MANUAL DE PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS POR COMPRA DIRECTA DE LA AMSCLAE.

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4 MANUAL DE PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS POR COMPRA DIRECTA DE LA AMSCLAE- CAPÍTULO ÚNICO DISPOSICIONES GENERALES Artículo 1. Objeto. El presente Manual tiene como fin normar en forma complementaria los procedimientos administrativos y financieros para la adquisición de bienes y servicios para la modalidad de COMPRA DIRECTA, establecidos en el artículo 43 del decreto 57-92, Ley de Contrataciones del Estado, hasta por un monto de noventa mil quetzales (Q 90,000.00). Para los casos de las Cotizaciones y Licitaciones se deberá observar lo que establecen los artículos respectivos en la Ley, aplicables para estas modalidades. Artículo 2. Observancia. Los procedimientos que a continuación se indican, son de observancia general y obligatoria para todos los departamentos y unidades de la AMSCLAE. Artículo 3. Programación Anual. Con el objeto de hacer eficiente el proceso de compras y contrataciones, todos los Departamentos y unidades de la Autoridad para el Manejo Sustentable de la Cuenca del Lago de Atitlán y su Entorno AMSCLAE-, deberán presentaren el mes de noviembre de cada año a la unidad de Compras y adquisiciones del Departamento Administrativo, con copia a la unidad de Planificación y a la unidad de Presupuesto, la programación anual de todas las compras y adquisiciones de bienes, materiales, suministros y servicios para el siguiente período fiscal inmediato, detallando los grupos de gasto y renglones presupuestarios que serán afectados los que estarán debidamente vinculados al POA del ejercicio fiscal respectivo. Base legal: Artículo 4 de la Ley de Contrataciones del Estado y su reglamento.(en anexos, ver cuadro No.3 - Programación de Adquisiciones) Artículo 4. Programación Cuatrimestral. Los Jefes de Departamentos y/o unidades de la AMSCLAE, deberán trasladar a la unidad de Planificación y a la unidad de presupuesto, por lo menos diez días antes del inicio de cada cuatrimestre que corresponde, las programaciones cuatrimestrales de todas las compras y adquisiciones detalladas, incluyendo metas físicas, acciones e indicadores de acuerdo a los objetivos del Plan Operativo Anual (POA), así como las reprogramaciones debidamente justificadas que se realicen durante el período, a efecto de actualizar y vincular la ejecución con el Plan-Presupuesto. Toda programación y reprogramación deberá contar con el visto bueno de las subdirecciones correspondientes. Artículo 5. Pedido de Compra. Las compras y contrataciones directas se efectuarán con base en los pedidos de compras, los cuales deben estar debidamente firmados por el Jefe del departamento y/o unidad solicitante. En el mismo formulario de pedido de compra se deberá justificar la necesidad de la compra o contratación de los bienes, materiales, suministros, obras o servicios con el visto bueno de la Subdirección que corresponda, y en el caso de las unidades de apoyo y control con el visto bueno de la Dirección Ejecutiva de la AMSCLAE. No se dará trámite a aquellas solicitudes que no estén programadas ni cuenten con la asignación presupuestaria correspondiente.

5 Las compras que no excedan de Q 90, deberán consignarse en el formulario denominado PEDIDO DE COMPRAS, que contendrá las firmas del Jefe a cargo del Departamento y/o unidad solicitante, Encargado de la unidad de presupuesto y el visto bueno de la Subdirección que corresponda, y en el caso de las unidades de apoyo y control con el visto bueno de la Dirección Ejecutiva de la AMSCLAE. Cada Departamento y/o Unidad solicitante deberá llevar un estricto control y registro con numeración correlativa de los Formularios que se emitan del período fiscal de que se trate. (En anexos ver cuadro No. 2 - Formato de pedido de Compras, que forma parte del presente manual). Base Legal: Artículos 43 de la ley de Contrataciones del Estado y artículo 15 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado y sus reformas. Artículo 6. Autorización para realizar compras directas. El Departamento Administrativo es el único que está facultado para realizar compras y contrataciones de bienes, suministros y servicios para la AMSCLAE; se exceptúan los servicios contenidos en el grupo 0, para lo cual la Dirección Ejecutiva dará los lineamientos e instrucciones referente a todas las contrataciones de personal a través del Departamento de Recursos Humanos. El procedimiento para la autorización de las compras y contrataciones se hará de la siguiente manera. a) Toda compra deberá ser previamente autorizada por la Dirección Ejecutiva de la AMSCLAE para lo cual el Departamento Administrativo, a través de la unidad de Compras y adquisiciones, deberá someter a consideración y de forma mensual ante la Dirección Ejecutiva el listado consolidado de todas las compras y contrataciones de la institución para su aprobación al menos diez días antes de iniciarse el mes para el cual se solicita la autorización. b) El Departamento Administrativo, a través de la unidad de Compras y Adquisiciones deberá informar a la Dirección Ejecutiva en los primeros 10 días de cada mes, el estado de la ejecución mensual de las compras y contrataciones que fueron autorizadas en el mes anterior, presentando las justificaciones del caso cuando no se hayan ejecutado en su totalidad para ser reprogramadas. Artículo 7. Criterios de adjudicación. Para efectos de las adjudicaciones se deberá tomar en cuenta como criterios de adjudicación el precio, calidad, plazo de entrega y demás condiciones y especificaciones solicitadas que favorezcan a los intereses de la AMSCLAE como entidad del Estado, para el efecto deberá elaborarse un cuadro comparativo de ofertas y en ningún caso se llevarán a cabo adjudicaciones si existe sobrevaloración de los materiales, suministros, bienes o servicios ofertados respecto al precio que los mismos tengan en el mercado nacional al momento de la compra, tomando en cuenta las especificaciones técnicas y la marca del mismo. Base Legal: Artículo 43 del decreto 57-92, la Ley de Contrataciones del Estado y sus reformas. Artículo 8. Procedimientos para las compras directas. Cuando el valor de los bienes o servicios a adquirirse en un solo acto, con la misma persona o empresa y por un precio que no exceda de Q 90, debe procederse de la manera siguiente: a) El Jefe del Departamento y/o unidad solicitante elaborará, completará, firmará y sellará el Pedido de Compra, en el cual se detallará y justificará la compra, de acuerdo al plan

6 de compras así como la vinculación de la compra o contratación a la programación del cuatrimestre respectivo y al cumplimiento de los objetivos, metas e indicadores planteados en el Plan operativo anual (POA) del período correspondiente y trasladará a la Unidad de Planificación para su revisión. b) La Unidad de Planificación recibirá las órdenes de pedidos, para revisar y verificar que los materiales, suministros, bienes y servicios solicitados estén debidamente vinculados al Plan Operativo Anual (POA) y presupuesto, y que los gastos estén programados en el cuatrimestre respectivo del período fiscal correspondiente, asignando un número de control de la Unidad de Planificación. Caso contrario la unidad de planificación rechazará las órdenes de pedido y devolverá a cada Departamento y/o unidad solicitante para que haga la programación o modificaciones respectivas. Las solicitudes visadas por la Unidad de Planificación las trasladará, a la Unidad de Presupuesto del Departamento Financiero. c) El encargado de la unidad de Presupuesto del Departamento Financiero, revisará los pedidos de compras certificando la disponibilidad presupuestaria, haciéndolo constar con su firma y sello en el formulario de Pedido de Compra. Las solicitudes visadas por la Unidad de Presupuesto las trasladará a la Subdirección Técnica, Subdirección Administrativa Financiera o a la Dirección Ejecutiva según corresponda para su autorización. d) Una vez autorizada la compra, la Subdirección Técnica, Subdirección Administrativa- Financiera o a la Dirección Ejecutiva según corresponda, trasladará el expediente al encargado de la Unidad de Compras y Adquisiciones del Departamento Administrativo para que inicie el proceso de compra respectivo. e) La Unidad de compras del Departamento Administrativo, realizará las cotizaciones tomando en cuenta los criterios de adjudicación según el artículo 6 del presente manual y previo a la adjudicación al proveedor, deberá contar con el visto bueno de parte del Jefe del Departamento y/o unidad solicitante, quien revisará las cotizaciones, ofertas técnicas y económicas para verificar que cumpla con lo solicitado en el pedido y términos de referencia, planos o diseños, manifestando La Aceptación de conformidad mediante firma y sello en la cotización respectiva que formará parte del expediente antes de confirmar al proveedor. f) En el caso de los grupos de gasto 200 y 300, con la aceptación de conformidad por parte del Jefe del Departamento y/o unidad solicitante, la unidad de Compras y adquisiciones después de adjudicar emitirá la orden de compra correspondiente, asimismo, coordinará con el proveedor la entrega de bienes, materiales y/o suministros, los cuales deberán ser recibidos por el encargado de Almacén quien verificará y revisará que se encuentren en buenas condiciones, y que la factura esté en orden para proceder a los registros correspondientes en el almacén e inventario cuando corresponda. g) Ingresado al Almacén y registrados los bienes en el inventario cuando corresponda, la unidad de Compras y adquisiciones, trasladará el expediente respectivo al Departamento Financiero para que proceda con el pago correspondiente.

7 h) En el caso de contrataciones de servicios de cualquier índole, con la aceptación de conformidad por parte del Jefe del Departamento y/o unidad solicitante, la unidad de Compra y adquisiciones, después de adjudicar emitirá la orden de compra correspondiente y se faccionará acta de inicio cuando se trate de los subgrupos 17 y 18. Para efectos de pago el proveedor presentará un informe final de los servicios prestados, el cual deberá contar con la revisión, visto bueno y aceptación a entera satisfacción del Jefe del Departamento y/o unidad solicitante, a excepción de los servicios básicos. En el caso de los subgrupos 17 y 18 previo al pago deberá faccionarse acta de recepción final y presentación del informe final. Artículo 9. Fraccionamiento. Se entiende por fraccionamiento cuando debiendo sujetarse la negociación por su monto, al procedimiento de cotización y/o Licitación, se fraccione deliberadamente con el propósito de evadir la práctica de cualquiera de dichos procedimientos. El funcionario o empleado público y demás personas sujetas a fiscalización de la Contraloría General de Cuentas que fraccione en cualquier forma la negociación con el objeto de evadir la práctica de la cotización y licitación, será sancionado con una multa equivalente al 2.5% del valor total de la negociación. Base legal: Artículo 81 de la Ley de Contrataciones del Estado y artículo 55 del reglamento. Artículo 10. De los pagos. Dependiendo del monto y tipo de bienes adquiridos por compra directa, los pagos se podrán realizar por medio de las tres formas establecidas: Caja Chica, Fondo Rotativo y acreditamiento a cuenta (CUR de Gasto), observando los procedimientos descritos en los manuales o reglamentos respectivos que rigen para cada caso. Artículo 11. Documentos de soporte del gasto. Es responsabilidad del Departamento Administrativo verificar que todos los pedidos de compras, previo a efectuarse el pago, cuenten con los documentos que respalden las compras y contrataciones realizadas. La conformación del expediente debe contener los documentos siguientes: 1. Formulario de pedido de compras debidamente autorizado y deberá contar con las firmas respectivas. 2. Especificaciones técnicas, términos de referencia con los detalles a los que deba sujetarse la compra o contratación del bien y/o servicio, adjuntos al pedido de compra, los cuales deberán ser elaborados y presentados por el Jefe del Departamento y/o unidad solicitante. (Aplica para bienes y suministros con características muy especiales y para los subgrupos 17 y 18) 3. Cotización, proforma, oferta técnica y económica, en papel membrete que identifique plenamente al proveedor, debidamente firmada y sellada, con la descripción del bien y la integración del monto o precio total ofertado. 4. Fotocopia de Inventario de Cuentas (Si es pago con CUR)

8 5. Factura original a nombre de la AMSCLAE, con su respectivo NIT, debidamente razonada, firmada y sellada por Jefe del Departamento y/o unidad solicitante. Las facturas cambiarias deberán contar con el recibo de caja correspondiente, asimismo todas las facturas que están sujetas a timbres profesionales deberán estar debidamente timbradas cuando proceda. 6. Formulario1-H de ingreso a almacén. (Grupos 200 y 300) 7. Certificación del registro de bienes en el Inventario (Grupo 300) 8. Para la contratación de servicios técnicos y/o profesionales para la elaboración de estudios, consultorías y capacitaciones por parte de personas jurídicas o individuales, además de los requisitos solicitados en los numerales del 1 al 5 del artículo 11 del presente manual, se deberá adjuntar: a) Curriculum Vitae completo del profesional, de la Empresa y del Personal que participará en la prestación del servicio (Cuando aplique). b) Fotocopia del DPI del técnico, profesional o Representante Legal. c) Fotocopia del RTU reciente. d) Fotocopia de Patente de comercio y/o sociedad. e) Nombramiento de Representación Legal. (Persona Jurídica). f) Constancia de colegiado activo. (En caso de profesionales) g) Cronograma de actividades y/o programa del curso. h) Listado de participantes (cuando aplique). i) Informe de servicios en físico y digital con fotografías y con el visto bueno del Jefe del Departamento y/o unidad solicitante. j) Constancia de precalificado correspondiente (Cuando aplique) k) Declaración Jurada expresa que no se encuentra dentro de las prohibiciones según el artículo 80 de la ley de Contrataciones del Estado y su reglamento. l) Fianza de Cumplimiento m) Acta de inicio y de finalización. 9. En el caso de servicios de publicidad a través de medios impresos, radio o televisión, además de los requisitos solicitados en los numerales del 1 al 5 del artículo 11 del presente manual, se deberá adjuntar: a) Calendarización y programación de los horarios y fechas en los que transmitirán o publicarán los anuncios, pautas o spots en los medios de comunicación contratados con el visto bueno del Jefe del Departamento y/o unidad solicitante. b) CD con la información digital del anuncio o spots, diseños de afiches, trifoliares, etc. c) Informe final de servicio. 10. En el caso de hospedaje y/o alimentación, además de los requisitos solicitados en los numerales del 1 al 5 del artículo 10 del presente manual, se deberá adjuntar:

9 a) Convocatoria (Cuando aplique) b) Agenda o programación de la actividad o evento. c) Listado de participantes con los nombres y firmas de las personas beneficiadas con la prestación del servicio con el visto bueno del responsable de la actividad. d) Informe final de servicio. 11. En el caso de transporte de personas, además de los requisitos solicitados en los numerales del 1 al 5 del artículo 11 del presente manual, se deberá adjuntar: a) Convocatoria (Cuando aplique) b) Agenda o programación de la actividad o evento. c) Fotocopia de la póliza de seguro vigente para el medio de transporte contratado con cobertura a los pasajeros ocupantes. d) Fotocopia de la licencia de conducir vigente del piloto responsable del medio de transporte contratado. e) Listado de participantes con los nombres y firmas de las personas beneficiadas con la prestación del servicio con el visto bueno del responsable de la actividad. f) Informe de la actividad que incluya fotografías presentado en físico y digital por el Jefe del Departamento y/o unidad solicitante. 12. Para la reparación o mantenimiento de equipos y bienes de la AMSCLAE, además de los requisitos solicitados en los numerales del 1 al 5 del artículo 11 del presente manual, se deberá adjuntar: a) Constancia de registro en el Inventario de la AMSCLAE. b) Para los equipos de cómputo se deberá constar con el diagnóstico emitido por el Jefe de la Unidad de Informática. c) Informe de servicio. 13. En el caso de reparaciones, remozamientos y mantenimiento de infraestructura ya construidas y que se realicen por compra directa, además de los requisitos solicitados en los numerales del 1 al 5 del artículo 11 del presente manual, se deberá adjuntar : a) Planos y/o diseños con los detalles a los que debe sujetarse la contratación. b) Curriculum Vitae de la Persona individual y/o supervisores. c) Fotocopia del DPI del proveedor o Representante legal. d) Fotocopia del RTU del proveedor (Persona individual o Jurídica) e) Constancia de colegiado activo. (En caso de profesionales) f) Constancia de precalificado correspondiente (Cuando aplique) g) Declaración Jurada expresa que no se encuentra dentro de las prohibiciones según el artículo 80 de la ley de Contrataciones del Estado y su reglamento. h) Cronograma de ejecución por parte del proveedor. i) Informe de supervisión de los trabajos por parte del Jefe del Departamento y/o unidad solicitante de la AMSCLAE. j) Bitácoras de obra.

10 k) Acta de inicio y de finalización. Artículo 12. Orden de compra. Para las compras y contrataciones de bienes y servicios que se realicen por medio del sistema de Contabilidad Integrado (SICOIN), previo a la elaboración y trámite del comprobante oficial de gasto, denominado Comprobante Único de Registro (CUR de gasto), el Departamento Administrativo deberá emitir la Orden de Compra respectiva y debidamente autorizada a través del Sistema de Gestión (SIGES). (Se relaciona con los incisos f y h del artículo 8) Artículo 13. Compras por medio del Fondo Rotativo: Para las compras y contrataciones de bienes y servicios que se efectúen por medio del Fondo Rotativo Institucional, además de observarse todo el procedimiento establecido en el presente manual, deberá observarse y regirse a lo establecido en el Manual de Procedimientos de dicho fondo. Artículo 14. Compras por medio de Caja Chica: Para las compras urgentes y de menor cuantía deberán observarse los procedimientos establecidos en el Manual de Caja Chica respectivo. Artículo 15. Registro de Proveedores: Para poder presentar ofertas por compra directa, los interesados deberán contar con su número de identificación tributaria y por lo tanto estar inscritos en el Registro Tributario Unificado y dependiendo del bien o servicio de que se trate, estar debidamente inscritos en los registros respectivos: a) Registro de Precalificados de obras, b) Registro de Precalificados de consultores, y c) Registro de proveedores. El Departamento Administrativo de AMSCLAE, a través de la unidad de Compras deberá llevar una base de datos con el registro de todos los proveedores debidamente habilitados y registrados en la Tesorería Nacional mediante el formulario Inventario de Cuentas para efectos de los pagos mediante acreditamiento a cuenta, clasificados por actividades, objeto y giro del negocio, en el cual se dejará constancia de los casos de incumplimiento de los mismos. Dicho registro deberá ser consultado en todos los casos de compras y contrataciones que realice la AMSCLAE. Artículo 16. Registro de entradas y salidas del almacén. De todas las compras de bienes, materiales y suministros que el Departamento Administrativo realice a través de la unidad de compras y adquisiciones deberá dar aviso a la persona encargada del almacén, de la fecha de recepción de los mismos para que este elabore el formulario 1-H (Constancia de ingreso a almacén) y siga los procedimientos que para el efecto determine el Manual de Almacén respectivo. Artículo 17. Registro de bienes en el inventario. De todas las compras de activos fijos que el Departamento Administrativo realice a través de la unidad de compras y adquisiciones deberá dar aviso a la persona encargada de la unidad de Inventario del Departamento Financiero, para que tenga conocimiento y proceda a registrar los bienes como corresponde de acuerdo a los procedimientos establecidos en el Manual de Inventarios. Artículo 18. Vigilancia. La Unidad de Auditoría Interna de la AMSCLAE deberá velar por la correcta aplicación del presente manual.

11 Artículo 19. Vigencia. El presente Acuerdo empezará a regir un día después de aprobado por la Coordinación Ejecutivo de la AMSCLAE. Comuníquese a los Departamentos y unidades que conforman la Autoridad para el Manejo Sustentable de la Cuenca y del Lago de Atitlán y su Entorno para su cumplimiento.

12 ANEXO

13 1. Formato de Pedido de Compras

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