Sobre el particular, procede esta Entidad a efectuar el análisis de su consulta en el mismo orden planteado, conforme a las siguientes precisiones:

Transcripción

1 Bogotá D.C., 16 de julio de 2004 OFCTC/ 230/2004 Señor Ciudad Apreciado señor: Ref: Libros contables y estados financieros en Propiedad Horizontal. Dando alcance al art. 23 de la Resolución No 001 de 2001, procede esta entidad a dar respuesta a su Consulta, dentro del a cual hace la siguiente PREGUNTA: QUÉ LIBROS CONTABLES ESTÁN OBLIGADOS A LLEVAR LOS ADMINISTRADORES DE LOS CONJUNTOS RESIDENCIALES? QUÉ AUTORIDADES DEBEN REGISTRAR Y REFRENDAR LA VALIDEZ DE LOS LIBROS CONTABLES QUE SE LLEVAN EN LOS CONJUNTOS RESIDENCIALES? PUEDE EL ACTUAL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN DESAPROBAR LA CONTABILIDAD Y LOS ANTERIORES ESTADOS FINANCIEROS Y REELABORAR NUEVA CONTABILIDAD Y NUEVOS ESTADOS CONTABLES? PUEDE UNA ASAMBLEA EXTRAORDINARIA VICIADA, PORQUE NO CUMPLIÓ CON EL MANDATO EXPRESO DE LA LEY 675 DE 2001 ARTÍCULO 39 PARÁGRAFOS 1º Y 2º APROBAR LA REELABORACIÓN DE LA CONTABILIDAD DEL CONJUNTO Y EL PAGO DE UNA CUOTA EXTRAORDINARIA PARA PAGARLE LOS HONORARIOS A QUIÉN REALIZÓ DICHA REELABORACIÓN?. RESPUESTA: Sobre el particular, procede esta Entidad a efectuar el análisis de su consulta en el mismo orden planteado, conforme a las siguientes precisiones:

2 Pregunta No 1 QUÉ LIBROS CONTABLES ESTÁN OBLIGADOS A LLEVAR LOS ADMINISTRADORES DE LOS CONJUNTOS RESIDENCIALES? Al no existir dentro del marco legal pronunciamiento alguno que determine expresamente qué libros son obligatorios para las Entidades de Propiedad Horizontal, el Consejo Técnico de la Contaduría pública mediante la Orientación Profesional No 007 de 2003 sugirió el manejo de los siguientes libros de contabilidad, registro y contenido: Diario: Para asentar en orden cronológico todas las operaciones en forma individual o por resúmenes. Mayor y balances: Para establecer mensualmente el resumen de las operaciones por cada cuenta, sus movimientos y saldo. Registro de Propietarios y Residentes: Para registrar la identificación de los copropietarios y residentes, con el coeficiente de propiedad y las restricciones que existan sobre los bienes privados o de dominio particular. Libro de Actas: Contiene las decisiones de la asamblea general de copropietarios, del consejo de administración cuando sea el caso y del comité de convivencia. Pregunta No 2 QUÉ AUTORIDADES DEBEN REGISTRAR Y REFRENDAR LA VALIDEZ DE LOS LIBROS CONTABLES QUE SE LLEVAN EN LOS CONJUNTOS RESIDENCIALES? Con el fin de que los libros de contabilidad puedan servir como medio de prueba, el Código de Comercio y el Decreto 2649 de 1993 establecen que, cuando la ley lo exija, éstos deben ser registrados y autenticados ante la autoridad competente en el lugar del domicilio principal y, tratándose de establecimientos, los libros se deben registrar ante la autoridad o entidad competentes del lugar donde funcione el establecimiento, a nombre del ente económico.

3 En el caso específico de los conjuntos sometidos al régimen de propiedad horizontal, debe precisarse, de conformidad con el artículo 2º del Decreto 2500 de 1986, que a partir del 10 de enero de 1987 las entidades sin ánimo de lucro deberán llevar libros de contabilidad y registrarlos en las oficinas de la Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales que corresponda a su domicilio; así lo ha interpretado éste organismo mediante el concepto No 8 de marzo 5 de Pregunta No 3 PUEDE EL ACTUAL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN DESAPROBAR LA CONTABILIDAD Y LOS ANTERIORES ESTADOS FINANCIEROS Y REELABORAR NUEVA CONTABILIDAD Y NUEVOS ESTADOS CONTABLES? Ante todo se debe aclarar que de acuerdo con el numeral 4º del art. 51 de la ley 675 de 2001, es obligación del administrador: preparar y someter a consideración del consejo de administración las cuentas anuales, el informe para la asamblea general anual de propietarios, el presupuesto de ingresos y egresos para cada vigencia, el balance general de las cuentas del ejercicio anterior, los balances de prueba y su respectiva ejecución presupuestal. En virtud de esta norma, el Consejo de Administración puede aprobar los estados financieros presentados por la administración, y como tal ordenar su reconstrucción cuantas veces sea necesario, siempre y cuando, los estados financieros no se hayan sometido a aprobación en asamblea general. Una vez aprobados los estados financieros por el consejo de administración para ser presentados ante la Asamblea General, máximo órgano social, ésta podrá aprobarlos o improbarlos, pero una vez aprobados, su presentación no puede alterarse al arbritio de los administradores. No obstante, si por alguna circunstancia se requiere la modificación de los estados financieros por errores de ejercicios anteriores, lo correcto es convocar al máximo órgano social para someter a su consideración los cambios o ajustes determinados con posterioridad a la fecha de su aprobación inicial. Si el máximo órgano social aprueba las modificaciones, a partir de ese momento y previos los registros contables a que ello diere lugar, se podrá hacer la nueva presentación y en el ejercicio siguiente explicarlo debidamente en notas a los estados financieros. Lo anterior, teniendo siempre presente que, toda modificación a que haya lugar debe ser objeto de nuevo sometimiento ante la asamblea general para la aprobación respectiva.

4 Pregunta No 4 PUEDE UNA ASAMBLEA EXTRAORDINARIA VICIADA, PORQUE NO CUMPLIÓ CON EL MANDATO EXPRESO DE LA LEY 675 DE 2001 ARTÍCULO 39 PARÁGRAFOS 1º Y 2º APROBAR LA REELABORACIÓN DE LA CONTABILIDAD DEL CONJUNTO Y EL PAGO DE UNA CUOTA EXTRAORDINARIA PARA PAGARLE LOS HONORARIOS A QUIÉN REALIZÓ DICHA REELABORACIÓN?. Tratándose del pago de la cuota extraordinaria, el numeral 2º del art. 46 de la Ley 675 de 2001 en efecto, dispone que en el caso de imposición de expensas extraordinarias, se requerirá de la mayoría calificada del 70 % de los coeficientes de propiedad. Ahora bien, determinar si las decisiones adoptadas por la asamblea general extraordinaria adolecen de vicio alguno por no ajustarse a la Ley o al reglamento de la propiedad horizontal es una facultad propia de la autoridad competente tal como lo señala el art. 194 del Código de Comercio, a saber: ART. 194: LAS ACCIONES DE IMPUGNACIÓN PREVISTAS EN ESTE CAPÍTULO SE INTENTARÁN ANTE LOS JUECES, AUNQUE SE HAYA PACTADO CLÁUSULA COMPROMISORIA, Y SE TRAMITARÁN COMO SE DISPONE EN ESTE MISMO CÓDIGO Y, EN SU DEFECTO, EN LA FORMA PREVISTA EN EL CÓDIGO DE PROCEDIMIENTO CIVIL PARA LOS PROCESOS ABREVIADOS. En concordancia con lo establecido por el art. 421 del Código de Procedimiento Civil. EN EFECTO, ART. 421: MODIFICADO. D.E. 2282/89, ART. 1º, NUM IMPUGNACIÓN DE ACTOS DE ASAMBLEAS, JUNTAS DIRECTIVAS O DE SOCIOS. LA DEMANDA DE IMPUGNACIÓN DE ACTOS O DECISIONES DE ASAMBLEAS DE ACCIONISTAS O DE JUNTAS DIRECTIVAS O DE SOCIOS DE SOCIEDADES CIVILES O COMERCIALES, SÓLO PODRÁ PROPONERSE DENTRO DE LOS DOS MESES SIGUIENTES A LA FECHA DEL ACTO RESPECTIVO, Y DEBERÁ DIRIGIRSE CONTRA LA SOCIEDAD; SI SE TRATARE DE ACUERDOS O ACTOS SUJETOS A REGISTRO, EL TÉRMINO SE CONTARÁ DESDE LA FECHA DE LA INSCRIPCIÓN.

5 EN LA DEMANDA PODRÁ PEDIRSE LA SUSPENSIÓN DEL ACTO IMPUGNADO; EL JUEZ LA DECRETARÁ SI LA CONSIDERA NECESARIA PARA EVITAR PERJUICIOS GRAVES Y EL DEMANDANTE PRESTA CAUCIÓN EN LA CUANTÍA QUE AQUÉL SEÑALE. ESTE AUTO ES APELABLE EN EL EFECTO DEVOLUTIVO. De lo anterior se concluye, que podría hablarse de asamblea general viciada hasta tanto el juez de la jurisdicción ordinaria mediante sentencia debidamente ejecutoriada declare la nulidad del acto. En los términos anteriores se absuelve la consulta presentada, indicando que sus efectos son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, no compromete la responsabilidad de la entidad que la atiende, no es de obligatorio cumplimiento o ejecución, no constituye acto administrativo y contra ella no procede recurso alguno. Cordialmente, RICARDO VASQUEZ BERNAL Presidente Consejo Técnico de la Contaduría Pública