UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA SISTEMA DE GESTION INTEGRAL DE LA CALIDAD- COGUI PROCEDIMIENTO PARA PRESENTACIONES DE LOS GRUPOS CULTURALES Y ARTÍSTICOS

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1 UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA SISTEMA DE GESTION INTEGRAL DE LA CALIDAD- COGUI PROCEDIMIENTO PARA PRESENTACIONES DE LOS GRUPOS CULTURALES Y ARTÍSTICOS Página 1 de 5 Código: BU-P02 Versión: OBJETIVO Definir los pasos necesarios para las presentaciones de los grupos culturales y artísticos de, tal como esta contemplado en el manual de esta Dirección. 2. ALCANCE Este procedimiento inicia con la recepción solicitud y finaliza con la realización de la presentación. Aplica para los grupos artísticos adscritos a la Dirección de, que a través de su área de cultura, ofrece a la institución, la ciudad y el departamento, la presentación de estos. 3. RESPONSABLE El responsable de garantizar la adecuada aplicación y ejecución del presente procedimiento es el Director de de la Universidad del Magdalena. 4. GENERALIDADES Ser beneficiario de la póliza para accidentes escolares (seguro estudiantil) por parte de los integrantes del grupo, es indispensable para la participación de éstos, en eventos realizados por fuera de la Universidad. La Dirección de certificará a los integrantes de los grupos culturales ante las direcciones de programas o dependencias en caso de funcionarios que pertenezcan a los grupos culturales. Las comunicaciones oficiales generadas por éste procedimiento, se tramitan y administran siguiendo el Procedimiento GD-P01 Procedimiento para el control de comunicaciones oficiales. Elaboró Revisó Aprobó Karin Rondón Payares Responsable del Proceso de Emperatriz Zapata Zapata Asesora de Calidad Grupo de Gestión de la Calidad Ruthber Escorcia Caballero Rector

2 5. DESCRIPCION No Responsable/ Dependencia Secretaria / Director / / / / Recibir Solicitud: Descripción de la Actividad Recibe la solicitud para la presentación de los grupos culturales y esta es entregada al director para su revisión. Cuando la solicitud es interna, la dependencia solicitante debe diligenciar BU-F24 Formato de Solicitud de. Nota: A esta solicitud se le coloca el formato de instrucciones de correspondencia. Revisar Solicitud: Revisa la solicitud para evaluar la pertinencia de esta y la remite al coordinador de cultura para que realice el trámite respectivo. Verificar Disponibilidad: Verifica la disponibilidad de los grupos culturales solicitados, para realizar la confirmación al solicitante. Realizar Confirmación: Realiza la confirmación de la presentación del grupo al solicitante vía telefónica, web, o por escrito comunicándole antes cuales son los requisitos exigidos para que la presentación se lleve a cabo, en caso de presentarse disponibilidad. Nota: Si no hay disponibilidad se confirma al solicitante la negación de la petición por lo que el proceso termina. Programar Salida: Programa la salida del grupo solicitado, informando al instructor o director del grupo la fecha, hora y lugar donde deben realizar la presentación. Código: BU-P02 Versión: 01 Página 2 de 5

3 No Responsable/ Dependencia Instructor / Instructor / Diligenciar Permisos: Descripción de la Actividad Diligencia los permisos para los estudiantes que van a realizar la presentación a través del BU-F11 Formato de Permisos Académicos a y la orden de salida de los instrumentos si el evento es fuera de la universidad diligenciado el formato BU-F25 Traslado de Bienes Realizar Presentación: Realiza la presentación del grupo cultural en el evento, con la puesta en escena del trabajo artístico. Antes que el grupo cultural asista, se registran los nombres de los integrantes del grupo cultural que participará en el evento BU-F12 Formato de Asistencia de a Evento y durante la ejecución del evento se diligencia el BU-F04 Formato Asistencia a Eventos, a quienes asistieron a la presentación. 6. MARCO LEGAL Tipo de Norma Entidad que lo genera Nº Identificación Fecha de Expedición Descripción Acuerdo Superior Acuerdo Académico Universidad del Magdalena Universidad del Magdalena de Marzo de de Noviembre de 2006 Reglamento Estudiantil y de Normas Académicas Art 149 Literal j Utilizar de forma debida los servicios de y Contribuir a su buen funcionamiento. Art 151 Literal A Manual de 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA NO APLICAN PARA ESTE PROCEDIMIENTO. Código: BU-P02 Versión: 01 Página 3 de 5

4 8. REGISTROS IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO PROTECCIÓN Código Formato Nombre Lugar y Medio Tiempo de Retención Responsable de Archivarlo RECUPERACIÓN DISPOSICIÓN BU-F24 Solicitud de de / BU-F11 Formato de Permisos Académicos a de BU-F25 Traslado de Bienes de BU-F12 Formato de Asistencia de a Evento de BU-F04 Formato Asistencia a Eventos de El diligenciamiento de este ítem, se ejecuta de acuerdo al Procedimiento MC-P02 Procedimiento para el Control de Registros. 9. REGISTRO DE MODIFICACIONES VERSIÓN FECHA ÍTEM MODIFICADO DESCRIPCIÓN No Aplica Para este procedimiento por ser su primera versión. Código: BU-P02 Versión: 01 Página 4 de 5

5 10. ANEXOS 10.1 Flujograma de procedimiento para presentaciones de los grupos culturales y artísticos. INICIO BU-F24 Formato de Solicitud de Secretaria / Recibir Solicitud Director / Revisar Solicitud Coordinador Verificar Disponibilidad Coordinador Realizar Confirmación Coordinador Programar Salida Instructor / Diligenciar Permisos BU-F11 Formato de Permisos Académicos a BU-F25 Traslado de Bienes Instructor / Realizar Presentación BU-F12 Formato de Asistencia de a Evento BU-F04 Formato Lista Asistencia a Eventos FIN Código: BU-P02 Versión: 01 Página 5 de 5