MODELO DE REQUISITOS PARA LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO - MOREQ

Transcripción

1 ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO - MOREQ Proceso Gestión Administrativa Subproceso Gestión Documental Versión 01 DICIEMBRE, 2015

2 CUADRO DE CLASIFICACIÓN Clasificación y organización de epedientes Configuración del cuadro de clasificación Permite clasificar un documento directamente en un Fondo o sección? Permite clasificar un documento directamente en un epediente? * Permite clasificar un documento directamente en una serie documental? * Permite capturar un documento como componente de una subserie documental? Permite incorporar y ser compatible con el cuadro de clasificación de los procedimientos de la entidad? * Lo permite siempre y cuando pertenezca a una seria o subserie y epediente Lo Permite mediante función incluir en Lo permite Mediante la función de tipificación Lo permite Mediante la fusión crear aneo Si cumple mediante la aplicación de las tablas de retención documental, que están ligadas a una función proceso o procedimiento. Página 2 de 14

3 Permite incorporar el cuadro de clasificación de documentos y epedientes en una jerarquía de clases organizada, y permite ser gestionado por una sola función administrativa? * Permite configurar el cuadro de clasificación en el momento de la configuración del SGEDA para permitir la captura o importación de documentos electrónicos? * Permite importar todo o parte de un cuadro de clasificación con los metadatos asociados, calendarios de conservación y pistas de auditoria? * Si mediante la tabla de gestión documental. Poe la función de radicar y anear lo puede realizar pero requiere reglamentación de la política. Si mediante la función de tablas de retención documental, la información queda registrada en los logs de auditoria Dentro del sistema se debe asignar un área responsable de la serie, subserie generando un reporte de los responsables según lo requiere AGN. Para el caso de las TRD es necesarios que el sistema identifique a una unidad administrativa como responsable de la serie o subserie las demás son dependencias que tienen relación con el trámite. Página 3 de 14

4 Permite eportar todo o parte del cuadro de clasificación: De forma totalmente documentada. - En XML o en otro formato estándar. - Incluyendo el calendario de conservación. * El sistema permite que el unario que esté autorizado pueda revisar y eportar las Tablas de Retención que contienen el cuadro de clasificación y el calendario de conservación. Mediante la generación de reportes CONTROLES Y SEGURIDAD Acceso Permite la definición y uso simultáneo de varios cuadros de clasificación? * Permite parametrizar el acceso a usuarios, funciones o grupos durante un período determinado?* X El sistema permite esta actividad mediante la función de tablas trasversales El sistema solicita al crear a los usuarios un periodo de vigencia de los mismos. Página 4 de 14

5 Permite establecer restricciones de acceso? * Si el sistema maneja y permite el acceso mediante la definición de 5 roles y el establecimiento de documento privacidad del documento y epedientes Permite Gestionar usuarios, funciones y grupos de usuarios? * El sistema permite gestionar por grupos de funcionarios que corresponden a una dependencia que las cuales tienen una funciones asignadas y que están reflejadas en las TRD Permite especificar derechos de propiedad sobre los documentos a grupos o usuarios y quienes pueden acceder a ellos? * Los documentos creados o manejados por el sistema están ligados a un usuario que pertenece a un grupo así mismo mediante la fusión de roles estos solo tienen acceso a los documentos que por fusión le corresponden Página 5 de 14

6 Pistas de auditoria Si un usuario intenta acceder a un documento/epediente al que no tiene permiso el sistema: + No proporcionar información. + Confirmar su eistencia pero no ofrece más información. + Proporciona sólo el título, fecha de creación y propietario, o + Proporciona el título y otros metadatos del objeto. * Permite mantener una pista de auditoría inalterable, capaz de guardar y almacenar automáticamente información sobre cualquier acción realizada, su fecha y su usuario? * Se almacenan los cambios realizados en la configuración de la pista de auditoría? El sistema proporciona la información de Proporciona el título y otros metadatos del objeto. No permitiendo el acceso a la descarga del documento. El sistema brinda una trazabilidad de la gestión realizada a unos documentos y epediente. El sistema conserva las trazas de auditoria en la función denominada histórico y por medio de la base de datos las cuales contienen el detalle de la información. Página 6 de 14

7 Una vez configurada la pista de auditoría, funciona automáticamente? la pista se activa automáticamente para todos los documentos una vez cargados al sistema Permite a los usuarios el acceso a la información de la pista? * si el sistema permite ver el histórico de cada documento siempre y cuando el usuario tenga acceso al documento CONSERVACIÓN, ELIMINACIÓN O TRANSFERENCIA Calendarios de conservación Registra cualquier intento de violación de los mecanismos de control? * Esta información debe quedar restirada en los log del sistema y solo visible para los auditores informáticos Página 7 de 14

8 Permite que sólo las funciones administrativas pueden mantener los calendarios de conservación? Las TRD están asociadas a todos los documentos que deben corresponder a una serie o sub serie así mismo estas corresponden aúna función de la entidad Permite ordenar los calendarios en una estructura jerárquica que refleje la estructura general y específica del organismo y autorizados por la norma adecuada? * Permite mantener una pista de auditoría de los cambios y eliminaciones que se hacen en los calendarios? Cualquier cambio en el calendario es aplicado a todas las entidades afectadas? N/A el sistema permite ordenar las TRD por dependencia y subordinación Esta información queda registrada en los log del sistema No aplica ya que la SSPD no posee otros fundos documentales Permite que todo epediente, su epediente, volumen y documento siempre tiene que tenga un calendario de conservación? Es necesario realizar la política y solicitar el desarrollo de los sub epedientes. Página 8 de 14

9 CAPTURA DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO CAPTURAR Y DECLARAR DOCUMENTOS Captura Si tiene calendario, este permite establecer: el período de conservación y la acción subsecuente, o la fecha de eliminación? Una acción de conservación o una justificación? Permite incluir una descripción o una norma? * Permite configurar estas acciones de eliminación para cada calendario: -Conservación permanente. -Pendiente de revisar. -Destrucción automática. - Destrucción después de la autorización de la función administrativa. -Transferir a un archivo o a otro repositorio. * No hace las acciones la acción subsecuente o la fecha de eliminación. Se debe configurar el sistema para que una vez cerrado el epediente se realice el conteo de años conforme a lo establecido en las TRD y suministre los informes y listados de la disposición final que hay que aplicarle a los documentos Página 9 de 14

10 Permite capturar documentos en cualquier formato? * Permite capturar documentos Asociados al cuadro de clasificación? * Permite capturar documentos validando y capturando sus metadatos? * El sistema permite conservar y tramitar los documentos en diversos formatos como: pdf, tif.. Si mediante la función de aneos los cuales deben estar vinculados a un radicado que contiene asociado una serie o epediente. Si el sistema permite radicar y anear documentos para lo cual se debe realizar una descripción de los mismos Permite capturar documentos asignando automáticamente nuevos metadatos y también de forma manual? El sistema toma los metadatos del documento radicado del epediente adicionalmente también permite que se realice una descripción manual de nuevos datos Página 10 de 14

11 Proporciona utilidades de flujos de tareas para permitir las vías de comprobación y aprobación de un documento antes de su captura? el sistema permite ver el flujo de tareas en el histórico de documento Importar grandes paquetes El sistema permite Importar grandes paquetes? si para lo cual estos paquetes deben tener una estructura definida en el sistema Incluye características para gestionar el proceso de captura y mantener el contenido y estructura de los documentos importados? Se definen plantillas para el normalizar el cargue de la información, manteniendo su contenido y estructura. Realiza la importación de acuerdo a MoReq2 XML? X Por la implementación de los servicios web. CODIFICACIONES (REFERENCING) Códigos de clasificación Permite que Cualquier entidad capturada debe asociarse a un código? * El sistema permite la captura e incorporación de datos de personas naturales o jurídicas los cuales se identifican en el sistema por Página 11 de 14

12 el número de identificación correspondiente así mismo el sistema internamente les asigna un ID Permite que Los códigos serán únicos en la jerarquía? Se establecieron códigos para las dependencias series subseries y tipologías los cuales son únicos Identificadores del sistema Permite que Los códigos formarán parte de los metadatos? Si lo permite. Permite crear nuevos códigos? Si lo permite. El sistema permite registrar siempre que ocurra algo en: El cuadro de clasificación? * El sistema permite registrar siempre que ocurra algo en: Una entidad? * El sistema permite registrar siempre que ocurra algo en la Descripción? * El sistema permite registrar siempre que ocurra algo en el Calendario de conservación? * N/A N/A Si lo registra. Si en el histórico y en la base de datos. Si en el reporte de modificación de la TRD y en la base de datos. Página 12 de 14

13 El sistema permite registrar siempre que ocurra algo en el Documento no administrativo? El sistema garantiza que los identificadores son únicos? El sistema garantiza que los identificadores se almacenarán como metadatos? El sistema garantiza que los identificadores Serán localizables? Todos los documentos adquieren un valor administrativo. Si por restricción en la base de datos. Si por la base de datos. Si por medio de las opciones de consulta. BÚSQUEDAS, RECUPERACIÓN Y PRESENTACIÓN Búsqueda y recuperación El sistema permite al usuario recuperar documentos y cualquier agregación de documentos y sus metadatos en cualquier nivel del cuadro de clasificación? El sistema permite búsquedas truncadas? X X Si lo realiza por medio de consultas en el sistema Si lo permite por medio del módulo de búsquedas. Página 13 de 14

14 El sistema permite acceder al contenido tetual de los documentos? Si siempre y cuando tenga los permisos para consultar el o los documentos. El sistema permite buscar de forma integrada en los metadatos y en el contenido del documento? No permite. El sistema permite el uso de todos los operadores? N/A Revisar la interpretación. Presentación: visualización en pantalla de los documentos El sistema permite la búsqueda por palabras clave de un vocabulario controlado (ISO 2788 y 5964) que debe estar integrado en el SEDE? Permite visualizar los documentos y/o sus metadatos por un simple clic con el ratón o dando una tecla, sin tener que cargar el programa asociado con los documentos, presentando todos los elementos del documento juntos? No lo permite Revisar si la norma se aplica ó que parte de la norma. Página 14 de 14