EFECTUAR RECAUDO PROCEDIMIENTO DE EFECTUAR RECAUDO CÓDIGO: P GF 30 VERSIÓN: 05 PÁGINA: 1 DE 10 REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN

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1 PÁGINA: 1 DE 10 EFECTUAR REVISÓ SECRETARIO DE HACIENDA / GERENTE DE TESORERIA APROBÓ REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN ORIGINAL FIRMADO ORIGINAL FIRMADO

2 PÁGINA: 2 DE OBJETIVO Establecer las directrices para garantizar el correcto recaudo de ingresos tributarios indirectos con la respectiva elaboración del recibo de caja que soporta esta transacción. 2. ALCANCE Este procedimiento inicia desde el momento en que el cliente o contribuyente viene a cancelar una renta y finaliza con la entrega del recibo original por parte del auxiliar administrativo de tesorería y/o funcionario de entidad financiera. Aplica al proceso de Gestión Financiera. 3. DEFINICIONES CONSIGNACION: Soporte que entrega la entidad bancaria donde consta que se realizo un pago. NOTA CREDITO: Es un soporte que entrega el banco a la tesorería mediante la cual se elabora la nota crédito respectiva por las personas que concilian. RECIBO DE CAJA OFICIAL: Es un documento o soporte en el cual se registran los diferentes pagos. 4. RESPONSABLE Gerente de Tesorería Auxiliar Administrativo

3 PÁGINA: 3 DE DESARROLLO No RESPONSABLE ACTIVIDAD FLUJOGRAMA REGISTRO INICIO 1 Gerente de Tesorería El Gerente de Tesorería hace entrega de los formatos de recibo de caja a la cajera externa. Esta entrega se efectúa aproximadamente cada tres meses al momento en que las existencias de formatos en poder del cajero externo se agotan. Entregar formatos de recibo de caja 2 Auxiliar Administrativo Auxiliar Administrativo Se recibe el pago de las rentas acompañado de los soportes que validan el valor a cancelar. Este pago se puede efectuar en consignación directa, cheque, efectivo, a través del cajero externo, o consignación previa a través del auxiliar administrativo. En caso de que el cliente o contribuyente realice el pago a través de consignación, y esta consignación hubiese sido efectuada un día de un mes anterior al presente. Recibir pago de rentas con soportes SI Pago de rentas con soportes La consignación es del mes en curso? NO 5 3 Auxiliar Administrativo Se debe realizar una nota crédito con el fin de identificar una partida conciliatoria; para luego entregarle esta nota crédito al cajero externo quien es el encargado de descargarla en el sistema y se elabora el recibo de caja Realizar nota crédito Recibo de Caja Nota Crédito

4 PÁGINA: 4 DE 10 No RESPONSABLE ACTIVIDAD FLUJOGRAMA REGISTRO 4 Cajero Externo Se elabora, imprime el recibo de caja el cual debe llevar firma de quien recibe el pago y sello de la Gerencia de Tesorería o funcionario de entidad financiera. Elaborar e Imprimir recibo de caja Software PCT Recibo de Caja 5 Cajero Externo Al cliente se le hace entrega del recibo original y en el banco reposa la copia. Entregar recibo de caja Copia de Recibo de Caja 6 Auxiliar Administrativo En caso de que el cliente solicite copia del recibo de caja, se verifica en el sistema PCT y se entrega la copia Entregar copia Copia de Recibo de Caja FIN

5 PÁGINA: 5 DE REGISTROS Registro Recibo de caja Responsable Técnico Como conservarlo Medio físico en carpetas Donde conservarlo Puesto de trabajo de la persona responsable Tiempo de conservación Según tablas de retención documental Disposición final Según tablas de retención documental 7. HISTORIAL VERSIÓN VIGENCIA IDENTIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS 01 Según Acto Administrativo Versión Inicial 02 Según Acto Administrativo Reingeniería de Procesos 03 30/03/ /11/ /08/2013 Revisión y ajuste como resultado de la acción correctiva No del 15 de febrero de Se realiza revisión y ajuste en la parte de responsables, se incluye al Auxiliar Administrativo. Se agrega la actividad No 6, también, se incluyeron actividades de contingencia en caso de fallas en el sistema PCT Se realizan ajustes en la designación de los cargos a partir de la reestructuración de la Gobernación del Meta, en el decreto 0460 de Nota: Verificar la vigencia del documento en el listado maestro de documentos.

6 PÁGINA: 6 DE 10 GENERALIDADES 1. HORARIO DE ATENCIÓN En virtud al convenio suscrito entre el Banco Superior (hoy en día Davivienda) y el Departamento del Meta, el horario de atención al público en la Caja asignada para el Banco es de 8 a.m. a 11:30 a.m. y de 2 p.m. a 4 p.m.; así mismo será el horario para el auxiliar administrativo quien laborará dentro de las instalaciones de la Gerencia de Tesorería. 2. DIVISIÓN DE RESPONSABILIDADES EN EL La Gobernación del Meta para la facilidad en el recaudo ha dispuesto más de una cuenta en diferentes entidades bancarias para una misma renta. Gracias a un convenio firmado con un banco se abrió una caja para el recaudo de las rentas correspondientes a las cuentas bancarias manejadas por este, dentro de las instalaciones de la secretaría financiera. Por tal motivo el procedimiento para el recaudo se lleva a cabo de manera simultánea por un cajero externo del banco y por el auxiliar administrativo designado por la unidad de tesorería. El factor determinante para la división de responsabilidades dentro de este procedimiento es si la renta que se viene a cancelar posee una cuenta en el banco o no. Es decir si el cliente o contribuyente viene a hacer un pago de una renta que posee una cuenta en el banco el trámite se debe realizar con el empleado designado por el cajero ubicado en la secretaría financiera, de lo contrario el trámite se debe llevar a cabo con el auxiliar administrativo designado por la Gerencia de Tesorería. Se debe tener en cuenta que el auxiliar administrativo solo desarrolla la tarea de registro del recaudo, esto a través de recibo de consignación del respectivo pago presentado por el cliente. 3. ELABORAR RECIBO DE CAJA POR EL SISTEMA FINANCIERO PCT. Para la elaboración del recibo de caja se debe al ingresar al sistema PCT Módulo de Ingresos Nuevo Recibo de Caja, donde se despliega la siguiente pantalla:

7 PÁGINA: 7 DE 10 Se deben llevar a cabo los siguientes pasos: 1) Seleccionar la unidad ejecutora nivel central. 2) Ingresar datos correspondientes a: a. Número de identificación o NIT: Si el tipo de ingreso está asociado a una cuenta contable se registra automáticamente el número del NIT, el Centro de utilidad se activa si es solicitado previamente. b. Tipo de ingreso: Seleccione a que clasificación corresponde el pago. c. Concepto d. Valor a cancelar: Si se ingresa más de un recibo de caja el valor total se ingresa manualmente en el campo Valor. Total e. Rubro y/o uso. 4. ELABORAR RECIBO DE CAJA MANUAL Únicamente se generarán recibos de caja manualmente cuando el sistema financiero PCT presente fallas técnicas que impidan el registro y la generación del

8 PÁGINA: 8 DE 10 recibo, existan cortes de luz que impidan el funcionamiento del sistema y actualizaciones que colapsan el sistema. Se deben llevar a cabo las siguientes actividades: No RESPONSABLE ACTIVIDAD FLUJOGRAMA REGISTRO INICIO 1 Gerente de Tesorería Mediante un correo electrónico se informará a la secretaría de las TIC las fallas del sistema para su respectivo apoyo. En caso de tratarse de fallas asociadas al Operador del Software se informa al proveedor PCTG Enterprise para lo pertinente. Para oficializar la necesidad de realizar recibos de caja de modo manual, se debe dejar como evidencia un acta de contingencia, donde se indique el detalle de la contingencia. Esta debe estar firmada como mínimo por los cargos: Reportar al proceso de Gestión de las TIC las fallas en el sistema. Realizar acta de Contingencia. Correo electrónico 2 Gerente de Tesorería - Gerente de Tesorería. - Profesional Universitario responsable. - Cajero Acta Se debe publicar un aviso a la comunidad informando las fallas presentadas y las recomendaciones a seguir.

9 PÁGINA: 9 DE 10 No RESPONSABLE ACTIVIDAD FLUJOGRAMA REGISTRO 3 Cajero externo Registrar en archivo Excel el detalle del recaudo. Se recauda el valor facturado y se expide recibo de caja de modo manual. Efectuar el recaudo Archivo excel 4 Cajero Externo Al cliente se le hace entrega del recibo provisional. Entregar recibo de caja provisional Copia de Recibo de Caja provisional 5 Cajero Externo Una vez se normalice la situación, se debe proceder a actualizar el sistema. Actualizar el sistema Sistema PCT FIN

10 PÁGINA: 10 DE 10 Los recaudos que se pueden llevar a cabo a través de la Unidad de tesorería son los correspondientes a los numérales Carné ganadero. 20 Cerveza Extranjera. 2 Créditos Educativos. 21 Cerveza Nacional. 3 Cuota de Fiscalización. 22 Fondo de Cesantías. 4 Degüello de ganado. 23 Fondo de pensiones 5 Estampillas Pro Anciano. 24 Fondo Departamental de Educación 6 Estampillas Pro Desarrollo. 25 Fondo Departamental de Salud. 7 Estampillas Pro Electrificación. 26 Fondo Seguridad. 8 Fondo Publicidad. 27 Impuesto de Registro y Anotación. 9 Guías de Movilización. 28 Impuesto de Vehículo Automotor. 10 Impuesto de Valorización. 29 IVA Cedido al Deporte. 11 Reintegros Presupuéstales. 30 IVA Privado. 12 Reintegros. 31 Licor Departamental. 13 Retención de ICA. 32 Licor Nacional. 14 Retención de IVA. 33 Regalías Petrolíferas. 15 Retención en la fuente. 34 Rendimientos Financieros. 16 Tasas y Multas. 35 Sobretasa a la Gasolina 17 Timbre Nacional. 36 Sobretasa al ACPM xe18 Venta de Pliegos. 37 Tabaco Nacional. 19 Cancelación de inversión. 38 Vino Nacional. Grabe los cambios. 1 Imprimir recibo de caja. 1 Nota: Si desea anular un Recibo de Caja, haga clic en el botón Abrir» Recibo de Caja, ingrese el número del Recibo de Caja, Haga clic en el botón Anular y acepte el aviso de confirmación.