0 Rearchivo 2 0 TOTAL 16 4,5 Madrid, 24 de Abril

6 Por qué ir a la facturación electrónica? APORTA MÁS VALOR A MI EMPRESA GENERA MÁS CONFIANZA EN MI EMPRESA MI EMPRESA ES MÁS PRODUCTIVA Madrid, 24 de Abril

7 Pasos previos a la implementación Valoración del volumen y sistema de facturación actual de la empresa: Estimación de costes sistema actual. Programas de gestión y procesos que utilizó (ERP s, programas propietarios de gestión de pedidos, aprobación de facturas, contabilidad,..). Mi actividad tiene requisitos especiales o personalizados de la empresa? Posibles deficiencias en mi sistema actual de facturación? Oportunidad de mejora. Tipo/s de facturación: Emisión, Recepción y/o Autofacturación Analizar tipos de soluciones de facturación electrónica: cual es la que mejor se adapta a mi empresa, costes, servicio, funcionalidades : Madrid, 24 de Abril

8 Adopción de la solución? Puntos Fuertes y Débiles de soluciones Factura Electrónica para grandes clientes Puntos Fuertes Solución Estándar (ASP) Coste Bajo Efecto red Gestión sistemas externalizado Rápida puesta en marcha Evolución Portal de Proveedores/Portal de Emisión Fácil adhesión proveedores y clientes Personalización Imagen corporativa Gestión sistemas externalizado Evolución Desarrollo propietario Ajuste a necesidades propias Puntos Débiles Solución Estándar (ASP) Convencer a proveedores o establecer protocolos de comunicación con otras soluciones. Integración con sist. Propietarios Portal de Proveedores Coste Tiempo puesta en marcha Integración con sist. propietarios Desarrollo propietario Coste (programas, hardware, certificado, copias de seguridad,..) Mayor dedicación de la empresa Gestión de sistemas Mantenimiento Evolución formato Soporte Fiscal y Jurídico Madrid, 24 de Abril

9 Gestión del Cambio: Pasos para la implementación Gestionar el cambio interno en 3 áreas fundamentales: organización, administración y sistemas de información: Tomar este reto organizativo como gran oportunidad de mejora Definición de la nueva gestión de facturas electrónicas Impulsar su uso internamente. Definición de fases y objetivos alcanzables: Alcance, definición de objetivos (hasta donde quiero llegar) Gradual: Establecimiento de una fase piloto. Facilita la asimilación de conceptos y procedimientos. Consolida confianza en el nuevo sistema Comunicación a proveedores y/o clientes, sensibilizando a todos los involucrados de los beneficios que les va a aportar Madrid, 24 de Abril

10 Tipos de facturación? Emisión (Estándar) Factura Electrónica Generación de ficheros de Facturas Solución Tratamiento Manual Integración con programas de gestión (ERPs): Pedidos Facturación Debe cubrir todas las necesidades: Comunicaciones automáticas de datos y facturas Gestión de facturas simple y ágil Integración Cliente Stock Entidad Firma Homologada Archivo de facturas Clientes Madrid, 24 de Abril

11 Autofacturación Comercial Tipos de facturación? Generación de ficheros de Auto-Facturas 1 Auto-Facturas Proforma Fichero de Estados 2 Confirmación datos factura Tratamiento Manual Solución Integración Proveedor 3 Auto-factura electrónica Entidad Canal de emisión de auto-facturas: La entidad emite una auto-factura proforma a sus proveedores. Requiere acuerdo previo entre el proveedor y cliente Auto-factura electrónica Proveedores Madrid, 24 de Abril

12 Portales Personalizados Tipos de facturación? Portal Emisión Portal Recepción Factura Electrónica Acceso Web Solución Tratamiento Manual Proveedor Debe cubrir todas las necesidades: Mantener imagen corporativa Comunicaciones automáticas de los estados y facturas Integración con otros procesos de la empresa Integración Cliente Cliente Madrid, 24 de Abril

13 Ejemplo Práctico 1 - Empresa aseguradora Vida - Ahorro y Planes de Pensiones Más de millones de gestionados Salud asegurados Colectivos y Empresas Más de empresas, con 350 multinacionales y 190 organismos públicos Hogar y Accidentes Más de hogares cubiertos Vida - Riesgo Más de 1,4 millones de asegurados SegurAuto Más de Pólizas Madrid, 24 de Abril

14 Ejemplo Práctico 1 Implantación Empresa Aseguradora Estimación Reducción Costes Auto factura Emisión Con sistema tradicional: Con sistema tradicional: Facturas Coste Coste anual Años Presupuesto Facturas Coste Coste anual Años Presupuesto , , Con Intercambio de datos Facturas Coste Coste anual Años Presupuesto , Con Factura Electrónica Con Factura Electrónica , Facturas Coste Coste anual Años Presupuesto , Ahorro acumulado Ahorro anual Ahorro anual Madrid, 24 de Abril

15 Ejemplo Práctico 2 Implantación en Empresa de servicios Situación Solución Empresa de Servicios: Colaboración con empresas, asesorándoles, ofreciéndoles una amplia variedad de servicios: Gestión de Redes Corporativas y Espacios de Trabajo Gestión de Mantenimiento Gestión de Compras y Suministros Gestión del Proceso de Negociación Sistema de actuación: Solicitud de servicios a proveedores, en base a pedidos Realización de servicios Gestión de facturas Características: Gran volumen de proveedores y facturas Proveedores de varios sectores Diversidad de facturas recibidas Servicios tarificados Auto-factura comercial: Creación de factura en nombre del proveedor Envío de propuesta de factura Confirmación on-line por el proveedor Generación automática de factura electrónica Solución Facturae Unificación sistemas para gestionar el flujo comercial, de pedido a contabilización de la factura Simplificación en la gestión. Madrid, 24 de Abril

16 Ejemplo Práctico 2 Implantación en Empresa servicios Ventajas Mayor eficiencia en nuestros procesos (gestión devolución de facturas) Reducción de errores del proveedor: los servicios son tarifados y controlados por nosotros Reducción de gestión administrativa, por la reducción de errores al generar autofacturas y la recepción de confirmaciones/rechazos de forma on-line Agilidad en la tramitación de facturas, por la mecanización de procesos (se eliminan reclamaciones sobre facturas enviadas/no recibidas). Transparencia del proceso. El proveedor conoce en todo momento el estado de sus facturas. Ahorro en la custodia de las facturas en papel. Procesos integrados con la facturación electrónica: En la Autofactura: Mantenimiento Servicios Recurrentes, Certificaciones de Obra, Compras de material de oficina, Servicios de transporte, Servicios puntuales (mantenimientos correctivos, reparaciones, siniestros) En factura: Cualquier tipo de contratación de bienes o servicios Madrid, 24 de Abril

17 Ejemplo Práctico 3 Implantación en la Caixa desde 2005 Recepción Electrónica CaixaFactura Facturas Estados Aplicación FAC FAC Work-flow aprobación facturas Pago de facturas Confirmación y aprobación del pago Recepción Papel Grabación, escaneo y archivo Facturas Validación presupuestaria Madrid, 24 de Abril

18 Experiencia en el ámbito empresarial Dificultades encontradas Servicio innovador (resistencia al cambio): empleados, proveedores y clientes Selección modelo de servicio: modelo externalizado ASP o integrado en su portal con la imagen del cliente. Selección modelo de factura: la entidad requiere intercambio de facturas con los diferentes modelos estándar del mercado (Facturae, UBL, EDI ) Normativa de facturación electrónica: reciente y en el corto plazo las administraciones públicas con carácter obligatorio. Penetración en el mercado gradual: No conocen los costes de la factura en papel y las normativas implicadas En grandes empresas, requieren cambios y adaptaciones internas tanto organizativas como de sus sistemas. Implantación lenta. Las empresas pequeñas son impulsadas por las empresas grandes o por la Administración Pública. Madrid, 24 de Abril

19 Acciones en curso La Unión Europea opta por una economía más competitiva y dinámica para ello apuesta por el intercambio de documentos de factura como medio de pago Identificar los modelos utilizados en cada país, reconocimiento del formato de factura electrónica Facturae, divulgación a nivel europeo Conseguir el intercambio de facturas entre las EEFF de la U.E. Objetivos a nivel europeo Asegurar la homogeneidad de los certificados; las entidades Prestadoras de Servicio, (PSC) están realizando acuerdos a nivel europeo con el fin de fomentar la seguridad del comercio exterior. Realizar análisis proactivo de la normativa legal a nivel nacional e internacional, con el fin de facilitar el intercambio entre los diferentes países Simplificación y automatización de los procesos orientados a Pedido Compra - Pago Madrid, 24 de Abril

20 Acciones en curso Interoperabilidad Modelos Factura Plataforma Servicios Financieros Unificación de formatos en formato normalizado Creación de herramientas de conversión para interoperabilidad Estabilización de versiones Sistema intercambio de facturas Independencia de plataforma para el envío y recepción desde cualquier entidad Uso de formato normalizado Facilitar gestión de Tesorería utilizando factura como medio de pago Agilizar y simplificar trámites, asociados a la financiación/anticipo (Factoring y Confirming) Madrid, 24 de Abril

21 La Factura Electrónica en las Entidades Financieras Habituados a tratar grandes volúmenes de información Servicios relacionados: Cobro/pago Factoring Confirming Experiencia con el trato de clientes Ofrecemos confianza EEFF grandes emisores y Receptores de facturas Cliente Ser competitivos Fidelizar Clientes Anticiparse a las necesidades del mercado Dar respuesta a los requisitos de nuestros clientes Impulsar el uso de nuevas tecnologías a las empresas Continuar la colaboración estrecha con la AA.PP. Madrid, 24 de Abril

22 La Factura Electrónica en las Entidades Financieras Opiniones sobre facturación electrónica Es el siguiente paso lógico después de la introducción del euro y es un gran paso hacia un mercado único Es una oportunidad única para las EEFF Debemos anticiparnos a lo que será la industria de los pagos en Europa en 10 años Los bancos deben determinar donde colaborarán y donde competirán Nuestros clientes desean cada vez más una gama más amplia de servicios en el mercado europeo Debemos proveer a los clientes con la información exacta y herramientas de gestión ágiles (FUENTE: EXPP- SUMMIT: 3 Edition de E-invoicing & E-Billing, Londres 10 / 11 Septiembre. Madrid, 24 de Abril

23 Gracias por su atención Mª Pilar Franquet Rodrigálvarez Centro de cooperación Interbancaria Madrid, 24 de Abril