PASOS PARA ABORDAR EL ABSENTISMO POR INCAPACIDAD TEMPORAL GESTIÓN DEL ABSENTISMO

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1 PASOS PARA ABORDAR EL POR INCAPACIDAD TEMPORAL GESTIÓN DEL

2 ÍNDICE Capítulo pág. Dimensionar el absentismo Capítulo 2...4pág. Decisión Actuar o no actuar? Capítulo pág. Acciones básicas en la gestión del absentismo por Incapacidad Temporal (IT) Capítulo pág. Implicar a los mandos en la gestión del absentismo por IT 4.1. Cuestionario sobre percepción del absentismo por IT y su gestión 4.2. Jornadas In Company sobre absentismo laboral por IT Dinámica grupal sobre gestión del absentismo por IT Capítulo pág. Diseño y planificación de acciones específicas

3 1. ESQUEMA DE PASOS PARA EL ABORDAJE DEL ABENTISMO POR IT 1. Dimensionar el absentismo 2. Decisión No actuar Actuar Comunicar 3. Acciones básicas Ordenar Concienciar 4. Implicar mandos Cuestionario Jornadas Dinámicas 5. Acciones especificas Plan de acción personalizado 3

4 1. DIMENSIONAR EL 2. DECISIÓN ACTUAR O NO ACTUAR? Para saber si el absentismo por Incapacidad Temporal (IT) es o no un problema en nuestra organización, lo primero que deberíamos saber es cuánto tenemos y cómo estamos con respecto a una referencia. Una vez la empresa conoce su absentismo por IT y establece si supone o no un problema en su organización, debe decidir si quiere iniciar acciones para modificarlo. Desde la herramienta de Análisis del absentismo por contingencia común de la zona privada de la web de MC MUTUAL, las empresas mutualistas pueden consultar la magnitud y distribución del fenómeno de la IT por contingencias comunes en su empresa, dando respuesta a preguntas como las siguientes: Cuánto absentismo tengo? Cómo estoy en comparación con el resto de empresas? Qué tipo de absentismo caracteriza a mi empresa (bajas largas, bajas cortas recurrentes )? En qué colectivos se concentran las bajas? Cuál es la tendencia del absentismo en mi empresa a lo largo del tiempo? En la sección Nociones básicas de absentismo las empresas podrán acceder a una visión más completa del problema de absentismo, descubriendo cómo puede estar afectando a su organización. Así mismo, en la sección Herramientas y recursos para gestionar el absentismo las empresas tendrán a su disposición diversos materiales (artículos, buenas prácticas de otras empresas, guías para implantar acciones, etc.) que les ayudarán en la toma de esta decisión y les orientarán en la elaboración de su propio plan de abordaje del absentismo. Además, en la sección Herramientas y recursos para gestionar el absentismo/ Cómo dimensionar el absentismo? Indicadores y cifras de la web Gestión del Absentismo de MC MUTUAL, las empresas podrán acceder a material que les facilitará el cálculo e interpretación de sus propios indicadores y disponer de otras referencias poblacionales de interés. 4

5 3. ACCIONES BÁSICAS EN LA GESTIÓN DEL POR IT Sabemos que la selección, priorización y programación de acciones suele ser una fase crítica para las empresas que desean abordar el absentismo. Por eso, uno de nuestros puntos fuertes es que hemos logrado establecer un método de trabajo que ordena y prioriza las acciones a desarrollar. Nuestra recomendación es que la empresa inicie la gestión del absentismo por IT con unas acciones básicas: Estas acciones básicas permiten crear los pilares para una óptima gestión y sentar las bases para la implantación de acciones más avanzadas. En la sección Herramientas y recursos para gestionar el absentismo/acciones básicas para la gestión de la IT se publicarán unas guías específicas, con información paso a paso y ejemplos concretos, de estas acciones para su adaptación y puesta en marcha en la organización. Comunicar a la empresa la importancia del absentismo por IT para la Dirección general. Ordenar la normativa, procedimientos, circuitos y registros de la IT. Concienciar a todos los niveles de la empresa de que el absentismo es un problema de interés que afecta a todos. 5

6 4. IMPLICAR A LOS MANDOS EN LA GESTIÓN DEL POR IT Los mandos intermedios son el enlace directo de la dirección de la empresa con el trabajador. Su función es clave ya que poseen un conocimiento privilegiado de los porqués de las ausencias, así como una posición estratégica para trasmitir la cultura y normas de la empresa. Por este motivo, otorgarles un papel activo y principal en la gestión del absentismo es una de las medidas más efectivas para reducir las ausencias de sus equipos. Con el objetivo de ayudar a las empresas a implicar a los mandos en la gestión del absentismo por IT, MC MUTUAL le propone las siguientes acciones: 4.1.Cuestionario sobre percepción del absentismo por IT y su gestión Percepción del absentismo: Conocer la percepción de los mandos sobre las causas de las bajas en la empresa, el comportamiento estacional y el perfil del trabajador absentista, si existe. Gestión del absentismo: Conocer las prácticas habituales en gestión de las bajas por parte de los mandos (llamadas de seguimiento, entrevistas de reincorporación ). Información sobre absentismo: Detectar el nivel de conocimiento de los indicadores de absentismo, la normativa y procedimientos existentes, así como las medidas adoptadas en la empresa para reducir el absentismo. Cultura preventiva: Evaluar el grado de cumplimiento de las medidas preventivas existentes, el conocimiento de las mismas por parte de los mandos y su nivel de implicación en que se cumplan. Este cuestionario permite evaluar, de forma anónima y confidencial, cómo percibe -el total o una muestra- de los mandos de la empresa algunos de los principales temas asociados al absentismo por IT: Visión del absentismo: Conocer el grado de concienciación de los mandos sobre el problema del absentismo en la empresa y en su área. 6

7 4.2. Jornadas In Company sobre absentismo laboral por IT 4.3. Dinámica grupal sobre gestión del absentismo por IT El objetivo de esta jornada formativa es sensibilizar a los mandos sobre la importancia del absentismo por IT. Especialistas en gestión del absentismo les instruirán sobre los siguientes temas: Definición, causas y características del absentismo laboral por IT. Cómo se puede medir y valorar el absentismo laboral por IT? Medidas para prevenir, reducir y gestionar el absentismo laboral por IT desde la empresa. Papel del mando en la gestión del absentismo laboral por IT. Las empresas que estén interesadas en realizar estas jornadas, podrán ampliar la información sobre estas acciones a través de su interlocutor habitual con la Mutua. Mediante una o varias dinámicas grupales, realizadas con una selección de mandos de la empresa, se busca descubrir cuáles son los factores organizacionales que están modulando el comportamiento del absentismo por IT característico de la compañía. Esta dinámica permite conocer la percepción de los mandos sobre las causas del absentismo de sus equipos, cómo les han impactado las acciones básicas puestas en marcha y recibir sus sugerencias de mejora, haciéndoles partícipes de la solución. Las empresas que estén interesadas en realizar este análisis más profundo de su absentismo podrán solicitar más información a través de su interlocutor habitual con la Mutua. 7

8 5. DISEÑO Y PLANIFICACIÓN DE ACCIONES ESPECÍFICAS El absentismo es un fenómeno multifactorial cuyas causas son complejas, por lo que aunque tenga una expresión similar en diversas organizaciones, las causas de fondo pueden variar enormemente según la idiosincrasia de cada organización. Una buena medida para asegurarse que las acciones se lleven a cabo, es designar un grupo o comisión que lidere la gestión del absentismo, que sea el responsable de decidir las acciones a implantar, así como de asignar los responsables, recursos y tiempos. Por este motivo, cualquier enfoque para tratar de reducirlo debería incluir acciones específicas coherentes con la situación, recursos y prioridades de la empresa. Es decir, debe elaborarse un plan de acción personalizado, que cumpla las siguientes características: Completo: no vale con atacar un único factor. Equilibrado: disciplina y control no bastan. Hay que entender las causas y poner medios para reducirlas. Focalizado: si hay un problema en un colectivo, las medidas deben diseñarse y aplicarse sólo para el colectivo que tiene el problema, no para la totalidad de la empresa. Estructurado: lo que no tiene objetivo, fecha y responsable asignado acaba por no llevarse a cabo, por lo que el plan de reducción del absentismo deberá ser diseñado, dirigido y evaluado como cualquier otro proyecto de la empresa. Desde MC MUTUAL sugerimos que este grupo tenga las siguientes características: Que sea un grupo reducido de trabajadores, máximo 6 personas. Que sean designados por la Dirección, para que lideren internamente la gestión del absentismo, rindiendo cuentas a la misma de forma periódica. Que sus integrantes:.. Tengan un buen conocimiento de las personas, de la cultura, procesos y normas de la empresa... Estén comprometidos con la reducción del absentismo... Estén capacitados para impulsar y supervisar proyectos: motivar y generar compromiso, asignar los recursos adecuados (humanos, económicos, materiales ) y planificar acciones (determinar prioridades y tiempos)... Idealmente, que pertenezcan a áreas, niveles jerárquicos, edades y géneros distintos. 8

9 En la sección Acciones específicas para abordar el absentismo por IT encontrarán diversos materiales (artículos, buenas prácticas de otras empresas, guías para implantar acciones, etc.) en los que inspirarse y apoyarse para confeccionar su propio plan de acción, así como una serie de herramientas de planificación que les ayudarán a diseñar y realizar el seguimiento de su plan de abordaje del absentismo. Le mantendremos informado periódicamente, a través de correo electrónico, de las novedades que desde MC MUTUAL vayamos publicando. Si no recibe estas comunicaciones, contacte con su interlocutor habitual de la mutua. 9

10 Mutua de Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales de la Seguridad Social número