H. AYUNTAMIENTO CONSTITUCIONAL DE ACAPULCO DE JUÁREZ. Contraloría General, Transparencia y Modernización Administrativa

Transcripción

1 H. AYUNTAMIENTO CONSTITUCIONAL DE ACAPULCO DE JUÁREZ Contraloría General, Transparencia y Modernización Administrativa Dirección de Calidad y Modernización Administrativa PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD

2 1.- Objetivo Establecer la metodología para llevar a cabo auditorías internas y para determinar si el Sistema de Gestión de Calidad del H. Ayuntamiento es conforme con los requisitos de la Norma ISO 9001:2015, se implementa y mantiene eficazmente la operación del SGC. 2.- Alcance Este procedimiento aplica desde la programación, planificación, ejecución y actividades de seguimiento de las auditorías internas que se realicen al Sistema de Gestión de la Calidad. 3.- Actividades 3.1 Competencia del equipo auditor. La Dirección de Calidad y Modernización Administrativa garantiza la competencia del equipo auditor basada en las siguientes líneas de conocimiento. a) Conocimiento de la normativa relacionada con el SGC. Curso de interpretación de los requisitos de las norma ISO 9001:2015. b) Conocimiento de las técnicas de auditoría. Curso de formación de auditores internos. c) Experiencia en alguna área dentro del H. Ayuntamiento de Acapulco de Juárez, Gro. d) Experiencia de participación en auditorías internas de calidad. 3.2 Clasificación de la calificación de los auditores y sus requisitos de competencia. La Dirección de Calidad y Modernización Administrativa califica a los auditores de acuerdo a: a) Auditor en entrenamiento. Haber tomado el Curso de interpretación de los requisitos de las normas ISO 9001: o tener cursos que garanticen el conocimiento e interpretación de la normativa que rigen el Sistema de Gestión de la Calidad. 2/18

3 Experiencia en haber desempeñado actividades en alguna Dependencia Municipal de por lo menos un año. Haber tomado el Curso de formación de auditores internos. O cualquier otra formación que garantice la comprensión y conocimiento de las técnicas de auditoría. b) Auditor Líder. o Haber tomado el Curso del SGC y/o el de Interpretación de los requisitos de las normas ISO 9001: 2015 o tener cursos que garanticen el conocimiento e interpretación de la normativa que rigen el Sistema de Gestión de la Calidad. o Haber tomado el Curso de formación de auditores internos o cualquier otra formación que garantice la comprensión y conocimiento de las técnicas de auditoría. o Experiencia en alguna Dependencia Municipal de por lo menos dos años. o Experiencia de participación cuando menos en dos auditorías en materia de Sistemas de Gestión; las auditorias de la experiencia del auditor líder deben ser en materia de Sistemas de Gestión sin importar que dichas auditorias sean de primera, segunda o tercera parte. Nota: La experiencia del auditor líder podrá ser demostrada con reconocimiento otorgado por otras instituciones u organizaciones en donde se demuestre que la persona tiene la competencia para desempeñar las funciones como auditor líder. 3. Actividades y responsabilidades de los auditores dependiendo su función dentro del proceso de auditoría. a) Auditor líder. a. Es el responsable de coordinar al equipo auditor para el análisis de los riesgos del proceso de auditoría. b. Es responsable de gestionar el programa de auditoría. c. Es el responsable de la planificación de las auditorías internas incluyendo la designación de tareas específicas a los miembros del equipo auditor. 3/18

4 d. Es el responsable de revisar y validar la clasificación de los hallazgos detectados durante la auditoria interna. e. Es el responsable de coordinar al equipo auditor para recopilación de la información para la generación del informe de auditoría y su posterior distribución. f. Es el responsable de coordinar al equipo auditor para dar seguimiento a las acciones propuestas por las diferentes áreas para solventar los hallazgos detectados durante la auditoría interna. b) Auditor calificado. a. Participar bajo coordinación del auditor líder en el análisis de los riesgos del proceso de auditoría. b. Participar bajo coordinación del auditor líder en la elaboración del programa de auditoría. c. Participar bajo coordinación del auditor líder en planificación de las auditorías internas. d. Realizar las entrevistas y observación de documentación para la obtención de evidencia objetiva para verificar esta, contra los criterios de auditoría y la determinación de hallazgos. e. Proponer la clasificación de los hallazgos detectados durante la auditoria interna al auditor líder para su revisión y validación. f. Recopilar información para la generación del informe de auditoría. g. Dar seguimiento a las acciones propuestas por las diferentes áreas para solventar los hallazgos detectados durante la auditoría interna. c) Auditor en entrenamiento. a. Participar bajo supervisión del auditor líder en el análisis de los riesgos del proceso de auditoría. b. Participar bajo supervisión del auditor líder en la elaboración del programa de auditoría. c. Participar bajo supervisión del auditor líder en planificación de las auditorías internas. 4/18

5 d. Realizar las entrevistas y observación de documentación para la obtención de evidencia objetiva para verificar esta contra los criterios de auditoría y la determinación de hallazgos bajo la supervisión de un auditor calificado o directamente del auditor líder. e. Bajo la supervisión de un auditor calificado o directamente del auditor líder, proponer la clasificación de los hallazgos detectados durante la auditoria interna al auditor líder para su revisión y validación. f. Bajo la supervisión de un auditor calificado o directamente del auditor líder, recopilar información para la generación del informe de auditoría. g. Bajo la supervisión de un auditor calificado o directamente del auditor líder, dar seguimiento a las acciones propuestas por las diferentes áreas para solventar los hallazgos detectados durante la auditoría interna. d) Guías Son personas encargadas de asistir logísticamente al grupo auditor sin tener participación alguna en la recopilación de evidencia y determinación de hallazgos. e) Observadores Son personas que acompañan al grupo auditor con la finalidad de observar el proceso de auditoria; estos actores pueden ser testificadores y partes interesadas para el proceso de Auditoria. Nota: Los Auditores calificados, son auditores que reúnen los requisitos de los Auditores Líderes, pero que en el proceso de la Auditoría realizan las actividades de los Auditores Calificados. 3.4 Reunión anual del equipo auditor. Durante el primer trimestre de cada año el equipo de auditores internos junto con el Director de Calidad y Modernización Administrativa, realiza una reunión para evaluar y determinar lo siguiente: Evaluación y actualización de la competencia del equipo auditor. Análisis de riesgos de la auditoría. Planeación y establecimiento del programa de auditorías. 5/18

6 3.5 Evaluación y actualización de la competencia del equipo auditor. La Dirección de Calidad y Modernización Administrativa realiza una reunión anual de auditores donde se presentan las evidencias que soportan la competencia de cada uno de los miembros del equipo auditor y con base en las evidencias mostradas se otorga, actualiza o mantiene la competencia de los auditores. Dependiendo del cumplimiento de los criterios de competencia, y una vez que los auditores han cubierto los requisitos para ser auditores en entrenamiento y/o líderes se registra en el documento Plantilla de auditores y su calificación AICR Análisis de riesgos de la auditoría. Durante la reunión anual de auditores se realiza el análisis de riesgos del proceso de auditoría para identificar riesgos tolerables y no tolerables y establecer las medidas de contención para mitigar los riesgos y contemplarlos en las diferentes etapas del proceso de auditoría. Estos riesgos y su control se documentan en la Evaluación de riesgos de la auditoría AICR-15 Una vez que se ejecuten las diversas actividades de auditoría interna se actualizarán los riesgos de auditoría interna considerando las experiencias observadas durante la ejecución, de ser necesario se generarán las modificaciones a los riesgos de auditoría. 3.7 Programa de auditorías internas. Durante el primer trimestre del año, el Jefe del Departamento de Coordinación de Auditorías Internas en conjunto con el Director de Calidad y Modernización Administrativa serán los responsables de realizar la planeación y establecimiento del Programa Anual de Auditoría Interna de Calidad AICR.02 en el cual se describen los siguientes aspectos: Objetivo del programa de auditoría. Alcance del programa de auditoría. Los riesgos del programa de auditoría y las medidas de contención. Los eventos de auditoria interna; considerando para cada evento de auditoría interna los siguientes elementos: La fecha en la que se realizará la auditoría. El objetivo de auditoría. El alcance de la auditoría. Los criterios de auditoría. Las áreas y macroprocesos que serán auditados. El Procedimiento Operativo y formatos a utilizar. 6/18

7 Nota 1: Los criterios de auditoria contemplarán los requisitos de las normas ISO 9001 :2015, los documentos de referencia y cualquier otra normativa, política o directriz que regule alguna actividad del macroproceso dentro del SGC. Nota 2: La determinación de la frecuencia de los eventos de auditoria interna será considerando el estado e importancia de los macroprocesos y las dependencias a auditar tomando en consideración los siguientes aspectos: Los resultados de auditorías previas. El desempeño de los macroprocesos. Cambios que afectan a la organización Las cargas de trabajo de las Dependencias. Los riesgos significativos identificados. Los impactos significativos identificados. Necesidades de la alta dirección. 3.8 Aprobación del programa de auditoría y recursos para la ejecución del mismo. Ya elaborado el Programa Anual de Auditoría Interna de Calidad AICR-02, son turnados por el Jefe del Departamento de Coordinación de Auditorías Internas al Director de Calidad y Modernización Administrativa, para su revisión, quien a su vez, lo turna al Secretario del Comité de Calidad, para su aprobación. En caso de haber modificaciones, se realizarán los cambios necesarios por el Jefe del Departamento de Coordinación de Auditorías Internas, hasta lograr su aprobación. El Programa Anual de Auditoría Interna de Calidad AICR-02, en cualquier momento, puede adecuarse o complementarse para la ejecución de Auditorías no programadas, si el Jefe del Departamento de Coordinación de Auditorías Internas, o el Director de Calidad y Modernización Administrativa, así lo determinan, como resultado de modificaciones representativas en los macroprocesos, o como resultado de las revisiones por parte del Comité del Sistema de Gestión de la Calidad, o cuando éste lo solicite. El Jefe del Departamento de Coordinación de Auditorías Internas, asigna número a las Auditorías que se realizarán en el año, de acuerdo al siguiente criterio: Indicación de que se trata de una Auditoría interna Número consecutivo del tipo de Auditoría del que se trate a partir de la primera Auditoría que se aplicó al SGC Año en que se aplicará la Auditoría 7/18

8 Por ejemplo: Si se trata de la Auditoría interna número 22 que se aplicará durante el año 2016, el número de la Auditoría sería: AUI/22/ Elaboración del Calendario de Auditoría Interna de Calidad Elaboración El Jefe del Departamento de Coordinación de Auditorías Internas, con base en las fechas autorizadas en el Programa Anual de Auditoría Interna de Calidad AICR- 02 realiza la calendarización de las fechas y la hora en las que se realizará la auditoría, en cada uno de los macroprocesos, para lo cual elabora el Calendario de Auditoría Interna de Calidad AICR Revisión y Autorización del Calendario de Auditoría Este calendario es revisado por el Director de Calidad y Modernización Administrativa, quien lo turna al Secretario del Comité del Sistema de Gestión de la Calidad para su aprobación Designación del auditor líder y equipo auditor. La Dirección de Calidad y Modernización Administrativa, designa al líder del equipo auditor y al equipo auditor, considerando la competencia del equipo auditor para poder cumplir los objetivos de auditoría y mantener la independencia de la misma. Ningún auditor debe auditar su propio macroproceso para evitar la existencia de conflicto de intereses. Nota: En caso de considerar la participación de personal externo como auditor líder o auditor, este deberá mostrar constancias de un organismo de tercera parte que evidencien su calificación como auditor o auditor líder en sistemas de gestión Determinación de la viabilidad de auditoría. Para que una auditoría interna se considere viable se debe contar con la disponibilidad de lo siguiente: Información suficiente y apropiada para la planeación y realización de la auditoría; Cooperación adecuada por parte de los auditados; Tiempo y recursos adecuados para la realización de la auditoría. 8/18

9 Cuando la auditoría no resulta viable, se procede a una reprogramación; por el contrario cuando la auditoría se considera viable se procede a las siguientes actividades Elaboración de la lista de verificación El Jefe del Departamento de Coordinación de Auditorías Internas, junto con los auditores calificados, proceden a realizar la Lista de Verificación AICR-04, el cual incluye las preguntas que se aplicarán durante la Auditoría, las bases para la redacción de las preguntas son: a) La norma ISO 9001:2015. b) El Manual del Sistema de Gestión de la Calidad. c) Procedimientos operativos, instructivos y directrices aplicables al macroproceso a auditar, d) Contratos, convenios, acuerdos realizados con los clientes, que involucren al área, departamento o macroproceso a auditar, e) Registros generados o utilizados por el área, departamento o macroproceso a auditar. El Jefe del Departamento de Coordinación de Auditorías Internas y los auditores calificados, deben redactar las preguntas con lenguaje claro, que no sean preguntas cerradas, y que aporten información respecto a los puntos anteriores. Las preguntas de la lista de verificación, no limitan la amplitud de revisión que el auditor puede realizar durante el desarrollo de la Auditoría, ya que éstas se pueden ampliar, como resultado de la información recolectada durante la Auditoría Revisión y aprobación de la lista de verificación Una vez elaborada la lista de verificación, se lleva a cabo una reunión entre el Director de Calidad y Modernización Administrativa, el Jefe del Departamento de Coordinación de Auditorías Internas, los Auditores Calificados y los Auditores en Entrenamiento, para revisar la lista de verificación, la cual es aprobada por el Director de Calidad y Modernización Administrativa Notificación de auditoría. Una vez autorizado el calendario de auditoría, se notifica a todos los involucrados (auditores, auditados, responsables de macroprocesos), la forma en que se desarrollará la Auditoría interna (auditores, fechas, horarios, áreas y procesos). 9/18

10 El responsable de comunicar a los involucrados, el Calendario de Auditoría Interna de Calidad AICR-03., es el Contralor General y/o el Director de Calidad y Modernización Administrativa, la notificación a los auditados se realiza por oficio y preferentemente, una semana antes de la fecha en que se tiene programado llevar a cabo la Auditoría; para el caso del equipo auditor la notificación se realizará por medio de una reunión de auditores Cambio de fecha de auditoría. En casos muy necesarios, cualquiera de las partes involucradas, puede solicitar modificaciones en las fechas en que se tiene programado llevar a cabo la Auditoría, para lo cual, debe comunicárselo al Director de Calidad y Modernización Administrativa, para que éste, concilie las fechas y pueda desarrollarse la Auditoría. Estas solicitudes de cambio de fecha de Auditoría, se deben hacer mediante oficio, el cual debe recibirse en la Dirección de Calidad por lo menos, dos días hábiles antes de la fecha programada para la Auditoría. Transcurrido el tiempo en que se puedan realizar solicitudes de cambio, a las fechas para llevar a cabo las Auditorías, cualquier solicitud de cambio o cancelación, se deben hacer mediante oficio al Comité de Gestión de la Calidad, quien determinará lo conducente Elaboración del plan de auditoría. El auditor líder en conjunto con el grupo auditor previo a la ejecución de la auditoría realiza el plan de auditoria en el documento Plan de Auditoria Interna AICR-05 para cada evento de auditoría considerando los siguientes elementos: La fecha en la que se realizará la auditoría. El objetivo de auditoría. El alcance de la auditoría. Los criterios de auditoría. Las áreas y macroprocesos que serán auditados. El Auditor o grupo auditor que participará en la auditoría. El número de auditoria. El método de auditoría a emplear. Los riesgos relativos a la planeación de la auditoría y sus medidas de contención. La agenda de auditoría en donde se asignan las actividades y horarios al equipo auditor Agenda de auditoría y asignación de tareas al equipo auditor. 10/18

11 El auditor líder, consultando con el Director de Calidad y Modernización Administrativa y con el equipo auditor, asigna a cada miembro del equipo horarios, así como la responsabilidad para auditar macroprocesos, procedimientos de soporte, funciones, lugares, áreas o actividades específicas utilizando el documento Plan de Auditoria Interna AICR-05 Tales asignaciones se realizan considerando la necesidad de independencia y competencia de los auditores, y el uso eficaz de los recursos, así como las diferentes funciones y responsabilidades de los auditores, y auditores en entrenamiento. Se pueden realizar cambios en la asignación de tareas a medida que la auditoría se va llevando a cabo para asegurarse de que se cumplen los objetivos de la auditoría Preparación de los documentos de auditoría. Una vez que se ha realizado la notificación de auditoria y la asignación de actividades de auditoria al equipo auditor, el auditor líder en conjunto con los miembros del equipo auditor realiza la preparación de los documentos de auditoría los cuales son: Lista de Verificación AICR-04 Plan de Auditoria Interna AICR-05 Lista de Personal Auditado AICR-06 Evidencias Presentadas AICR Reunión de apertura de auditoría El Auditor Líder y/o el Calificado, efectúa una reunión de apertura cubriendo los siguientes puntos: Presentación de los participantes, incluyendo observadores y guías y una generalidad de sus roles; Confirmación de los objetivos, alcance y criterios de auditoría; Confirmación del plan de auditoría y otras disposiciones pertinentes con el auditado, tales como la fecha y hora de la reunión de cierre, cualquier reunión intermedia del equipo auditor y la gerencia del auditado y cambios tardíos; Presentación de los métodos a utilizar durante la auditoría, incluyendo el informar al auditado que la evidencia estará basada en una muestra de la información disponible; Presentación de los métodos para gestionar los riesgos que pueda implicar para la organización la presencia de los miembros del equipo auditor; 11/18

12 Confirmación de canales formales de comunicación entre el equipo auditor y el auditado; Confirmación del idioma a usar durante la auditoría; Confirmación de que durante la auditoría, el auditado será constantemente informado del progreso de la auditoría; Confirmación de que los recursos e instalaciones requeridos por el equipo auditor están disponibles; Confirmación de temas relacionados con confidencialidad y seguridad de la información; Confirmación de procedimientos relevantes de salud y seguridad y emergencia para el equipo auditor; Información sobre el método de reporte de los hallazgos de auditoría, incluyendo su calificación, de haberla; Información acerca de las condiciones bajo las cuales se dará por finalizada la auditoría; Información acerca de la reunión de cierre; Información acerca de cómo dar tratamiento a posibles hallazgos durante la auditoría; Información acerca de cualquier sistema usado para recibir retroalimentación por parte del auditado sobre los hallazgos o conclusiones de la auditoría, incluyendo quejas y apelaciones. Durante la reunión de apertura, el auditor interno procede a requisitar el registro Plan de Auditoria Interna AICR-05 con los presentes en dicha reunión, y a la firma del mencionado plan Realización de auditoria interna El auditor procede a la realización de la Auditoría, para lo cual, aplica la Lista de Verificación AICR-04, llenando al momento de realizar las entrevistas la Lista de Personal Auditado AICR-06. En esta lista, se anotan las personas que son auditadas y el puesto que tienen, debiendo firmar los auditados como evidencia de esta actividad. Esta lista, se va llenado durante toda la Auditoría, conforme el auditor vaya entrevistando a los auditados. Durante la aplicación de la Lista de Verificación AICR-04, el auditor va registrando la evidencia mostrada, en el formato de Evidencias Objetivas AICR-07, en el cual, el auditor anota todos los detalles de la evidencia presentada ante las preguntas de Auditoría. Los métodos que puede utilizar el auditor para la recopilación de la evidencia pueden ser: 12/18

13 Entrevistas Observación de actividades, y Revisión de documentos. Las entrevistas, son uno de los medios más importantes para la recopilación de información, y el auditor debe tomar en consideración lo siguiente: Las entrevistas se mantendrán con personas de niveles y funciones adecuadas, que desempeñen actividades o tareas dentro del alcance de la Auditoría. Las entrevistas se realizarán durante las horas de trabajo, y de preferencia en los lugares habituales de trabajo del auditado. Se realizará todo lo posible para tranquilizar a la persona que se va a entrevistar, antes y durante la entrevista. Se explicará, la razón de la entrevista y de cualquier nota que se tome. Evitar las preguntas que predispongan la respuesta (es decir, preguntas inductivas). Los resultados de la entrevista, se resumirán y revisarán con la persona entrevistada Observación de evidencia y generación de hallazgos. El Auditor Líder, por medio del uso de Lista de Verificación AICR-04, realiza el análisis y evaluación de la evidencia objetiva mostrada con relación a los criterios de auditoría para registrar el cumplimiento o incumplimiento y las observaciones correspondientes a los criterios verificados; anotando todos los detalles de la evidencia en el formato de Evidencias Objetivas AICR Reunión de Cierre de Auditoria. La reunión de cierre, será presidida por el auditor líder y/o calificado designado para la Auditoría, y de preferencia, se realizará con el titular responsable del seguimiento al macroproceso y procedimientos de soporte auditados, en caso de que no sea posible, que los titulares estén presente, la reunión de cierre se realizará con el enlace de calidad responsable del seguimiento al macroproceso y los enlaces de calidad de los procedimientos de soporte que estén presentes. En esta reunión, el auditor hace una lectura de manera general de las observaciones encontradas, sin determinar las no conformidades y oportunidades de mejora detectadas, informándoles que en un término no mayor a 10 días hábiles, le serán comunicadas por medio de oficio, en el cual se le hará entrega del informe de auditoría. 13/18

14 En caso de que no sea posible llevar a cabo la reunión de cierre, y con la autorización del Director de Calidad y Modernización Administrativa, ésta puede consistir únicamente, en comunicar al titular del seguimiento al macroproceso y a los titulares de los procedimientos de soporte, las observaciones de la Auditoría y las conclusiones de la misma. Debiendo devolverlos firmados, en un tiempo no mayor a siete días hábiles, a partir de la fecha en que los recibió Reunión del grupo auditor Posterior a la reunión de cierre, el grupo auditor tendrá una reunión interna para determinar los hallazgos, En este punto el grupo unifica los criterios y da y determina la calificación del hallazgo bajo la supervisión y autorización del auditor líder y/o calificado Informe de Auditoria Elaboración del Informe de Auditoría Interna de Calidad. Ya concluida la reunión del grupo auditor, el auditor líder y/o calificado procede a elaborar el Informe de Auditoría Interna de Calidad AICR-08, en donde registra las no conformidades y oportunidades de mejora detectadas durante la Auditoría. Para dar trazabilidad a los hallazgos negativos de la auditoría se utiliza el siguiente criterio: Número de auditoría-número de Macroproceso-tipo de hallazgo-número consecutivo Ejemplo: Si queremos documentar la primera oportunidad de mejora de la auditoría realizada al Macroproceso de Atención Ciudadana de la auditoría AUI/22/2016, sería, AUI/22/ OM Revisión y aprobación del Informe de Auditoría Interna. Una vez elaborado el informe de auditoría Interna de calidad, es revisado por el Jefe del Departamento de Coordinación de Auditorías Internas y/o por el Director de Calidad y Modernización Administrativa quien verifica su adecuada elaboración. En los casos en que, durante la revisión se encontraran inconsistencias, es remitidos al Auditor Interno líder y/o calificado que lo elaboró, para su corrección Entrega del informe 14/18

15 Ya revisado y autorizado el Informe de Auditoría Interna de Calidad AICR-08 es remitido en dos tantos y mediante oficio, por el Contralor General y/o por el Director de Calidad y Modernización Administrativa, al titular del área que controla el macroproceso y a los titulares de los procedimientos de soporte que fueron auditados, para su firma. Los titulares que controlan el macroproceso y los procedimientos de soporte auditados, tienen la responsabilidad, de regresar firmado a la Dirección de Calidad y Modernización Administrativa mediante oficio, un tanto de los documentos de Auditoría recibidos, en un plazo no mayor a siete días hábiles a partir de la fecha en que los recibió. Una vez que son recibidos en la Dirección de Calidad y Modernización Administrativa, el Jefe del Departamento de Coordinación de Auditorías Internas, verifica que estén correctamente requisitados, con la firma de los titulares que controlan el macroproceso y los procedimientos de soporte auditados. En los casos que no sea así, son remitidos nuevamente a los titulares auditados para su corrección. La Auditoría finaliza, cuando el Informe de Auditoría Interna de Calidad AICR-08 han sido entregados debidamente firmados al Jefe del Departamento de Coordinación de Auditorías Internas Seguimiento de los hallazgos negativos. Una vez que el titular del proceso auditado, ha firmado los documentos del Informe de Auditoría, tiene la responsabilidad de atender, analizar las causas y determinar las acciones para la atención de los hallazgos de la auditoría en un plazo no mayor a 45 días naturales, aplicando el Procedimiento No Conformidad, Corrección y Acciones Correctivas CSNP-01, debiendo acudir a la Dirección de Calidad y Modernización Administrativa, para realizar la solventación de los hallazgos. En representación del titular del macroproceso y/o procedimiento de soporte, puede acudir el enlace de calidad Elaboración del informe ejecutivo de Auditoría Al finalizar el Calendario de Auditoría Interna de Calidad AICR-03, y ya con los informes de los auditores internos elaborados, el Jefe del Departamento de Coordinación de Auditorías Internas, procede a elaborar el Informe Ejecutivo de Auditoría AICR-09, mediante el cual, le informa al Comité del Sistema de Gestión de la Calidad, los hallazgos encontrados durante la Auditoría Interna de Calidad, haciendo un resumen de los hallazgos más importantes y reportando si el Sistema de Gestión de la Calidad, es conforme con los requisitos de la norma ISO 9001: /18

16 Este informe, es revisado por el Director de Calidad y Modernización Administrativa, y ya aprobado por éste, se remite al Comité del Sistema de Gestión de la Calidad, como información de entrada para la revisión del SGC. Cada mes y/o cada vez que le es requerido, el Jefe del Departamento de Coordinación de Auditorías Internas, informa del estatus que guarda la solventación de los hallazgos negativos, el cual remite al Director de Calidad y Modernización Administrativa para su conocimiento Seguimiento a los Auditores Internos. El Jefe del Departamento de Coordinación de Auditorías Internas, da seguimiento al trabajo realizado por los Auditores Internos, a través la Evaluación al auditor interno AICR-11, el cual es enviado a los titulares de los procesos, cuando se les remite el Informe de Auditoría Interna de Calidad AICR Auditorías externas. En el caso de Auditorías externas, el Jefe del Departamento de la Coordinación de Auditorías Internas de Calidad, es el responsable de elaborar el plan de acción, para atender los hallazgos negativos que arrojen ese tipo de Auditorías, con el apoyo del equipo que integra la Dirección de Calidad y Modernización Administrativa. Una vez elaborado el plan de acción, se remite al Director de Calidad y Modernización Administrativa para su revisión y en su caso aprobación. El Jefe del Departamento de Coordinación de Auditorías Internas, hará llegar a las áreas los hallazgos encontrados, según el Informe de Auditoría que rindan los auditores externos, y lo hará mediante Informe de auditoría externa de calidad AICR-12, al cual le asignará un número, de acuerdo al criterio establecido en el inciso d) de la actividad 3.8 del presente procedimiento, solo que para identificar la Auditoría, se utilizará las siglas AUE/(y el número de Auditoría), y las áreas que controlan los macroprocesos con observaciones, tienen que solventar los hallazgos de la misma manera que está establecido en el presente procedimiento para los hallazgos de Auditoría interna. Los informes de auditoria interna y de auditoría externa, se integrarán en un Expediente de Auditorías AICR-13. Las No Conformidades y las Oportunidades de Mejora encontradas se registraran el documento Matriz acumulada de no conformidades, correcciones y acciones correctivas CSNR-02 Para su análisis y atención inmediata, sin demora injustificada por las áreas involucradas Revisión y actualización del programa de auditorías. 16/18

17 Una vez que se ejecuten las diversas actividades de auditoría interna, el auditor líder y su grupo auditor, actualizarán los riesgos de auditoría interna considerando las experiencias observadas, durante la ejecución se registra el seguimiento de la ejecución de las mismas y en caso de ser necesario se realizan las modificaciones al programa de auditoría y se registran nuevos eventos que pudiesen ser auditorías de seguimiento específicas. Cuando existan cambios al programa de auditorías se procederá a la aprobación del mismo por parte de la Dirección de Calidad y Modernización Administrativa del H. Municipio de Acapulco de Juárez. 4.- Referencias AICR-01 Plantilla de Auditores y su calificación. AICR-02 Programa Anual de Auditoría Interna de Calidad. AICR-03 Calendario de Auditoria Interna de Calidad. AICR-04 Lista de Verificación AICR-05 Plan de Auditoria Interna AICR-06 Lista de Personal Auditado. AICR-07 Evidencias Objetivas. AICR-08 Informe de Auditoria Interna de Calidad. AICR-09 Informe Ejecutivo de Auditoria Interna. AICR-11 Evaluación al Auditor Interno de Calidad. AICR-12 Informe de Auditoría Externa de Calidad. AICR-13 Expediente de Auditorías. AICR-15 Evaluación de riesgos de la Auditoría. CSNR-02 Matriz acumulada de no conformidades, correcciones y acciones correctivas CSNP-01 Procedimiento de No Conformidad, Corrección y Acción Correctiva. 5.- Control de Cambios Revisión Fecha /18

18 6.- Flujograma a b INICIO Dirección de Calidad y Modernización Administrativa determina la competencia de los auditores. Asignación de Recursos para la el Desarrollo de la Auditoria Interna El Auditor Líder realiza la Reunión de Apertura, Listas de Asistencia. Dirección de Calidad y Modernización Clasifica la calificación del equipo auditor y los requisitos de competencia. Determinación de Actividades y Responsabilidades, de acuerdo a la calificación determinada. Designación del Equipo Auditor para la Ejecución de la Auditoria Determinación de la Viabilidad de la Auditoria El equipo Auditor Realiza el ejercicio de Auditoría Interna Lista de Verificación Análisis y Evaluación de la Evidencia Objetiva Lista de Verificación Reunión Anual de Auditores, con La Dirección de Calidad y Modernización Administrativa. Presentación de Evidencias para la Evaluación y Calificación del equipo Auditor. no La auditoria es viable? si Registro de Cumplimiento, incumplimiento y Observaciones Reunión interna del equipo Auditor, Determinación de Hallazgos. Entrega de Constancias y Actualización de la plantilla de auditores y su Calificación El coordinador del SGC notifica a las áreas correspondientes la ejecución de la auditoria Formato Notificación de Auditoria. Elaboración de informe de Auditoría. La Dirección de Calidad y Modernización Administrativa analiza los riesgos mediante el formato de Evaluación de Riesgos de Auditoria. El auditor líder realiza el programa de Auditoría Interna registro en el documento Programa Anual de Auditorías Internas La Dirección de Calidad y Modernización Administrativa aprueba el programa Anual de Auditorias El Auditor Líder y su grupo auditora realiza el Plan de Auditoria. Realización de Agenda de auditoría y asignación de responsabilidades del equipo Auditor El equipo Auditor Prepara la Documentación necesaria para el ejercicio de Auditoria. Reunión de Cierre Presentación de Hallazgos en presencia de las Áreas Auditadas y la Dirección de Calidad y Modernización Administrativa. El equipo Auditor da seguimiento a las no conformidades encontradas. FIN b a 18/18