Informar a los usuarios de la aplicación FDAA de cómo usarla

Transcripción

1 Título Guía PERFIL Secretaria FDAA -Firma Digital Actas Académicas v 3 Autor/es Equipo técnico FDAA Área de Informática Objeto Palabras Claves Informar a los usuarios de la aplicación FDAA de cómo usarla FDAA -Firma Digital Actas Académicas, Gestión Actas UCA, Mercurio, Diligencias, Anexo I, II, III, IV y V ÍNDICE PÁGINA A INTRODUCCIÓN 2 B PERFILES DE USUARIOS DE FDAA 2 C REQUISITOS TÉCNICOS PARA SU USO 4 D PREMISAS 5 E PANTALLA DE AUTENTICACIÓN DEL USUARIO 5 F MENÚ DE LA SECRETARÍA DEL CENTRO 6 G AVISO DE FIRMA 7 H PANTALLA DE FILTRO 8 I IMPRESIÓN MASIVA DE ACTAS/DILIGENCIAS 9 Página 1 de 10

2 A INTRODUCCIÓN FDAA v. 3 es una aplicación Web que permite: generar el documento de actas académicas en formato pdf, generar los posibles tipos de diligencias asociadas a un acta en formato pdf, gestionar la cadena de firmantes de un acta o una diligencia, enviar un acta o una diligencia, utilizado como método de autenticación un certificado digital de la FNMT, a la plataforma de administración electrónica del Secretario de Centro, mantener un registro de los estados de firma de cada documento generado. Versión 3: Gestión actas web port@firma FDAA3 Base de datos UXXIAC servicio identificacert CLR Junta Andalucía B PERFILES DE USUARIOS DE FDAA Profesor: Introducción de calificaciones -> Se realiza a través de Gestión de Actas WEB Revisión de calificaciones -> Se realiza a través de Gestión de Actas WEB Cierre del acta -> Se realiza a través de Gestión de Actas WEB. Página 2 de 10

3 NOTA IMPORTANTE: Si el profesor está registrado en el grupo de acta en Universitas-XXI Académico y tiene la condición de titular, nada impide que éste pueda gestionar el acta a través de la aplicación Gestión de Actas Web, tanto para calificar como para publicar y cerrar el acta. Por otro lado, si se modifica la condición de titularidad del grupo de actas (lo cual puede hacer el gestor del departamento) con posterioridad a que el acta hubiera sido abierta por la Secretaría, hay que comunicar los cambios realizados a dicha Secretaría para que actualicen, a su vez, la cabecera del acta, pues de lo contrario el profesor NO podrá ENVIARLA digitalmente en FDAA. Generación y gestión del acta: o Generar pdf del acta-> mediante FDAA (abre el pdf en el estado actual) o Envío del acta -> mediante FDAA o Diligencia Anexo I -> mediante FDAA o Generar pdf del Anexo I-> mediante FDAA (abre el pdf en el estado actual) o Envío al port@firma del anexo I y diligencia Genérica -> mediante FDAA Director de departamento: Control de estado de actas y diligencias -> mediante FDAA Secretaría del centro: Control de estado de actas y diligencias -> mediante FDAA Envío de mensajes mediante correos electrónicos -> mediante FDAA Impresión en bloque de actas y diligencias firmadas-> mediante FDAA Cierre definitivo del Acta -> mediante Universitas-XXI Académico Rectificación actas -> mediante Universitas-XXI Académico Secretario del centro Control de estado de actas y diligencias -> mediante FDAA Anexo I -> mediante FDAA Generar pdf -> mediante FDAA (abre el pdf en el estado actual) Envío al port@firma del anexo II, III, IV, V y diligencia Genérica -> mediante FDAA Página 3 de 10

4 C REQUISITOS TÉCNICOS PARA SU USO Sistemas Operativos compatibles: - Microsoft Windows: - Distribuciones Linux): Ubuntu, Guadalinex. - Mac Navegadores Web compatibles: - Internet Explorer - Mozilla Firefox - Google Chrome. Lector de Documentos PDF estándar: Por ejemplo Adobe Acrobat Reader, a partir de la versión 6.0 o superior (se recomienda su última versión). También son compatibles otros visores de documentos PDF, aunque lo ideal es que tenga su plug-in integrado en el navegador web que utilicemos. Se puede obtener desde: D PREMISAS Datos de los profesores: Nombre, apellidos, vinculación, cargo de director, departamento. Se obtiene los profesores vigentes en la UCA al día actual en UXXI-AC. Por lo que no podrá firmar aquel profesor que no tenga un contrato vigente. Profesor responsable de la firma digital: Aquel que esté en la pantalla de introducción de actas de Universitas UXXI-AC. Datos del Director: Serán directores de departamento aquellos que este dados de alta en UXXI-AC y vigentes en el momento actual. Secretarios de Centro: Aquellos que estén dados de alta en la base de datos de FDAA. Por lo que cualquier cambio se debe notificar. Secretarias: Las que estén dadas de alta en Universitas UXXI-AC. Página 4 de 10

5 E PANTALLA DE AUTENTICACIÓN DEL USUARIO Indique su identificador y clave única. La aplicación analizara el perfil al que tiene acceso y le mostrara la pantalla asignada. Si el usuario tiene varios perfiles, por ejemplo profesor y director le saldrá una pantalla para que seleccione con que perfil quiere entrar. Página 5 de 10

6 F MENÚ DE LA SECRETARÍA DEL CENTRO Desde esta pantalla las secretarias pueden controlar el proceso de firma de las Actas Académicas y las diligencias (Anexo I, II, III, IV y V) y genérica (general) Activa la pantalla de filtro Todas las columnas son ordenables Obtiene información sobre la pantalla en que se Al hacer click en las diferentes solapas se filtra la información de las actas académicas y las diligencias del centro por los diferentes estados de firma. La secretaría del centro cerrara definitivamente las actas académicas y realizara las rectificaciones desde la aplicación corporativa Universitas-XXI Académico, cuando se encuentren en el estado FIRMADAS. Cuando tengan fecha de cierre en Universitas-XXI Académico, aparecerán en la pestaña Tramitadas en la FDAA. Página 6 de 10

7 En la parte inferior de la pantalla aparece información de cuando se actualizo los datos de la pantalla. G AVISO DE FIRMA Si la secretaría ve que un acta o una diligencia han superado el periodo de firma, puede enviar un mensaje por correo electrónico al firmante responsable de firmar el documento. Para ellos hacer click en : Página 7 de 10

8 Por defecto sale relleno datos de remitente, del destinatario, el asunto y el cuerpo del mensaje. Son todos modificables menos el remitente. H PANTALLA DE FILTRO Al hacer click en parece: Puede incluir uno o más parámetros de búsqueda. Se puede poner una subcadena. Por ejemplo 61 en el código de asignatura implica que obtenga todas las asignaturas cuyo código empieza por 61. Página 8 de 10

9 Indica pantalla filtrada. Para quitar o modificar el filtro I IMPRESIÓN MASIVA DE ACTAS/DILIGENCIAS En las solapas FIRMADAS y TRAMITADAS se activara el botón Imprimir todo Página 9 de 10

10 Si lo pulsa aparece: Al aceptar se genera un pdf único con todos los pdf de los documentos que hay en pantalla. Página 10 de 10